數據標準化與科學管理的方法

摘要 基于高校實現信息化管理中存在的問題以及已經采用的一些數據共享的方法，提出數據標準化和制定相應的規章制度是實現信息化管理的基礎工作。舉例說明各職能部門數據庫的建立方法，指出統一工作標準規范與靈活的工作方法相結合才是高校科學管理的好方法。

關鍵詞 數據標準化；共享數據；數據庫；科學管理

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1671-489X（2008）24-0128-03

進入21世紀，學校管理工作最顯著的變化是信息化。各項工作都有統計數據，準確而科學的數據可以作為工作的總結，也可以作為領導的決策依據。科學地收集數據，充分利用已有的數據是實現科學管理的基礎。

1 管理工作中數據處理問題

自從使用計算機以來，管理工作顯得更加忙碌。錄入數據、核驗數據、統計匯總數據，使得管理人員埋頭在計算機前疲憊不堪。每到年底各職能部門的數據報表紛紛發到基層，例如院系一級的管理人員就會收到學校下發的許多報表，有人事、科研、教務、黨務等等部門的報表。報表中的重復數據有許多，經過不同人的錄入難免又出錯，收集數據、核準數據占用了大量時間。因此，數據的科學管理要盡快解決，這樣才能提高管理層的工作效率。

目前硬件條件已經具備，各職能部門的專用管理軟件已經應用，網絡系統已經把人們連接在一起，然而沒有實現的是數據共享。比如各管理口都在分別錄入同一個人的人事信息，而最新、最權威的信息應來自人事處，這樣大量數據的冗余與錯誤就會很多。各職能部門的數據庫缺乏有效的關聯，就不能提供準確、及時、有效的可信數據來源，因此影響了學校信息化水平的提高。

2 解決數據共享的方法

近年來針對實現管理信息化這個問題做過各種嘗試，首先想到的是建立在統一的學校管理系統下。有的高校花費了大量資金聘請軟件公司做這些工作，因制作人員不熟悉各部門的工作程序做系統難度很大，做出的系統不適用，往往不被基層單位所接納。另外，計算機技術更新非常快，管理工作方式也在不斷改進，這樣龐大的管理系統其生命力不會很長，如果不斷地更新系統，工作量又會很大。因此，制作統一的學校管理系統不實用，還是各部門制作自己的管理系統使用起來更方便，但是要考慮解決數據共享的問題。

實現數據共享可以建立共享數據庫。如果各部門系統中的數據庫結構不同，就不能直接使用共享數據庫中數據，需要轉換才能使用。這樣無論哪一類型的數據庫都可以作為共享數據庫。有的單位建立了共享的數據服務器和統一的數據交換平臺[1]。無論共享數據存于哪里，在哪里進行數據轉換都不重要，重要的是共享數據要和各職能部門的數據一致即唯一性，數據的結構要統一才便于數據流通。

3 數據標準化是數據共享的基礎工作

為使共享數據庫中的數據能為各部門方便地使用，就必須做數據標準化的工作，即共享數據庫中的數據結構的設計要標準化。就是說，共享數據庫中各表所含項目要全且重復信息少，各項目表示方法要一致。例如，人事表中工作日期一項的數據結構：域名——“工作日期”，數據類型——字符型，數據寬度——15位。如果工作日期是1980年9月至2000年7月，在人事表中表示為“1980.09-2000.07”。這種表示方法約定一致了，就會給數據共享帶來方便。數據標準化的過程就是消除不必要的重復數據并提供所有有用信息，使得數據無冗余，可快速創建索引和排序，快速建立表間聯系，優化查詢。創建高效數據庫的過程稱為“標準化”。經過數據標準化處理的共享數據庫生命力會很長，它不受操作環境變化的影響，因此它是非常重要的基礎工作。各校領導不應只重視操作環境的建立，更應該重視基礎工作。因為它不僅是哪個部門、哪部分人的事，它需要統一的數據標準規范，統一的信息化管理規章制度[2]。例如，各職能部門必須開放的數據范圍的制定。

4 共享數據庫在高校管理系統的部分應用實例

在人事部門建立教工人事庫，人事庫中由各表組成，可將“工作證號”作為關鍵字關聯各表，進行人員的查詢（圖1）。

在教務部門建立教務管理數據庫，建立各有關表，其中“教師基本信息表”來自人事管理數據庫中“教工基本信息表”的有關任課教師信息。可將“課程代號”作為關鍵字關聯各表，查詢課程信息。也可將“學號”作為關鍵字，查詢學生修學情況（圖2）。

組織部門建立組織管理數據庫，黨務信息存于各表中，其中“人員基本信息表”來自人事管理數據庫中“教工基本信息表”和教務管理數據庫中“學生基本信息表”的有關人員信息。可以建立以“工作證號/學號”為關鍵字的關聯，做黨員信息查詢，也可以建立“支部名稱”和“所屬單位”為關鍵字的關聯，做支部信息查詢（圖3）。

還應有科研、統戰、房管、財務、后勤等等許多數據庫。

這些數據庫建立以后可共享部分數據。共享數據可存于統一的共享數據服務器中，這樣這臺服務器的安全、可靠、速度的問題就不容易解決。如果這些共享數據分散在各職能部門有些問題就容易解決。有了網絡就沒了距離，共享數據庫不一定建立在一臺機器上。當然對數據庫要進行保密處理，在安全訪問的前提下，不同的職能部門查詢數據的范圍是不同的[3]。

例如對教師做工作考核時，要得到表1，可以從各部門得到最新信息，不需要發到個人去填寫。

5 統一的工作標準規范與靈活的工作方法

管理領域的計算機化發展到今天，軟硬件條件都已經很成熟，只是應用還有待提高。之所以基層單位不愿使用上級部門配備的管理軟件，是因為上級部門在制作軟件時考慮了適應不同單位的通用性，而無法考慮本單位工作的特殊性。因此，基層單位的管理軟件最好是自己制作，上級部門應該只注意經過標準化處理后的共享數據庫及相應制度的建立。基層工作是與時俱進的，工作報表隨時都有可能調整。有了共享數據庫，可以不受管理軟件的限制，隨時制作各種報表。當務之急是建立數據標準化的共享數據庫。數據的標準化是基礎工作，是統一的工作標準規范，它會為各基層單位數據流通帶來很大方便，可以為領導層及時地提供準確的信息，還可以大大提高管理人員的工作效率。統一的標準規范與靈活的工作方法相結合才能達到高校管理工作的和諧發展。

參考文獻

[1]張青，王保民，何月梅.高校數據平臺的設計與實現研究[J].中國成人教育，2008(14):36-37

[2]于威.高校管理信息化建設芻議[J].科技信息，2007(7)165

[3]查欣.基于數據挖掘的高校管理信息系統設計與實現[J].中國現代教育裝備，2008(2)53-55