高等學校二級院系教學管理

隨著我國高等教育的普及，學校規模也逐漸擴大，學生人數驟然膨脹，近幾年每年都以20％的速度遞增。由于現代化的教學管理涉及面愈來愈廣，二級管理對一些綜合性的大學并不是什么新鮮事，但對一些剛剛逐漸發展壯大的院校來說，卻是應該首先著重解決的問題。而在各項教學管理工作中，教學檔案管理處在十分重要的位置。它是教學管理工作的縮影，也是衡量教學管理單位教學質量、教學水平、管理水平的重要尺度。

一般來說，二級管理的人員通常是二級學院或系的主管教學的副院長或副主任，以及教學秘書。高等學校教學秘書的地位很特殊，教學秘書應該按角色定位履行好各項工作。

▲日常教學資料的管理

日常教學資料的管理在教學管理工作中處于核心地位，是教學管理的保障。只有按照科學分類的辦法，將各種資料分門別類，才能有序地進行各項教學管理工作。此類教學資料包括上級教育管理部門下達的各類指導性文件：關于各類日常教學管理規章制度；以及適應某一特殊時期臨時性的規定：教學工作計劃、開課任務書和教師調課申請：各種考試安排和通知等等。通過現代化的管理手段，依據科學的分類方法，將這些雜亂而有章的資料形成一個有機的整體。

只有這些資料合理的管理，才能使一些煩瑣的工作變得簡單化，大大降低教學秘書的工作量，提高工作效率，同時又能避免一些不必要的教學事故。

▲學生成績的管理

成績管理水平直接反映一個學校的教學管理水平，它不但關系到學生自身的利益，也是用人單位來衡量人才的重要標準。它包括正常考試成績、補考重修成績、免修先修成績和畢業設計畢業論文成績。為了準確掌握學生學習情況，可以編輯一些電腦軟件，將學生的成績條理化、系統化的管理，這樣成績又容易管理，又可以在畢業資格審查時減少了許多煩瑣的步驟。

解決這一問題的有效途徑就是利用十分便捷的網絡資源，在網絡上的任意終端能知道自己的成績，這樣不但減少了教學管理人員的工作量，又可以避免學生不能及時掌握自己的成績而錯過補考、重修的機會。

▲學生學籍的管理

學生學籍的管理與其它教學資料相比，有其明顯的特殊性。首先，學生學籍的形成是一個長時間的過程，涉及到的人員也最多，收集的難度相對來說比較大。它是從學生錄取一直到畢業，持續三、四年的時間，如果不能妥善保管，很容易造成資料的丟失。其次，學生的學籍既能記錄學生在校的學習活動情況，還能在某種程度上反映學校的教學管理工作。因此，為了規范化、科學化的管理學生學籍，就必須制定嚴格的管理措施。

學生的學籍能從一定程度上客觀地反映其在校的三、四年學習期間內的綜合表現，對學生的就業有著直接而且重要的影響。隨著近幾年計算機及互聯網的發展和普及，有些用人單位已經采用網上招聘人才。如何能快速準確的檢索到符合用人單位的要求的學生，已經擺在高校學籍管理人員的面前。

▲科研材料的管理

科研產業是衡量一所高校辦學成功與否的重要參數。高校的文化積累是通過幾代甚至十幾代人員艱辛的努力才得以完成的。一份有價值的科研材料不僅僅是資料的堆積，也不是簡單的裝訂，它應該能準確、系統、完整地反映出科學技術研究活動的全部過程和具體成果。因此，做好科研文件材料的歸檔工作，是確保檔案整體質量，提高科研檔案內在價值和有效利用的關鍵。科研材料的管理應該是將相關研究方向的材料加以分類。教學管理人員要將這些科研資料有方向、有角度、有范圍、有重點地收集整理，就能節約科研人員的時間和精力，避免科研人員在某些問題上的重復工作，提高工作效率，為后續的工作提供準確而有序的依據。

新時期高校教學秘書的角色定位與基本職能決定了其核心工作職能是“服務”職能。按照現代行政管理學中“管理即是服務”的理念，管理從本質上講就是服務，整個學校的工作最終都要落實到為廣大師生服務這一宗旨上來。教學秘書的種種基本職責，涵蓋了許多具體的教學事務，它們既有簡單的體力勞動，又有復雜的腦力勞動。可以說整個教學活動，教學秘書都有涉及和不同程度的參與。由于教學秘書的工作繁雜，有些工作還與師生的切身利益相關，有時可能被誤解等等，所以教學秘書應該牢固樹立“替師生著想，為教學服務”的觀念就顯得更為重要。因此，勢必要求提高教學秘書的管理水平和加強教學質量管理，而加強教學質量管理是保證教學和培養合格人才的先決條件。