把應聘經理裝進“文件筐”

管理者面對的無非是“人”和“事”。第7期我們介紹了“無領導小組”技術可以現場測評應聘者對“人”的影響力，那么本期再奉上“文件筐”技術，則可以測評他現場處理事件的能力。

二戰期間，美國軍方向敵國派遣敵后情報人員屢屢受挫。為扭轉選人失利的不利局面，軍方委托心理學家研究了一套以情境模擬法為核心的人員鑒別方法，獲得了出乎意料的成功。

二戰結束后，美國電報電話公司大膽地將這一技術實現了“軍轉民”，陸續對企業內部四百余名年輕的經理人員實施了以工作情境模擬為核心的測試，其中就包括被稱為“實戰演練”的文件筐測驗。重點評估他們的知識、技能、價值觀和個人職業愿望等方面的內容，并將測試結果封存。8年后，將當年的測試結果與這些年被測人員的實際業績及晉升情況進行對照，結果表明：在提升到部門經理職位的人員中，80%的評價是正確的，而在未被提升的人員中，90%的人員預測準確。上述結果帶給人們更多的信心。進入21世紀，跨國企業已普遍采用這一技術進行人才鑒別，我國一些管理較為規范的企業也已開始嘗試。

什么是文件筐？

資深測評專家、北京工業發展咨詢有限公司總經理辛浩力介紹說：文件筐測驗又稱為公文處理測驗，它是將目標職位在實際工作中將會遇到的典型事件、棘手問題等通過結構化設計，以請示、匯報、通知、備忘錄、信函、報表、來電記錄等書面形式呈現。這些資料通常是放在文件筐中，“文件筐測驗”因此而得名，讓被測人員在所安排的仿真情境中扮演目標職位管理者的角色，對事先設計的文件進行處置，通過寫出的書面處理意見，考察被測人員在規定時間內能否敏銳捕捉信息、準確形成判斷、妥善進行決策、有效指揮與協調的能力，是被測者現場表現的綜合性測驗。

為什么文件筐測驗特別適合于高級管理人員呢？它主要得益于以下特點：

實戰性：文件筐測驗的所有題目均來自于管理工作的實踐，是基于高級管理人員的特點設計的，它自然也最符合高級管理者的職位特點、職責內涵。

仿真性：文件筐測驗力求模擬目標職位現實中真實發生的管理情境，讓被測人員扮演目標職位管理者的角色，對實際解決問題具有高度似真性。

機動性：文件筐測驗可以根據不同目標職位的特點、所面臨的難題和困境以及需要評價的測評要素有針對性地編制題目，內容靈活多變。

操作性：文件筐測驗提供給被測人員的背景信息、測試問題以及被測人員對文件的處理意見都是以書面形式呈現的，測驗便于操作，可多人同時實施。

多用性：文件筐測驗除用作評價、選拔管理人員外，還可用于考核和培訓。它能夠有效提高管理者的管理技巧，選拔過程也就是培訓過程。

企業在決定使用文件筐測驗前應當分析以下因素：

成本因素：文件筐測驗的測試題目設計、評分標準確定過程需要投入相當大的人力、物力和財力，只有通過深入地研究與篩選，才能保證較高的效度。從企業成本控制的角度分析，文件筐測驗適用于擔負重大職責、戰略性的關鍵職位，一般為中高級管理職位，而用于基層管理者則可能得不償失。

評價因素：文件筐測驗是綜合性測驗，主試官首先要對被測人員的文件處理書面結果和他在測驗過程中的行為表現進行判斷和評價，然后通過深度問詢了解被測人員處理文件的思維過程及思維風格。因此，主試官必須對測試題目的可能答案及題目之間的內在聯系了然于胸，一般情況下非專業主試官需要接受1～2星期的培訓，并且最好有測評專家隨時加以指導。

文件筐“裝”什么？

一般來講，文件筐內裝的是十幾份甚至更多的諸如：備忘錄、請示、信函、報表等書面形式的文件，這些文件的信息來源有上級和下級，有內部也有外部，內容涉及內部管理、人事、財務、生產、市場、政策法規、客戶、公共關系等方面，其中有些是日常瑣事，有些是緊急事務，也有重大事宜，但這些問題都是圍繞目標職位可能遇到的狀況進行設計的。

文件筐測驗最基礎、最重要的工作是測試題目的設計，也就是呈現給被測人員的各類書面文件，它決定了測評結果的信度和效度。設計測試題目主要依據以下信息：

產業或行業特點——企業發展階段——內外環境狀況——組織氛圍與文化——職位使命及職責——工作活動與方式——權限與可用資源——內外部協調關系——近階段工作目標——管理能力與素質。

一般情況下，由專業人員組成的測試題目設計小組，在充分掌握上述相關信息的前提下，用三個工作日左右的時間即可完成一個高級管理職位的文件筐測驗題目設計。下面是文件筐測驗的題目示例。

假定你是某合資電子公司的總經理，以下任務要求你單獨完成：

今天是10月20日，由于停電所有管理人員已提前下班，你剛剛從本部回來，已經是下午五點。你的辦公桌上有一堆文件，你最好在六點前處理完畢，因為你將去香港參加國際電子產品展覽會，機票已經訂好，司機六點來接你去機場，你10月24日才能回到你的辦公室辦公。你公司的主要產品市場需求量很大，正打算擴大生產規模。好，你現在可以開始工作了。

文件一：金總：上月銷售部經理陳華離職之后，又陸續流失6名業務主管，銷售人員數量嚴重不足，人力資源部至今沒有補充到位，部門內士氣低落、人心思動。部門內8名骨干業務主管今天聯名要求三日內與您就銷售提成額度問題進行溝通，此事如何處置，請指示。

銷售部，10.20

文件二：金總：財務部趙杰在劃撥款項時出現失誤，造成較大損失，按規定應解除合同。現趙杰愿意由個人彌補損失，且趙杰的父親是我們的重要客戶，目前正面臨簽署明年的購貨協議，銷售部認為按規定處理趙杰會對協議的簽署產生很大影響。此事如何處理？

人力資源部、財務部、銷售部，10.18

文件……

文件筐測什么？怎么測？

文件筐測驗是評價高級管理人員的重要工具，它主要從兩個主要角度和一個輔助角度對被測人員進行考察。

主：

管理能力角度：計劃、分析、預測、決策、組織、駕馭和溝通等能力。

業務角度：財務、人事、行政、市場、生產、戰略、投資等業務。

輔：

現場行為：自信/退縮、鎮定/焦慮、輕松/緊張、條理/忙亂……

其中：

計劃能力：合理利用信息資源以設立目標，制定完成目標的策略以及開展工作的步驟、方法及資源預算。

組織能力：根據任務的輕重緩急確定工作次序，組織各種指向結果的行動以實現目標，有效授權及利用各種可用資源。

控制能力：設定業績目標，檢核行動過程，及時解決出現的突發問題，保證正確的行動方向，客觀評價結果。

決策能力：縝密剖析復雜問題，多角度思考解決問題的途徑并理性評估，策劃并選擇高質量的決策意見。

溝通能力：運用書寫的技能準確表達個人思想、意見和意愿，以影響他人來獲得廣泛的支持。

應用文件筐測驗要重點把握兩個環節：

1.文件筐測驗的實施程序

（1）測試準備階段：測試環境的布置、主試官的培訓、測驗題本及答題冊檢核、攝像設備檢查及試拍。

（2）現場施測階段：宣讀測試注意事項、指導語，按各階段測驗時間要求控制進程，攝像，主試官現場行為觀察。

（3）深度問詢階段：主試官依據被測人員筆試結果進行提問，并參照標準進行一致性討論、評分。

（4）分析評價階段：參照標準對筆試結果評分、觀看現場錄像修正行業評價、綜合三類評分形成個人報告。

2.對主試官的要求

文件筐測驗的主試官原則上應由咨詢顧問、測評專家或心理學家擔任，企業的高管人員或人力資源管理者作為輔助測試官。由于企業高級管理人員對企業現狀有著更為深刻、切實的感受，在通過標準化的培訓以及專業人員的即時指導后，他們能夠與具有專業背景的主試官形成有益的互補。文件筐測驗要求主試官具有以下方面的素質：

●了解企業基本情況，對目標職位的內涵理解深入；

●具備相關知識基礎，了解文件筐測驗的理論和實踐依據；

●熟知測試題目的各種可能答案及題目之間的內在聯系；

●明確題目的評分標準及測試要素的定義，并與其他主試官達成一致；

●善于觀察被測人員的行為表現，準確記錄并形成判斷；

●具備較強的溝通技能，恰如其分地進行深度問詢；

●主試官應當在測試前得到充分的培訓；

●能夠對被測人員進行獨立、客觀、公正、審慎的評價。