加強制度建設，提升農村財務電算化管理水平

推行農村財務電算化管理，是新時期深化農經改革的客觀要求，是鞏固農經行業地位的重要措施，對于建立規范的農村財務管理體系，實現農村財務管理的科學化、信息化和系統化具有重要意義。近年來吳忠市作為自治區首批財務電算化試點市（縣），對農村會計電算化進行了積極探索，目前全市95個行政村有49個村已經實行微機記賬，覆蓋率達52%，有效地提高了農村財務的規范化管理水平，提高了工作效率，促進了村務公開與民主管理工作，收到了較好的效果。但同時也對現行的財務管理制度提出了新的要求與標準。嚴格的管理制度是會計電算化系統安全可靠運行的保證，也是防止各種舞弊行為發生的有效措施。會計電算化系統的管理制度主要包括操作管理制度、系統維護制度和會計檔案管理制度等。

一、操作管理制度

操作管理制度是指應用單位對系統操作過程的控制和管理，其主要內容有權限設置、審核憑證、登記賬簿等。

1.操作人員權限設置

財會電算化通過設置口令，分配操作人員的權限，實現內部控制，達到規范管理的要求。應用單位應設置系統管理員，對操作人員口令密碼和使用權限實行嚴格的控制管理，即系統管理員根據操作需要確定操作人員，并根據會計工作崗位和人員分工情況分配操作人員的使用權限，確定相應的工作職責。

對會計主管、出納、制單、上機操作、審核、系統管理、檔案管理等都要明確到人，嚴禁出納兼管微機操作、審核和會計檔案資料的保管。每個操作人員只擁有分工范圍內的操作權限，口令是操作人員身份的標識。系統操作人員一般不能擁有對系統的修改權，也不能調閱系統的文檔資料和系統的源程序。操作人員之間應有必要的權限分工。

2.確保原始數據操作的準確度

在電算化會計中，原始數據在輸入中發生錯誤，計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作，因而其準確性完全依賴于原始數據輸入的準確與否。會計電算化這一固有弱點就要求：一切數據的處理方法和過程都必須規范化，并保證準確性和相對的穩定性，這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。

3.預防記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機

數據錄入人員只能嚴格按照憑證輸入數據，不能擅自修改憑證數據，如發現差錯，應退回手工憑證的編制及審核人員，由手工編制及審核人員進行修改。

4.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證未經核對而登記機內賬簿

數據錄入人員與機內憑證的審核人員必須由兩人分別擔任，不能互相替代。除系統維護員為進行軟件維護外，任何人員不能直接打開庫文件進行庫記錄的增、刪和修改數據。

5.配備上機操作記錄

所使用的軟件具有自動記錄上下機操作的功能，這些記錄應定期打印并存檔保管，一旦發生問題，追究責任有據可查，杜絕無權操作人員上機操作會計軟件。除此之外，系統各功能工作效率和質量應有記錄，并應對記錄的責任人、內容及事后分析、處理工作制定明確的規定。

二、系統維護制度

（一）硬件、軟件管理制度

主要是為保證計算機系統和機房設備的正常運轉和會計軟件的保密實行的控制，這是系統安全運行的基本條件。

1.保持機房和設備整潔。每次操作完畢，要按規定程序關機，整理好有關設備；每天將設備擦拭一遍，將機房打掃一次。

2.實行專機專用。裝有會計應用軟件的計算機，除可處理一般性文檔文書外，一律不得作其他用途，尤其不準上互聯網。

3.每個操作人員密碼不得相同，而且相互保密，確保非規定操作人員不能進入會計軟件操作。除授權外，非工作人員一般不得進入機房。

4.對計算機硬盤進行分區操作，正常業務處理在C盤操作完畢，要及時保存、關機。所有會計資料，每月要在D盤或其他區域保存一次。

5.對正在使用的會計核算軟件進行修改，必須由上級主管部門指定專門業務技術人員操作，本站人員不得隨意修改。

6.計算機硬、軟件出現故障時，由電算主管安排專人排除。

7.一般情況下，不得使用外來的磁性介質。確需使用時，必須經過查毒殺毒。本單位磁性介質經外單位計算機使用后，也必須經查毒殺毒后方可使用。

8.電算主管員每季末對機內軟件和會計數據必須檢查一次，防止被人更改及破壞。

（二）會計數據的安全保密制度

對會計軟件進行安全保密控制，定期檢查會計軟件是否被非法修改，定期檢查使用電腦是否存在病毒，目的是為了防止軟件被他人有意或無意篡改、更換或破壞。電算主管必須有強烈的保密意識，對整個電算系統的安全負有不可推卸的責任。

1.指定專人保管數據文件的備份軟盤，并實行嚴格的登記、監督制度；

2.未經上級農經部門授權不得輕易對會計核算軟件進行修改；

3.保管軟盤應做到防高溫、防霉、防震、防磁場、防盜等安全措施；

4.調閱會計軟件和會計檔案，須經鄉（鎮）農經站長簽字同意，并實行嚴格的登記監督制度。

三、會計檔案管理制度

會計電算化后，大量系統軟件、會計數據存貯在磁盤中，會計主管上機審核完憑證后，由計算機自動登賬，自動賬轉表，全部過程都在計算機里完成，既快捷又整齊劃一，使會計檔案也上了一個新臺階。但同時也對原有的檔案管理提出新的要求。檔案管理制度是存檔數據完整、安全、保密的保證，電算化系統的檔案管理制度除原有的檔案管理制度外，還應有：

1.以磁性介質存儲的和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等會計數據，必須存檔保管。保管期限與手工記賬資料一致。

2.磁性介質保存的會計檔案，除做到防火、防潮等紙質檔案管理的一般要求外，還必須做到防磁、防塵。會計賬簿和會計報表等重要資料必須保存雙份，并要求分別存放。

3.保存會計檔案的磁性介質上，必須要有明確標記，以便于歸類保存和查找。

4.利用磁性介質保存的會計資料，每年初檢查一次，每三年重新復制一次，防止因損壞造成資料丟失。

5.各村的會計檔案單獨逐年保存在磁性介質中，不得將不同村的檔案保存在同一磁性介質中。

6.原始憑證仍然單獨立卷存檔。

四、機房設備管理制度

機房設備安全和計算機正常運轉，主要通過機房管理制度來保證。機房管理的主要內容包括：

1.配備穩壓電源和不間斷電源，建立對設備進行經常性檢查的定期維護保養的規定，對機器設備的運行情況及維修情況應進行記錄；

2.操作密碼由電算主管設定，每半年更換一次；

3.操作人員操作完畢或中途離開機房，必須退出會計核算軟件，不得在會計軟件應用狀態下離開機房；

4.建立必要的應急計劃，并制定相應措施以保證發生故障時系統能及時得到恢復。

值得注意的是，僅有嚴密的制度還不夠。制度靠人來執行，因此對制度的執行情況應做經常性的檢查。軟件投入使用后，要尋找既能適合本單位特點，又能發揮軟件作用的最佳途徑，并認真總結經驗，找出在實踐中遇到問題的解決辦法，達到操作規范、管理科學的目的。

深化對電算化會計系統中的制度建設，是當前實施電算化工作的關鍵一環。增強大家對電算化會計系統中管理制度的重視，將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展，真正做到保證相關會計數據的可靠性和真實性。