利用郵件合并功能提高檢驗報告的制作效率

[摘要]制作檢驗報告是一件費時費力又極易出錯的煩瑣業(yè)務，本文詳細介紹了利用Word郵件合并功能，并與Excel數(shù)據(jù)源結合，制作檢驗報告的方法。這樣既提高了制作檢驗報告的效率，又減輕了報告校對的工作量。

[關鍵詞]郵件合并；檢驗報告；Word；Excel

[中圖分類號]F270.7；TP391 [文獻標識碼]B [文章編號]1673-0194(2009)07-0069-04

制作檢驗報告是檢測機構的一項日常業(yè)務，這項看似簡單的業(yè)務，實際操作起來并不輕松。由于經(jīng)常需要處理大量相似的數(shù)據(jù)信息，傳統(tǒng)的制作方式需要大量重復地使用“復制”和“粘貼”來完成，這種以用手工方式填寫檢驗報告的過程不但費時費力，而且極易出錯，最后的校對工作同樣十分費心。一些檢測機構的整體管理軟件或許可以解決一些問題，但其售價昂貴，操作也不夠靈活。為此，本文試圖尋找一些簡便易行的手段來簡化檢驗報告的制作過程。

經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，檢驗報告的格式是基本固定不變的，每一批報告需要填人的內(nèi)容在一定程度上是連續(xù)的甚至是重復的。按檢測機構制作檢驗報告的常規(guī)工作程序，在填制每批檢驗報告前往往先會制作一份檢驗結果數(shù)據(jù)匯總表，然后再按照數(shù)據(jù)匯總表上的數(shù)據(jù)一一對應地“復制”、“粘貼”到每份檢驗報告中。針對這一情況，本文提出可以利用MicrosoftWord提供的一項高級功能——“郵件合并”，來簡化這項煩瑣的工作，這一功能不僅能極大地提高填制檢驗報告的速度，而且不易出錯。既提高了檢驗報告的制作效率，又減輕了檢驗報告校對的工作量，使制作檢驗報告從此變得簡單、快捷。……