會(huì)議成本的計(jì)算和控制

摘要 會(huì)議成本是是一次會(huì)議所需要花費(fèi)的費(fèi)用的總和。它包括會(huì)務(wù)費(fèi)用、機(jī)會(huì)成本和錯(cuò)誤、無(wú)效會(huì)議導(dǎo)致的損失。重點(diǎn)從會(huì)議的內(nèi)容入手，建立了新的會(huì)議成本計(jì)算模型，提出了控制會(huì)議成本的若干方法。

關(guān)鍵詞 會(huì)議成本；會(huì)務(wù)費(fèi)用；機(jī)會(huì)成本；成本計(jì)算模型

一、會(huì)議成本的含義及控制會(huì)議成本的必要性

所謂會(huì)議成本，是指一次會(huì)議所需要花費(fèi)費(fèi)用的總和。會(huì)議是人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個(gè)共同的主題，進(jìn)行信息交流或聚會(huì)、商討的活動(dòng)。開(kāi)會(huì)要花寶貴的時(shí)間和金錢(qián)，因此，有些人“談會(huì)色變”。但會(huì)議又是最佳的溝通方式，有些會(huì)議“不得不開(kāi)”，而且在很多時(shí)候會(huì)議成本還不低。實(shí)踐證明，會(huì)議成本支出在整個(gè)企業(yè)或行政單位的支出中又占有重要的比重，因此，如何在確保工作效率的前提下有效的對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行預(yù)算與控制是非常重要的。計(jì)算和控制會(huì)議成本有利于控制會(huì)議數(shù)量，提高會(huì)議效率，節(jié)省時(shí)間與資金。尤其是在國(guó)際金融危機(jī)日益蔓延的今天，降低會(huì)議成本成為了各大企業(yè)壓縮成本的首要措施。

二、會(huì)議成本的內(nèi)容與計(jì)算模型

在《機(jī)關(guān)管理的原理與方法》一書(shū)中，作者通過(guò)提出會(huì)議成本的計(jì)算公式來(lái)引出會(huì)議成本的控制方法，但其會(huì)議成本的計(jì)算過(guò)于粗糙，只簡(jiǎn)單扼要的說(shuō)明了組成會(huì)議成本的一部分，并不全面。該書(shū)作者認(rèn)為會(huì)議成本包含兩部分：會(huì)議的直接成本與會(huì)議效果。其中，會(huì)議的直接成本=2*A*B*T。A為與會(huì)者的平均工資(以小時(shí)計(jì))的3倍；B為與會(huì)人數(shù)；T為與會(huì)時(shí)間(以小時(shí)計(jì))。而會(huì)議效果則是指會(huì)議無(wú)效或會(huì)議產(chǎn)生錯(cuò)誤決策時(shí)支付的全部費(fèi)用。這種計(jì)算方法雖可自圓其說(shuō)，但卻不全面、科學(xué)，沒(méi)有在計(jì)算中加入召開(kāi)會(huì)議所必需會(huì)務(wù)費(fèi)用，也沒(méi)有明確的對(duì)會(huì)議效果的計(jì)算加以說(shuō)明。會(huì)議成本包括會(huì)務(wù)費(fèi)用、機(jī)會(huì)成本和會(huì)議效果。以下是筆者對(duì)會(huì)議成本的內(nèi)容和其計(jì)算模型的自我認(rèn)識(shí)與說(shuō)明。

1 會(huì)議成本的內(nèi)容

會(huì)議成本通常被人們認(rèn)為是單位或企業(yè)召開(kāi)一次會(huì)議的貨幣支出。然而，僅僅從這樣的角度來(lái)理解會(huì)議成本是不夠的，會(huì)議成本如同一般的企業(yè)生產(chǎn)成本，也可以分為顯成本和隱成本。在現(xiàn)實(shí)中，會(huì)議的顯成本即會(huì)務(wù)費(fèi)用，隱成本包括會(huì)議的機(jī)會(huì)成本和因無(wú)效、錯(cuò)誤會(huì)議所導(dǎo)致的損失。會(huì)務(wù)費(fèi)用是實(shí)實(shí)在在的貨幣支出，是看得見(jiàn)的，而會(huì)議的機(jī)會(huì)成本和因無(wú)效、錯(cuò)誤會(huì)議所導(dǎo)致的損失是隱性的，看不見(jiàn)的，需要精確計(jì)算才可得知。

(1)會(huì)務(wù)費(fèi)用。會(huì)務(wù)費(fèi)用是指用于召開(kāi)會(huì)議而提前準(zhǔn)備(含在途)時(shí)間起到會(huì)議結(jié)束回到單位止所必須開(kāi)支的經(jīng)費(fèi)。它主要包括以下幾個(gè)方面：

第一，會(huì)議場(chǎng)地使用費(fèi)，包括會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)費(fèi)以及會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)。其中，會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)費(fèi)指布置會(huì)場(chǎng)會(huì)標(biāo)，擺設(shè)花籃、花卉以及租用專業(yè)人員對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行設(shè)計(jì)等多方面而發(fā)生的費(fèi)用。會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)是指租賃會(huì)場(chǎng)所發(fā)生的費(fèi)用。

第二，資料費(fèi)，即召開(kāi)會(huì)議必須發(fā)給的各種資料、文件以及會(huì)議期間的圖板、圖片等。

第三，交通工具使用費(fèi)，包括車船機(jī)票費(fèi)用和市內(nèi)交通費(fèi)用。車船機(jī)票費(fèi)用是指為參加會(huì)議而支付的交通費(fèi)或自帶車輛所發(fā)生的各種費(fèi)用。市內(nèi)交通費(fèi)在會(huì)議所在地發(fā)生的市內(nèi)公共汽車或出租車的費(fèi)用。

第四，餐飲住宿費(fèi)，包括就餐費(fèi)、補(bǔ)貼費(fèi)和住宿費(fèi)。就餐費(fèi)是指由會(huì)議統(tǒng)一安排的每人每天就餐費(fèi)用。補(bǔ)貼費(fèi)是按規(guī)定報(bào)銷的途中和會(huì)議期間的伙食補(bǔ)貼費(fèi)。住宿費(fèi)即會(huì)議期間統(tǒng)一安排的居住場(chǎng)所而發(fā)生的住宿費(fèi)用。

第五，其他相關(guān)費(fèi)用。即召開(kāi)會(huì)議即將用到或應(yīng)該用到的其他相關(guān)事宜所引起的費(fèi)用。

(2)機(jī)會(huì)成本。格里高里·曼昆在他的《經(jīng)濟(jì)學(xué)原理》中曾經(jīng)提到過(guò)，某種東西的機(jī)會(huì)成本是指為了得到那種東西所放棄的所有東西。因此，概括說(shuō)來(lái)，會(huì)議機(jī)會(huì)成本是指由于單位組織、召開(kāi)會(huì)議以及與會(huì)者參加會(huì)議而喪失的某種可以獲取或創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)利益或潛在收益。例如，與會(huì)人員由于參加會(huì)議而喪失的為企業(yè)或機(jī)關(guān)創(chuàng)造的勞動(dòng)價(jià)值，由于會(huì)期過(guò)長(zhǎng)不能做出決策而喪失的機(jī)會(huì)收益等等。機(jī)會(huì)成本的計(jì)算模型為：機(jī)會(huì)成本：與會(huì)人員每小時(shí)工資*2*3*與會(huì)人數(shù)*會(huì)議時(shí)間。在該模型中，“與會(huì)人員每小時(shí)工資*3”是因?yàn)殚_(kāi)會(huì)損失的不僅僅是與會(huì)人員單位付給他們的薪酬，還有他們?yōu)楣净蛐姓挝粍?chuàng)造的勞動(dòng)產(chǎn)值。因?yàn)橐粋€(gè)人創(chuàng)造的勞動(dòng)產(chǎn)值是高于平均工資的一定倍數(shù)，再乘以2是因?yàn)殚_(kāi)會(huì)而中斷了的日常工作，故其損失要以2倍計(jì)算。按照這種模式，與會(huì)人數(shù)越多，會(huì)議時(shí)間越長(zhǎng)，所造成的機(jī)會(huì)成本也就越大。另外，我國(guó)《勞動(dòng)法》對(duì)非正常工作時(shí)間工作的，對(duì)其工作報(bào)酬有另外規(guī)定，不過(guò)大都多于其正常工作時(shí)的報(bào)酬。因此，對(duì)于非正常工作時(shí)間內(nèi)召開(kāi)會(huì)議，會(huì)議的機(jī)會(huì)成本更高。

(3)因錯(cuò)誤或無(wú)效會(huì)議導(dǎo)致的損失。會(huì)議是人類群體有組織的會(huì)晤、議事行為或過(guò)程，它的本質(zhì)功能在于它能以多向即時(shí)傳遞信息的方式，有效聚合分散的意志和智慧，深化或同意認(rèn)識(shí)，溝通感情，處理事務(wù)。凡開(kāi)會(huì)者，皆以議事、討論或解決各種問(wèn)題為目的。若會(huì)議有效或產(chǎn)生了正確的決策，執(zhí)行起來(lái)會(huì)事半功倍。若會(huì)議無(wú)效或產(chǎn)生了錯(cuò)誤的決策，為該會(huì)議支付的全部費(fèi)用就將高得多。不過(guò)這種有關(guān)錯(cuò)誤會(huì)議效果的計(jì)算在會(huì)議成本的預(yù)算中不能完全體現(xiàn)出來(lái)，因?yàn)闀?huì)議效果是以會(huì)議執(zhí)行后反饋的信息來(lái)衡量的，可以根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，在會(huì)議成本預(yù)測(cè)時(shí)先預(yù)測(cè)出一個(gè)成本范圍，這個(gè)范圍的下限可以是零成本，即會(huì)議效果顯著，基本或完全解決了問(wèn)題，上限可以是無(wú)窮大，應(yīng)視具體情況而定。由于這種想法是初次提出，其計(jì)算模型還不是很成熟，計(jì)算起來(lái)也不會(huì)很精確，需要在以后的實(shí)踐中慢慢完善。

2 會(huì)議成本的計(jì)算模型

由上可知，會(huì)議成本包括會(huì)務(wù)費(fèi)用、機(jī)會(huì)成本以及因錯(cuò)誤或無(wú)效會(huì)議導(dǎo)致的損失。因此修正后的會(huì)議成本的計(jì)算模型為：會(huì)議成本＝會(huì)務(wù)費(fèi)用+機(jī)會(huì)成本+因錯(cuò)誤或無(wú)效會(huì)議導(dǎo)致的損失=會(huì)務(wù)成本+因錯(cuò)誤或無(wú)效會(huì)議導(dǎo)致的損失+與會(huì)人員每小時(shí)工資*2*3*與會(huì)人數(shù)*會(huì)議時(shí)間(具體如下圖1所示)。

3 會(huì)議成本的控制

需要說(shuō)明的是，研究會(huì)議成本問(wèn)題，目的并不是盡最大可能的壓縮會(huì)議成本開(kāi)支，而是在保證工作效率的前提下，對(duì)會(huì)議成本的各個(gè)方面進(jìn)行控制，研究如何分配資金才可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議效果的最大化。

(1)樹(shù)立“三大成本觀念”——成本意識(shí)觀念、成本效益觀念和成本避免觀念

成本意識(shí)觀念是指管理人員對(duì)成本管理和控制應(yīng)有足夠的重視，不受“成本無(wú)法降低”的傳統(tǒng)思維定式的束縛，充分認(rèn)識(shí)到成本降低的潛力是很大的。成本效益觀念是指在進(jìn)行會(huì)議成本控制時(shí)，要對(duì)會(huì)議價(jià)值做出計(jì)量，從而根據(jù)會(huì)議成本和會(huì)議價(jià)值的比較來(lái)作出正確的決策。成本避免觀念是指在會(huì)議成本的管理中，重新獨(dú)立分析支出項(xiàng)目的必要性和金額的大小，以避免不合理的支出繼續(xù)存在。

(2)在確保工作效率的前提下，有效控制會(huì)務(wù)費(fèi)用和機(jī)會(huì)成本

在遵循會(huì)議成本預(yù)算表的基礎(chǔ)上，盡量縮小與會(huì)者范圍，縮短會(huì)議時(shí)間，明確會(huì)議主題，把握會(huì)議重點(diǎn)，解決問(wèn)題。

首先，要精簡(jiǎn)與會(huì)人員，確定參加會(huì)議人員的范圍，會(huì)不是是開(kāi)的越大才會(huì)越好。盡量縮短會(huì)議時(shí)間，能半天開(kāi)完的會(huì)，就不要開(kāi)一天。現(xiàn)在有的會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，開(kāi)得拖沓，分組討論，消磨時(shí)間，增加了會(huì)議的機(jī)會(huì)成本。具體說(shuō)來(lái)，可以在每次開(kāi)會(huì)前把會(huì)議成本預(yù)算表貼在會(huì)議室的門(mén)口，讓每個(gè)與會(huì)者一進(jìn)門(mén)就知道這次會(huì)議要花費(fèi)的代價(jià)，從而共同努力提高會(huì)議的效率。

其次，嚴(yán)格根據(jù)會(huì)議成本預(yù)算表合理安排與會(huì)者的餐飲住宿問(wèn)題，不得超越預(yù)算底線，不得搞超標(biāo)準(zhǔn)接待，避免計(jì)劃外開(kāi)支，更不可把開(kāi)支轉(zhuǎn)嫁到其他部門(mén)或單位。若不得已，必須向上面請(qǐng)示，得到批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。

最后，要嚴(yán)格會(huì)議的審批報(bào)銷制度，凡私自參加對(duì)本企業(yè)或本單位意義不大的研討會(huì)、座談會(huì)、學(xué)習(xí)班之類，交通工具使用費(fèi)、會(huì)務(wù)資料費(fèi)自理。

(3)控制會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效果，確保會(huì)議產(chǎn)生正確、有效的決策

首先，嚴(yán)格會(huì)議審批制度，科學(xué)、有效、充分地做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，提交相應(yīng)的申報(bào)材料，不合乎條件標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議一律不準(zhǔn)開(kāi)，小會(huì)決不大開(kāi)，避免無(wú)效會(huì)議的召開(kāi)。

其次，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)，提高其會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)水平與決策能力，使其掌握召開(kāi)會(huì)議的各種工作方式，包括面談、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、打電話、制發(fā)文件等，并能根據(jù)客觀實(shí)際的需要與可能做出最適用、最有效果的決策，避免出現(xiàn)決策失誤。

最后，以切實(shí)可行的制度和措施監(jiān)督會(huì)議決議的執(zhí)行過(guò)程，避免只開(kāi)會(huì)而不管不問(wèn)會(huì)議效果的執(zhí)行情況和偏向，以確保會(huì)議有效，使會(huì)議決策真正得到貫徹落實(shí)。

文章盡管對(duì)會(huì)議成本控制提供了若干方法，有利于解決那種開(kāi)會(huì)流于形式、開(kāi)無(wú)效或錯(cuò)誤會(huì)議的問(wèn)題，避免了高成本、低效率甚至無(wú)效率的會(huì)議，從而加強(qiáng)高質(zhì)量低成本會(huì)議的管理和控制，也建立了會(huì)議成本計(jì)算的新的模型，但不足之處在于此模型還不夠精確，需要進(jìn)一步加以完善，使其更具實(shí)踐價(jià)值。

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