基層疾控防疫機構業務建檔及管理模式探討

摘 要：綜述基層疾控防疫機構業務建檔存在資料不全、保存分散、制度不完善、概念模糊、利用率低等問題，同時提出定性分類、分級管理、數據錄集、及時更新、規范建檔與建特色檔結合的建議。

關鍵詞：基層疾控防疫機構；衛生防疫；業務建檔

中圖分類號：R197.32文獻標識碼：A文章編號：1673-2197（2008）09-0129-02

基層疾控防疫機構承擔著疾病控制、衛生監督監測、健康教育等群體預防工作，是我國疾控工作最為基礎、不可或缺的一線環節。基層疾控防疫機構在日常工作中，形成了大量的業務技術檔案，它不僅是業務活動和質量管理的重要依據，也是大規模科研和政策制定的原始數據源。隨著管理目標的不斷提升和各種技術手段的應用，對基層疾控機構的業務建檔和管理使用也相應提出了更高的要求。

1 當前存在的問題

1.1 基礎檔案資料不全

由于歷史原因和以往技術條件的限制，許多基層疾控機構的基礎檔案資料不夠完整，缺失較多。這其中既有管理和認識方面原因造成，現在仍可補充完善的檔案資料；也有相當多的原始資料是日后無法彌補的。

1.2 管理保存分散

因職能定位和管理序列等方面曾幾經變更，致使業務檔案的管理較為分散，站、科二級管理模式較為常見，但各地存在站科職能劃分和管理的差異，采取的管理模式也不盡相同，各級業務部門之間脫節較多，使得相互交叉、相互推諉和銜接不夠的情況時有發生；甚至有些較為重要的檔案資料未實現專人專管，散落在相關工作人員個人手中，而隨著工作的變動等發生新的缺失。

1.3 專管制度不完善

部分基層機構檔案管理制度不健全，缺乏統一的管理標準和相關的檢查考核制度，這既不符合檔案管理的基本原則，也不能滿足衛生防疫業務開展的需要。相當一部分機構未安排專門的檔案管理人員，也少有進修學習機會，缺乏系統的檔案知識培訓，其管理水平多停留在經驗上，缺乏創新和活力。

1.4 建檔認識不足，概念模糊

許多基層機構對業務檔案管理的重要性認識不足，不僅對資料不能準確、及時、完整地整理歸檔，進行進一步的信息資源開發；而且由于未對大量監督監測材料做進一步加工，形成分析性報告，而形同一般性工作小結，致使檔案資料的效用大打折扣。此外，還有相當一部分檔案資料已經陳舊過時，但又不能及時更新或更新不夠，也嚴重影響了其使用價值。

1.5 調檔困難，利用率低

基層機構普遍硬件條件差，運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，許多還是手工收集、檢索，信息量小，調檔困難，利用率低，不利于檔案的收集、利用和開發。

2 建議

2.1 定性分類，分級專管

基層疾控機構檔案分類仍應按照總體性、綜合性、分析性和學術性的原則進行劃分。那些能夠反映業務工作全貌和工作水平，有利于把握全局做出正確決策的檔案資料應由防疫站專管，其中包括：業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案；各項業務工作計劃、總結、月報、旬報、年報、調查表等；法定傳染病和慢性病的流行病學調查、防治規劃、總結和監測綜合材料及疫情動態分析、疫情流行趨勢預測等；計免方案、效果觀察和接種事故的調查，免疫監測報表；衛生監督、監測的總結分析；重大事故、疫情暴發、食品污染與防治、食物中毒調查處理檔案等。站管檔案應由各科兼職檔案員負責收集、整理、立卷，并定期交由站檔案室統一歸檔保管和使用。除此之外，在日常業務活動中形成的大量服務對象檔案材料，則由各科兼職檔案員負責收集、整理、立卷，并負責保管和備查。這樣站、科兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業務檔案數量間的矛盾。

2.2 重視基礎數據采集

防疫業務具有較強的延續性，在監督監測中，經常會使用到前一年或前幾年形成的監督監測檔案進行比對，這就要求相關的基礎數據必須完整、準確，而基礎數據的采集往往需要大量細致的工作和積累才能完成。

2.3 及時更新核對

業務檔案的一個重要特性就是時效性，這就要求建檔管理過程中必須不斷進行核查更新，以保證新資料的補充和完善，同時，還要對一部分不再具有保留價值的檔案資料進行注銷和替代更新。

2.4 規范建檔與建特色檔結合

業務檔案管理應與其它檔案的管理一樣，要對照等級站標準，制定一整套健全的規章制度，對每一項工作環節都要有具體規范要求，真正達到規范化、制度化、科學化，減少隨意性和盲目性，達到管理效能高效化和管理行為法制化。各地還可根據自己工作的特點和不同要求，建立自己的特色業務檔案，這不僅可以更好地滿足防疫業務工作日常需要，也是科學發展觀的要求和體現。

2.5 加強交流溝通和利用

提高全體工作人員對業務檔案規范化和重要性的認識，是有效溝通和利用的基礎和前提，因為大家既是原始檔案的形成者，又是日后的利用者和受益者。在原始檔案資料形成階段就要嚴格認真，要對日后檔案資料的準確性、完整性負責。檔案管理者更應有針對性地對相關信息進行加工整理，以便為基層的科研防病工作服務，并有利于開展站際，乃至更大范圍內防疫信息的交流和利用。此外，實驗室質量控制認證、衛生防疫站等級考評、網上辦公資源共享等都是促進規范建檔和提高利用度的有效途徑。

（責任編輯：姜付平）