從需求出發提高BI的應用價值

姚予龍(AMT咨詢 高級經理)

經過多年的信息化推廣應用，很多企業已經實施了ERP、CRM等系統，在系統的應用過程中，產生了大量的數據。這些數據反應了企業經營過程的實際情況，如果能夠有效應用，無疑能夠幫助企業發現運營過程中的問題。只有把數據用起來，數據本身才有價值，“如何用好這些數據”也就擺在了IT部門負責人的案頭上。

信息系統中數據的使用，基本是通過報表這一方式。傳統的報表開發工具開發效率低，跨系統、跨數據庫的報表很難實現，報表展現也不靈活;而BI軟件的數據倉庫、數據挖掘、多維度展現好像是個不錯的選擇，這也是一般的報表開發工具所不具備的能力。很多企業利用BI工具開發了大量的分析報表，通過“管理駕駛艙”提供給企業管理層使用。在BI剛開始應用時，其多樣的分析展現，深入的數據鉆探確實讓人耳目一新，但時間一長，熱度好像過去了，企業的各級管理人員對BI也有了不同的看法。“BI中的報表太多了，到底該看那一張”，“每張表看起來都有用，但真要用的時候好像又不是很合適”，“管理駕駛艙只是實現了指標的圖例化，跟以前比沒啥實質改進”，“只是實現了報表自動化、圖樣化，跟手工沒什么本質變化”，BI系統并沒有達到幫助企業管理的目的。

為什么BI系統沒有達到預期效果呢?很多情況是企業把管理改進與工具應用混淆了，期望BI系統能解決管理問題。BI雖然叫做商務智能，但歸根到底仍然是一個軟件工具，是為滿足企業的需求服務的。要用好這個工具，仍然需要從企業的需求出發，從BI系統在企業中服務對象的需求出發。

企業的人員，對信息的需求大體可以劃分為三個層面，一線執行人員希望能夠幫助提高效率，減少操作錯誤;中層管理者要管理業務，分析沒有達到計劃要求的原因并著手改進;企業高層，則更多是關注企業的發展方向是否合適，企業的運營是否符合預期，是否需要調整運營策略。一線執行層關注的是現在，企業高層關注的是未來，中層管理者介于中間。

圖1.關注度

在明確了企業不同人員的需求后，BI的應用才能更具針對性，從而發揮作用。這個道理很簡單，但實際做起來卻很難，這與企業需求的復雜性有一定的關系。

對于企業高層，單純內部的信息已經不能滿足管理決策的需要。企業高層要判斷外部環境對企業的影響，需要了解外部環境的變化趨勢，競爭對手的動態情況等非結構化的分析報告，這些信息更多是利用OA、KM等非結構化信息系統，而BI在這方面的作用有限。至于企業的運營，高層領導是要監控具體工作是否正在按照預想要求執行，判斷是否偏離方向。信息系統就是要幫助企業管理人員用盡可能少的時間監控運營，發現實際運營過程中與要求、預期不一致的地方，從而采取行動。在這方面BI系統是可以發揮作用的，可以幫助企業對已經發生的海量數據進行挖掘，從多個維度分析，幫助發現存在的問題。

企業高層對企業運營等內部信息的需求，自然就落到中層領導來實現，各個業務單元的中層管理者都要向上提交內部運營報告。但是，企業存在多個職能部門，每個部門都會從自己的角度出發，向高層提交相應的報表。因為不同部門看問題的角度不同，對同樣的事情分析的維度和時間點也不會相同，看問題的范圍也不同。結果到了企業高層就變成了報表很多，好像每張報表都有道理，但都是講了一點，不知道該看哪張;分別選了幾張分別看還可能分析出不一致的結論;想合在一起看，發現還很難。結果是領導不滿意，認為這個BI用了后還是沒有解決以前的問題，只是增加了更多沒用的報表。

除了向高層提交報告，中層領導也需要監控具體的業務運營，分析實際與計劃的差異，找出問題和瓶頸，從而采取行動。這個需求，從技術上看正是BI系統的強項，利用BI工具整合信息，提供多維度的分析和挖掘。但從效果看，在很多企業中仍然沒有用好。

至于一線執行人員，是業務信息的提供者，每天要向系統提供大量的數據，對效率的要求很高。而站在企業的高度，最需要的是能及時幫助一線人員發現輸入的錯誤，在這方面，通常的報表基本就可以滿足需求，而且效率比BI要高，執行人員對BI的需求很有限。

在了解了企業的需求后，BI的應用才能更有針對性，才能真正發揮強項。

企業的運營是復雜的，任何人都不可能監控所有的事情，即使同一個人在企業的不同發展階段的關注點也不同，因此首先要梳理不同的人員需要監控的不同信息，然后從這些服務對象的需求出發。

企業是一個整體，企業高層的需求往往最能體現整個企業的需求，因此對企業的監控采取自上而下，從企業高層開始梳理更有效果。要保證企業按照戰略發展的要求運轉，企業高層需要監控哪些關注項，做哪些決策，需要參考哪些信息，這些信息應該從哪幾個角度分析，應該以什么樣的頻率展現，由誰來負責提供數據，最終以怎樣的報表形式展現，這些都是需要明確的，這些是BI工具不能回答的。在梳理高層的關注點時，有一點是不可被忽略的:企業高層的關注項是與戰略要求、發展策略緊密相關聯的，要衡量企業離既定的戰略是越來越近，還是越來越遠，而這些在很多企業的BI應用中往往沒有得到體現。曾經有一家客戶提出的市場策略是占領二三線市場，但該客戶的高層領導看到的報表卻是從產品的維度來分析的，但二、三線的拓展速度、市場占有率、哪些二線市場的發展遇到了問題等基本沒有涉及，這樣提供的監控報表雖然很多，但沒有體現戰略要求，沒有體現決策需求，高層領導確實能看到了很多精美的報表，而且每張分析的都不錯，但與監控方向不吻合，管理駕駛艙沒有實際的用途，BI自然不能體現出價值。

在企業高層的管理需求清晰后，還需要繼續梳理中層管理者的需求。中層管理層在企業是承上啟下的關鍵環節，這個“上”，既包括高層的關注項這些點，還包括企業的計劃預算這個面。對于高層關注的事項，中層首先需要分解，“要達到A，我需要關注哪些事項，提供哪些分析”，實現整個企業目標的一致性。如果發現沒有達到預期要求的事項，還要再分析原因，從而改進。而對于計劃預算，中層管理者從目標、預算與實際執行情況對比分析，找出差距，然后也需要進一步分析原因，從而制定改進方案。BI工具的多維度分析、數據挖掘在幫助管理者分析原因上是有其性能上的優勢，但這個“多維度”是哪些維度，“數據挖掘”到哪個深度，這些不是BI系統能回答的，是需要從管理的角度上進行分析的，這些管理需求明確后，才能利用BI的長項。明確了“上”的需求，“下”就是要保證數據的及時支持，明確需要哪些數據以什么樣的頻率怎樣的提供，BI的數據倉庫怎么實現，基礎信息怎么收集，這是對企業信息系統和相關人員的要求。

把企業的需求分解成關注項，把使用者和關注項掛鉤，把關注項與需要的報表掛鉤，把報表與數據掛鉤，建立起一體化的經營分析報表體系(如圖2)。通過建立起“人――關注項--數據--報表”的體系結構，把這些管理的問題清晰的梳理出來、明確的定下來，從整體來建設企業的經營分析報表體系，持續不斷的完善經營分析報表體系，利用BI系統深度挖掘、多維度展現，BI系統才能更好的發揮工具的作用，也就能大展身手了，從而充分發揮數據倉庫的優勢，幫助企業更好的監控企業運營。