談談會計電算化的管理

摘 要：目前會計電算化工作已基本普及，但因其管理體制不很健全，會計電算化存在著一定的安全隱患。文章就如何加強會計電算化的管理作出闡述。

關鍵詞：財務軟件 操作權限 備份

中圖分類號：F234 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2008）11-174-02

目前會計電算化已基本普及，但其管理制度不很健全，從而給會計電算化工作帶來了一定的安全隱患。現對如何健全會計電算化管理制度、規范會計電算化工作談談筆者的看法。

一、加強人員管理

會計電算化工作中財務軟件的應用，要求企業對內部職能進行分工，按內部牽制原則合理分工，從而可以在工作中互相制約、互相監督，防止工作差錯或故意舞弊等現象的發生，因此，要建立組織控制及財務人員的內部牽制制度。

組織控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行的控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少錯弊發生的目的。所謂職責分離，簡單地講就是掌權的不從事具體事務的操作，管賬的不管錢，管物的不管賬。由于一個有效的內控系統需要由不同的人來履行不相容的職務，所以，其崗位設置通常便具有某些特定的含義。例如在網絡環境下一旦某種軟件被安裝并用于執行某項功能以后，它的編碼、運行和維護職責就必須相分離。

財務人員的內部牽制制度就是將會計電算化人員的職責分工，對不相容的職責一定要分離。上機人員必須嚴格按照各自的權限進行操作，不得越權，操作權限控制是指每個崗位的人員只能按照所授予的權限對系統進行作業，不得超越權限接觸系統。系統應制定適當的權限標準體系，使系統不被越權操作，從而保證系統的安全。操作權限控制常采用設置口令來實行；上機人員操作完畢后，必須退出系統；應及時做好各自的備份工作，以防止意外事故的發生。

二、加強操作管理

為保證會計電算化工作能正常地進行，因此必須加強操作管理。系統的維護是操作正常進行的保證，因此及時、全面、準確地了解故障發生原因、地點、時間以及處理方法和處理結果等情況是非常必要的，因此所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內容、運行時間和運行情況；操作過程中若沒有問題則應在運行情況欄填寫運行正常字樣，若有問題則應及時登記記錄，并向系統管理員報告；系統維護員在維護過程中發現的異常現象和處理方法、處理結果都應有明確記載；對于嚴重或重大運行故障，除按規定登記外還須另外填寫運行故障報告單，并向系統管理員匯報；操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理員妥善保管，年終整理歸檔。

除此，加強對電算化操作的控制，還制訂上機守則和操作規程、機房管理辦法、對操作密碼實行雙人控制并定期更換密碼等；不能使用來歷不明的光盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；未經批準，不能使用格式化和刪除等命令；嚴禁在微機內安裝或運行游戲軟件。

三、加強會計檔案管理

電算化會計檔案是電算化會計活動的產物，又是電算化會計活動的客觀表現，在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續進行的保證；是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證；是電算化會計信息系統正常運行的保證。

會計電算化的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲會計數據的存儲介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。存貯在硬盤上的會計數據必須建立移動硬盤等存儲介質備份。根據有關規定，賬務數據和報表數據的備份由數據管理員建立。備份次數每月不得少于一次。備份的移動硬盤由檔案管理員辦理存檔手續，用做備份的移動硬盤必須妥善保管，備份盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封，存放在安全的場所，并定期進行轉貯。雙備份下的兩套備份硬盤等存儲介質應存放在不同的、且相距較遠的地方保管。

1.記賬憑證的生成與管理。計算機替代手工記賬單位的記賬憑證生成有兩種方式：一是由原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規則》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷歸檔保管。二是手工事先作好記賬憑證，計算機錄入記賬憑證然后進行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證皆可。

2.會計賬簿、報表的生成管理。（1）日記賬每天打印，一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發生業務少的賬簿可滿頁打印。（2）現金、銀行存款賬采用打印輸出的活頁賬裝訂。（3）在所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發生額及余額對照表”替代。（4）在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當減少。

3.關于磁性介質及其他介質的管理。存有會計信息的磁性介質及其他介質，在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有附本。為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存，直至會計信息完全過時為止。

4.關于會計電算化系統文檔資料管理。會計電算化系統開發的全套文檔資料，視同會計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大修改之后的3年。

四、加強軟、硬件管理

各單位應設置計算機及系統維護組織，對單位會計電算化系統及其所屬計算機進行定期檢測、保養、維護及保修，對出現軟、硬件缺陷應及時對其進行維護和更換，避免造成不必要的會計信息丟失，以確保會計電算化工作的順利進行。

對軟件的維護主要是檢查系統文件的完整性以及系統文件是否被非法刪除和修改，以保證系統軟件正常運行。實施對系統的日常檢查和維護，以保證系統的正常運行；在系統發生故障時，排除故障和恢復運行；根據電算化工作實際需要，提出系統擴充報告，上報主管領導；在系統擴充時負責安裝、調試，直至運行正常；在系統環境發生變化時，隨時做好適應性的維護工作。

對硬件的維護主要是在系統運行過程中出現硬件故障時，及時進行故障分析，并作檢查記錄，在設備更新、擴充、修復后，由系統維護人員安裝和調試。建議在硬件維護工作中，一般故障由本單位電算化維護人員負責，較大的故障應及時與硬件生產或銷售商聯系解決。會計電算化專用硬件設備由財務科統一管理和使用，其他部門一般情況下不得使用。會計電算化硬件設備專門用于會計事務處理，任何人不得用于對外服務。

五、嚴禁反記賬與反結賬

按照財政部制定的《會計核算軟件基本功能規范》的要求，在財務軟件中，會計資料輸入計算機并經審核記賬后，不能修改，如需修改，則需要重新輸入一張紅字沖銷憑證和一張正確憑證，再據以記賬，這種處理方式對修正內容、修正理由及相關責任人都留下了記錄，只有這樣才能保證會計信息的質量和可信度。但有些實行會計電算化的企業，常常采用反記賬與反結賬辦法修改會計數據。

反記賬與反結賬就是將已經記賬或已經結賬的會計數據恢復到記賬或結賬前的狀態，然后對已輸入且已保存的記賬憑證再作修改、插入和刪除操作，并使已輸入憑證的憑證號順序重新排列。這樣做，其會計賬簿的真實性難以保證，也無法給審計留下任何線索，故應要求實行會計電算化的企業或單位嚴格按照《會計法》與《企業會計制度》的規定進行會計憑證、會計賬簿的填制、登記、更正。財政部門應嚴格要求軟件開發企業按照《會計核算軟件基本功能規范》的規定，開發高質量的會計軟件，嚴格修改并限制操作權限，嚴禁反記賬與反結賬功能。

六、加強對財務軟件的管理

各單位財務部門在獲得財務軟件的同時，必須做光盤備份，并分別存放在檔案室、機房和財務部門的專柜內，并分別由專人分別保管。

為方便工作，同一行業的單位盡量使用同一品種的財務軟件。目前同一行業內部財務軟件的使用情況混雜，由于各種財務軟件的數據接口、使用方法不一樣，從而就導致了下屬各單位報表匯總、數據查詢、數據傳輸的不方便。因此，建議行業主管部門可規定本行業各單位統一使用某一品種的財務軟件。

（作者單位：江西財經職業學院會計系 江西九江 332000)

（責編：芝榮）