高校教學檔案管理：影響本科教學水平評估結論的重要因素

教學檔案是高校教學業務部門在教學管理、教學實踐、教育研究活動等各個環節中形成的具有保存價值的教學文檔資料，它是學校教學活動的直接的原始的記錄，是衡量學校教學質量、學術水平、管理水平的重要依據。也因此，教學檔案是否完整和齊全， 將直接影響到各高校本科辦學水平評估的結果。由于各高校對教育部主持的全國高校本科辦學水平評估極為重視，因而都在大力加強教學檔案管理工作。高校本科辦學水平評估為何要注重對教

學檔案的檢查？怎樣做好教學檔案的管理工作？筆者將在這幾方面談談自己的看法。

一、教學檔案在高校本科教學水平評估中的重要意義

1.教學檔案是進行教學評估的基本要件

教學檔案是在教學管理、教學實踐活動各個環節直接形成的歷史記錄，可以從靜態再現教學的流程和過程，充分展示凝結的教學效果。教育部印發的《普通高等學校本科教學工作水平評估方案》中明確指出了教學評估的內容包括辦學指導思想、師資隊伍、辦學條件與利用、教學建設與改革、教學管理、教學效果及特色項目等7項一級指標及18項二級指標。雖然“教學檔案”在評估指標體系中沒有單獨設立條目，但從這些指標體系來看，教學評估是從整體上對學校的教育教學進行全面診斷和評價，它所需的材料，絕大部分都由教學檔案展現。因此，無論評估程序如何確定，專家在進行教學評估時，都必然要查閱大量的教學文檔資料，以全面、系統、準確地掌握各種信息和數據，并在此基礎上對各高校的辦學水平和教育質量做出切合實際的定性結論。因而，教學檔案與教學硬件（校舍、設備、經費）等一起，成為了教學評估的基本要件。

2.教學檔案是教學評估結論的重要依據

教學檔案是在教學實踐中逐步積累形成的一系列原始資料，它的依據作用就在于它的可靠性，被人們稱為“沒有摻過水的史料”。它直接或間接地展現了基層教學單位的教學質量、學術水平和管理水平，它是教學管理工作的縮影。教學評估需要以一定的事實判斷為基礎，但事實判斷并非全是直觀的判斷，某些硬件要素或者可通過直觀獲得，而大量的評估內容只有在查閱檔案資料的基礎上，才能作出適當的結論。由此可見，教學檔案資料能真實反映和體現教學水平，真實完整的教學檔案將直接影響到評估的結果。因此，下大力氣搞好檔案管理工作，系統地收集整理高校教學檔案，是搞好高校本科辦學水平評估工作的基礎。

3.教學檔案是教學評估的基本憑證

“作為歷史記錄保存起來以備考查”的文件資料是令人信服的歷史證據。教學檔案是在教學管理、教學實踐和和教學研究活動等各個環節中直接形成的原始記錄，它原汁原樣地保留各教學事件的發展過程，如會議記錄、親筆文稿、現場照片、教學錄像、發言錄音等各種原始資料，最有原初性、憑證性、真實性，是進行高校教學評估的有力佐證。評估專家對高校進行教學考察評估時，相當多的情況下是通過對教學檔案資料查閱來了解學校的教學情況，并借此對高校的辦學水平作出科學的實事求是的結論。 “黃金有價，檔案無價”，由此可見，沒有教學檔案作為憑證，就難以真實客觀地認識學校的教學和管理水平，教學評估也就無從談起。

二、當前高校教學檔案管理存在的問題

1.教學檔案缺漏、遺失現象多，管理不規范

由于高校教學檔案涉及范圍廣，工作量大，加之以往對教學檔案管理的意識較為薄弱，使相當一部分教學檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現象。已有的檔案也存在著歸檔不及時，分類不規范或者收集不完整的問題。具體表現為：

第一，重計劃，輕總結，丟過程。如每學期各教研室都有比較規范的學期工作計劃，但往往缺少認真的與計劃相配套的工作總結，更少體現計劃實施過程的材料。有青年教師培養計劃，但常常沒有實施培養過程的具體文字記載，沒有對培養情況的檢查考核。

第二，重共性資料，輕個性資料。對程序性的模式化的共性教學文檔如上級下發的教學文件、各單位制定的教學計劃、學生成績等檔案較為重視，對個性檔案資料如教師的教案、講義、教學心得、多媒體課件、學術講座，學生的競賽獲獎、發表作品、社團活動等資料的收集卻缺乏應有的重視，而這些個性資料卻正是體現教學質量和辦學水平的重要的原始材料。

第三，重收存，輕整理。有些部門雖然也重視檔案的收集工作，卻忽視了對檔案的整理、分類、編目等工作，以至于經常出現當需要查找使用某些檔案時，雖明知其有，卻找不到的情況，影響了檔案效用的發揮。

上述現象都嚴重影響了高校檔案的管理，使得許多學校在教育評估的準備階段，需花費大量人力物力來進行檔案的補充、完善和整理工作，這不僅造成極大的浪費，而且也在一定程度上影響了檔案的真實性。

2.教學檔案資源的開發利用效用低

教學檔案之所以能成為教學水平評估的重要指標，不僅僅因為它具有紀實性，能為教學水平評估提供依據，還在于它具有實用性，能為教學管理提供參考，為教育決策提供咨詢，應該說，它的真正價值正在于它的實用性。如果收存檔案后并不積極地開展利用工作，而是將它束之高閣，也就失去了檔案自身的價值。教學檔案利用的好與壞，也從一個側面反映了學校辦學水平的高低。目前部分高校由于領導的重視程度不夠、人財物的投入太少、管理人員的業務素養較低等多種因素，使得對教學檔案的管理還處于靜態的低層次上，大量的原始的資料被簡單地收存于檔案庫中，未能對學校的教學科研提供高效服務，這無疑是對檔案資源的極大浪費。

3.信息化程度偏低

當今人類社會正步入一個利用計算機和網絡技術數字化的全新時代，電子化檔案信息已日益成為信息服務的重要媒體，相比之下，高校檔案信息化管理手段大為滯后。教學檔案管理由于涉及的專業多、課程雜、范圍廣、內容繁，各教學部門若缺乏整體規劃，各行其是，各自為政，則會造成全校在檔案管理、數據查找、資料共享等諸多方面的極大不便。如在迎接本科教學水平評估的資料準備中，由不同人提交的不同報告中的同一內容會經常出現數據不一致的現象，對這種不統一數據的核對，無形中增加了許多工作量。同時，隨著高等教育的快速發展，教學活動中產生的信息以及對這些信息的需求也快速增長，傳統的教學檔案管理模式和手工操作方法已經遠遠不能適應這樣的形勢。因此，建立一套完整的院系電子檔案系統，有效地整合各部門的教學檔案資源，使學校教學檔案管理信息化已勢在必行。

4.教學管理人員對檔案管理專業知識的缺乏

檔案管理包括教學檔案的管理是一項復雜工作，它需要嚴格的制度規范和科學的管理方法。在教學檔案的產生、收集、整理、利用等運轉過程中，應當依據檔案法規和標準實施科學化的管理。但現階段院系各級教學管理人員中，較少受過檔案專業知識、專業技能的培訓，對檔案管理的基本原則、方法不甚熟悉，對教學檔案工作的任務不甚明確，其中不少人是由辦公室秘書或資料室資料員兼任，他們工作任務繁雜，對教學檔案的管理工作中所花精力較少，也就難免在工作中出現一些漏洞。所有這一些，都將影響教學檔案的管理工作，當然也會對教學水平評估產生某些直接的或間接的影響。

三、加強教學檔案管理的措施

1.重視教學檔案工作是搞好高校教學管理的基礎

教學檔案是在教學管理、教學實踐活動各個環節中直接形成的初始資料。它主要包括上級頒發的有關教育工作的法規、指示；學校關于教育體制、專業設置、教學管理等方面的決定、條例、制度；教學大綱、教學計劃、教研教改計劃；教師授課材料、考試試題與試卷評閱資料；學生實驗與實習工作材料、教師個人的教學資料與評價材料、學生學習活動資料等。它是高校教學工作情況的真實具體反映，是衡量教學水平的重要依據，也是教學評估的基礎材料。學校領導要高度重視教學檔案工作，在人員和經費上加大投入，將檔案管理作為學校對各單位目標管理考核的重要指標。與此同時，要加強關于檔案工作意義的宣傳教育活動，提高廣大教職工對檔案管理工作的重要性的認識，使檔案管理人員與全體教職工均注重教學檔案資料的收集和整理工作。要建立健全的教學檔案管理制度，對檔案資料收集整理工作要提出明確具體要求，配備專人負責，并實施檔案管理責任追究制，以確保檔

案管理工作落到實處，

2.做好現有教學檔案的清理補充和分類整理工作

目前高校的教學檔案雖然存在著材料缺失和管理混亂的情況，但仍然儲藏著大量的本校教學方面的原始資料，需要我們去發掘、清理。對以往的檔案資料，首先要認真清理，摸清底子，有針對性地進行整理、分類和必要的補充。需要說明的是，對漏收或遺失的檔案進行必要的補充與造假并不是一回事。檔案補充，是通過事后的說明、追記、復原、仿真等多種形式，將已有的歷史事實真實地再現出來，使之形成具有實用價值的、較大準確性和權威性的檔案信息。如某位教師的教改研討課，當時未留下照片，事后仿照原樣再補照一張；某次會議，未留下記錄，通過回憶追記出來等等。當然，這種補充雖然是以事實為基礎，但并等同原初意義的檔案，因而，除有特殊意義的外，一般應避免采取這種形式。確有必要補充的文檔資料，最好是加注說明，以保持檔案材料的初始性與本真性。

對檔案內容的整理，一般有系統整理、局部整理、零散文件的整理三種形式。教學檔案的分類則必須遵循教學檔案形成的規律，盡量保持教學檔案的完整性和系統性，常見的分類方法有兩種：一是時間分類法，以年代來區分、排列、管理檔案，強調檔案的時間特征；另一種是性質分類法，即按照材料內容所反映問題的性質來分類。更多的是將兩者結合起來，即在體現一定的時間性的基礎上按教學檔案的性質分類，既展示歷史與時序交替的過程，又保持檔案資料內在特征的有機聯系，使整個案卷組成一個有機整體，各部分又具有相對獨立性，建立起“完整、準確、系統、安全、有效”的檔案體系。

3.建設完整規范的電子檔案系統

教學檔案對于高校的教學、科研和領導管理工作之所以具有重要意義，其內在本質就是檔案的信息功能。在現代社會里，信息的重要意義已愈來愈凸現出來。而隨著科學技術的突飛猛進，利用信息化手段管理檔案已成為檔案事業發展的必然趨向。為此，建立完整規范的電子檔案系統已成為檔案工作的重中之重。應加速對傳統平面文檔資料的電子化轉換工作。目前檔案部門可充分利用計算機網絡、縮微、光盤等先進技術與手段，建立一個統一著錄格式，統計表編排的檔案信息網絡，將過去的一些紙質資料用磁帶、光盤等介質來替代，實現資源共享以及網上匯編資料的傳送，從而建立一套完整的校、系（院）電子檔案，變靜態管理為動態管理，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的教學檔案信息。電子檔案的建立對于高校教學水平評估工作也具有重要意義。可以設想，專家只要坐到電腦前，進入檔案庫，就可以隨意調閱各種資料、數據、圖片，這樣不僅使評估工作效率更高，也會使專家的評估結論更客觀、準確。

4.積極開展教學檔案編研工作

鑒于目前高校普遍存在著對教學檔案的動態管理缺少認識，檔案的二次開發和重復利用不夠，教學檔案的信息含量小、利用率低的現象，應積極開展教學檔案編研工作，根據客觀實際需要，利用教學檔案實體，就某一方面進行系統的深層次的加工，用新的體例、新的語言匯編成相對集中、系統，并具有一定學術價值、使用價值的信息資料，如專題文摘、文件匯編、索引目錄、轉錄業務、推介宣傳等等。同時，檔案部門還應加強教學檔案信息需求研究，還可依托校園網內檔案館（室）網站的建設，將自己的計劃與編研成果予以發布，通過BBS、E-mail或訪問量統計等形式，了解檔案用戶的意見與要求，最大限度地獲取學校各層次的檔案需求，有針對性地開展編研工作，把靜態的檔案變成動態的活信息，從而最大限度地發揮高校教學檔案的有用性。當然，這也就為辦學水平評估提供了更廣闊、真實的檢測平臺。

5.提高檔案管理人員的素質

檔案工作水平的高低， 取決于檔案工作人員的素質。且隨著高校評估中的指標要求和評價標準的逐步提高以及檔案信息化建設進程的推進，對檔案工作人員的思想業務素質和技能水平提出了更高的要求。所以，大力加強高校檔案人員的教育培訓工作，提高檔案人員的素質是搞好教學檔案管理工作的基礎。學校要由學歷教育向崗位培訓轉變，有計劃、有步驟地采用各種形式對檔案人員進行教育與培訓，使他們系統地掌握檔案業務的知識、規律、方法和現代化的科學手段，為提高學校的教學檔案管理水平，做好高校本科教學水平評估工作提供高素質的人力保證。

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