企業(yè)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及發(fā)展策略探討

一．企業(yè)辦公自動(dòng)化發(fā)展回顧

辦公自動(dòng)化是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。其發(fā)展過程分3個(gè)階段。

1、以數(shù)據(jù)處理為中心的傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)。

它的最大特點(diǎn)是應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理對象，強(qiáng)調(diào)對數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力。其貢獻(xiàn)在于把IT技術(shù)引入辦公領(lǐng)域，提高了文件管理水平。

2、以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

這一時(shí)期的辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了以工作流為中心。這種方式徹底改變了早期辦公自動(dòng)化的不足之處，以E－MAIL、文檔數(shù)據(jù)庫管理、目錄服務(wù)、群組協(xié)同工作等技術(shù)作支撐。第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包含了眾多的實(shí)用功能和模塊，它以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了對人、對事、對文檔、對會(huì)議的自動(dòng)化管理。

3、以知識管理為核心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

第三代OA的核心是知識管理。知識管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，目標(biāo)是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在的知識、定位擁有專門知識的人、傳遞知識、有效利用知識。知識管理意味著在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取最適合的行動(dòng)，避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)工作。知識管理可以幫助企業(yè)解決知識共享和再利用的問題。第三代OA的顯著特點(diǎn)是信息、資源共享，實(shí)時(shí)通信，以及于短信平臺的完美結(jié)合

二企業(yè)辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀分析

進(jìn)入20世紀(jì)90年代中期以后，由于國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的需求快速增長。這時(shí)，辦公自動(dòng)化開始進(jìn)入一個(gè)快速發(fā)展階段。在我國辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程中，辦公自動(dòng)化建設(shè)取得了很多成績，同時(shí)也暴露了很多問題，如投資大、效果不明顯、水平低、重復(fù)建設(shè)多、硬件投入多、軟件投入少、模擬手工作業(yè)增加管理負(fù)擔(dān)等

造成這些問題的原因有多種：

1.對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的本質(zhì)作用缺乏必要的理解

通常只是把辦公自動(dòng)化理解為辦公過程中的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的使用，使用目的為提高效率，實(shí)際上，通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高管理機(jī)構(gòu)的決策效能更為重要。

2.忽視了辦公自動(dòng)化發(fā)展的基礎(chǔ)

通常只是認(rèn)為只要有了先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，就可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，其實(shí)，辦公自動(dòng)化發(fā)展必需依賴兩個(gè)基礎(chǔ)，一個(gè)是管理基礎(chǔ)，另一個(gè)是信息積累基礎(chǔ)，如果脫離了這兩個(gè)基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化就會(huì)變成空中樓閣。

3.技術(shù)含量低，創(chuàng)新設(shè)計(jì)少。

目前大多數(shù)辦公自動(dòng)化軟件的設(shè)計(jì)還基本上停留在Client／Server架構(gòu)、面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方式上，很少見到有創(chuàng)新的設(shè)計(jì)。使用傳統(tǒng)的技術(shù)雖然可以滿足一時(shí)之需，但從長遠(yuǎn)上考慮就落后了。

4.為用戶考慮得少，軟件的柔性構(gòu)造功能較差。

軟件的模塊復(fù)用性較差，直接影響了軟件的柔性構(gòu)造功能，而當(dāng)用戶的需求發(fā)生改變時(shí)，哪怕僅僅是輕微的改變，都需要開發(fā)商來解決，從而影響了用戶的使用效率，對開發(fā)商而言也是一個(gè)極大的負(fù)擔(dān)。

三． 辦公自動(dòng)化的發(fā)展策略

根據(jù)我國企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，使我國企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)走上健康快速發(fā)展的軌道，在辦公自動(dòng)化建設(shè)方面應(yīng)采取如下對策:

1、選對合作伙伴。

強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，有利于開發(fā)水平的提高、開發(fā)周期的縮短，避免低水平的重復(fù)，少走彎路，提高產(chǎn)品的競爭能力。因此在組織實(shí)施辦公自動(dòng)化前，應(yīng)先考察一下所選開發(fā)商的資質(zhì)、技術(shù)水平。

2、技術(shù)選型符合發(fā)展潮流。

選擇與世界發(fā)展潮流相吻合的技術(shù)，技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度要高，開放性要好，擴(kuò)展性強(qiáng)，采用B/S思路，系統(tǒng)維護(hù)升級方便。關(guān)鍵應(yīng)用主張自主開發(fā)，發(fā)展民族產(chǎn)業(yè)。

3、系統(tǒng)設(shè)計(jì)符合國情。

考慮到我國辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀，在設(shè)計(jì)上應(yīng)采用生命周期法和快速原形法相結(jié)合，在已有的產(chǎn)品基礎(chǔ)上，以采用快速原形法為主，先推廣，后調(diào)研，進(jìn)行二次開發(fā)。

4、采用復(fù)雜適用系統(tǒng)理論(ＣＡＳ理論)

在實(shí)現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)理論(ＣＡＳ理論)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化，系統(tǒng)使用越久，積累有價(jià)值的東西就越多。

5、組織實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)支持。

辦公自動(dòng)化能否成功實(shí)施，與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度以及全體員工的協(xié)作有較大的關(guān)系?，F(xiàn)代辦公自動(dòng)化是一個(gè)系統(tǒng)工程，尤其需要上層領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要在組織機(jī)構(gòu)上有所保證，并能落實(shí)需要的經(jīng)費(fèi)和進(jìn)行相關(guān)計(jì)劃的制定和執(zhí)行。辦公自動(dòng)化的層次越高，工作模式的改變越大，觸動(dòng)的東西越多，越不容易實(shí)現(xiàn)，越需要領(lǐng)導(dǎo)給予支持。沒有這些保障，就有可能出現(xiàn)傳統(tǒng)的辦公方式和辦公自動(dòng)化分離的現(xiàn)象，辦公自動(dòng)化只能是一句空話。

作者單位：浙江理工大學(xué)