企業會計電算化系統的內部控制淺析

摘要：會計電算化是以電子計算機為主的現代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱，是電子計算機代替人工實現記賬、算賬、查賬以及對會計信息的統計、分析、判斷乃至提供決策的過程。會計電算化的應用對內部控制產生了深遠的影響，同時也提出了新的要求，本文簡要分析了會計電算化系統內部控制存在的問題，提出了加強和完善會計電算化內部控制的具體措施。

關鍵詞： 會計電算化內部控制

隨著科學技術的發展，信息化步伐的加快，電子計算機數據處理技術在會計領域得到了廣泛應用，會計已從原有的記賬、報賬向著注重財務分析參與經營決策的方向發展。會計電算化提高了企業的運營管理效率和質量，同時對企業的內部控制也產生了深遠影響。

企業內部控制是指企業為了保護其經濟資源的安全與完整、防范管理漏洞、保證會計信息的真實可靠。利用企業內部分工而產生的相互制約、相互聯系的具有控制職能的方式、措施及程序。嚴格的內部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內部控制制度要求處理同一筆經濟業務的人員既要相互聯系，又要相互制約。嚴格的內部控制制度有助于減少差錯，防止違法行為的發生。

一、實施會計電算化系統內部控制的原則

美國注冊公共會計師協會的審計準則執行委員會認為，會計控制的目標和主要特征并不隨著數據處理方法而變動。這種觀點表明，在電算化會計信息系統中建立內部控制制度的目標仍然是保護資產，檢查會計數據的正確性和可靠性，任何損害企業資產，影響會計數據正確、完整可靠的事件，都必須從組織機構、技術方法等方面加以防范和杜絕。既要符合內部控制的既定目標，又要根據數據處理的特點選擇和制定相應的策略，這應該成為設計電算化會計信息系統內部控制制度的一個最基本的原則。

加強電算化會計信息系統的內部控制，能防止電算化會計信息失真，減少企業遭受損失的風險，給企業帶來效益?？刂频膶嵤┬枰ㄙM一定的費用，這種耗費是必不可少的，成本和效益是一個事物的兩個方面，這兩個方面之間的比例不同，所產生的效應也不同。當內部控制的效益大于成本時，控制帶來的是正效應；反之，帶來的將是負效應。建立內部控制制度必須能給企業帶來正效應，這也應該成為設計這種制度的另一個重要原則，即“成本效益”原則。

二、會計電算化系統內部控制存在的問題

會計電算化系統環境下的內部控制是內部會計控制的特殊形式，隨著計算機的發展，特別是網絡技術的發展，會計電算化系統也將向著更深更廣的方向擴展，給企業的財務管理和經營管理帶來新的機遇。會計電算化系統取代傳統的手工會計系統將是一種趨勢，但與傳統會計系統相比，也暴露出許多問題，具體表現在以下幾個方面：

第一，職務相分離、職權不相容原則的重要性下降

傳統會計信息處理的一條重要原則就是職務相分離、職權不相容原則。電算化后，這一原則的重要性將下降甚至得不到遵循。由于系統操作的高度集中，許多崗位、手續可以合并到計算機統一進行，會計工作人員將大大減少，從而使一些不相容的職務得不到分離，降低了相互牽制的效力，增加了在未批準的情況下對數據進行修改的可能性，從而使會計數據的準確性及安全性受到威脅，增大了作假的可能性。

第二，會計電算化系統下差錯的重復性和蔓延性

會計電算化系統數據處理集中化、自動化，數據可以轉入、拷貝，因此一個業務的數據錯誤往往會重復出現幾次，從一個環節蔓延至其他環節，導致整個系統數據失真，錯誤的嚴重性加大。例如:錄入的錯誤數據會再次用到會計科目匯總的過程中，導致科目匯總數據錯誤，而在進行經濟指標分析時，又可能再次使用錯誤的科目匯總數據。從而，因一個數據的錯誤而導致一連串系統的錯誤，影響到整個會計信息系統的數據失真。

第三，會計電算化系統數據執行主體和保存介質存在安全隱患

由于計算機硬件系統存在物理易損性，一旦硬件系統出現故障或因停電等其它非人為原因，將導致數據不能被處理，會計工作不能進行。數據處理的準確和高效主要依賴于財務軟件的質量和性能，一旦軟件質量出現問題就會影響到數據處理的準確和速度。程序中出現病毒，將會嚴重危害系統安全，擴大損害，致使數據丟失，給會計電算化系統造成嚴重損失，影響企業的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息，往往也會被人惡意利用。

第四，網絡環境下會計電算化系統的內部控制出現新的問題

網絡環境是一個開放的環境，在這個環境下任何信息在理論上都有可能被訪問到。會計電算化系統下，會計信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的安全隱患。例如，網絡信息很有可能在傳輸過程中被非法攔截或者人為篡改，網絡中存在的病毒和網絡的侵襲都可能給網絡環境下的會計電算化系統帶來危害。

三、強化企業會計電算化系統的內部控制的對策

第一，加強會計信息系統的安全性、保密性

網絡會計由手工分散操作變為計算機集中處理，數據處理形式發生了質的變化。會計軟件必須從服務器等設施上的數據安全和在傳輸過程中的信息安全兩個方面入手，增強網絡安全防范能力，著重考慮內部控制的安全性問題，建立健全內部控制制度，建立數據保護機構，加強數據的保密和安全。

第二，強化會計數據處理操作過程的控制，設計開發優秀的會計軟件

電算化會計系統數據加工的方法和流程與手工方式截然不同，因而檢查和糾正錯誤的方法也不同。手工方式下，可以可隨時對憑證、賬簿和報表的數據進行審核并糾正發現的錯誤，而在電算化方式中，一旦輸入系統的是錯誤數據，將導致整個會計過程的錯誤。因而，對電算化會計系統實行處理操作控制，是保證電算化系統能夠正確處理數據的一項重要措施。

所謂處理操作的控制，是指對電子計算機設備所執行的特定處理作業所作的控制，包括輸入制度、處理控制和輸出控制等。與其他內部控制方法不同，雖然有些處理操作控制是通過人工干預實現，但大部分是通過軟件來完成的。所以，一個良好的電算化會計系統，它的軟件部分應該具有處理操作控制的功能，在研制的早期階段即系統分析、系統設計中，就須考慮這種控制措施。設計處理操作控制時，應注意成本、效益問題。過多的、過于復雜的控制方法將會降低系統的工作效率，從而影響企業的經濟效益。在設計控制方法時，應該反復考慮和權衡成本和效益這兩個方面。一般來說，對于影響會計核算正確性方面的錯誤，應全力加以防范，甚至采用多種方法予以多次攔截。

第三，會計電算化會計資料的保存

注意對會計核算資料的保護，尤其是病毒防范與控制。防范病毒最為有效的措施是加強安全教育，健全并嚴格執行防范病毒管理制度。具體包括軟件、軟盤及計算機系統的采購和更新，要通過病毒檢測后才可使用，建立軟盤管理制度，安裝防病毒卡和反病毒軟件；定期檢測并清除計算機病毒，采用網絡防火墻技術等。

同時，為了確保計算機會計系統產生的數據和信息已被儲存，便于調用、更新和檢索，企業對于輸出的磁性介質的會計資料應及時貼上外部標簽，妥善保管、存檔或上報使用。文件的修改、更新等操作都應附有相關書面授權證明，對整個修改更新過程都應作好登記。計算機會計系統應具有必要的自動記錄能力，以便業務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。

[參考文獻]

[1]周銀花.談企業會計電算化應用中的內部控制[J].山西建筑，2004（5）.

[2]郭利平.企業如何實行會計電算化[J].科技情報開發與經濟，2005（11）．