數智化賦能下單套制歸檔管理存在的問題與對策

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.16.077

[中圖分類號］G276 [文獻標識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）16-0233-03

0 引言

數智化引領數字經濟時代發展，由紙質為主、電子為輔轉化為電子為主、紙質為輔的“雙套制”模式應用是傳統檔案管理向現代檔案管理轉型的權宜之計。數智化賦能下數字檔案館的出現使人們獲取和利用信息的方式更為高效，單套制歸檔模式符合實現電子文件高效管理的發展趨勢，能夠滿足現代檔案管理高質量發展的基本需求。2021年修訂實施的《中華人民共和國檔案法》明確規定電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以將電子形式作為憑證使用。其在宏觀層面以法律的形式為電子文件單套制歸檔管理的實施提供了依據和安全保障，有助于相關單位做好風險管控的同時更好地發揮單套制管理的應用價值。

1單套制歸檔管理要素概述

1.1電子文件

現有檔案學理論研究對電子文件的定義是清晰的、明確的，而電子檔案的定義受電子文件的生成環境、存儲載體及形成軟件系統等因素的影響，學術研究方向圍繞電子文件的全生命周期，對電子文件和電子檔案的界定則形成了大文件觀和小文件觀[1-2]。大文件觀將貫穿文件整個生命周期各個階段的文件統稱為電子文件；小文件觀從歸檔環節區分電子文件和電子檔案。

電子檔案一般是指具備歸檔標準的具有憑證、可查考和保存價值的電子文件。由于電子環境中很多電子文件生成的同時就具備了檔案的憑證價值屬性，電子文件與電子檔案的界限不清晰，電子文件成為包含電子文件設計、形成和維護生命周期的全部電子文件和電子檔案的統稱，大文件則更利于電子文件單套制歸檔管理工作的推進。

1.2數字連續性

參照國外相關研究，數字連續性是類似電子文件概念的另一種提法，但是各國研究的側重點不同。例如，英國側重于數字信息的可用性、完整性及可獲取性；新西蘭側重于信息的利用及利用過程中數據資源的保護；澳大利亞側重于信息的長遠利用及無利用價值信息的鑒別處置。綜上所述，數字連續性是指采取有效的數字技術和管理手段維護數字信息的真實性、可用性、安全性及利用過程中的數據安全風險管控，使信息得以長久保存并發揮有效價值，與我國的電子文件管理要求基本一致。

1.3電子文件單套制歸檔

電子文件單套制是指立檔單位僅使用電子形式保存和管理文件的方式[2-4]，不再另行生成紙質文件，即在無紙環境下的檔案管理中，電子文件是唯一的原始記錄，無須轉化為紙質文件。單套制優化存儲空間、提升管理效能的優勢得以體現。

我國單套制歸檔管理存在單軌制和單套制兩種形式?！败墶眰戎赜谖募倪\行方式及運行狀態；“套”強調電子文件的保存形式，即文件歸檔后的狀態和類型[4]。文件歸檔前不再生成紙質文件，僅以電子形式進行的業務流轉活動即單軌；文件歸檔后僅以電子形式單獨保管和利用即單套。由此可見，文件活動的整個生命周期是由“軌”和“套”綜合構成的。在電子文件管理體系中，單套制歸檔管理即電子文件整個生命周期中文件的電子形式流轉及歸檔保存，將‘軌”和套”結合的單套制實現全流程單軌運行符合我國電子文件單套制歸檔管理的基本要求。

2 我國單套制歸檔管理實施現狀

2.1單套制法規制定并頒布，提供法律依據

隨著社會信息化進程的加快，以法制優勢帶動檔案科學管理。2018年，國家檔案局重新修訂發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條明確提出“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔”。2021年實施的新《中華人民共和國檔案法》新增檔案信息化建設章節，第三十六、三十七條提出“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設‘電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”。各級地方政府相繼制定檔案法實施條例，解決檔案法實施中遇到的“缺項”“堵點”問題，在實踐層面為單套制歸檔管理提供法律依據。

2.2單套制規范標準發布，提供工作依據

國家檔案局立足于檔案工作實際為單套制歸檔管理提供遵循規范，在2015—2024年相繼制定并頒布不同行業、不同系統電子文件歸檔和電子檔案管理的規范和標準10余項，為推進單套制歸檔管理提供技術性、規范性支撐。其中，2022年頒布的《電子檔案單套管理一般要求》標志著我國電子文件單套制歸檔進入規范化標準化管理階段；2024年發布的《電子檔案管理辦法》是參照“單套制”試點面臨的問題所采取的優化方案的經驗總結，其主要目的是規范單套制歸檔管理的操作流程，并在單套制歸檔管理過程中保證電子文件在其整個生命周期的真實性、完整性、可用性和安全性。

2.3單套制管理研究項目立項，提供經費支持

單套制歸檔管理模式有助于推進數字政府建設，保障檔案科學研究領域工作的經費足額投人是加快實現檔案管理現代化的有效途徑。根據國家檔案局公布的立項數據，本文匯總了2021—2024年科技電子文件單套制項目數量（見表1）。

2.4單套制管理試點工作有序展開，提供實踐支撐

單套制管理模式的優化調整需要實際工作的驗證作為參照，國家檔案局從2016年開始啟動電子文件和電子檔案試點項目申報，相關數據（見表2）表明：通過驗收的試點單位達到50余家，涉及關系國家經濟社會發展的眾多行業領域；尤其值得關注的是，2022年以單套制項目通過試點驗收的3家單位中，上海市高級人民法院作為單套制驗收的首家司法機構，表明單套制歸檔管理逐漸成熟。

表12021—2024年國家檔案局科技電子文件單套制項目數量匯總

資料來源：國家檔案局官方網站，下同。

表22019一2023年電子文件單套制管理通過驗收試點統計表

3數智化賦能下單套制歸檔管理存在的問題

電子文件的憑證作用需要依靠信息數據的真實性、完整性、安全性和可靠性作為判斷指標，“四性”要求貫穿電子文件的整個生命周期，這既是單套制歸檔管理面臨的挑戰，也是學科研究的熱點話題。

3.1真實性要求規避數據的易竄改性

電子文件的真實性是指其內容、邏輯結構和形成環境與其形成時的原始狀態一致[5-6]，電子文件不同于紙質文件具有實質的物理載體，真實性要求是針對電子文件中數據的易竄改性而言的。紙質檔案在管理過程中的損壞、涂改可以通過其在載體上留下的改動痕跡進行辨別，而電子文件以數字化形式通過系統程序的編碼呈現，電子文件的數字摘要、電子簽名及時間戳等數據要素可以通過技術手段或程序編碼實現無痕跡偽裝改變，導致電子文件真實性受到影響，進而降低可信度。

3.2完整性要求規避存儲機制不完善

電子文件的完整性是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損[5-6]。全宗內的電子文件具有有機的聯系，是系統的整體，單套制歸檔管理要求建立目錄數據庫，保證全宗內電子文件的有機聯系及檔案數據完整。在這一過程中，電子文件處于長期流轉狀態，受存儲設備、技術的限制，檔案數據在存儲過程中會發生破壞、變異和丟失。

3.3可用性要求平衡軟硬件的高依賴性

電子文件的可用性是指電子文件能夠被檢索、呈現、正常打開和利用的特性[5-6]。單套制歸檔管理中的電子文件對計算機、存儲設備及生成文件的數據處理軟件具有較強的依賴性。以科技類檔案為例，不同的研究領域有其專門的數據分析軟件，生成的電子文件軟件之間不兼容、不能互相識別，作為電子檔案移交后，數據庫大多不能進行識讀。此外，讀取和存儲設備的損壞對電子文件的讀取使用也有較大影響。由此可見，具有長期有效的可用性是電子文件是否具備歸檔保存價值的鑒別依據。

3.4安全性要求數字環境風險可控

電子文件的安全性是指電子文件歸檔過程可控、數據存儲可靠，未遭到任何程度的破壞和非法訪問[6。在電子文件歸檔過程中，工作人員技術操作失誤、電子文件管理及防護系統使用升級過程中的變動調整造成的防護漏洞以及黑客入侵對電子文件的安全都將造成威脅。單套制管理過程中電子文件的安全性是真實性、完整性、可用性實現的基礎，風險可控的數字環境能有效規避電子文件歸檔過程中的安全風險，促使單套制歸檔管理措施高效實施的同時實現電子檔案的利用價值。

4數智化賦能下單套制歸檔管理策略

4.1實現數據鎖定與固化，實行實時監測

電子檔案信息內容與載體的可分離性一定程度上增加了信息內容被竄改的風險。區塊鏈技術提供的利用數據權限、時間記錄、定位功能可以防止數據內容被惡意竄改；鑒于哈希值算法結果的唯一性，通過哈希值檢驗可以鑒別數據是否被竄改。通過技術手段可以實現檔案數據的固化、存證和保全，工作人員通過對軟件技術的熟練掌握可以實時監測檔案數據，最大限度避免數據被竄改，保證電子文件的真實性和完整性。

4.2強化軟硬件設施設備建設，完善保全措施

單套制管理中電子文件的形成、維護對軟件系統和硬件設備的依賴程度非常高。制定完善的電子檔案保全措施和實時監控記錄上報制度，形成規范化的操作管控流程，有利于檔案數據的固化與鎖定，也有助于強化配套設施設備的過程中對信息數據原始性的監督，保證電子文件的安全性和可用性。

4.3管理部門協同管理，實現安全監管

單套制歸檔管理安全性的保證需要多部門協同合作完成。以檔案管理部門為中心，與電子檔案處理部門和檔案保密部門共同建立資源共享、協同管理機制，明確各部門的具體職責、細化任務分工，從管理制度、工作流程及審查監督等不同層面開展協同工作，實現對單套制歸檔管理的全程監管，確保電子文件的完整性和可用性。

4.4專業技術水平硬著陸，強化人才培養

單套制管理模式對專業技術水平要求更高，系統的維護與更新、運行狀況的有效評估與漏洞的及時處理需要具體的專業技術工作人員執行，系統的開發與安全環境的構建同樣需要專業技術人員參與其中。依靠專業技術人員技術水平的提升，實現專業技術水平的硬著陸；加強專業人員的培養，打造專業技術團隊，是自前最有效的方式。電子文件管理系統穩定性與安全性的提升，能夠最大限度保障電子檔案的完整性。

單套制歸檔管理是檔案管理現代化的必然選擇，信息技術發展推動檔案管理體制向著更加高效的方向改革。未來充滿機遇，也充滿挑戰，應站在歷史的高度，著眼于當下，探索制定有利于檔案事業發展的法律、法規、政策及行業標準，強化電子檔案的憑證價值，為數智化環境下推進單套制管理實踐提供參考，加快我國社會信息化轉型進程。

主要參考文獻

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