談中小企業如何降低采購成本

摘 要：文章闡述了降低企業采購成本應從嚴格的采購制度、健全供應商檔案、選擇合理的采購方式、對采購員進行激勵與約束等幾方面著手，以提高企業在市場中的競爭力。

關鍵詞：采購 成本 供應商

中圖分類號：F276.3 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2008）11-237-01

企業物資采購成本在生產成本中占有很大的份額。采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道。因此，如果企業不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購工作要注意以下幾點：

一、建立嚴格的采購制度

建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規范企業的采購活動，提高效率，杜絕部門之間扯皮，還能預防采購人員的不良行為，采購制度應規定商品采購的申請、授權人的批準權限、商品采購的流程，相關部門的責任和關系，各種商品采購的規定和方式，報價審批等。

二、建立健全供應商檔案

為全面掌握企業所有供應商的情況，并對供應商進行相應的資質考評，應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案。所謂重要性供應商，即在貨品質量、價格、交貨期、配合能力、結算條件等方面均能達到公司接受標準，并與公司有持常性業務往來的供應商。而一般性供應商是指只有偶發性或臨時性業務發生的供應商。供應商的考核須由品質部、物控部、采購部及財務部聯合進行，供應商檔案應有編號，詳細地址和聯系方式，結算條件，交貨條款、品質評級、銀行賬號等，并定期或不定期更新，由專人負責管理，同時由財務部留存副本。

三、對采購員進行考核、激勵和約束

采購員是采購的實際實施者，在采購過程中起著至為重要的作用，因此，一要注重考核采購員的職業素養，以公司制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和假公肥私的行為發生。二是注重采購員的專業能力，一個合格的采購員既要熟悉公司的生產運作和物料存儲，又要了解物料的本身屬性，市場行情等，這樣才能防止上當受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料，使公司不會蒙受不必要的損失。公司對采購員的考核應定期舉行，一般可采用半年考核制，考核由人事部及采購部聯合進行，財務部同時參予。對考核結果優良、完成或降低公司采購成本任務的采購員按公司規定和適度的標準進行精神和物質獎勵，以提高采購員的積極性。

四、規定采購條件

明確采購人員對供應商的選擇、采購物品的質量、需求的滿足、保證等負完全責任，并明確采購主管對下屬的工作過程和結果的監控負責，采購物品必須是必需的不可或缺的，而且經查對無庫存或庫存不足以滿足需要者，采購品必須適量，不得超標準積壓或不可用或根本不需用，采購物品的單價須為掌握內的合適單價，而且力求是最低單價。

五、退貨與索賠

為避免損失，采購回企業的物品由于質量、規格不符，采購部門須立即辦理退貨，無論貨品是否退還給了供應商，均須立即書面通知財務部及時扣回相應款項。凡檢驗結果為不良品的來料檢驗報告，物品管理部門應分發至采購部和財務部，以有效追蹤不致有遺漏退貨扣款事項的發生。采購約定中必須明確索賠條款，對因供應商供貨期間數量、質量或相關原因未達到約定條件而產生的直接損失和因此而導致產生的其他損失，由采購部門根據實際應由供應商負責的損失以正式公函向供應商索賠，并由財務部在貨款中扣回相應款項或收回現款。

六、選擇合理的采購方式

根據不同資質不同類型的材料，選擇合適的采購方式，這是降低采購價格的良好途徑。（1）公開競爭招標。對于大宗材料采購，實行公開競爭招標的方式，往往能通過供應商的相互比價，達到采購成本最低、質量最好的目的。采購員應聯系三家或三家以上的供應商，并遞交供應商報價，樣品、產品質量及規格品種等資料，采購定價由市場供求關系確定，采用優質優價與批量折扣相結合的價格政策。（2）合同采購。對于經常性的材料采購，可選擇信譽佳、配合能力好的供應商，與之訂立長期合同。與誠實、信譽佳的供應商合作不僅能保證供貨質量、預定交貨期，而且能得到付款及價格等方面的關照。供應商為了維護自己的商業信譽和利益，建立穩定的銷售渠道而不會摻假，并能保持良好的合作關系和商業妥協。（3）最低價格采購，為了以最低的價格取得最優質的材料，在價格確定前，采購員必須先調查市場行情，所有采購，應有三家或三家以上供應商報價，并且對供應商價格檔案進行比較核實，而且經財務部認可。公司得到各供應商對各種材料的報價后，不一定完全選擇最低價格，因為并不是最低的價格就是最可取的，應考慮價格對應的質量，并同時考慮與供應商的長遠合作關系和其他材料的總體價格等因素，選擇多數材料價格最低的供應商，并與之協商，使總體材料的采購價格達到最低最優水平。

七、召開采購管理會議

針對采購工作中存在的問題、有關采購管理的政策或更新重大的采購事項等，財務部定期或不定期主持召開采購管理會議，采購管理會議可以固定在每個月月末舉行，也可以根據需要臨時召開，一般由財務經理主持，采購部門參加，有必要時請總經理及相關主管人員參加。各部門可以在會議上提出采購工作中遇到無法解決或決定的問題，大家通過相互協調相互理解，在達成公司利益目標的軌道上研究出可行的解決方案。

企業采購管理的一個基本任務，就是如何不斷降低采購成本，采購成本是企業市場競爭成敗和能否取得經濟效益的關鍵，是企業提高競爭能力的核心所在，因此，必須推行采購成本管理，全面實施采購成本控制，將成本控制從“事后控制”轉向“現場控制”和“事前控制”。做好采購成本的管理工作對任何企業而言，都是一項重要的工作，沒有低成本，企業就難以參與市場競爭。因此，努力降低采購成本是企業的最佳選擇。

（作者單位：山西省煤炭地質研究所 山西太原 030001）

（責編：廉靖）