關于檔案存毀工作的思考

檔案的存毀，是對檔案進行鑒定，剔除無保存價值且保管期滿的檔案。確定檔案的存或毀，最直接最有效的手段是對檔案進行鑒定。長期以來，檔案的存毀鑒定一直是頗有爭議的話題。因為“毀”即剝奪了一些檔案繼續存在的權利，進而使其他有價值檔案得到妥善的保存。在現實操作中，如何確定檔案的存毀顯得由為重要。雖然國家、地方均出臺相應的規范對存毀進行指導，然而框架性的規范只能從宏觀上進行把握，對實踐中許多微觀的問題并不能很好地解決。本文將從檔案存毀的理論出發，聯系筆者在檔案工作中遇到的一些問題進行思考。

一、檔案存毀的價值分析

檔案的價值與其存毀有著密不可分的關系。檔案的鑒定，究其本質，也是對檔案價值所采取的一種判斷推定的方法。那么在檔案存毀中，檔案價值的體現成為鑒定的核心。縱觀20世紀世界檔案鑒定史，各種檔案鑒定理論推動了檔案專業的迅速發展。尤其在20世紀50年代，被稱為“檔案鑒定之父”的謝倫伯格，其學術思想走向成熟，借助其專著《現代檔案——原則與技術》得以在國際上傳播，全面提升了檔案鑒定的理論與實踐。

謝倫伯格在著述中提出了“文件雙重價值論”。他認為，公共文件具有兩種不同的價值，即對原機關的原始價值和對其他機關與私人利用者的從屬價值。在該理論中，強調的是機關官員負責原始價值的鑒定，而檔案機構則是負責從屬價值的鑒定。原始價值的鑒定是依據文件形成機關在行政體系中的地位及其職能，而從屬價值的鑒定則主要根據文件中的內容。這一檔案鑒定理論已經有了非常明確的界定標準，可以直接指導保管期限表的制定，也為今后檔案鑒定工作的開展提供了很好的理論基礎，被廣泛地采用。

在“文件雙重價值論”的指導下，檔案的鑒定可以理解為通過對檔案的價值分析，進而對檔案的存毀做出分類，筆者認為，具體的價值分析包括如下兩個方面：

其一，檔案的資料價值。檔案的資料價值不能只著眼于一個部門或機關的需要，更要聯系其他部門，甚至是國家的需要，從全局把握檔案的資料價值。這就要求各檔案保管機構之間相互交流，通過增進之間的溝通，將自己可能準備銷毀的檔案資料轉移到能發揮其檔案作用的地方。使原本看似已經無意義的檔案資料，重新得到利用。

其二，檔案的收藏價值。檔案的收藏價值一直為檔案的保管機構所忽略。許多檔案機構認為無價值的檔案歸為銷毀的一類。殊不知，檔案的價值是相對的，在原保存機構眼中無價值的檔案到其他檔案保存機構，甚至是私人收藏家手中便煥發出了驚人的收藏價值。或許一個檔案本身的資料價值已經消失，但可能因其有某一名人的簽名而使其身價百倍，相對于檔案的資料價值，檔案的收藏價值同樣受到我們重視。

二、檔案存毀工作中主要存在的問題

我國建國初期曾因館藏量少與新建的庫房空閑等原因，以“豐富”為指導思想，幾乎是有文必檔，玉石不分，庫房“檔”滿為患，影響了檔案的開發利用，給檔案管理帶來了很多問題。一直到20世紀80年代后期，才認識到檔案存毀工作的重要性，認識到鑒定工作是檔案工作的首要職能。然而在此基礎上，我國并未在檔案存毀工作上取得多少進展，一些問題依然困擾我國的檔案存毀工作。

(一)檔案存毀工作的意識淡薄

在我國傳統的檔案管理理論中，檔案的存毀和收集、整理等，被認為是檔案工作的一個環節，于是這成了極其容易被忽略的一個環節。而且我國最早的檔案管理思想為“豐富館藏”，雖然“優化館藏”已經日益為檔案保管機構所重視。但傳統上，對檔案的只存不毀的觀念，讓我們的檔案資源越來越臃腫，而且在早期的檔案數量與經費等相掛鉤，也造成了我國檔案歸檔時的疏忽大意，許多地方把只要能存放的文件都歸為檔案，檔案鑒定工作形同虛設。因而，檔案管理相關人員對檔案存毀的意識淡薄是問題主要的根源。

(二)館藏檔案存毀鑒定工作的缺位

意識指導行動。意識的淡薄相應地造成了我國檔案存毀鑒定工作的缺位。檔案鑒定人員手中握有檔案的生殺與奪大權，因此在國外各檔案管理機構十分重視檔案鑒定人員的專業水平。對于檔案鑒定，國外的檔案學專家從理論分析到實踐，無不對其花盡心思，可見其重要性非同一般。在我國，因為早期的人員編制改革，各檔案管理機構精簡人員，檔案鑒定工作成為一項沒有技術含量的工作，任何人都可以勝任。隨之而來的弊端不言而喻，缺乏相關鑒定技術的管理人員的存毀鑒定，無異于檔案鑒定的缺位，由此而造成重要檔案的流失、不必要檔案擠占有限保管空間等問題。

(三)檔案保管期限制度的可操作性低

檔案的保管期限制度是指導檔案存毀工作的依據。然而在我國現行的檔案保管期限制度各地方各有一套做法，雖然有相關的制度規范出臺，但存在兩個問題：一是規定的期限過于死板，通過3年、5年的時間規定將檔案存毀限定在一個時間段內，雖然易于操作，但對于紛繁復雜的檔案并不能起到很好效果。二是在編表技術和編表的經驗方面，我國無論是在國家層面還是在具體立檔單位層面，都還有相當大的差距。在條款的擬制及其科學化、專業化、精細化等方面，可操作性有待進一步加強。

三、推動檔案存毀工作發展的設想

強化檔案行政管理機構的鑒定職能，設置專門的機構、配置專門的人員來組織各立檔單位的檔案保管期限表編制工作，并實行目標管理，定期檢查和考核。檔案鑒定人才的稀少已經制約我國檔案事業的發展，許多檔案管理人員都只是兼職工作，倘若再沒有專門的機構進行指導，那么作為檔案工作重中之重的檔案存毀鑒定工作必然還會繼續不規范的操作。

設置彈性原則條款。早在建國初期到20世紀60年代我國就發布了由蘇聯專家米留申編著的《中華人民共和國各部及其他機關、團體、企業活動中所形成的標準文件材料保管期限簡短一覽表(草案)》。該草案定量劃分檔案保管期限的方法，把檔案的保管期限科學地劃分為五個檔次，即永久、1年、3年、5年和10年。該方法一直為后來我國檔案保管期限表所借鑒沿用。但在現實操作中，為了能給檔案存毀鑒定一個比較理想的指導，筆者建議在編制檔案保管期限表時，可以采用原則性規定，在具體科目分類無法涉及或解決的情況下，通過原則的指導操作，由實際情況出發，確定較為準確合理的檔案保管期限。

加快檔案數字信息化的建設，推動檔案無紙化作業。當然并不是所有的檔案都能采用檔案無紙化來完成，但對于編制檔案存毀表等需要復雜統計的項目，充分運用數字信息化技術不僅能節省很多的人力物力，更重要的是通過計算機技術的應用，使存毀檔案的資料便于調用，而且通過網絡平臺和其他檔案管理機構進行交流，使本來可能要被銷毀的檔案能在合適的地方繼續發揮它們的作用。伴隨著我國檔案信息化的建設，我們相信在不遠的將來，檔案的存毀工作將不會只是單個檔案管理機構的事，資源的共享將讓資源能得到更合理的運用。