教學(xué)視野中的高職院校檔案管理工作

摘要：文章針對高職院校檔案管理工作中出現(xiàn)的普遍問題，從檔案管理者的角色轉(zhuǎn)換、素質(zhì)的提升和引入目標(biāo)管理機制等方面提出了加強高職院檔案管理工作的措施，以便更好地為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；工作

高職院校檔案是一個集黨政管理、教育教學(xué)、科研、出版、基建、財務(wù)、儀器設(shè)備等眾多門類為一體的綜合性檔案體系。它作為學(xué)校一項重要的基礎(chǔ)性工作，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量、科研水平和管理水平的重要尺度。然而，長期以來，高職院校檔案工作存在著主動服務(wù)意識差、超前意識不強、管理人員素質(zhì)偏低的問題。這些問題，在很大程度上制約了學(xué)校檔案工作的發(fā)展。對此，本文就如何解決以上問題提出自己的看法。

一、實現(xiàn)從傳統(tǒng)的“信息保管者”到“信息開發(fā)者”的角色轉(zhuǎn)換

目前，大多數(shù)高職院校檔案管理者的觀念、意識還比較保守，在檔案管理工作中缺乏主動性和創(chuàng)造性，仍然停留在建檔、管檔、看家守攤、你送我收、你查我找的水平上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，使很多有價值的歷史檔案資料被遺忘在角落里，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。學(xué)校的檔案工作是一項服務(wù)性很強的工作，檔案管理的最終目的是開發(fā)利用。為了最大限度地滿足人們的不同需要，檔案管理者應(yīng)做好以下幾方面工作：(1)編輯有實用價值的二次文獻。主動了解學(xué)校工作的需求，對分散在各個案卷中的單一的、零散的檔案信息進行開發(fā)和加工，發(fā)掘整理出系統(tǒng)的有價值的信息資料，制成檔案加工品，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、制定規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、開展教學(xué)科研等各項工作服務(wù)。如編寫校史、大事記、杰出校友介紹、各種重要會議簡介、規(guī)章制度、科研成果、優(yōu)秀論文、摘要、干部任免、職稱評定等匯編材料的數(shù)據(jù)庫，以滿足人們不同的需要。(2)充分發(fā)揮檔案的宣傳與教育功能。檔案管理者應(yīng)充分利用室藏豐富這一優(yōu)勢。定期舉辦各種形式的、不同專題的檔案展覽，使其成為對外宣傳的一個窗口。如：定期舉辦杰出校友介紹展、校史展、師生科研成果展等活動，特別是對于師生參與科研活動的獲獎證書(獎品)、研制制作產(chǎn)品、實驗結(jié)果以及活動圖片、照片和實物等，積極進行展覽、展示，從而激發(fā)大家參與科研活動的熱情和積極性。(3)實現(xiàn)由封閉型管理向開放型管理轉(zhuǎn)變。學(xué)校檔案室應(yīng)主動將各類可公開的檔案信息聯(lián)入計算機網(wǎng)絡(luò)，檔案利用者可隨時隨意地查閱、瀏覽甚至下載所需的檔案信息。同時可及時收集利用者的使用意見、向特殊用戶及時傳遞各種信息。這樣，就使原來似乎是呆板、無用的檔案信息得以激活，并在學(xué)校教育教學(xué)、管理服務(wù)工作中發(fā)揮出潛在的作用。

二、加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)是檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的關(guān)鍵。目前高職院校的檔案管理人員整體素質(zhì)不高，真正科班出身的人員極少，受過檔案管理專業(yè)全面培訓(xùn)的工作人員也為數(shù)不多，多數(shù)為半路出家。兼職檔案人員流動性大，業(yè)務(wù)生疏，同外界交流少，很難增加自己的見識，創(chuàng)新更無從談起。而檔案管理的現(xiàn)代化，涉及信息論、控制論和系統(tǒng)論等多種學(xué)科，技術(shù)復(fù)雜，質(zhì)量要求嚴(yán)格，沒有一大批具有現(xiàn)代化管理意識和素質(zhì)的人是難以進行的。為此，建設(shè)一支高素質(zhì)檔案工作人員隊伍顯得尤為重要。具體做法是：(1)首先要對現(xiàn)有的檔案管理工作人員，制定出切合實際的教育培訓(xùn)計劃，通過定期和不定期、集中和分散、系統(tǒng)和專項的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)形式，加大對計算機、檔案專業(yè)方面的知識培訓(xùn)力度。使檔案工作者除了具備檔案專業(yè)知識外，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，即運用計算機及現(xiàn)代化通信設(shè)備進行電子信息的制作、維護和管理。同時，還應(yīng)具備較高的外語水平和法律知識等。(2)學(xué)校檔案部門人員要經(jīng)常深入各職能部門(處、室、系)，針對各部門的具體情況，重點指導(dǎo)檔案工作，提高兼職檔案員的專業(yè)理論和技術(shù)水平。(3)根據(jù)檔案材料性質(zhì)相同、相近的部門或經(jīng)驗層次不同的兼職檔案員優(yōu)化組合等方法，將學(xué)校的職能部門劃分為不同的檔案業(yè)務(wù)交流小組。這樣，有利于兼職檔案員之間的相互切磋、相互指導(dǎo)、相互監(jiān)督、相互競爭，不但能取長補短，共同提高，而且還可減輕檔案部門有限專業(yè)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)負擔(dān)。(4)組織檔案人員到兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，或邀請檔案方面的專家來校作報告。(5)選派業(yè)務(wù)骨干外出參加檔案管理研討班、培訓(xùn)班等，以學(xué)習(xí)先進的檔案管理技能，從而建立一支業(yè)務(wù)精湛、愛崗敬業(yè)、嚴(yán)守紀(jì)律、政治堅定的檔案管理隊伍。

三、引入目標(biāo)管理機制，提倡檔案管理工作激勵法

目前高職院校檔案主要是由各處、室、系上報而來，經(jīng)過的環(huán)節(jié)多，流程雜。且檔案整理工作多數(shù)是由兼職檔案員來完成，他們身兼數(shù)職，平時因忙于本職工作而往往忽略了檔案工作，致使檔案整理工作一拖再拖，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案管理工作的進程。為確保檔案管理工作開展有序，學(xué)校應(yīng)切實把檔案管理納入學(xué)校的工作計劃、崗位職責(zé)和管理考核內(nèi)容，要與各部門年度總結(jié)、年終考核、職務(wù)晉升、獎勵掛鉤。各系要劃分明確的責(zé)任人，實行“誰主管，誰負責(zé)，誰經(jīng)辦，誰負責(zé)的原則”，形成層層負責(zé)、職責(zé)分明、齊抓共管的檔案工作機制，保證檔案工作任務(wù)的全面落實。同時，要提倡檔案管理工作激勵法，即年終考核時，以其檔案工作做得好壞作為考核的依據(jù)，對平時檔案工作做得好的人員給予一定的精神與物質(zhì)獎勵，激發(fā)他們的工作積極性。

總之，做好高職院校的檔案管理工作，是學(xué)校檔案工作者義不容辭的職責(zé)。學(xué)校檔案管理人員要敢于突破那些與時代發(fā)展不相適宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題。把檔案管理工作提高到一個新的水平，更好地為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)。