基于數字化技術的病案檔案信息管理策略研究

doi： 10.3969/j.issn.1673-0194.2025.16.075

[中圖分類號]R197.323；TP311 [文獻標識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）16-0227-03

0 引言

病案檔案作為醫療信息的重要載體，記錄了患者從就診到痊愈的全過程，包含豐富的診斷、治療、檢查等信息，對醫療質量評估、臨床研究、醫療糾紛處理等具有至關重要的作用。傳統的病案檔案管理方式主要依賴人工操作，如紙質檔案的整理、存儲、檢索等。這種方式存在效率低下、易出錯、占用大量物理空間等諸多弊端，已經難以滿足現代醫療行業快速發展的需求[]。因此，本文將分析數字化技術對病案檔案管理的影響，并提出基于數字化技術的病案檔案信息管理策略，以期為推動病案檔案信息管理的數字化轉型提供參考。

1數字化技術對病案檔案信息管理的作用

數字化技術對病案檔案信息管理具有多方面的作用。在提升管理效率方面，數字化病案檔案管理系統借助光學字符識別（OpticalCharacterRecognition，OCR）技術能快速且準確地將紙質病案轉化為電子數據，減少人工錄入時間與錯誤。醫護人員通過掃描或拍照上傳資料可實現信息即時更新與同步，且利用數據庫技術集中存儲管理電子病案，憑借合理的數據結構和索引機制實現快速檢索和查詢。在優化患者體驗方面，數字化病案檔案管理系統的病案預約和自助打印功能使患者無須現場排隊，節省時間和精力，同時采用數據加密、權限控制等措施保護患者隱私，提高其對醫院的信任度與忠誠度。在促進醫療資源共享與部門協作方面，數字化病案檔案管理系統可以打破部門間的信息壁壘，使醫生能夠實時訪問完整的病案信息，以制訂科學的治療方案。同時，數字化病案檔案管理系統能夠使跨部門協作更加順暢，還支持病歷醫護審簽等功能，能夠提升病案檔案信息管理效率。

2基于數字化技術的病案檔案信息管理策略

2.1加強數據存儲與分類管理

2.1.1優化數據存儲方式

隨著醫療服務體系的完善，醫院產生的病案檔案數據量急劇增加，傳統存儲方式已難以應對。因此，醫院要采用分布式存儲、云存儲等方式解決這一問題。分布式存儲可以將數據分散存儲在多個物理節點上，通過網絡連接這些節點形成一個統一的存儲資源池。以某大型三甲醫院為例，其采用分布式存儲系統后，不僅能夠輕松應對日益增長的病案檔案數據存儲需求，還提高了數據訪問的速度，縮短了醫生查詢患者歷史病案的時間[2]。云存儲是一種基于云計算技術的存儲方式，可以將醫院病案檔案數據存儲在云端服務商提供的存儲平臺上。一些小型醫院由于資金和技術有限，選擇云存儲方式后，不僅解決了數據存儲難題，還降低了運營成本，同時也提高了數據存儲服務質量。分布式存儲和云存儲的差異如表1所示。

表1分布式存儲和云存儲特性對比

2.1.2強化檔案分類管理

建立科學的檔案分類體系對提高檔案檢索和利用效率至關重要。醫院可根據檔案類型、重要程度等進行分類管理。首先，醫療科技的發展使得醫院檔案類型日益豐富，包括檢查報告、處方單等。醫院可以將這些檔案按照類型進行劃分，建立不同的文件夾或數據庫進行存儲[3]。例如，將所有的檢查報告統一存放在“檢查報告”文件夾中，再根據檢查項目的差異進一步細分，如“血液檢查報告”“影像檢查報告”等。這樣一來，當醫生需要查詢某類檢查報告時，可以直接在相應的文件夾中查找，大大提高檢索效率。其次，根據檔案的重要性和使用頻率，將檔案分為重要檔案、一般檔案和次要檔案。對于重要檔案，如涉及重大疾病診斷和治療的病案與科研相關的病例檔案等，要采取更為嚴格的存儲和保護措施，確保數據的安全性和完整性。醫院還可以采用加密存儲、定期備份等方式進行管理。對于一般檔案和次要檔案則可以采用相對簡單的存儲方式，但要保證數據的可訪問性。例如，對于一些常規的門診病歷，可以作為一般檔案進行管理，存儲在普通的數據庫中，但要建立清晰的索引，方便查詢。最后，為了便于管理和檢索，醫院可以為不同類別的檔案設置不同的標簽或編碼，確保醫生通過這些標簽和編碼可以快速定位到所需的檔案。

2.2提升管理設備性能

2.2.1及時采購與更新設備

在病案檔案信息管理中，設備性能對管理效率與質量至關重要。因此，醫院要積極爭取資金支持并合理規劃設備采購與更新。醫院可通過多種途徑爭取資金。一方面，醫院可向當地財政部門申請專項資金，詳細論證數字化檔案管理設備對提升醫療服務水平、保障信息安全的重要性，并明確資金用途及預期效益。另一方面，醫院應調整預算，增加數字化設備采購預算，同時優化資源配置，減少不必要開支。此外，醫院可與企業、基金會合作，爭取捐贈或投資。醫院還可以與科技企業合作，共同推進數字化檔案管理項目，實現互利共贏。在設備采購與更新方面，醫院需要全面評估病案檔案信息管理現狀與未來需求，結合業務增長和技術發展情況制訂采購計劃。選擇設備時，應優先考慮技術先進性、兼容性和可擴展性，確保與現有信息系統無縫對接，并預留未來升級空間。為降低采購風險，醫院應根據資金狀況和實際需求，分階段實施采購計劃，優先采購關鍵設備，再逐步更新輔助設備。這樣既能保證病案檔案信息管理工作正常開展，又能高效使用資金，實現高質量的病案檔案信息管理。

2.2.2加強設備維護與管理

建立完善的設備維護與管理制度，定期對設備進行檢查、維護和升級，是保證設備正常運行的關鍵。首先，醫院要制定設備維護與管理制度，明確設備維護的具體流程和標準，涵蓋日常檢查、定期維護、故障維修等環節，規定每個環節的責任人、工作內容和時間要求，以此確保設備維護工作的規范化和標準化。比如，制定服務器日常檢查清單，要求維護人員每天對服務器的運行狀態、溫度、濕度等參數進行檢查并記錄結果。其次，要加強人員培訓，提升設備維護人員的技術水平和維護能力，定期組織技術培訓和實操演練，讓維護人員掌握設備性能、操作方法和常見故障處理技巧；還要做好文檔管理，建立設備維護檔案，詳細記錄設備的采購信息、維護記錄、故障處理情況等，為設備的維護與管理提供重要的參考依據，便于工作人員及時發現設備存在的問題和制訂維修計劃[4]。最后，在定期檢查、維護和升級方面，要安排專人每天對設備進行巡檢，檢查設備外觀、運行狀態、連接線路等是否正常，及時發現設備發熱、異響、指示燈異常等異常情況并采取相應處理措施，如每天檢查存儲設備的硬盤指示燈，若發現異常，則及時排查處理;要按照設備使用說明書和維護要求，定期對設備進行全面維護保養，包括清潔設備內部灰塵、更換老化零部件、檢查設備性能參數等，如每季度對服務器進行全面清潔和保養，更換空氣濾網，檢查內存、硬盤等硬件性能；要根據技術發展情況和業務需求，及時對設備進行軟件和硬件升級，軟件升級可修復系統漏洞、提高性能，硬件升級能增強設備處理能力、增加存儲容量，如定期對檔案管理軟件進行升級以支持新功能和數據格式，當服務器存儲容量不足時，及時增加硬盤或更換更大容量的硬盤。

2.3保障信息安全

在病案檔案信息管理中，運用多種安全防護技術構建多層次的信息安全防護體系，是保障患者信息安全的基礎。第一，在醫院網絡邊界部署防火墻，其架構如圖1所示。

圖1醫院防火墻部署架構

圖1中的外部網絡代表醫院外部的公共網絡，外部用戶會試圖通過公共網絡訪問醫院內部網絡資源。防火墻部署在醫院網絡邊界，可以對進出網絡的流量進行監控和過濾，并依據預設的訪問規則來決定是否允許特定流量通過。內部辦公網絡供醫院內部員工使用，包含各類辦公設備和系統；檔案管理服務器存儲著醫院重要檔案信息，是重點保護資源。防火墻規則表明了訪問規則，如允許特定互聯網協議（InternetProtocol，IP）訪問檔案管理系統、限制外部對敏感端口訪問等，這些規則保障了只有經過授權的流量才能訪問醫院檔案管理系統，進而提升病案檔案信息的安全性。第二，安裝入侵檢測系統（IntrusionDetectionSystem，IDS）或入侵防御系統（IntrusionPreventionSystem，IPS）。醫院安裝IDS可以對網絡中的數據包進行實時監測和分析，通過預設規則和算法檢測是否存在異常網絡行為和攻擊跡象，如端口掃描、惡意軟件傳播等。IDS一旦發現異常，就會及時發出警報，并采取阻斷攻擊源網絡連接等措施。醫院要根據自身實際情況和安全需求制定人侵檢測和防御規則。不同醫院面臨不同的安全威脅，需要結合自身業務特點和網絡環境制定適合的規則，如對存儲大量敏感患者信息的檔案管理服務器設置更嚴格的規則，以避免數據泄露[5-6]。第三，應用加密算法。對病案檔案數據進行加密處理，以確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。醫院可以采用對稱加密算法加密數據，在數據傳輸時用安全套接字層（SecureSocketsLayer，SSL）或安全傳輸層（TransportLayerSecurity，TLS）協議加密傳輸，防止數據被竊取和竄改。在數據存儲時對服務器上的檔案數據加密，只有授權用戶利用解密密鑰才能訪問數據[7-8]。同時，要建立完善的密鑰管理體系，定期更換加密密鑰，防止密鑰被破解，并對密鑰的存儲和使用進行嚴格的權限控制，僅授權人員可使用密鑰，如采用硬件加密設備（如加密機）存儲和管理密鑰，以提升密鑰的安全性。

3 結束語

數字化技術融人病案檔案信息管理是醫療行業發展的必然趨勢，對病案檔案信息管理具有多方面的作用，如提升管理效率、優化患者體驗、促進醫療資源共享與部門協作等。本文基于數字化技術提出一系列病案檔案信息管理策略，包括優化數據存儲方式、加強檔案分類管理、提升管理設備性能以及保障信息安全等。這些措施可以幫助醫院強化病案檔案信息管理，提升病案檔案信息管理的高效性、精準性，進而提升醫療服務質量和推動醫療行業健康發展。

注：殷文，通信作者。

主要參考文獻

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