醫用檢測設備檔案的建立和管理

摘要 本文論述了建立和完善醫用檢測設備檔案管理，對于保障檢測質量起到重要作用。闡述了如何建立醫用設備檔案和如何進行醫用設備檔案的動態管理，最后強調醫用設備檔案需要全員參與。

關鍵詞 檢測設備 檔案 動態管理

中圖分類號:R197.39文獻標識碼：A

一、引言

隨著現代科技的發展，醫用檢測設備的功能越來越強大，自動化程度越來越高，人們更加依賴檢測設備。因而，對維護設備完好的技術難度越來越大，越來越重要。

醫用檢測設備檔案的建立和管理就是為了保證醫用檢測設備完好，保障檢測工作正常開展。

本文主要根據實際醫用檢測設備檔案工作情況，論述醫用檢測設備檔案的建立和管理，有利于提高醫用檢測設備檔案的管理水平。

1. 建立檢測設備檔案的重要性

醫用檢測設備的完整性，直接關系到檢測數據的可靠性，因而，直接關系到人民生命安全。醫用檢測設備檔案的建立和管理是科學保障醫用檢測設備完整性的重要手段。

通過醫用檢測設備檔案管理，使單位領導及時了解設備的使用率和完好率，從而規劃新設備的引進工作。因此，建立和完善檢測設備檔案，加強檔案管理工作是檢測工作中重要的環節。

醫用檢測設備的購買規劃，技術指標的制定，購買設備質量驗收，操作和復核程序，操作記錄，每次使用前后的校驗，設備的定期檢驗，設備的報廢和更新程序等全過程的規范化管理，是保證檢測數據可靠，檢測數據具有法律依據的前提。不僅保證了人民生命安全，同時，也保障了醫用檢測設備的使用人員和使用單位的根本利益。

檢測設備的引進從提出申請、考察論證、招標談判、簽訂合同、安裝驗收、驗收后付款、使用維修保養到淘汰報廢是一個動態管理過程，在這個過程中還有設備的周期檢定/校準。這些環節是不可缺少的，而每個環節的相應資料都應存入檔案，其目的是保證檢測設備采購的合理，提高完好率和使用率，使檢測工作順利進行，為社會提供有價值的檢測數據。

檢測設備屬于檢測機構的固定資產，對檢測設備實施定期檢查和登記入檔，嚴格賬物清查、核對，對保證固定資產的完整可起到有效的促進作用；建立檔案，可防止技術資料的流失，方便技術人員和維修人員查閱資料來使用和維修設備；同時，檔案中的合同、資質材料是合法引進與使用設備的重要依據。盡可能完整的檔案資料可防止對同功能的檢測設備的重復引進，又能充分利用設備，有利于宏觀調控；根據檔案中對檢測設備的檢修記錄及周期檢定/校準資料，可以知道該設備的工作狀態，從而為設備以后的淘汰報廢提供依據，減少不必要的浪費。

三、新置檢測設備檔案的建立

（一）建立檔案的基本要求。

建立檢測設備檔案的基本要求：真實、完整、動態。檢測設備從最初購置到淘汰報廢過程中的原始資料存檔備查；在設備的使用過程中保持檔案的完整性；設備使用記錄、設備在使用中的周期檢定、維修等動態資料存入檔案備查。

（二）設備的建檔資料。

對于新添置的檢測設備，需要填寫相關的登記表，內容包括：設備名稱、型號、出廠編號、產地、生產廠家、價格、購置日期、使用部門、設備的技術指標、使用說明書、檢定日期和有效期、合格證、設備的保管或使用人等。設備檔案的管理人員要在設備的現場對所填表進行核實。

檢測設備存在技術上的要求，除了根據裝箱清單點清設備的全部配置外，還需要設備的技術人員現場調試。復雜的設備需要廠家的工程師安裝和調試，并對使用部門的技術人員進行技術培訓。與該設備相關的開箱資料包括說明書、技術圖紙、安裝驗收培訓等資料都應在檔案中存放其原件或復印件。對部分廠商提供的電子版說明書、技術資料，將其存入電腦或保存光盤，以方便使用，這將是以后檔案管理電子化發展的趨勢。對設備操作人員需要資質的情況，還需要人員取證和換證工作。

新置設備的來源有各種渠道，有部門自購，有財務部門聯合審計、監察、管理及使用部門的招標采購，也有通過項目政府采購來的，還有贈送的等等。檔案中就需放入關于采購方面的資料，這些資料有：招標采購情況說明、標書、合同書、供應商的資質證明、政府采購文件、財務預算表等等。如果是進口設備，還需引入進口設備的一系列資料，如：需進口該設備的申請、外貿合同、免稅證明、商檢報告等等。

四、檢測設備檔案管理

為了保證設備資料的完整性和設備檔案的法律依據，需建立檔案的借用規章制定，所有人員借閱檔案，需要有借閱手續和記錄。設備檔案內容的變更需要按規范程序進行，并且必須有記錄。

設備報廢后，設備檔案仍需按相關法律和規章制定有一定保存期，到達保存期后，銷毀設備檔案也需要按有關程序進行，并且需要記錄。

設備的使用記錄應定期存檔，設備的維修、定期檢查和保養、設備的故障記錄需存檔、設備部件的更新和升級需記錄。對于需要強制周期檢定的設備，每年年初應制定一個詳細的檢定計劃，保證設備按時檢定，并將有關檢定報告和技術資料存檔。這些動態資料的收集和整理是檔案管理工作中重要環節。

需強制檢定的檢測設備存在著周期檢定的情況，每次檢定的證書都應存入檔案備查，檢測設備在使用中需要定期檢查和保養，并對出現的故障及時修理，這些檢修資料也應存入檔案備查。

五、加強檔案管理的宣傳

檢測設備檔案管理中存在的誤區：(1) 很多人對檔案管理工作認識不足 ，最明顯的表現就是在收集資料時，不肯交出資料說明書，認為檔案管理人員拿去了資料就應該把設備也拿去保管。(2) 設備的初始檔案建立后，管理人員對設備在運行中的各種資料不再收集，認為檔案就是存放開箱驗收的資料。(3) 檢測設備的管理工作與檔案的管理工作脫節，使得設備的動態管理資料沒有存入檔案，或有設備已調出本單位很長時間了檔案還保存著的情況。

檢測設備的檔案建立和管理，不僅要檔案管理人員的專業性，還要求采購、財務、審計、監察、設備所在科室負責人和使用人員的配合，一份良好的檔案是所有人員共同努力的結果。因此，需要深入宣傳檔案法，強化各級管理人員依法治檔的意識，制定完善的設備檔案管理制度。

設備檔案直接關系到每個職工的切身利益，定期召開檔案工作會議，向各級管理人員及設備的使用人員宣傳檔案管理的重要性，現場解決工作人員的疑問，對于檔案管理工作的順利開展必將起到極大促進作用。

六、結論

（1）建立醫用檢測設備檔案是保障正常開展檢測工作的前提條件，可以保障檢測質量和檢測結果的可靠性。

（2）醫用檢測設備檔案管理是一個動態過程，需要全體員工的參與。

（作者單位：湖北省疾病預防控制中心）

注釋：

①李晶.做好醫療設備檔案的管理工作.醫療裝備，2008，（12）：33

②③潘新慶，霍建秋.論醫療設備檔案管理.實用醫藥雜志 ，2008，（12）：1150

④張華，李暄.醫療設備檔案管理的探討.西部醫學，2006，18（2）：256