別讓會議成為管理瓶頸

姚予龍 AMT咨詢 高級經理

萬華集團是一家以大中華區為主，面向全球的食品生產與銷售企業，經過多年的發展，已經逐步發展成一個年銷售額過百億的多元化集團。集團總裁萬總從最初的食品加工廠開始創業，在企業里投入了全部的心血。萬總時刻提醒自己，越是企業規模大，風險也越大，所以一直提醒自己要集思廣益，不能搞獨裁。這不，每年春節，所有副總裁和總監參加的集團座談會又召開了。

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萬華集團是一家以大中華區為主，面向全球的食品生產與銷售企業，經過多年的發展，已經逐步發展成一個年銷售額過百億的多元化集團。集團總裁萬總從最初的食品加工廠開始創業，在企業里投入了全部的心血。萬總時刻提醒自己，越是企業規模大，風險也越大，所以一直提醒自己要集思廣益，不能搞獨裁。這不，每年春節，所有副總裁和總監參加的集團座談會又召開了。

萬總首先簡要地介紹了集團在去年的經營情況，總體上來說還是在增長，但發展速度已經明顯的慢了下來，沒有達到預期的目標，而且在去年接連發生了幾起突發事件，萬總最后總結自己的感受，感覺去年一年都是在救火，越來越忙，也越來越亂。

主管財務的張總是跟隨萬總一起創業的元老，也發言說，這幾年公司的規模大了，也感覺事情比較亂，而且白天的大部分時間都是在開會，集團的財務管理都來不及籌劃，基本是被事情追著走，非常被動。

人力資源部的王總笑著說，集團這么大的規模，高層就是通過會議管理企業的，想問題嘛，晚上安靜，可以回家慢慢想，咱們這叫7X24，隨時待命。

總裁辦的李主任隨即報了一組數字，“萬總去年一共在集團總部待了150個工作日，每天平均開4.5個會。”

萬總疑惑的問，“我有開這么多會嗎?”

李主任回答，“去年萬總的秘書把會議安排都記錄下來了，這個數字還是在工作日時間里有清楚的會議安排的，真正的會議只會比這個多。”

行政部也說，“我們也估算了集團總部的會議，總部有近20個大小會議室，這些會議室基本每天都被占用，即使按照每天一個會議室上午下午各一個會計算，全年僅集團總部在會議室召開的會議就有上萬個，這還不算占不到會議室只好在其它地方開的會。已經有很多部門向我們提意見了，要求加強會議室的管理，我們計劃今年把會議室的預定工作管理好。”

主管研發的葛總是集團去年才請來的，“我提個意見，我發現咱們公司的會議管理很差。我經常收到會議邀請，一看被邀請人，基本上萬總和各位副總都要參加，也不知道是不是重要的事情，去了才發現很多是陪會，也沒我的發言，對研發的管理也沒有什么意義。以后會議通知要嚴肅，什么主題，邀請什么人一定要明確。現在研發任務這么重，參加這樣的會太浪費時間。”

生產管理部也附和說，“現在的會議實在是太多了，我部門的人白天都找不到我了，我都是跟著萬總一起參加各種各樣的會，部門內部的事情都沒時間管。而且很多會是臨時通知，我這邊正在主持內部的工作，總裁辦的電話就來了，馬上趕過來開會。到會上，也沒什么準備，很多具體的情況也回答不上來，去年我已經被萬總批評很多次了。”隨后轉向萬總，“萬總，咱們集團去年新建了兩個生產基地，事情太多，我都是晚上才有時間了解情況，今年生產基地投產，事情還要多，我已經請人力部門給我新招了個秘書，專門收集各種信息，今年的具體情況能跟得上了。”

王總馬上補充說，“各部門的副總按規定都有一個秘書，生產是特殊情況，所以有兩個秘書。”

質量部的彭總監是直接向萬總負責的，“各位副總是跟萬總每天在一起，我跟你們相反，很難約到萬總的時間，很多質量的事情要向萬總匯報都要安排在幾個星期后，還只有半小時，公司的很多措施我們都不是很清楚，這個質量看來還是沒有受到充分重視啊。”隨后轉向主管營銷的吳總，笑著說，“還是吳總好啊，每天都能約到萬總，萬總走訪市場，吳總也能陪同一起，什么時候能勻給我一點時間啊?”

吳總笑著說，“市場是企業的根本嘛，萬總多投入點時間也是應該的。不過銷售離不開各位的支持，象今年出現的涼席促銷品，到9月份才到貨，消費者反應強烈的事情，希望明年不要再發生了。”

李主任看大家的臉色都不好，就解釋說，“今年這個活動是要在整個東南亞做促銷，啟動的并不遲，5月就發文了，但因為要在幾個國家一起行動，需要跟市場部、公共關系部、采購部、財務部協調，但6月份公司的事情太多，集團的半年度回顧，供應商的評估，物流商的調整，還要跟政府部門協調，幾個部門6月份一直湊不到一起，7月份詳細方案才最終定下來，但預算金額又因為原料上漲超出20%，按規定要上總裁辦公會，在8月的總裁辦公會討論確定，結果就是9月份促銷品才到貨。”

吳總還是不滿意，“這種促銷都是有時效的，其它的事情當然也重要，但前方打仗，后方供不上子彈，這是很要命的，這種情況，完全應該召開臨時會議。如果去年的幾個促銷跟的上，最少還能再提高一個點。”

萬總看大家今天很多的報怨都是開會，“看來開會已經是公司的一個管理瓶頸了，這個會議管理不是簡單地發發通知，安排安排會議室這么簡單，總裁辦小李你負責組織研究怎么安排會議，直接向我匯報，要徹底管好公司的會議。”