淺談高校臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案管理

摘要：臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案材料是高校黨政機(jī)關(guān)檔案工作的重要組成部分。在高校的改革發(fā)展建設(shè)過程中，臨時(shí)機(jī)構(gòu)將會(huì)依然存在，這就要求各主管部門加強(qiáng)對(duì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案的管理，使高校檔案工作更加規(guī)范化，為高校的發(fā)展建設(shè)提供更加準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：臨時(shí)機(jī)構(gòu)；檔案管理；規(guī)范化

高校臨時(shí)機(jī)構(gòu)，是指高校為完成某項(xiàng)突擊性、臨時(shí)性任務(wù)而成立的一些工作機(jī)構(gòu)。其大體可以分為兩類：一類是一次性的，建立時(shí)間少則幾個(gè)月，多則延續(xù)幾年，任務(wù)完成后，機(jī)構(gòu)也就撤銷了，如校慶辦公室、新校區(qū)建設(shè)辦公室和評(píng)估辦公室等；另一類是專業(yè)性比較強(qiáng)且任務(wù)完成后這項(xiàng)工作還得繼續(xù)開展下去而設(shè)立的臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，如學(xué)術(shù)督導(dǎo)委員會(huì)、職稱評(píng)定委員會(huì)等。這些機(jī)構(gòu)在工作中形成的文字、圖表、音像等檔案材料是高校在某一方面、某一時(shí)期工作的歷史記錄，具有重要的保存價(jià)值，做好這方面的檔案管理工作具有重大意義。臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案工作雖然大體上與常設(shè)機(jī)構(gòu)相同，但也有諸多自身特點(diǎn)，需要對(duì)之加以分析并有針對(duì)性地開展臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案工作。

一、高校臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案的基本特征

高校臨時(shí)機(jī)構(gòu)具有以下特征：（1）機(jī)關(guān)設(shè)置的特殊性。它不同于常設(shè)機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定性和有序性，但與常設(shè)機(jī)構(gòu)有著密切的關(guān)系。臨時(shí)機(jī)構(gòu)的存在取決于任務(wù)的大小，一般任務(wù)完成后，其使命便結(jié)束了。（2）主管機(jī)關(guān)的特殊性。常設(shè)機(jī)構(gòu)一般都有明確的主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門，而臨時(shí)機(jī)構(gòu)的主管領(lǐng)導(dǎo)則有不確定性。（3）工作人員的特殊性。臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般沒有正式編制，其負(fù)責(zé)人大多是兼職，工作人員都是從學(xué)校各個(gè)部門抽調(diào)來(lái)的，具有不穩(wěn)定性。（4）工作任務(wù)的特殊性。臨時(shí)機(jī)構(gòu)不像常設(shè)機(jī)構(gòu)那樣規(guī)范，主要是接受臨時(shí)性任務(wù)。（5）臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般只處理事務(wù)性或?qū)I(yè)性的工作，而重大問題則需提交校黨政領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)掛帥的領(lǐng)導(dǎo)小組決策，然后交有關(guān)部門處理。

正是由于臨時(shí)機(jī)構(gòu)具有以上特點(diǎn)，因此其所形成的檔案材料多數(shù)是以記錄、草稿、講話、簡(jiǎn)報(bào)、音像等沒有文件頭的文件、非正式的文件或代章的文件形式存在，具有量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)、分散的特點(diǎn)。同時(shí)，由于許多臨時(shí)機(jī)構(gòu)都是在工作結(jié)束、機(jī)構(gòu)將要撤銷時(shí)才開始進(jìn)行檔案整理工作，時(shí)間緊、材料多，給檔案整理帶來(lái)較大困難。另外，由于有些臨時(shí)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作了解不夠，工作中配備的檔案人員只會(huì)文件的收發(fā)、保管，而不懂檔案整理，往往會(huì)帶來(lái)整理質(zhì)量下降的問題。

二、我校臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀

據(jù)調(diào)查，1990年以來(lái)，我校先后成立了10多個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)為學(xué)校發(fā)展作出了貢獻(xiàn)，它們?cè)诠ぷ骰顒?dòng)中形成的各種檔案資料是學(xué)校發(fā)展建設(shè)的記錄和總結(jié)，具有重要的保存價(jià)值。但是，這些重要材料卻沒有引起足夠的重視，主要原因有以下幾個(gè)方面。

檔案意識(shí)淡薄。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為任務(wù)是硬指標(biāo)，文書材料的保管是軟任務(wù)，把任務(wù)的完成與文書材料的收集、管理隔離開來(lái)，只抓任務(wù)的完成，而忽略了文書檔案工作。平時(shí)既無(wú)領(lǐng)導(dǎo)分管，又沒有確定專職或兼職文書管理人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，致使一些文字、音像等材料丟失、損壞或流入個(gè)人手中，造成無(wú)檔可歸。

有些臨時(shí)機(jī)構(gòu)雖然指定了兼職文件、材料管理人員，但兼職人員對(duì)檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，責(zé)任心不強(qiáng)，平時(shí)收發(fā)文件不登記、不整理，一旦機(jī)構(gòu)撤銷后檔案沒有按規(guī)定立卷，有的不按規(guī)定履行手續(xù)，便將形成的文書材料成捆成袋地送到主管機(jī)關(guān)或校檔案館，給以后的系統(tǒng)管理和檢索利用埋下了隱患。

檔案材料不完整。缺少系統(tǒng)反映學(xué)校主要活動(dòng)的大事記或工作總結(jié)。

歸檔不規(guī)范。不少臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷之前，雖然將形成的材料加以整理，但分類不準(zhǔn)確、整理不科學(xué)、組合不合理，交接時(shí)還要返工，造成人力、物力的浪費(fèi)。

三、健全歸檔制度，做好檔案收集、整理、移交工作

1.臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案應(yīng)納入學(xué)校檔案管理的總體工作之中，引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，同時(shí)根據(jù)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的重要程度，配備相應(yīng)的檔案管理人員。

2.加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。校檔案管理部門及主管機(jī)關(guān)要及時(shí)向臨時(shí)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的政策規(guī)定，教育專（兼）職文書樹立事業(yè)心，增強(qiáng)檔案意識(shí)，并督促、檢查臨時(shí)機(jī)構(gòu)落實(shí)分管此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和專（兼）職文書做好文件材料的收集工作，確保臨時(shí)機(jī)構(gòu)文書材料的完整。

3.健全歸檔制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系。國(guó)家檔案局令（2006年）第8號(hào)文件規(guī)定的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限要求是檔案工作唯一的標(biāo)準(zhǔn)，臨時(shí)機(jī)構(gòu)的文書檔案工作也要遵照?qǐng)?zhí)行。學(xué)校也要制定相應(yīng)的歸檔范圍：凡在工作活動(dòng)中形成和使用的文件，在辦理完畢之后，其中有保存價(jià)值的要作為檔案保存，并將任務(wù)納入個(gè)人崗位職責(zé)，有關(guān)人員應(yīng)明確自己應(yīng)該收集什么、何時(shí)上交；平時(shí)對(duì)辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件要及時(shí)收集齊全，整理分類立卷。

4.檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要多深入臨時(shí)機(jī)構(gòu)，并適時(shí)提出要求，不管機(jī)構(gòu)人員怎樣變動(dòng)，檔案管理工作仍要堅(jiān)持做到該歸檔的必須按要求歸檔，該交接的要交接清楚，該履行手續(xù)的就要履行手續(xù)。同時(shí)，也應(yīng)根據(jù)臨時(shí)機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)，改變收集方法，不僅要求臨時(shí)機(jī)構(gòu)按歸檔范圍收集材料，還要在文件形成之后，立即將原稿及文件送文書人員保管，以便整理立卷，而且還要經(jīng)常翻閱歸檔范圍和已收集的材料，對(duì)照檢查是否存在該收的而未收的情況。

5.結(jié)合機(jī)構(gòu)實(shí)際，靈活處置特例。臨時(shí)機(jī)構(gòu)的一個(gè)顯著特點(diǎn)是機(jī)構(gòu)不納編、不穩(wěn)定，成立時(shí)間長(zhǎng)短不一。因此，學(xué)校檔案部門對(duì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件歸檔要采取靈活的方法進(jìn)行處理，對(duì)形成文件多的臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件，可以在其所在全宗內(nèi)單獨(dú)設(shè)類，由該機(jī)構(gòu)自行收集歸檔；對(duì)形成文件少的臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件資料應(yīng)隨時(shí)接收，由檔案部門統(tǒng)一整理，立卷歸檔。

6.針對(duì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件內(nèi)容特點(diǎn)及工作特點(diǎn)，把握好檔案整理的時(shí)機(jī)和方法。臨時(shí)機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)程往往有較明顯的階段性，按階段性及時(shí)將文件材料立卷歸檔，不僅有利于下階段工作中的查閱利用，而且由于新階段工作的文件尚未產(chǎn)生，不會(huì)形成階段性文件混雜。按階段立卷不僅與工作進(jìn)程相符合，也與立卷中有利于查閱利用的原理相符合。臨時(shí)機(jī)構(gòu)的文件材料中有許多在文種、作者保存價(jià)值上是相同的，其數(shù)量可單獨(dú)立為一卷或數(shù)卷，如工作簡(jiǎn)報(bào)等。這類文件材料無(wú)論是在工作進(jìn)行中還是工作結(jié)束后整理，都不影響案卷質(zhì)量。而同步整理的好處除將費(fèi)時(shí)較多的卷內(nèi)目錄抄寫分散于工作的進(jìn)程之中、縮短工作結(jié)束時(shí)的整理工作時(shí)間外，還可在工作中更好地方便查閱利用。

7.制定措施，抓好移交工作。檔案的移交工作，必須嚴(yán)格遵照《機(jī)關(guān)檔案工作通則》執(zhí)行。臨時(shí)機(jī)構(gòu)的主管機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證檔案材料的完整無(wú)損和及時(shí)移交，并和檔案部門一起抓緊臨時(shí)機(jī)構(gòu)結(jié)束前的檢查工作。首先，對(duì)已經(jīng)立卷的案卷進(jìn)行檢查清點(diǎn)。案卷目錄與案卷相對(duì)照，按照卷內(nèi)文件目錄逐卷、逐件、逐頁(yè)進(jìn)行對(duì)照，發(fā)現(xiàn)破損案卷立即進(jìn)行修裱；發(fā)現(xiàn)缺卷，要根據(jù)借閱登記尋找追回案卷，確保檔案的完整性。在處置散存文件時(shí)，要特別細(xì)心，因?yàn)檫@些文件材料，有很多是當(dāng)時(shí)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為重要而未上交給文件管理人員進(jìn)行歸檔立卷的文件材料。對(duì)于這些文件要與已立卷的檔案進(jìn)行對(duì)照，剔除那些重復(fù)的文件材料，然后按年代、內(nèi)容進(jìn)行插卷、編目。其次，在臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷檔案移交時(shí)，要按照進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。要求撤銷機(jī)構(gòu)兼職檔案人員寫出組織沿革、大事記等有關(guān)資料，編出案卷目錄，卷內(nèi)文件目錄隨檔案一起移交。進(jìn)館前，要對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于有保存價(jià)值的缺期檔案重新組卷，對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的短期檔案鑒定后先存放檔案館，然后按規(guī)定銷毀，以保證進(jìn)館檔案案卷質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)館時(shí)還要辦理檔案移交清單，由撤銷單位兼職檔案人員和檔案館接收人員簽字，存入全宗卷中以備后查。對(duì)那些不負(fù)責(zé)任、敷衍了事的檔案工作人員應(yīng)給予批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分；對(duì)勝任本職工作、成績(jī)突出者要給予必要的表?yè)P(yáng)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

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責(zé)編：博雅

收稿日期：2008-03-18

作者簡(jiǎn)介：金娟（1961-），女，鄭州大學(xué)教師，研究方向?yàn)闄n案管理。