高校離退休檔案管理實用四則

摘要： 本文提出建立完善、系統的高校退休人員檔案庫的四大基本步驟：建立人事檔案、建立健康檔案、建立專業技術人員資料檔案、建立特殊流動人員情況登記表。做好離退休檔案工作是利用現代化檔案管理退休人員、服務退休人員、組織退休人員，充分發揮老同志身上蘊藏的能量的一種有效形式。

關健詞： 健康檔案 特殊流動人員情況登記表 檔案信息資源

我國步入老齡社會以來，高校退休人群所占學校總人數比例越來越大，達在職人員的1/3甚至1/2，而在這部分人員中，大多是管理經驗豐富的老干部、教學水平高的老教授、學術造詣深的老專家，他們堪稱學校的寶貴財富，社會的珍貴資源。近年來，隨著高校檔案工作在申報考評高校的整體發展中所起到的重要作用，高校退休人員檔案管理工作也逐步受到重視，很多高校的離退休工作處專門設置兼職檔案員，并鼓勵和組織他們參加系統培訓。但其工作畢竟起步較晚，處于探索階段，仍有許多需要研究和解決的新情況、新問題，筆者也在工作實踐中積累并產生一些建議，與同行進行交流。

現階段，高校中退休的老同志已不在職在編了，其管理服務工作雖由學校離退休工作處負責，但養老金實行社會化發放，醫療保險也交由社會保障局負責，特別是退休人員居住的城市街道和社區屬地管理人員的介入，使得高校退休群體的管理尤其復雜。因此，筆者認為建立完善、系統的高校退休人員檔案庫，特別是除退休人員在職期間的人事檔案以外的健康檔案、專業技術人員資料檔案、特殊流動人員情況登記表的系統建立，是溝通社會化管理的一座橋梁，也是利用現代化檔案管理退休人員、服務退休人員、組織退休人員，充分發揮老同志身上蘊藏的能量的一種有效形式。

一、建立離退休人員人事檔案

高校人事部門在辦理新退休的老同志的退休手續時，離退休人員檔案管理者同時從人事部門提供的該同志人事檔案中拷貝資料，建立退休人員初始檔案。

1.建檔時應認真落實退休人員在職期間的所有相關檔案資料，包括各基層檔案形成部門的黨團、任免、獎懲、職稱評聘、工資、學歷、業務考績、科研成果及崗位的變動等等歸檔材料。

2.退休檔案管理工作人員還應多方收集其余情況資料，建立包括：

A、退休人員退休履歷表（含退休人員個人愛好、特長登記表、文體活動登記表），標注退休人員退休時歸屬單位，方便日后與各部門開展愛老敬老活動。

B、社保醫保資料登記表（含社保卡號、家庭住址、聯系方式，家屬聯絡方式等）。

C、確認并建立老人的老年大學學員檔案資料和老年科協會員檔案資料。

以上資料應通過對退休人員原屬部門和家訪逐一了解、詳細登記，以保證初始檔案的完整性，為日后充分利用檔案資源打下良好的基礎。

3.短缺的檔案材料要及時彌補，確保屬歸檔范圍的、關系退休老同志切身利益的、有價值的檔案資料全部歸檔。

建立退休人員初始檔案時，確認退休前職稱待遇是相對關鍵的一項工作，這關系到老人的切身利益。

二、建立離退休人員健康檔案

高校人事檔案中，健康檔案一直是一項空白。離退休人員的健康狀況記錄，其實是我們有組織、有計劃地安排其中一些身體較好、有精力、有經驗、有專長的老同志開展一些力所能及的科研活動、社會辦學、關心下一代、某些管理工作、科技咨詢等活動的重要依據。要想充分發揮離退休檔案信息資源的效益，首先要以服務為建檔的宗旨，建立記載離退休人員身體狀況各項指標的健康檔案：

1.包括全面的健康檢查的內容：五官科、外科、內科、肝功能、找癌細胞化驗、B超、心電圖以及特殊檢查等。

2.包括對患有特殊病癥（癌癥、高血壓、惡性腫瘤、冠心病、糖尿病等）的離退休人員，建立特種病定期檢查記載檔，在首次建檔時，檢查應該全面細致，盡可能地把反映人體健康的資料有系統分層次地收錄進去。

3.健康檔案還應建立病情摘要及處治方案，應對離退休人員每一次住院的詳細病情的簡明摘要及處治方案的主要內容有較詳細的記錄，這對隨訪健康狀況都有著極其重要的作用，是健康檔案中必須具有的內容。

4.離退休人員的健康檢查項目存在不固定性，健康檢查獲得的資料因而具有不連貫性、不完整性的特點。因此，檔案管理人員在每次體檢完畢后，應及時補充新增檢查項目，特別包括高校所在地區不定期發起的各種疾病普查內容及結果入卷歸檔。

5.退休人群中，部分老人會因種種原因遠居國外或者外省份，根據相關政策，檔案管理人員應及時建立異地居住退休老人的異地就醫情況登記卡，詳細記載老人健康、就醫、藥費報銷和聯絡方式等情況。

現階段，各高校每年一度的體檢結果都由體檢醫院出據完整系統的體檢報告發給個人，檔案管理人員只要及時收集整理，分類歸檔，健康檔案就會為離退休人員社會化管理提供最直接有效的服務。

三、建立離退休專業技術人員檔案

離退休人群中的許多老同志知識寬厚、專業性強，他們畢生從事教育事業和鉆研專業，直至退休仍希望將未完成的科學研究繼續下去，要充分發揮這些老教授、老專家的專業特長，搞好人才資源的二次利用，建立并補充這些離退休專業技術人員的檔案顯得越來越重要。

高校專業技術人員的檔案相對比較完備，離退休檔案管理者通過人事處、科研處等相關部門收集到離退休專業技術人員在職期間的檔案資料，收集的原則是真實反映離退休專業技術人員在工作、學習中形成的，記錄其一生經歷和貢獻的有價值的資料，同時通過聯系本人收集補充退休后仍然從事科研工作的資料，包括：

(1)離退休前后作為高級專家時所從事的職務、科研活動的文章、報告、演講稿、聲像影音資料等。

(2)離退休前后從事的科研項目的取得成就的作品及重大科研成果的圖片，以及各類獲獎證書、專利審批復印件等。

(3)離退休前后獲得的社會名人專家的評價、上級科研部門的表彰復印件等。

(4)部分離退休后聘用單位聘書復印件，以及所在單位的任職、科研情況等都是極有保存價值的檔案資料。

高校離退休專業技術人員的檔案既是學校的知識財富，又是社會的知識財富，這記錄著專業技術人員智慧、經驗和成果的資料檔案，給后人查閱、借鑒和享用提供了便利平臺。

四、建立離退休特殊流動人員情況登記表

近年來，離退休人員中，很多老人異地投靠子女，或隨兒女僑居海外，不易聯系。這些特殊流動群體的逐漸增多，給養老金的認證帶來極大的困難，同時也給老人的社會醫療保障帶來了很多不便。為了減少這些問題的發生，離退休檔案管理者應及時與老人聯絡，爭取掌握第一手資料，在第一時間里登記離退休人員流動人員詳細情況，筆者結合自己的工作情況，特制訂如下列表：

離退休特殊流動人員情況登記表

通過對特殊流動人員詳細情況的收集登記，使離退休人員檔案管理更趨于清晰明朗，便于查找統計，提高工作效率。

高校離退休人員檔案管理是為離退休老人提供相關人事服務的依據，是做好離退休人員晚年生活服務，促進社會安定的一個重要保障。綜合以上四點，根據離退休工作的特殊性，離退休檔案管理者要積極努力提高個人的綜合素質，注意研究在檔案工作中出現的新情況，解決新問題，避免檔案管理分散、零亂，為發揮檔案信息資源服務社會化，提升離退休工作人員管理水平，實現高校離退休人員與社區、市級社保機構之間的遠程查詢與資源共享，發揮退休人員的專業特長，提供最具價值的保障。