《別讓會議成為管理瓶頸》點評-姚予龍

(AMT咨詢 高級經理)

萬華集團需要通過會議體系的合理安排，提高整個企業管理的節拍性。

企業發展到一定規模，原本簡單的業務也變得復雜，而業務運營的復雜度決定了管理的復雜度，很多事項牽涉多個領域，需要借助多人掌握的信息和智慧，因此企業的重要事項通常是以會議的形式研討、決策或發布的。對于集團企業高層來說，管理確實如同萬華集團的王副總所說，就是通過會議管理企業的。

會議需要多位管理者貢獻信息、共同研討、做出科學決策，需要同時占用他們的時間。對于企業來說，最不可再生的資源就是時間，尤其是總裁等高層管理者的時間。而要同時協調多位高層的時間更是困難，隨意擾亂高層的時間安排更是巨大的失誤。

另一方面，時間的投入分配，也代表了對業務領域的重視程度，也意味著企業資源投入的傾斜。我們很難說企業很重視某項業務，但就是沒時間管。如何在各個業務領域合理地投入資源、召開會議，對業務的穩定發展也是至關重要。

從萬華集團的現狀來看，企業已經感覺到“亂”，尤其是會議的管理“亂”，這與我們以往提供過咨詢服務的很多客戶有類似的情況。經過企業內外多年的研究，針對單個會議如何高效地召開，已經有了很多措施;但會議的體系、會議之間的關系還沒有引起企業足夠的重視。如果不從會議的體系著手進行改進，單個會議的效果也很難體現。針對萬華集團，會議的改進可以從三個方面著手，目的就是要打造有節拍的會議管理體系:

1、 企業高層的會議時間與運營節拍保持一致

會議是管理的一種手段，而管理要從屬于業務，因此企業高層的決策會議時間要與業務運營的節拍保持一致，在業務決策的高峰期要合理避開可調整的會議安排。要分析企業的業務特點，通常可以一年為周期來看運營的規律是什么，在什么時間點會出現決策的高峰，這些需要進行仔細的梳理，盡量事先安排出來。比如萬華集團的食品業務，在一年里必然有幾個銷售高峰，這樣的銷售高峰事先的生產、物流、促銷等等都是有規律可循的，在此基礎上可以分析出決策的高峰期，從而可以提前協調相關管理人員。

這些業務決策會議是優先級別最高層面的，其他的管理會議讓位于業務。

2、 企業管理中必需的會議要有很強的計劃性

對于企業損害最大的就是臨時會議，這類會議的出現往往意味著突發事項，但也意味著打亂了所有與會人員的安排。就象萬華集團生產管理部，被過多的臨時會議打亂了內部的管理，已經影響了具體業務的運營。誠然，突發事項是不可避免的，但企業要盡量減少本可以提前預期的突發事項，企業必須思考如何把一些事項安排的更有計劃性，把能提前考慮清楚的必需的會議提前計劃好。這樣，各參會部門就能夠把這個時間提前安排出來，并且提前進行信息的收集和分析，避免再出現萬華集團生產副總裁哪樣，專門設置了秘書負責緊急提供信息的怪事，先不論這個秘書如何能及時了解所有的信息，即使可以，其他的部門管理人員是否也要配個專職秘書呢?

3、 企業高層在各方面的時間分配要符合發展需要，并有一個合適的比例

一個企業的發展是有眾多業務領域協同完成的，因此高層對各個業務領域的管理不能因為個人喜好或其它原因，造成在各方面的時間分配不合理。就象萬華集團，食品行業的質量問題是最敏感的問題，但因為質量部門的負責人是總監，與其它業務領域的副總裁相比相對弱勢，很難保持與高層的及時溝通，結果導致質量部門被邊緣化，這是不符合企業發展要求的。在我們以往遇到的企業，也往往存在類似的情況。與總部在一個辦公地點的部門，可能比較容易地獲知最新的企業動態，與企業高層有較多的溝通，也就能采取更多的行動，有了行動就又能更多的溝通，結果就是這個部門占用了過多的企業高層的資源，而其他部門受到了積壓，這種時間資源的分配實際上阻礙了企業的發展。

在企業各個業務領域間，確定合適的會議頻率，既貫徹了企業的戰略發展重點，也避免了管理的盲點，從而促進企業協調發展。

會議管理是復雜的，正如萬華集團萬總裁所說，會議管理不僅僅是安排個會議室，發發通知，這只是最初級的。會議管理是通過對企業管理者的管理，達到對企業的管理。會議體系要支撐企業在規模不斷擴大條件下的穩定運營管理，要明確什么時間開什么樣的會，什么人參加，準備什么，決策什么。通過打造有節拍的會議管理體系，達到提高整個企業管理節拍性，讓企業減少管理的“亂”，減少到處救火的現象。總裁辦的小李必須組織人員梳理合適的會議體系，并在企業發生變化時及時調整，持續改進。