辦好體彩　造福民眾　支持奧運

趙　英

中國體育彩票，是取之于民，用之于民的新興行業。購買體彩，奉獻愛心，造福民眾，支持奧運，這反映了體彩對社會帶來的巨大益處，對我國辦好北京奧運會并取得優異成績具有重大的推動作用。同時，體彩對中國體育事業的發展，特別是對競技體育后備人才培養，提供了很大的幫助。

通過工作實踐，本人深深體會到，為了保障體彩事業健康發展，搞好體彩中心文檔管理非常重要。如文書電子檔案整理、科技電子文件歸檔、聲像檔案文件整理和會計電子文件整理等。特別是面對我國改革發展的新形勢，檔案工作者必須提煉新的管理理念，探索新的管理領域和方法。

信息化時代，各企業為了提高自身在社會上的競爭力，根據企業的職能，加快信息化建設步伐。以體彩中心辦公自動化系統為例，它在行政辦公領域創建起投注站基礎數據、終端機信息的登錄、流轉處理、收集歸檔、審批、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應用崗位人員眾多、各種網點業務數據處理流程繁瑣多變、數據庫功能強大、信息傳遞迅速和易于查詢、信息數據流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺。如快捷通信、協同辦公、公文流轉、信息服務等。

更重要的是，體彩中心信息系統的建立為省中心業務活動提供了信息流向的規范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上一個新的臺階。

一、文件管理

1、面向終端銷售業主及銷售人員、即開型彩票的區域代理商、終端日常管理人員、業務管理人員，提供多層面的、不同任務項的工作流程及操作平臺。

2、形成文件質量監督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發文單、元數據信息監控等形式，保證文件質量。在請示與批復、收文與轉發文之間，處理同一項目或任務時產生的系列文件之間，建立文件關聯關系。

3、形成文件流轉監控機制。通過對文件督辦、催辦的監控，對文件的辦理狀態進行跟蹤和監控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉至下個節點。

4、形成文件歸檔機制。在信息系統中處理的任一項目或任務，是以文檔的形式出現的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環節。

二、檔案管理

1、建立現代信息服務理念。面向終端銷售業主和銷售人員和即開銷售的區域代理，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現的是簡約、方便、直觀，確保不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

2、建立現代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現的重點是要符合檔案的規范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數據進行整理，使工作人員掌握信息是否直觀、齊全、準確。

3、建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要根據中心工作人員的管理層次、業務范圍權限明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數據的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

三、信息和人員的管理

1、通過采用設置防火墻、路由器等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，保證系統運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。

流程管理是對整個體彩中心工作流程狀態的監控和對工作流程中的每一份文件的流轉、執行情況的跟蹤和監控。通常系統管理員負責流程的監控管理，這是系統安全穩定運行的重要環節，也是確保系統產生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。

文件信息管理除文件內容之外，更多的是梳理、提煉出機構文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環節、內容，納入工作流程，并對產生的文件信息實施統一管理。例如：在河北省體彩中心發文流程中，預先設置相對固定的發文格式，但隨著機構管理的變化，文件格式也要不斷調整，并且有增加、刪節等變更的需求，具有動態變化特性，因此這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內容從產生到脫離流程的全過程管理，是針對發文的痕跡保留、文號等信息的管理；對收文督辦、監控等行為的管理。

2、體彩中心的文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括中心技術部的中獎數據的核心數據信息和網點投注站的基本數據信息。因此，加強對信息工作人員的管理，建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍，是非常現實和必要的。具體做法主要有：

（1）建立并提供管理政策，明確職責，各盡其責；

（2）策劃并提供應急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高數據統計人員對安全事故的應急反應；

（3）經常對相關人員進行安全教育、培訓和考核；

（4）經常開展業務培訓，提高人員綜合素質，盡量避免誤操作等安全隱患；

（5）建立嚴格的權限管理機制；

（6）規范信息數據的轉移、加工程序，提出數據校驗模型，加強人員的管理。

3、對管理職責的劃分，應從多方面考慮：

（1）面向銷售投注站業主、即開的區域代理商，提供文件起草、辦理、流轉、查詢的通道；

（2）面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段；

（3）面向檔案管理人員，提供各種技術文件、業務文件及批文的歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務手段。

四、服務管理創新

在現代化辦公階段，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。

創新之首，即樹立信息服務的理念。同時，強調主動服務。在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。這突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。