淺談ＩＴ項目成本控制措施

據(jù)調(diào)查，只有37%的IT項目在計劃時間內(nèi)完成，42%在預算成本內(nèi)完成。IT項目成功率不高的根源在于IT項目管理是系統(tǒng)工程，需要運用多種手段對項目的時間、成本、質(zhì)量和風險進行嚴格控制。其中關(guān)鍵控制點之一就是項目的成本控制。

項目成本控制及其目標、內(nèi)容和原則

項目成本控制是指為保障項目實際的成本不超過項目預算而進行的管理活動。它對確保項目按時、按質(zhì)、經(jīng)濟高效地實現(xiàn)既定目標有重要意義。項目成本控制工作是在項目成本計劃的基礎(chǔ)上開展的。它是根據(jù)各項工作需要的實際費用與計劃費用進行比較，對成本費用進行評價，并對未完項目進行預測，從而把成本控制在預算范圍之內(nèi)[1]。對項目的最終成本進行預測的工作也屬于項目成本控制的范疇。項目成本控制工作包括: 監(jiān)視項目的成本變動，確保實際發(fā)生的項目變動都能夠有據(jù)可查; 防止不正確的、不合適的或未授權(quán)的項目變動所產(chǎn)生的費用被列入項目成本預算; 采取相應的成本變動管理措施等[1]。

通常，在項目成本控制中，項目團隊應該注意保持成本和收益的聯(lián)動關(guān)系，維持一定比例的成本和收益。具體而言，項目成本控制應遵循幾個原則: 成本最低原則; 全面成本控制原則；動態(tài)控制原則; 目標管理原則；責、權(quán)、利相結(jié)合原則[1]。

IT項目成本控制中存在的問題

系統(tǒng)開發(fā)相對業(yè)務需求存在滯后性信息化項目是IT技術(shù)在企業(yè)業(yè)務的應用，其開發(fā)和實施都建立在業(yè)務部門提出的項目需求之上。然而，由于項目開發(fā)和實施時間較長，常在系統(tǒng)開發(fā)完畢后業(yè)務需求卻已經(jīng)改變，致使項目不得不重新進行開發(fā)，因而影響項目成本。

項目實施過程中出現(xiàn)預算外的項目需求在IT項目實施過程中，各種與業(yè)務相關(guān)的應用需求紛至沓來，不斷增加的項目需求將使項目預算不斷增加，從而影響項目成本。

對人力資源成本估計不足在項目管理中“人”的因素極為重要，因為項目中所有活動均是由人來完成的。但在IT項目中往往對硬件、軟件等硬性成本十分關(guān)注，卻忽略人力資源這一軟性成本。

加強IT項目成本控制的措施

訂立和控制成本基準線為保證系統(tǒng)正常運行需要產(chǎn)生長期的系統(tǒng)維護費用，這筆費用的多少與IT成本基線有密切關(guān)系，基線成本大概占整個項目平均成本的70%左右。

清晰理解IT成本評估原理據(jù)行業(yè)估計，IT項目高失敗率的主要原因之一是IT項目的開銷平均超過原始估計的100%，企業(yè)管理層不能忽視專業(yè)的建議和忠告。

發(fā)揮系統(tǒng)投資的杠桿作用應用程序、購買的軟件、網(wǎng)絡、基本設(shè)施和任何IT投資都應進行有規(guī)律的檢查，確保實現(xiàn)最大價值和滿足原始ROI目標[2]。

降低項目短期成本可行的方法包括控制項目范圍、控制人力資源成本、協(xié)商好可能的價格。

削減項目長期成本包括采用精簡的項目團隊，消除重復的過程及過程中不必要的開支，分清主次對資源進行選擇。

利用管理驅(qū)動IT投資決策IT是企業(yè)戰(zhàn)略一部分，必要時可通過組建不同的管理委員會進行決策和控制[3]。

這些措施還包括：量化IT投資的價值和利潤比；做好角色和職責分配，以及人員配備管理計劃，平衡需求，減低人員閑置時間；強調(diào)項目管理人員的成本控制責任。

總而言之，IT項目成本控制不單純是項目財務方面的工作，也不僅僅是項目經(jīng)濟方面的工作，而是經(jīng)濟、組織、管理和技術(shù)等多方面工作的總和。要實現(xiàn)項目成本的全面控制，最根本的任務是要控制項目各方面的變動，即必須從事前、事中和事后3個階段進行有力控制，從而實現(xiàn)全面控制成本變動的目標。

參考文獻

[1]章銀武.項目管理職位工作手冊[M].北京:人民郵電出版社，2005，6

[2]汪牧清，夏敬華，聞博.CIO工作手冊[M].北京:電子工業(yè)出版社，2004，7

[3]朱戰(zhàn)備，孟凡強，范曉虹.IT規(guī)劃[M].北京:機械工業(yè)出版社，2004，1

（作者單位：廣東工業(yè)大學經(jīng)濟管理學院）