如何加強企業檔案服務工作

哈增慧

企業檔案是企業在生產、建設、經營、管理、科研等活動中形成的真實記錄，是企業重要的信息資源和潛在的生產力。隨著新形勢的發展和變化，企業檔案工作也因生產和經營管理等方面變化而變化，認識這種客觀變化，探討適應這種變化的相應對策，是企業檔案管理工作面臨的新問題。我國加入ＷＴＯ之后，石化銷售企業正面臨著成品油市場逐步開放、為建立現代企業制度而進行的改革改制不斷向縱深推進的新形勢。如果我們還是墨守成規、不思變通地按照原來的路子走下去，勢必背離檔案工作的宗旨，造成檔案工作滯后。因此，面對這樣一個充滿變革的新局面，作為石化銷售企業的檔案工作人員要努力提高自身素質、強化服務意識，充分發揮檔案的服務職能，加大檔案為企業改革和發展提供有效信息資源的力度，實現檔案工作和企業相互促進發展的良好局面。要樹立企業檔案工作人員正確的服務意識，要從以下幾方面入手。

一、良好的職業道德是樹立服務意識的基礎

檔案職業道德，是檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和檔案利用服務等項職能活動中，應當遵守的基本行為準則。檔案職業道德與各行各業的職業道德是一樣的，都具有鮮明的時代性與歷史性、職業性與具體性等特征。但是，檔案工作又是一項專門職業，有著區別于其他職業的特殊要求，因此，檔案人員職業道德又有自己的特點。概括地講檔案工作者職業道德主要表現在五個方面：一是要實踐“三個代表”重要思想，堅持四項基本原則，堅定正確的政治方向；二是有良好的工作態度，自尊、自信、自強，熱愛本職工作，忠誠檔案事業；三是有高度的責任感，愛檔如珍，據實立檔，保守國家機密，確保檔案的完整和完全；四是積極開發檔案信息資源，全心全意為利用者服務；五是努力提高業務素質，保持科學嚴謹的工作作風。

檔案工作者職業道德的幾項內容并不是簡單的并列，而是相互作用、相互影響的，同時也是相互制約和相互促進的，共同構成了檔案工作者職業道德系統結構。作為新時代、新形勢下的檔案工作者，要不斷提高自身的職業道德，時時刻刻以職業道德約束自己的行為，只有這樣，才能適應時代的發展，才能端正服務態度，才能為企業發展、為利用者提供高質量、高效率的服務。

二、檔案工作人員的素質是提高服務質量的保證

檔案工作者的素質是管理檔案過程中的知識水平和組織、整理、開發等整體綜合能力的具體體現。它包括政治素質、思想素質、文化素質。政治素質表現為對黨的熱愛、對社會主義的信念、以及對工作的態度；思想素質主要表現在道德修養、思想品德、涵養性等方面；文化素質包括文化知識水平、專業知識水平以及文化修養等等。檔案工作者的素質就是政治素質、思想素質、文化素質在管理過程中的具體表現。

檔案工作是一項服務性工作，它的服務性集中體現在檔案信息資源的開發利用上。就企業檔案工作人員來說，作為企業檔案信息管理者，他的任務除了要認真負責地搞好本企業檔案材料的搜集、整理、保管等項基礎工作外，其最主要的任務就是擴大檔案信息資源開發的深度和廣度，盡可能挖掘檔案信息的隱性化價值，積極主動為企業各項工作提供及時有效的服務，這也是企業檔案工作最根本的服務方向。以上兩個任務完成的好與壞直接影響著檔案服務工作質量的高低，而檔案工作人員素質的高低又直接影響著這兩個任務完成的質量。

（一）檔案工作者的素質決定著檔案管理工作的質量和水平。檔案管理，就是人對檔案的管理。人為管理之本，人的思想、心理、知識直接影響到管理的整個過程，管理人員素質高低決定著管理的成敗優劣。檔案工作者是檔案管理部門的主體，在構成檔案管理工作的整個過程中，檔案工作的一整套管理原則、方法、技術以及庫房等物質條件僅是手段，而發揮作用的關鍵在于管理者本身。管理者素質的優劣，水平的高低，直接影響到工作的質量，例如：在同一環境下，不同的人進行管理往往效果各異，有的資料收集不全，有的保管期限劃分不準等等。所以，只有重視對檔案管理者的培養，加強對檔案人員的事業心和專業知識的培養教育，提高檔案人員的整體素質水平，才能有檔案管理的高效率和高質量。

（二）檔案工作者的素質決定著檔案信息資源開發的深度和廣度。實現檔案高質量的管理體系是開發檔案信息資源的前提和基礎，檔案管理的最終目的是開發利用，實現檔案的價值，這一目標的實現與人緊密聯系在一起。檔案本身的價值是潛在的，它發揮作用有賴于人們認識它的價值，進而用自己的勞動通過一定的工作方法和技術手段來加以開發。所以，檔案價值的充分實現，檔案資源的充分利用很大程度上決定于檔案人員的管理水平。低水平的管理，只能停留在你借我調、你交我收，工作被動、受人牽制的局面上。高素質的管理，要求管理者有廣博的知識和才干，憑借超前意識和超前服務的現代思想，能深層次、系統地開發出檔案資料中的各種有用信息，為企業發展服務，為社會進步服務。因此，檔案工作者素質的高低，對檔案信息資源的開發起著重要的作用，它決定著檔案信息資源開發的深度和廣度。

由此可見，作為一名企業檔案管理人員，只有不斷加強自身修養，努力提高自身素質，才能不斷改進自己的工作質量，為企業發展提供高效優質的服務。

三、不斷創新是適應形勢變化、提高服務質量的關鍵

當今社會是知識經濟時代，經濟全球化趨勢發展和我國加入世貿組織，必將加快社會轉型，這將帶來社會全方位的變革。同樣，我國的檔案工作也面臨著變革與挑戰。面對這種變革，只有激發創新意識，不斷創新，才能使我國的檔案事業發展到一個新水平，適應形勢的變化，才能在社會轉型期盡可能大的發揮檔案的服務作用。

（一）服務意識創新。檔案的服務作用、服務意識已經被社會廣泛地接受，服務意識的創新應該著力于樹立高標準意識和大發展意識。改變過去那種你借我調、坐等的被動工作方式。增強大服務意識，進一步提高服務的主動性；增強大開放意識，進一步提高服務的深度和廣度；增強大檔案意識，進一步提高服務的整體效益。樹立大發展的意識需要檔案工作者善于從新角度、采用新方法來分析問題，用科學的思維方式解釋現象，敢于走前人未開創之路，變被動服務為主動服務，變固守為開放，變獨我為融通，實事求是的態度。進一步解放思想，開拓進取，創新服務意識是新形勢下檔案工作應對未來，迎接挑戰的重要思想。

（二）工作手段創新。隨著石化系統辦公自動化的推廣與普及，有效解決了檔案信息資源增長無限性與儲存空間有限性的矛盾；利用需求增多、利用角度多樣化和傳統的檢索、服務手段的矛盾，極大地提高了檔案工作的質量和效率。因此我們在實際工作中要注意取長補短，充分利用辦公自動化和網絡快速、準確、便捷的特點，建立文檔電子索引，提高檔案的查找速度、利用效率，更好地為企業發展服務。

（三）管理模式創新。檔案工作必須著眼服務企業的觀念，要求我們必須創新管理模式，其中包括檔案工作六個環節和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案資料編研、檔案信息交流以及檔案業務管理等方面的應用則較少。只有我們牢固樹立服務意識，不斷提高自身素質，才能不斷創新工作方式，提高工作效率和服務水平，使檔案工作更好地服務于企業的改革和發展。

（作者單位：中國石化銷售華北公司）