高校教務檔案管理的建設與發(fā)展

摘要： 教務檔案工作是高校教務管理工作的重要組成部分，本文作者結合高校檔案管理的實踐，探討了教務檔案管理的建設，指出了教務管理工作中存在的問題及發(fā)展的對策，使之更好地為高校教學服務。

關鍵詞： 教務檔案 建設工作 問題 發(fā)展對策

高校教務檔案是學校在開展教學過程中形成的具有保存價值的各種資料的歷史記錄，是學校全體師生和教學管理工作者勞動成果和智慧的結晶。它在微觀上記錄了教學過程的每一個方面和各個環(huán)節(jié)，在宏觀上反映了高校的整體規(guī)模、教學質量和辦學水平。教務檔案在提高學校管理水平、探討教育改革規(guī)律、加快教育科學研究進程、加速合格人才的培養(yǎng)等方面起到了非常重要的作用。

1.教務檔案管理的建設工作

要利用好教務檔案，就要做好教務檔案的收集、整理和歸檔工作。教務檔案不只是資料的貯存、歷史的記錄，它也是一種重要的信息資源。主動、充分地開發(fā)教務檔案的信息資源，服務于教育教學工作，是每個教務工作者應有的職責，也是檔案管理的一項重要內容。所以，做好檔案管理的建設工作，要注意以下幾點：

1.1保障檔案的及時收集、整理和歸檔工作。

教務檔案資料管理不僅是量大、繁瑣的事務性工作，而且有大量的技術性工作，特別是教學資料的收集和管理更是如此。因此，作為教務管理人員不僅要增強檔案管理意識，而且要讓檔案形成者明白檔案的重要性，讓他們主動收集、整理、及時上交應歸檔的資料，這樣在檔案形成的最初階段，在質量上就得到了保障。

1.2保障人員素質。

檔案管理人員素質是科學管理教務檔案的基本保障，他們處在教務檔案工作的第一線，他們工作的優(yōu)劣關系到高校教育事業(yè)能否順利、高效地發(fā)展。教務檔案管理人員的素質、業(yè)務水平的高低也直接影響到高校檔案工作能否得到繁榮與發(fā)展。所以教務檔案管理人員要有強烈的事業(yè)心和高度的歷史責任感，要有實事求是的精神和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，能吃苦耐勞、不計報酬得失，甘為紅燭、人梯。為了能使工作高效，教務檔案管理人員還要有廣博的知識和精深的專業(yè)知識，隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，教務檔案管理人員也要與時俱進，不斷創(chuàng)新。

1.3保障人員的穩(wěn)定性。

檔案管理是一個系統(tǒng)性比較強的工作，且工作任務繁雜、責任重大，檔案管理人員若流動頻繁，會引發(fā)一些負面效應：一，不利于高校檔案管理的正常發(fā)展，可能引起工作的間斷或拖延。二，不利于其他工作崗位人員的穩(wěn)定性和責任感，使他們無法安心工作。三，會造成學校人力資源成本的損失和人力重置成本。因此，只有保障學校檔案管理工作人員的穩(wěn)定性，才有利于檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

2.教務檔案管理工作中的問題

2.1檔案的完整性欠缺，文件的規(guī)范化程度不高。

檔案形成的初期，是由系部上交的資料，他們雖然做了大量的工作，但由于對教學檔案意識的薄弱，所以有相當一部分資料比較分散或沒有記錄，從而導致檔案資料不齊全。另外還時常發(fā)現(xiàn)文件的格式不正確，在行文過程中缺乏文字的準確性、簡潔性、嚴肅性，用紙及裝訂也不規(guī)范統(tǒng)一，用筆不注意字跡的耐久性，也有的對文件擬稿至簽收的流程不清楚，在歸檔時就要查漏補缺，還有的附加資料不全，或是由于當時資料還在使用，后來又沒有及時歸檔。

2.2工作人員的主動性不強，業(yè)務素質有待提高。

教務檔案管理人員雖從事檔案管理工作，但總認為歸檔始終是學校檔案部門的工作，與自己的關系不大，只要到年終把資料一并上交就行，缺乏平時的收集、整理、分類、立卷，因此，就會導致一些資料的丟失或資料的混亂。另外，檔案管理人員大多是其他工作人員兼職的，缺乏檔案管理系統(tǒng)知識的學習，對業(yè)務范疇理解得不深，對檔案管理工作還在摸索中進行，所以，要使檔案管理工作有條不紊地進行，檔案管理人員就要充分發(fā)揮其主動性，不斷提升自身的業(yè)務素質。

2.3檔案管理手段落后，缺乏現(xiàn)代化管理。

當今社會正步入計算機和網(wǎng)絡的時代，作為原生信息的教務檔案的管理，也要與時俱進，實行數(shù)字化管理。以前，大多數(shù)學校的教務檔案都是紙質文檔，存放占用較大空間，并且不易長期保存，檔案管理主要依靠手工，工作效率低下，信息化管理手段明顯滯后，這樣就不便于對檔案的利用，師生進行查找、檢索費時費力，不能做到很好地為師生服務。

3.教務檔案管理工作的發(fā)展對策

3.1增強檔案意識，健全管理制度。

檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系。加強檔案意識，除了檔案管理人員從自身思想重視外，檔案部門也要經(jīng)常性地進行業(yè)務指導，更重要的是要加強宣傳，增強各級檔案人員的意識，使檔案意識深入人心。教務檔案管理是一項繁重而復雜的工作，在增強檔案管理意識的基礎上，領導層也要加大管理力度。高校院系處于教學、科研的第一線，是教務檔案最直接的來源，對其資料的收集和整理要制定系統(tǒng)有序的管理體制，落實各級教務檔案責任制，實行部門立卷，規(guī)定相應的檔案管理范圍，建立健全管理制度，保障教務檔案的完整性、文件的規(guī)范化。

3.2提升人員素質，提高服務水平。

檔案管理人員的素質決定了檔案工作的質量，也直接影響到對檔案的利用與服務的效率。各級領導應高度重視和積極支持教務檔案工作，充分重視檔案工作人員的再教育，學校綜合檔案室應經(jīng)常組織各級檔案管理人員學習檔案管理基礎知識，了解相關政策，同時應掌握常用的計算機知識和現(xiàn)代化管理的理論、技術和方法，不斷提高自身業(yè)務水平和素質，提高工作效率和質量。同時，教務檔案管理人員要樹立為一線教學服務的意識，克服重視收集、管理，輕視利用的思想，積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮教務檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高教務檔案的服務水平。比如，經(jīng)常利用一些典型的材料進行展示，充分開發(fā)檔案材料中的資源，使全體師生從內心產(chǎn)生一種奮發(fā)進取的效應，從而使學校的自身形象、學校的精神、先進人物的榜樣力量得到不斷的延續(xù)并加以繼承，在這其中檔案起了很重要的作用，從側面使人們也意識到檔案的重要性。

3.3加強信息化管理，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

檔案的最終目的是為利用者服務，檔案的價值在利用中才得以實現(xiàn)。教務檔案管理者要解放思想、更新觀念，從封閉的管理機制中擺脫出來，變被動服務為主動服務，大膽地利用計算機和網(wǎng)絡，探索教務檔案的現(xiàn)代化管理，構建檔案管理系統(tǒng)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；將電子檔案歸檔；把部分紙質檔案轉化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。搭建一座服務平臺，力求多角度、深層次、全方位地開發(fā)利用，為更多的用戶提供服務，使得在學校網(wǎng)絡環(huán)境下，師生可以在任何一臺計算機上查閱到自己權限內可以查閱的檔案信息，大大方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全，使檔案資源在保密范圍之外以優(yōu)質高效、無時空限制地進行共享，更好地為學校建設服務。

參考文獻：

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