淺議歸檔文件材料立卷整理問題

如今，學校各部門立卷歸檔工作正在進行，加之計算機在各機關辦公室的普及，以及歸檔文件整理業務工作由從繁忙到簡化的轉變，案卷整理中新的問題必將逐步呈現出來。我們從近年來歸檔文件情況可見：有些文件材料按“年度”、“問題”分類，出現掌握不準或混亂不清的現象，值得我們檔案人員深思和改進。

一、文件材料年度歸屬問題

我們在文件材料立卷歸檔時，第一步工作就是收集。要收集就要明確其范圍，這除了文件內容，首先就是文件所針對的時間，即文件形成時間或其內容所針對的時間。因一個立檔單位內每一年度的文件互有密切聯系，它可以反映一個立檔單位每年工作特點和逐年發展變化情況。立卷單位運用年度歸屬，要求根據文件準確日期歸入相應年度類別，這是保證分類質量的關鍵。不然就會產生一些本該去年歸的材料卻放在今年才歸，一些需要明年歸的卻歸到今年檔案里，從而造成歸檔材料混亂。長此以往，必將給經后查找帶來不便，造成一些“死檔”。怎么判斷文件材料年度歸屬呢？現提出：

1. 如果一份文件上有兩個以上日期，即寫成日期、簽署日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等等，就要根據不同文件特點，確定一個主要日期，即最能說明該文件時間特點的日期。如指示、命令等指令性文件，以簽署日期為依據；計劃、總結、預算、決算、統計報表等，以內容所針對的時限為依據。如2005年12月上報2006年度工作計劃，應歸入2006年度檔案里；如2006年初上報2005年度工作總結，應歸入2005年度檔案里。像這種跨年度的文件就要根據其主要內容所針對的時間歸入相應年度檔案里，以便于查找利用。另外，有些單位同一份文件出現本年度總結后又有下一年度計劃，像這一類文件我們應根據總結比計劃更重要的原理，歸入總結所針對的年度。跨年度處理的專門案件、一項重要活動、科研項目以及來往文書等可放入關系最密切年度或最后結案、完成的年度。如2004年11月國家教委對我院進行教學評估檢查驗收工作中，從中產生的一系列文件材料都有不同的年度和時間，我們在歸類時，不管這些文件材料是什么時候產生的，都要一并歸入最后一個年度，即經過國家教委檢查驗收后，2005年最后發文通過的年度里。這樣歸類，便于我們今后在利用檔案工作中快速檢索。為此，針對以上文件材料，我們對時間不要強調太死，應靈活處理。

2. 在實際生活中，除了一些通用年度外，各專業部門還經常使用專門年度來進行工作，如學校的“教學年度”、“會計年度”等。所謂專門年度，是根據工作和生產上特殊需求，對于一個年度的起止不以1月1日至12月31日來計算，而是另外專門規定日期來計算。如學校一般以每年9月1日至次年8月31日為一個“學年”。為此，學校教學檔案歸檔一般以“教學年度”進行歸檔的；學校財務部門歸檔一般以“會計年度”歸檔的。即2003年度財會檔案應在2005年歸入檔案部門，其年度劃分仍以2003年度檔案計算，并以此類推。

3. 如果一個立檔單位常常不是全部按專門進行，而只是主要業務工作按專門年度進行，其它工作仍按一般年度進行。如一個學校教學工作是按學年進行，而科學研究和行政工作仍按一般年度進行。像這種情況，就要靈活掌握，也就是將屬于不同年度類型的文件分別分類，互相結合，統一排列。例如：在學校中將以學年為單位進行工作而形成的文件按照學年歸類，其它文件仍按一般年度歸類；然后再將兩種年度的文件按照相應年度合并為一類，這樣有規律交錯起來，依次劃分年度類別。如：2004年度與2004—2005學年、2005年度與2005—2006學年、依次類推。這兩種文件分別分類，交叉設類，類內統一整理。例如：2004年1月1日至12月31日的一般文件與2004年9月1日至2005年8月31日的教學文件為一類。這種方法如實反映了立檔單位工作活動的面貌，又便于查找利用。

由此可見，我們區別文件材料年度歸屬，最主要是看其內容所針對的時間，而不是其形成時間，整理和管理檔案，必須掌握不同時期、不同業務性質各有關專門年度的特點區別對待。正確劃分文件材料的年度歸屬，以便我們今后在利用檔案中準確檢索。

二、文件材料按“問題”的“事由”歸類整理

每年學校各部門在歸檔文件材料整理過程中一般都是按其問題分類組卷的，這樣做能使內容性質相同的文件比較集中，可適當避免或減少同類問題文件分散的現象，較好地保持文件之間內在聯系，比較突出地反映一個單位主要工作活動的面貌，便于按專題查找和提供利用。但是，在各個部門每年歸檔文件材料整理過程中，或多或少都會出現一些同一問題混亂不清、彼此分散組卷的狀況。面對這些問題，我們根據長期以來在文件材料歸類組卷中積累的經驗，總結出文件材料分類基本上按問題的“事由”整理的方法，簡便易行。

1. “問題”的概念大，是一類事情。如“教學工作”問題，它包括教學大綱、教學計劃、教材、學生考試成績、學位、學籍管理、課堂秩序等等。而“事由”的概念小，它是指一件具體的事情、一項具體的工作。如一次會議、一項工程、一項科研成果、一個案件等都是一件具體的事情。“問題”又包涵“事由”，“問題”是“事由”的集合體。我們在整理時，首先把大的“問題”列出來，然后進行細分成具體的小“問題”，即“事由”。如2006年9月21日紀念我院成立五十周年慶典活動的文件材料就有幾十份，我們在整理中不可能簡單地把它們合為一卷，要根據其具體事情細分為若干個案卷，成為一類“問題”的檔案。即紀念飛行學院成立五十周年文件材料分為：校慶典禮、主要領導講話、來賓祝賀詞、慶典活動、總結表彰等。

2. “問題”的靈活性大，“事由”靈活性小。“問題”可以代表一類工作或事情，可按文件數量多少進行組合和拆分，即一個問題可組成一卷或多卷，如上述校慶活動材料可拆分或組合；也可以兩個以上相近的問題合為一卷。如行政管理工作，有計劃、總結、地面安全情況通報、行政管理工作會議等材料。我們根據其數量多少，采取量少可合為一卷，量多可分為若干個案卷的組卷方法。因此，同一問題根據文件數量多少，采用不同方法整理組卷。這就是“問題”組卷的靈活所在。而“事由”是一項具體的工作，一個密不可分的整體，它可以是一份文件，也可以是多份文件，但不能隨意拆分。如我院審計部門對后勤服務總公司財務收支、經濟效益審計時，就有審計通知、方案、意見、審計材料、整改措施等一系列完整的文件材料，我們在組卷過程中不能隨意把它們拆分，因為它們是一組有機聯系的整體，必須排列在一起，成為一個完整的案卷。像請示與批復、計劃與總結等等類似的文件都是一個完整的案卷，不可任意拆開。所以，同一“問題”可能有多份文件，且文件之間聯系松散，可拆分與組合；而“事由”則相反。為此，學校各部門文件材料歸檔整理中，力求實施“突出事由，化繁為簡”方法進行。

綜上所述，我們在整理文件材料時，一定要根據本單位歷年來工作實際情況、文件形成規律，不斷區分、掌握文件材料“年度”、“問題”或“事由”分門別類整理，以確保本單位文件材料立卷質量，提高歸檔文件檢索速度和利用工作效率，從而不斷加速學校檔案工作規范化、標準化、現代化管理步伐。