淺談新建本科院校教師業(yè)務(wù)檔案管理

教師業(yè)務(wù)檔案作為一種信息資源，在微觀上，涉及每個(gè)教師教學(xué)、科研等多方面業(yè)務(wù)活動(dòng)，是教師勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶，反映了教師個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績(jī)；在宏觀上，反映了一所高校師資隊(duì)伍的整體素質(zhì)和辦學(xué)水平。加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)，是新建本科院校一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和前瞻性、深化教育教學(xué)改革、實(shí)現(xiàn)高校科學(xué)管理具有重要意義。

建立高校教師業(yè)務(wù)檔案的必要性

一、教師業(yè)務(wù)檔案為建立和完善教師發(fā)展性評(píng)價(jià)體系提供依據(jù)

高校教師的業(yè)務(wù)檔案是高校教師在教學(xué)、科研活動(dòng)過程中形成的，是教師業(yè)務(wù)活動(dòng)情況的歷史記錄，具有原始性和真實(shí)性特征。教師業(yè)務(wù)檔案能真實(shí)地反映教師德、能、勤、績(jī)等多方面的情況，因此，依據(jù)教師業(yè)務(wù)檔案材料就能比較客觀、公平、合理地評(píng)價(jià)出每一位教師教學(xué)成績(jī)的大小、學(xué)識(shí)水平的高低、科研能力的強(qiáng)弱，為評(píng)定職稱、晉升工資等工作的開展提供重要的憑證。而且，通過教師業(yè)務(wù)檔案，不僅能夠方便、快捷、高效地掌握教師過去與現(xiàn)在的專業(yè)狀態(tài)，而且還能夠根據(jù)教師最新教學(xué)和科研信息科學(xué)把握其未來發(fā)展的潛力、方向，為其設(shè)計(jì)發(fā)展目標(biāo)和計(jì)劃。筆者認(rèn)為，建立和完善教師工作發(fā)展性評(píng)價(jià)體系，更能全面、客觀地評(píng)價(jià)教師的工作績(jī)效和綜合素質(zhì)。教師發(fā)展性評(píng)價(jià)關(guān)注教師的過去和現(xiàn)在及其未來的發(fā)展，在內(nèi)容上既要考核專業(yè)能力，又要考核師德學(xué)風(fēng)；既要考核科研，又要考核教學(xué)；既要考核學(xué)術(shù)工作，又要考核社會(huì)工作。很顯然，健全完善的教師業(yè)務(wù)檔案，為教師發(fā)展性評(píng)價(jià)提供了準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。

二、教師業(yè)務(wù)檔案為高校實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理提供依據(jù)

師資隊(duì)伍建設(shè)是辦學(xué)的關(guān)鍵，而教師業(yè)務(wù)檔案正是對(duì)師資隊(duì)伍發(fā)展的歷史過程全面記載。首先，通過對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案中各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，能夠看出師資隊(duì)伍的各種結(jié)構(gòu)，如數(shù)量結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷學(xué)位結(jié)構(gòu)、學(xué)緣結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、學(xué)科專業(yè)結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀，反映當(dāng)前師資隊(duì)伍整體素質(zhì)狀況。為學(xué)校決策者在師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)科與專業(yè)建設(shè)、人才招聘計(jì)劃等學(xué)校重大問題決策時(shí)提供依據(jù)。其次，教師業(yè)務(wù)檔案是開發(fā)人力資源、合理使用人才、培養(yǎng)人才的需要。教師業(yè)務(wù)檔案反映了教師的思想理念、工作態(tài)度、治學(xué)精神、品德修養(yǎng)、教學(xué)科研能力和業(yè)績(jī)成果等，是做好選拔學(xué)術(shù)帶頭人、教學(xué)骨干等工作的憑證依據(jù)。同時(shí)，我們還可以根據(jù)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，找出師資隊(duì)伍的問題和不足，有的放矢地加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)及學(xué)科專業(yè)建設(shè)。第三，教師業(yè)務(wù)檔案為深化教育教學(xué)改革提供廣泛的信息資源。教學(xué)質(zhì)量的高低與教師工作的各個(gè)環(huán)節(jié)密切相關(guān)。教師業(yè)務(wù)檔案真實(shí)記錄了以往教學(xué)活動(dòng)的全過程，匯集了豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，從中吸取有益的啟迪和借鑒作用，對(duì)于深化學(xué)校教育教學(xué)改革、實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展具有重要意義。

三、教師業(yè)務(wù)檔案為本科教學(xué)工作水平評(píng)估提供依據(jù)

普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估是國(guó)家教育行政部門對(duì)高校綜合實(shí)力和各項(xiàng)工作的全面評(píng)估，其目的是為了促進(jìn)高校進(jìn)一步明確辦學(xué)指導(dǎo)思想，改善辦學(xué)條件，加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)。深化教學(xué)改革，提高管理水平，逐步建立和完善自我發(fā)展和自我約束的機(jī)制，不斷提高教育質(zhì)量和辦學(xué)效益。評(píng)估的結(jié)果直接影響一所高校的社會(huì)聲譽(yù)和地位，關(guān)系到師生員工的切身利益，引起越來越多高校的重視?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估指標(biāo)體系》中共有7個(gè)一級(jí)指標(biāo)，19個(gè)二級(jí)指標(biāo)，44個(gè)觀測(cè)點(diǎn)。雖然“教學(xué)業(yè)務(wù)檔案”在評(píng)估指標(biāo)體系中沒有單獨(dú)設(shè)立條目，但評(píng)估指標(biāo)體系的各項(xiàng)指標(biāo)和觀測(cè)點(diǎn)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，都以教學(xué)業(yè)務(wù)檔案反映的情況做依據(jù)。如在七項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)(辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍、教學(xué)條件與利用、專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果)中。師資隊(duì)伍位列第二大點(diǎn)，包括師資隊(duì)伍數(shù)量與結(jié)構(gòu)和主講教師兩個(gè)二級(jí)指標(biāo)。我校迎評(píng)促建工作設(shè)計(jì)二級(jí)指標(biāo)師資隊(duì)伍數(shù)量與結(jié)構(gòu)的支撐材料，包括師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，師資隊(duì)伍建設(shè)與管理的政策和措施，近三年生師比統(tǒng)計(jì)表，專任教師名冊(cè)，師資特征結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，教授、副教授名冊(cè)，重點(diǎn)專業(yè)、主要公共基礎(chǔ)課、實(shí)驗(yàn)教學(xué)(技術(shù))人員情況，學(xué)術(shù)帶頭人和骨干教師材料，專任教師中具有博士和碩士學(xué)位教師名冊(cè)，專任教師出國(guó)進(jìn)修情況及統(tǒng)計(jì)表等；二級(jí)指標(biāo)主講教師的支撐材料包括主講教師資格認(rèn)定辦法及措施，近三學(xué)年主講教師名冊(cè)以及學(xué)校主講教師崗位資格統(tǒng)計(jì)報(bào)表，新任教師上崗培訓(xùn)情況，關(guān)于教授、副教授為本科生授課的相關(guān)文件，教授、副教授授課情況統(tǒng)計(jì)表，重視提高教師教學(xué)水平的文件與措施，教師獲教學(xué)名師獎(jiǎng)、教學(xué)成果獎(jiǎng)，精品課程，課程教學(xué)質(zhì)量學(xué)生評(píng)價(jià)，科研課題和成果，學(xué)生參與教師科研課題等體現(xiàn)科研促進(jìn)教學(xué)的材料。顯然，做好以上工作所需要的資料和依據(jù)，絕大部分要靠教師業(yè)務(wù)檔案提供。完整、充實(shí)、豐富的教師業(yè)務(wù)檔案材料是教學(xué)工作水平評(píng)估中的基礎(chǔ)。

高校教師業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容

一、教師基本信息

基本信息即教師的基本情況，該部分包括教師姓名、性別、年齡(出生年月)、所在單位(所在教研室)、職稱、職務(wù)、聘任時(shí)間、政治面貌、籍貫、參加工作時(shí)間、出生地、學(xué)歷、學(xué)位(學(xué)歷學(xué)位情況：從第一學(xué)歷學(xué)位到最后學(xué)歷學(xué)位)、畢業(yè)學(xué)校、所學(xué)專業(yè)、研究方向、社會(huì)兼職等。支撐材料為專業(yè)技術(shù)資格證書和聘任書、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件等。

二、教師業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)包括①教師教學(xué)情況：每學(xué)期所授課程名稱、課程代碼、班級(jí)、周時(shí)數(shù)、總課時(shí)。支撐材料為教學(xué)任務(wù)書、課程表等。②繼續(xù)教育情況：各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)性質(zhì)、起止時(shí)間、結(jié)果。支撐材料為結(jié)業(yè)證書或證明材料、普通話證書、崗前培訓(xùn)合格證等。③教師的科研、教研情況：如公開發(fā)表論文(論著)、學(xué)術(shù)講座、課題申報(bào)書、科研立項(xiàng)合同、批文和結(jié)題報(bào)告、成果鑒定等材料。④考核情況：教學(xué)考核、年度考核、師德考核、學(xué)生評(píng)教等。

三、教師獎(jiǎng)懲情況

獎(jiǎng)懲情況主要是各級(jí)組織授予教師在教學(xué)、科研、管理及其他方面的各類榮譽(yù)稱號(hào)、獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件、獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯的照片、聲像資料以及對(duì)教師教學(xué)事故處理的結(jié)論等。

加強(qiáng)新建本科院校教師業(yè)務(wù)檔案管理的措施

目前，教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)已在許多高校初步展開，但還存在著隸屬關(guān)系不明、管理的歸口不統(tǒng)一、檔案管理人員水平不夠?qū)I(yè)、教師業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)薄弱等問題。而且，新建本科院校在幾所學(xué)校合并過程中。大多數(shù)教師檔案資料由于管理機(jī)構(gòu)的變動(dòng)，在銜接上出現(xiàn)問題。資料的完整性和連續(xù)性有所欠缺。我們認(rèn)為，“以評(píng)促建、以評(píng)促改、以評(píng)促管、評(píng)建結(jié)合、重在建設(shè)”的二十字評(píng)估方針。同樣適用于教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)工作。新建本科院校應(yīng)以本科教學(xué)工作水平評(píng)估為契機(jī)，采取積極有效的措施，建立高校教師業(yè)務(wù)檔案工作自評(píng)自建的長(zhǎng)效機(jī)制，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)日常管理的規(guī)范化建設(shè)，提高教育教學(xué)質(zhì)量。

一、增強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理意識(shí)，建立健全管理機(jī)制

首先是領(lǐng)導(dǎo)重視。分管領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到建立健全教師業(yè)務(wù)檔案工作的重要性，要積極創(chuàng)造條件。明確管理機(jī)構(gòu)，各教學(xué)、科研單位也應(yīng)有一名部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，并在條件許可的情況下，實(shí)行專人專管。其次是責(zé)任到人。要配備專職檔案管理人員。選擇有一定教學(xué)經(jīng)歷，熱愛檔案事業(yè)的同志負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。三要向教師及教學(xué)、科研單位宣傳建立教師業(yè)務(wù)檔案的重要性，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，使得廣大教師能夠積極主動(dòng)協(xié)助或配合管理人員工作。四要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案材料的收集、整理、查閱及維護(hù)工作有章可循、有法可依，步入制度化、規(guī)范化管理軌道。

二、做好教師信息收集及編研管理工作

教師業(yè)務(wù)檔案管理工作的最大難點(diǎn)是資料與信息的采集。教師的學(xué)歷學(xué)位、職稱、進(jìn)修情況和學(xué)術(shù)成果是不斷變化的，需要及時(shí)地更新和補(bǔ)充。管理人員要通過各種方式真實(shí)、完整、及時(shí)、全面的將待存入檔案的材料進(jìn)行界定收集、合理分類、編目登記、整理歸檔。為了保證業(yè)務(wù)檔案收集的齊全率、完整率和合格率，可采取“三結(jié)合”的方法，即部門收集與本人移交相結(jié)合、隨時(shí)收集與定期移交相結(jié)合、學(xué)校存檔與個(gè)人自存相結(jié)合。

三、重視提高教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)

作為一名合格的檔案人員，不但要學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)、規(guī)律和方法，還應(yīng)掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)與技能。因此高校應(yīng)加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，提高他們鉆研檔案專業(yè)知識(shí)及編研教師業(yè)務(wù)檔案的能力，不斷增強(qiáng)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的適應(yīng)性。要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)。提高工作效率和質(zhì)量，做到高質(zhì)量收集檔案，高效率地整理檔案，及時(shí)提供信息服務(wù)。

四、積極建立信息化管理手段

積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，是高校教師業(yè)務(wù)檔案材料的收集、編目、管理及使用的迫切要求。是提升并充分體現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案實(shí)用價(jià)值的有效手段。目前，不少學(xué)校的業(yè)務(wù)檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的人工保管和手工操作階段，不能最大限度地發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的作用。因此，學(xué)校應(yīng)從實(shí)際出發(fā)。建立以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代化管理體系，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案完整、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)和全方位的網(wǎng)絡(luò)化管理。走科學(xué)化、現(xiàn)代化管理之路。