高校科研管理信息系統建設探析

高等院校的科研成果是高校教師在教學和科學研究方面多年的積累。目前，高等學校的科研管理工作大部分處于文件管理階段，在傳統的手工管理模式下，當組織科研項目申報與評審過程時，從下發通知到組織專家評審都要花費大量的時間、人力、物力和財力。每年科研統計與科研考核時，科研管理人員都要花費大量的時間和精力對全校的科研項目、科研成果、科研獲獎、科研經費進行登記和統計，不但工作量大，還不能完全保證數據的及時性和準確性，而且不利于數據更新與查詢，數據的統計與分析。隨著高校科研管理體制改革和科研管理機制創新的逐步深化，如何利用現代計算機技術和網絡技術，提高科研管理水平，為學校領導決策提供有力的支持，已成為高校科研管理部門面臨的重要課題。

一、實現科研管理網絡化，共享科研信息資源，提速科研成果轉化

21世紀人類已步入網絡信息時代，隨著以多媒體與信息高速公路為特征的當代信息技術的發展與不斷應用，必然引發科研管理模式的根本性改變。這種變革表現在：電子技術、網絡技術的發展，尤其是信息高速公路的建成，沖破了傳統的信息傳遞模式，信息網絡傳輸具有了瞬時性、國際化的特點，可以使最新的科研成果、信息資源瞬時擴散各地，科研人員可以遠距離、跨地區、非常便捷地獲取最新科研動態及相關數據、文字、圖片等資料，探討科學技術問題，進行學術交流以及成果轉化，使時空障礙不復存在。這一切必然對科研管理產生巨大影響，科研管理必須建立與當代信息技術發展相適應的新的科研管理模式，實現科研管理網絡化。

科研管理網絡化是指將計算機技術和網絡信息技術應用于科研信息管理中，實現公文、科研數據和應用程序的網絡傳輸和共享，從而提高科研管理工作的效率并及時反映科研管理和科研信息的動態。科研管理網絡化具有遠程、規范、動態、集約的特點，這些特點也是網絡的優點，充分利用這些特點對實現科研管理創新，提高科研管理水平，促進科研成果轉化等都具有重大的現實意義。

二、實現科研管理信息化，為決策提供可靠的依據，提高科研管理水平及效率

科研管理信息化是社會信息化的一個方面，是社會信息化概念在特定領域的具體化。其包括三方面的內容：①科研管理信息化的實施必須借助先進的現代電子信息技術。只有在一定的技術平臺上，管理數據的傳輸效率和質量才能提高，進行學術交流和成果轉化的時空障礙才能盡可能地被消除，即所謂的“工欲善其技必先利其器”。②在充分重視技術的同時。我們也應該認識到，進行科研管理，現代電子信息技術僅僅是一個手段，而不是目的。科研管理信息化并不簡單地等同于計算機化、網絡化，所以一方面應該吸收管理科學中先進的管理理論。另一方面應該建立起適應新的科研管理理念的完整的科研管理體系。③科研管理信息化的任務是在于推動科技進步，促進社會發展，使科研成果發揮出它應有的作用是科研管理工作的重中之重。

實現學校科研管理信息化能夠應對當前信息化社會對科研管理工作提出的新要求，可以提高科研管理工作的水平和效率，并能為決策提供可靠的依據。

1．科研管理信息化是科研管理的必由之路。科研管理是科研工作的一個重要組成部分，科研管理水平的高低對一個單位科研發展、成果獲獎、經費使用、效益高低等都會產生直接的影響。科研管理包括對科研計劃、項目、成果、經費、人員、機構等的管理，在管理過程中，會產生大量的文件和數據。科研管理人員要耗費大量的精力和時間來整理數據，完成各類審查報表，這會影響到分析、研究和發現科研工作中存在的問題，及時為科研服務。

2．高校科研管理信息化的重要意義。第一，信息是科研管理決策、制定科研計劃的依據。只有掌握大量、準確的信息，才能看準和把握科研方向，選準科研課題，提高科研工作的效率，對科研工作做出科學的決策。制定科研計劃是科研管理工作中的重要環節。計劃的正確性在很大程度上決定著整個管理工作的水平、效率和效益。掌握的信息質量越高，做出的計劃越切合實際，越符合客觀規律。第二，信息是確定科研選題的基礎。科學研究選題一靠研究人員的實力，二靠把握科技發展的趨勢。當前我國高校的科研經費、科研人數和設備條件都十分有限，科研管理人員在確定科研課題之前一定要掌握大量的信息，了解國內外有關課題的發展水平、科研方向、專業技術等情況，充分利用信息，選出有生命力和競爭性的科研課題，提高科研課題的中標率，使有限的科研資源產生最大的效益。第三，無論是科研項目的申報、科研項目的中期管理、科研項目的結題、鑒定，還是科研成果的轉化，都要依靠信息的搜集和分析。科研成果是科學研究工作的歸宿。鑒定(或評價)一項科研成果，首先要了解它的科學價值或社會價值，它的技術指標是否合理、應用是否廣泛等。在這一過程中，只有依據信息才能從學科的發展和社會的需要兩個角度來正確評價成果的價值，克服鑒定時的盲目性和片面性。第四，信息化將大大提高科研管理的工作效率。Internet的出現使科研管理人員最大限度地開發和利用網上信息資源成為可能。通過利用信息網絡和采用信息技術，可以使信息交換方便、快捷，簡化工作程序，減少工作量，節省人力物力，提高工作效率。同時，利用網絡信息化，還可以使各項科研管理工作進一步規范化，各院系部門可以通過網絡查詢發布科研信息、科研成果，下載各種資料，從而實現網上信息交流，提高管理水平和工作效率。

3．高校科研管理人員的信息能力是實現科研管理信息化的關鍵。網絡環境下科研管理信息化發展的趨勢。對科研管理人員提出了更高的素質要求。科研管理信息系統的建設，需要的是既懂科研管理，又具備一定網絡信息技術知識的復合型人才。因此，應采取多種形式，加大教育培訓力度，促使現有科研管理人員知識結構的更新，達到全面、科學和合理。尤其要加強信息能力的培養，這是實現科研管理信息化的關鍵。

三、實現科研管理自動化，更新科研管理手段，提升科研管理效益

科研管理自動化是利用先進的科學技術，使人的一部分科研管理辦公業務活動轉化為人以外的各種設備中，這些設備與科研管理人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統，即科研管理辦公自動化系統。

科研管理自動化的特點：(1)是綜合性跨學科的技術，其理論基礎是系統科學、行為科學和管理科學等，其直接利用的技術是計算機技術、通訊技術和自動化技術等，處理的對象是文字、圖形、圖像和數據等信息載體。(2)是人機信息系統，體現了人、機器、信息資源三者的關系。(3)目的是提高科研管理辦公的效率和質量，最終使決策更加科學化、系統化。推進科研管理自動化建設水平，應該首先推進核心業務的自動化建設。科研的兩塊核心業務是項目管理和成果管理，而其中項目管理對辦公系統軟件的依賴度最大，因而開發相應的作業流程，這對于更新管理手段、降低成本、提升效益以及科學化、系統化管理科研項目有舉足輕重的意義。

總之，現代管理注重高效、便捷，過去那種只憑一張紙和一支筆的手工操作以及口頭傳達的傳統的管理方法，已不適應社會的日益發展和變化。如果在科研管理中充分應用計算機信息網絡技術，采用辦公自動化設備和系統的現代化管理手段，建立網絡化、信息化、自動化“三化一體”的數字化高校科研管理系統，可充分利用積累的文件數據，使之轉化為對科研工作有指導價值的信息資源，這不僅能提供更高層次的管理手段，提高科研管理的工作效率和水平，而且能輔助決策，達到本單位科研任務既定的目標。

(作者單位：西南政法大學)