外貿英語函電寫作技巧探析

摘要： 本文從外貿英語函電的特點出發，初步探討了外貿英語函電的作技巧及遵循的原則。

關鍵詞： 外貿函電 寫作技巧

外貿英語函電是指在對外貿易交往過程中，憑以交換信息的英語信函、電報、電傳、傳真及電子郵件等。它不同于普通的英語信件，它是用商業語言進行相互溝通的一種交流形式，其內容具備法律效力，是外貿活動的組成部分。因此，掌握好書寫外貿函電的原則和技巧，是進行成功交易的基礎。

一、外貿英語函電的特點

1.語言規范化。隨著對外貿易的日益頻繁，外貿函電的語言越來越規范化，不僅要求用詞、造句、語法、拼寫和標點符號規范且合乎習慣，而且用于約束各種商務活動的法律、法規和慣例的使用，也更為明確。

2.內容簡明化。外貿函電要寫得生動、具體和明確，特別是要求對方作出明確反映的信函，或是答復對方提出的要求和問題的信函，或是報盤、承諾，都要寫得清清楚楚、明明白白，毫無艱澀難懂之處，使收信人看后不會誤解寫信人所要表達的意思，用盡可能少的文字完整、清楚地表達需要表明的意思。

3.態度禮貌化。寫信要有理有節，注意禮貌，不要盛氣凌人，避免命令和粗魯。做到不卑不亢、得體脫俗，既尊重國際貿易的習慣，又維護本國利益，同時還要體諒對方，要顧及對方的要求、愿望和感情等，著重正面地、肯定地談問題，盡量避免否定地談問題。

4.格式“習慣”化。外貿在長期的發展中，逐步形成了許多約定俗成的國際慣例。外貿函電以其獨特的格式、慣用的商務詞匯、豐富的貿易術語、固定的句式和縮寫形成了獨特的函電文體，具有強烈的商業色彩。其生命力在于與實際商務活動聯系在一起，其語言形式、語言規范等都必須為具體的業務服務，用詞用語約定俗成，符合國際慣例，為世界各國商務人員所公認與接受。

二、外貿英語函電的寫作技巧

眾所周知，寫好外貿英語函電必須遵循4項原則，即4個C：簡潔（conciseness）、明確（clarity）、準確（correctness）、得體（courtesy）。這也是和外貿函電的特點相吻合的，具體來講：

1.把握簡潔原則。在國際貿易競爭愈加激烈的當今世界，簡潔在外貿函電寫作中顯得尤為重要，要用盡量少的詞來表達完整的意思，同時內容要完整、準確，語氣禮貌。

（1）適當使用縮略語。在長期的發展中，外貿行業逐步形成了許多既定的專業縮略語，準確使用縮略語可減少信件的篇幅，節省讀者的閱讀時間。如：

A.國際經濟貿易組織縮略語。如：WTO（世界貿易組織），EEC（歐洲經濟共同體），等等。

B.常用外貿英語縮略語。如：A/S（見票后或見票），F.O.B（離岸價），a/c（帳戶），等等。

C.常用信函縮略語。如：Re（regard關于），Enc（隨附），等等。

（2）句子結構應該簡潔，用單詞替換詞組和定語從句。如：①We require furniture which is of the new type.②We require new type furniture.②句講究簡潔，①句顯得煩冗累贅。

（3）內容簡明化，也就是說英語函電的內容應簡潔明了。函電的主題應當開門見山地提出，無需羅列一些繁瑣的客套，讓人感覺轉彎抹角。例如，給國外客戶去函抱怨貨物短量，這時可首先直截了當地告訴對方寫此信的目的，然后列舉重要事實、數字證明，最后在信中闡明你希望收信人為你做些什么。

2.把握準確的原則。在經貿易往來中，交易各方處于不同的國家和地區，由于語言文化的差異，極易產生誤解，而根據國際貿易慣例和法規，交易雙方往來的函電是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要行文嚴謹，措辭準確無誤。書寫外貿函電，在詞匯選擇上，要遵循選擇詞義相對單一的詞來替代詞義靈活豐富的詞這一原則。如：用tariff而不是tax，initiate而不是start，acquaint而不是be familiar，constitute而不是include等。

3.得體的原則。外貿英語函電是一種以國際商務為目的的書面語言交際工具，除了詞匯、語法上需準確無誤外，還要注意表達恰當、得體。

（1）重視文化背景。在跨文化的實際商務活動中，由于各國的政治、經濟環境及傳統習俗的不同，人們的商業價值觀、消費心理、經營習慣有很大的差異，不同國家、不同民族、不同地區間的商務交往，涉及到不同的文化心理和風俗習慣。這些細節在書寫外貿英語函電中要加以注意。

（2）注意寫作的對象。寫外貿信函時，除了注意對方的文化背景外，還要留意對方是潛在客戶、新客戶還是老客戶，根據環境、對象，選用最恰當的言語體式，以營造和諧的言語氛圍，取得最佳的交際效果。

4.禮貌原則。明智的外貿函電寫作者會尊敬貿易伙伴，會從對方的角度看問題，理解對方的困難。在尊敬對方感情和利益的同時，獲得對方的好感，促進交易的成功。即使雙方在貿易中產生分歧，甚至提出索賠，在外貿函電中也要有禮貌，為今后合作打下基礎。

（1）盡量少用否定句。否定往往產生消極的后果。在面對面的商務談判中，尚有解釋余地。但在寫信時，我們就必須逐字逐句，認真對待。因此，我們在寫信過程中，要盡量使語氣積極肯定，避免消極否定。如，Your letter is not clear at all.I can’t understand it.應避免使用“I can’t understand.”這樣的否定語氣，因為“不了解”有責怪對方表達不清的含意，最好改成：“If I understand your letter correctly…”此句既為對方保全了面子，又借機表明了己方觀點，一舉兩得。

（2）使用祈使句和疑問句表達禮貌的語氣。寫信人在表達自己的觀點或向對方提建議時，常有三種選擇：即陳述句、帶please的祈使句和疑問句。其中，陳述句過于直白、生硬而不宜使用，帶please的祈使句語氣比較禮貌。疑問句的語氣最客氣、委婉，并給對方留有余地。因此，在語氣的使用上盡量使對方感受到尊重，這樣才能贏得對方的尊重，營造良好的交際氛圍。

綜上所述，我們在書寫外貿英語函電時，一定要把握好外貿函電的特點規律，遵循外貿英語函電的寫作原則，只有這樣，我們才能書寫出完美的外貿英語函電，從而促進交易的順利進行。

參考文獻：

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