結合師范學校實際，全面加強檔案管理工作

摘要：師范學校是一所培養小學教師的搖籃。其檔案是學校在從事教學、科研、管理及其它各項活動中直接形成和保存的原始記錄，它能體現學校的始建、重建、創業、輝煌的整個過程。在長期的工作實踐中，我深刻認識到師范學校的檔案管理工作是非常重要的，它以其自身的特點和功能，在學校教育、教學、科研及學校的長遠發展方面發揮著積極的作用。為了更好地實現學校檔案的作用和價值，必須結合學校實際，掌握學校檔案的特點，全面加強學校檔案的管理工作。

關鍵詞：師范學校 結合實際 檔案管理

我校自成立以來，經歷了40多個春秋，檔案也由單一的文書檔案發展為今天的多種檔案，其信息量、業務量大是不言而喻的。學校檔案的特點也就突出明顯，在實際工作中應結合學校檔案形成的自然規律，做好檔案管理工作。

一、依據學校檔案形成的特點，做好檔案管理工作

學校的檔案種類比較多，這是由學校的自身發展所決定性的。我校現有文書檔案、財會檔案、學籍檔案、人事檔案、教學檔案、教師業務檔案、基建檔案、音像檔案等多個種類，涉及到學校工作的方方面面，這些檔案種類的設置，都是結合學校工作的實際情況及學校發展的特點和性質所決定的。所以，綜合檔案室檔案種類多，利用率也相對來說比較高。在日常的工作中，查找學校簽訂的某一項合同，有關管理規定、計劃總結等材料需經常查閱文書檔案；學校教職工長工資、轉正、定級、提干、政審等需要經常查閱、借用人事檔案；隨著職稱的評定，教師業務檔案也成為職稱評審工作的重要依據，越來越被人們所重視，查找的次數也逐年增多；學校基建維修、工程招標合同、房屋使用證等需查基建檔案；學生參賽保送、入學需查在校生檔案；學費收據、經費開支、校企投資等等需查會計檔案；評定省級精神文明單位、學校的大型活動實況需調閱音像檔案等諸多因素，使得學校綜合檔案室的利用率極高。我校學生檔案的管理每學年更新一次，呈流動狀態；人事檔案、教師業務檔案也隨著人才的流動在不斷的進出；教學檔案與其它檔案管理也有所不同，它是按學年為一個年度，是隨著專業設置、教學內容的不同教學檔案的內容也在不斷更新變化。

二、加強對學校綜合檔案室的建設與管理

根據學校檔案的特點，結合學校的實際情況，如何在新形勢下加強對綜合檔案室的建設與管理，要著重做好以下幾個方面的工作。一是要增強檔案意識。在工作中檔案的管理工作不只是檔案管理人員個人的事，而應是全校教職工的大事，除了檔案人員自身要加強學習以外，還要積極組織學校領導和全體教職工及各系部檔案網絡管理工作人員，認真學習《檔案法》和《黑龍江省檔案管理條例》以及檔案的管理基礎知識，定期出板報向全校學生宣傳檔案管理工作的重要性，不但要提高教職工的檔案意識，也要提高學生的檔案意識。認識到檔案與我們每個人都有密切的關系，我們的學生將來都要從事小學教師工作，他們的影響面是很大的。同時對檔案工作要加強領導，使學校的方方面面都關心檔案工作，只有這樣學校檔案才能更真實、準確、及時地反映學校方方面面的工作業績，推動學校的發展。二是要健全檔案管理機構。在檔案管理工作中，要健全管理機構，建立健全全校性的檔案管理網絡機構，設專人負責所屬部門的檔案管理工作，一個部門的領導要親自抓，建立網絡制度，層層負責；設專職檔案管理人員，要具有檔案專業技術職稱，具備較高的綜合素質，原則性要強，熱愛檔案管理工作；再次就是要有完備的檔案管理設施，檔案庫房獨立符合標準，辦公、管理手段實現現代化。三是要發揮職能科室作用。學校綜合檔案室種類多，而有些檔案和職能科室的工作又密切相關，例如：“人事檔案”與人事處相關；“教學檔案”與教務處相關；“學籍、在校生檔案”與學生處相關；“財會檔案”與財務處相關；“音像檔案”與電教室相關等。這樣在平時工作中各職能科室就要注意歸檔材料的積累，同時檔案管理人員也要經常主動地和他們取得聯系，確保檔案內容的齊全和完善。四是要建立完善的監督檢查制度。檔案的管理工作要靠完備的監督檢查制度做保證，檔案的立卷歸檔制度、保密制度、借閱制度等，在平時工作中都要嚴格的執行，每年對校屬各部門的檔案管理工作都要進行檢查，發現問題及時解決，確保檔案工作的正常運行和安全。五是要做好碥研工作。檔案管理工作的目的就是更好的為學校各項工作服務，如何利用好、利用率高，這是我們做好編研工作的出發點。利用檔案室所存檔案有計劃地編寫學校歷年大事記、校志、學生來源與去向、制度匯編等，充分發揮檔案在學校工作中應有的作用。

總之，學校的檔案工作是一項十分重要的工作，我們要在實際工作中，結合學校的實際情況及特點，做好檔案管理工作，使學校的檔案工作在學校的發展中發揮更大的作用。