[個人知識管理漫談]新新工具論(三)

季征宇 (上海現代建筑設計集團有限公司技術發展部)

本文關鍵字 個人知識管理

第三種武器:組織

隨著媒體形式的不斷豐富，信息的表現手段也不斷改變，從KB級的文本到MB級的圖像再到GB級的視頻，個人收藏的光盤就很可能從幾十張磁盤爆炸性地增長到幾百張DVD，個人如何組織管理內容和品種日益豐富的信息載體?

首先，明確要組織的電子文本有哪些類型?其次，用哪些工具去組織?然后確定一下能否準確復原。

常用的數據資料分類形式五花八門，對于個人來說，通曉以下幾類差不多就夠了:

文本文件:用文字處理技術形成的文字文件、表格文件等。最常見的是TXT格式，WPS、RTF、DOC、PDF等也屬于此列。

圖像、圖形文件:用掃描儀、數碼相機等外部設備獲得的靜態圖像文件，屬于光柵型文件。常見的格式有BMP、JPG、TIF等。用計算機輔助設計或繪圖工具獲得的靜態圖形文件如DWG、DGN等，屬于矢量文件。

音頻、視頻文件:指用儲存聲音和動態圖像的文件，主要有格式有WAV、MIDI、AVI、MPEG等。

超文本文件:指用計算機超媒體鏈接技術制作的文件，主要有HTM、HTML等。

程序文件:指計算機使用的商用或自主開發的系統軟件、應用軟件等。

數據文件:指進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。

各類文件之間的界限是模糊的，例如WORD字處理文件中，可能包含圖形、圖像、數據庫、音頻和視頻格式的數據，也可能帶有超鏈接文本，簡單地把它認為文本文件已經名不符實了。

盡可能地把自己的資料數碼化或數碼索引化，是進行個人知識管理的前提。紙質文件數碼化的一個途徑是掃描，掃描文件的優點是方便，缺點是家用掃描儀速度太慢，高速掃描儀成本太高。另一種辦法是數碼翻拍，但這是個技術活，沒有受過指點很難達到良好效果。優點是只需數碼相機，無需額外成本。磁帶、錄像帶等個人音像資料，找專業公司翻成數碼格式，成本不高。

如何來組織這些光盤以進行管理?目前比較流行的軟件有Advanced Disk Catalog、CDBox、CDShelf、WhereIsIt等多種軟件，只要用軟件掃描光盤一次，就可以把整個光盤上的信息儲存在光盤庫里面，方便日后瀏覽和查找。光盤管理工具軟件，究其實就是一個能管理幾百個光驅的文件管理器，一個增強版的Windows Explore。評價光盤管理工具軟件的指標很多，其中最基本的是必須具有光盤備注、光盤屬性、文件備注、文件屬性、文件搜索等基本功能和一些附加功能。

WhereIsIt?是這類軟件中最出色的一款。它可以同時打開多個光盤庫;用多種層次分析各類壓縮文件和鏡像文件;分別設置只讀和完全訪問密碼;分析網頁文件、壓縮文件、視頻文件、音頻文件等等多種類型的文件自動生成描述;還可以為圖片文件生成縮略圖。WhereIsIt?可以在光盤庫中為每一張光盤添加封面圖片，這是音樂愛好者的福音。

文獻管理軟件通過將不同來源的文獻信息資料下載到本地，建立本地數據庫，可以方便地管理和使用文獻信息。這類軟件通過整合不同來源的數據自動剔除重復的信息，從而避免重復閱讀。同時可以非常方便地進行數據庫檢索，進行一定的統計分析等。另一個重要的功能是，在撰寫論文、報告或書籍時，可以管理參考文獻格式，做筆記，以及對某一筆文獻資料的管理，如全文、網頁、圖片和表格等。EndNote是湯姆森公司推出的最受歡迎的一款產品，是文獻管理軟件中的佼佼者。

在某種意義上，Outlook是除了管理專業文檔以外，對人際資源、通訊管理、個人時間管理乃至個人職業生涯等都提供了一個以時間為坐標的立體構架。一般人都僅僅把它當作收發電子郵件的工具，其實遠不止此。

Outlook個人通訊錄的選項除了通常的電話、地址的常規字段，還有照片、喜好、特長，甚至相關人士上司、助理、配偶和子女的信息也預留了字段。這種屬性空間的設定本身就是一個豐富的知識體系，讓人懂得如何去打造人脈關系。通訊錄還把你和他相關的所有通信、約會、日記、任務均記錄在冊(當然是由outlook管理的事件)。假如持之以恒，等要寫回憶錄和傳記的時候，材料肯定滿坑滿谷、信手拈來。

Outlook的日歷、日記、約會等都號稱個人時間管理工具。可以預約團隊、到時提醒、也可接受別人的預約，記錄發生的時間，自動記下在電腦中的各類工作和完整的流水賬，也可以傾訴心得。Outlook的任務規劃可以協助規劃繼續教育，打造個人職業生涯。Outlook可以在網絡上與團隊進行信息共享，和PDA、手機進行信息同步，將各類事務隨時隨地管理得井井有條。

OneNote是Microsoft Office System中的新程序，它能夠捕獲、組織和重用便攜式計算機、臺式計算機或Tablet PC上的便箋。利用OneNote，可以方便地記錄要做的事情，以及標記事情的輕重和狀態，有點“第四代”時間管理的味道，與Outlook結合使用，如虎添翼。據說比爾#8226;蓋茨曾經做廣告似地宣稱，他就用這兩款軟件結合起來管理個人知識。

Mybase是一個功能強大的資料庫，資料的類型可以隨意定義，形成一個資料樹。這種樹形大綱很靈活，可以在單個數據庫中存儲任何類型的信息，通過一個小的程序內核和一定數量的插件和組件，可以擁有:個人知識庫、電子書、HTML生成器、日程表、客戶管理工具、Web收集器、記事本、相冊、日記本、收藏夾、文件管理器等。Mybase比Outlook更進一步的是，善于管理“6W”中各類知識，它還集成了各類工具。是比較流行的號稱“個人知識管理工具”的軟件。