數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設研究

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.16.071

[中圖分類號]G647；G270.7 [文獻標識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）16-0215-03

0 引言

高校檔案管理信息化建設不僅是技術工具的簡單疊加，還是推進高校治理能力現(xiàn)代化的重要舉措。高校檔案資源的有效整合與深度開發(fā)直接關系到學術研究、管理決策與公共服務質量。信息化技術通過重構檔案資源的存儲形態(tài)與利用模式，能夠打破部門壁壘，激活“沉睡”數(shù)據(jù)，為教學改革提供參照，為科研攻關構建知識圖譜，為行政管理注人數(shù)據(jù)智慧，進而為高校可持續(xù)發(fā)展提供支撐。因此，研究高校檔案管理信息化建設的策略極具現(xiàn)實意義。

1高校檔案管理信息化建設的重要意義

1.1有利于高校檔案管理高質量發(fā)展

高校檔案管理信息化建設是推動檔案管理工作高效開展的核心路徑。傳統(tǒng)檔案管理模式受限于物理存儲和人工操作，存在資源分散、檢索效率低、保存成本高等問題，而信息化技術通過數(shù)字化存儲、智能分類和動態(tài)更新機制，能夠推動檔案資源的系統(tǒng)整合與長期保存。借助統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺，高校可打破部門間的信息壁壘，形成覆蓋教學、科研、行政等領域的檔案資源池，為歷史數(shù)據(jù)追溯和未來決策提供完整依據(jù)[1]。同時，高校檔案管理信息化建設可以通過標準化流程和自動化備份系統(tǒng)，降低檔案丟失或損毀風險，保障檔案資源的安全性和真實性，使檔案管理從被動保管轉向主動服務。

1.2有利于拓展檔案管理的服務功能

高校檔案管理信息化建設拓展了檔案服務的維度，使檔案從靜態(tài)資源轉化為動態(tài)知識資產(chǎn)。高校通過構建跨部門共享平臺，可以推動檔案管理系統(tǒng)與教學系統(tǒng)、科研數(shù)據(jù)庫的互聯(lián)互通，從而為師生提供跨學科、跨層級的資源支持。例如，跨部門共享平臺的智能檢索功能可快速定位特定課題的歷史數(shù)據(jù)，輔助科研人員追溯研究脈絡。此外，信息化技術可以推動檔案服務從基礎查詢向知識挖掘延伸，如高校通過利用自然語言處理技術分析檔案內容，能夠提升戰(zhàn)略規(guī)劃的科學性。在服務對象上，信息化平臺支持多終端訪問和權限分級管理，這既可以滿足師生的個性化需求，又可以確保涉密信息的安全性，使檔案服務從單一供給轉向差異化、場景化輸出。這種功能拓展不僅提升了檔案的利用價值，還強化了其在高校治理中的支撐作用。

1.3有利于提高檔案管理效能

信息化技術通過流程再造和自動化工具顯著提升了檔案管理的效能。在傳統(tǒng)手工操作模式下，檔案錄入、分類、檢索等環(huán)節(jié)耗時耗力且易出錯，而檔案管理信息化系統(tǒng)通過光學字符識別（OpticalCharacterRecognition，OCR）、批量導入等功能，可將紙質檔案快速轉化為結構化數(shù)據(jù)，從而減少重復勞動。智能標簽系統(tǒng)和元數(shù)據(jù)管理技術能自動完成檔案分類，避免人工操作的隨意性和滯后性。在檢索環(huán)節(jié)，檔案管理信息化系統(tǒng)的關鍵詞匹配、模糊查詢等功能大幅縮短了檔案檢索的響應時間，使師生無須親臨檔案室即可獲取所需信息[2]。此外，信息化平臺內置的流程引擎可規(guī)范檔案借閱、審批、歸檔等環(huán)節(jié)，通過電子化留痕和自動提醒功能，減少流程卡頓和責任推諉現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案全生命周期管理。這不僅可以節(jié)約人力資源，還能使檔案管理人員從低效工作中解脫出來。

2 高校檔案管理信息化建設面臨的困境

2.1資金保障力度不足

高校檔案管理信息化建設面臨的首要困境是資金投入的持續(xù)性不足。高校檔案管理信息化建設需要高性能服務器、大容量存儲設備及智能化管理軟件等設備的支持，但部分高校受限于辦學經(jīng)費分配機制，往往優(yōu)先保障教學與科研領域的項目，檔案管理信息化建設常被歸為“非緊急項目”，導致專項預算長期不足。即便少數(shù)高校投入了一定的資金用于檔案管理信息化建設的設備采購，但忽略了后續(xù)的系統(tǒng)維護、技術升級等持續(xù)性投入。在此背景下，高校的檔案管理設備經(jīng)常出現(xiàn)老化與功能滯后的問題。此外，檔案信息化標準的制定、數(shù)據(jù)遷移等隱性成本易被低估。這種資金投入不足的問題不僅制約了檔案管理信息化建設，還使得部分已建成的信息化平臺因硬件性能不足或軟件兼容性差而淪為“半成品”，難以滿足跨部門數(shù)據(jù)共享與智能分析需求。

2.2專業(yè)人才儲備不足

專業(yè)人才儲備不足是制約高校檔案管理信息化建設的重要問題。當前，高校的檔案管理人員普遍存在知識結構不合理的問題：傳統(tǒng)檔案學專業(yè)人員對信息技術掌握不足，難以勝任數(shù)據(jù)挖掘、系統(tǒng)運維等技術密集型工作，而新引入的信息技術人才又缺乏檔案業(yè)務知識，導致技術與業(yè)務需求脫節(jié)。此外，高校檔案部門常被視為“邊緣部門”，人員晉升通道狹窄，激勵機制缺失，難以吸引復合型人才加入。現(xiàn)有在職人員的培訓體系亦不完善，多數(shù)培訓局限于基礎操作技能，缺乏對人工智能、區(qū)塊鏈等新興技術的深度應用培訓，使得檔案管理人員的能力更新速度滯后于技術迭代。這種“引不進、留不住、培不優(yōu)”的惡性循環(huán)直接導致高校檔案信息化建設缺乏智力支撐，無法實現(xiàn)從數(shù)據(jù)管理向知識服務的轉型升級。

2.3信息安全防護能力弱

在高校檔案信息化建設過程中，信息安全風險呈現(xiàn)出多維度擴散態(tài)勢。技術層面，部分高校過度依賴防火墻與密碼保護，未能構建涵蓋數(shù)據(jù)加密、訪問控制、入侵檢測的全鏈條防護體系，使得電子檔案在傳輸、存儲環(huán)節(jié)易遭竄改或泄露。管理層面，檔案分級保密制度與權限分配機制尚未完善，存在“重開放、輕管控”傾向，涉密檔案與普通檔案混合存儲現(xiàn)象較為普遍，增加了內部人員誤操作或越權訪問的風險[3]。此外，檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化平臺、科研數(shù)據(jù)庫的接口安全性評估不足，第三方系統(tǒng)漏洞可能成為外部攻擊的突破口。這種防護體系的碎片化與被動性使得高校檔案信息在面臨網(wǎng)絡攻擊、病毒入侵等威脅時缺乏應急響應能力，嚴重影響了檔案數(shù)據(jù)的完整性、可用性與保密性。

3數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設的有效策略3.1強化資金投入

數(shù)字化時代，強化資金投人是高校檔案管理信息化建設的重要支撐。首先，拓展籌資渠道是保障資金持續(xù)供給的基礎。高校應擺脫對財政資金的依賴，建立“政府撥款 + 社會資本 + 校內統(tǒng)籌”三位一體籌資體系。例如，高校可以通過申報國家級檔案數(shù)字化專項基金、吸引企業(yè)技術合作或校友捐贈等方式拓寬資金來源。其次，高校需要科學制訂資金分配方案，明確硬件購置、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)遷移與后期維護等環(huán)節(jié)的優(yōu)先級。對于服務器集群、云存儲平臺等核心基礎設施，高校應確保初期資金投入的充足性與技術的前瞻性，避免設備迭代滯后導致重復建設同時，高校需要預留專項資金用于新興技術整合，如區(qū)塊鏈加密、人工智能分類算法的適配升級，以應對技術快速迭代的挑戰(zhàn)。在資金使用層面，高校需要建立全周期預算管理機制，通過項目制運作明確各階段資金使用目標。例如，高校可以將預算劃分為系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)標準化改造、安全防護強化等模塊，并引入第三方審計強化資金流向監(jiān)管。此外，高校需要注重資金投入的長效性，將檔案管理信息化建設納入高校整體發(fā)展規(guī)劃，與智慧校園、科研數(shù)據(jù)庫等項目協(xié)同聯(lián)動，通過資源共享降低建設成本。例如，整合檔案管理系統(tǒng)與教務、科研平臺的數(shù)據(jù)接口，避免重復采購服務器；對已建成的信息化設備建立動態(tài)維護檔案，延長設備壽命周期。通過構建“開源－節(jié)流-增效”的資金生態(tài)鏈，高?？删徑舛唐谕度肱c長期需求的矛盾，為檔案管理數(shù)字化、智能化轉型奠定物質基礎。

3.2構建專業(yè)化人才隊伍

數(shù)字化時代，高校檔案管理信息化建設的核心突破點在于打造既精通檔案業(yè)務、又掌握數(shù)字技術的復合型人才隊伍。第一，高校需要重構檔案人員培訓體系，建立“檔案管理 + 信息技術 + 數(shù)據(jù)科學”的交叉課程模塊。在傳統(tǒng)檔案學課程中融入知識圖譜構建、區(qū)塊鏈存證、智能檢索算法等前沿內容，并增設Python編程、大數(shù)據(jù)分析等技術應用課程，推動知識體系與數(shù)字技術深度融合，解決現(xiàn)有檔案管理人員業(yè)務與技術割裂的問題。第二，高校需要創(chuàng)新人才培養(yǎng)機制，聯(lián)合檔案部門、科技企業(yè)共建實訓基地，通過項目制實踐增強人才的技術應用能力。例如，高?？梢詫n案數(shù)字化加工、元數(shù)據(jù)標引等實操任務嵌人教學環(huán)節(jié)，讓檔案管理人員在真實場景中掌握OCR識別、非結構化數(shù)據(jù)處理等技能，縮短從理論學習到崗位勝任的適應周期。第三，高校需要建立分層培養(yǎng)體系：針對新入職人員實施“雙導師制”，由資深檔案管理員與信息技術專家聯(lián)合指導；針對骨干人才，高?？梢灾朴唽ｍ椦行抻媱?，重點培養(yǎng)其系統(tǒng)架構設計與數(shù)據(jù)治理能力；針對管理者，高校需要強化其戰(zhàn)略思維培養(yǎng)，提升其對智慧檔案館建設的全局把控力[4]。第四，完善職業(yè)發(fā)展激勵機制尤為關鍵，高校需要打破檔案部門“邊緣化”認知，通過設立技術職稱序列、優(yōu)化績效考核指標等方式，增強崗位吸引力。例如，高校可以將數(shù)據(jù)清洗效率、系統(tǒng)運維穩(wěn)定性等納入普升評價體系，激發(fā)人才創(chuàng)新活力。第五，高校需要構建動態(tài)知識更新機制，依托行業(yè)學會、技術聯(lián)盟搭建常態(tài)化培訓平臺，定期組織人工智能倫理、網(wǎng)絡安全法規(guī)等專題培訓，確保人才能力提升與技術迭代同步。通過上述措施，高?？芍鸩酱蛟煲恢I(yè)化的人才隊伍，為檔案管理信息化建設提供智力支持。

3.3筑牢信息安全防線

數(shù)字化時代，高校在檔案管理信息化建設中需要構建多層次的信息安全防護體系，涵蓋技術、管理與制度3個維度。技術層面，高校應采用端到端加密技術，對檔案數(shù)據(jù)的傳輸與存儲實施動態(tài)加密，防止未經(jīng)授權的訪問。同時，高校需要引入多因素認證機制，結合生物識別與動態(tài)口令技術，增強用戶身份驗證的精準性與可靠性。針對網(wǎng)絡攻擊風險，高校需要部署智能入侵檢測系統(tǒng)與防火墻，實時監(jiān)控異常流量并阻斷惡意行為，形成“監(jiān)測-預-響應”的防護鏈。管理層面，高校需要建立嚴格的訪問權限分級管理制度，根據(jù)檔案密級與用戶角色動態(tài)調整訪問權限，確保敏感信息僅對授權人員開放。在實踐過程中，高校需要完善安全審計機制，通過日志記錄與操作溯源技術，對檔案數(shù)據(jù)的生成、修改、調閱等行為進行全程留痕，實現(xiàn)責任可追溯。此外，高校需要定期開展全員信息安全培訓，重點提升檔案管理人員的風險識別能力與應急響應能力，在人為操作層面降低泄密風險。物理安全層面，高校需要采用專用存儲設備并封閉非必要的數(shù)據(jù)輸出端口，防止移動介質濫用導致信息泄露，同時建立“本地－異地－離線”三級備份體系，通過定期數(shù)據(jù)遷移與異地異質備份確保極端情況下的檔案可恢復性。制度層面，高校應結合《中華人民共和國檔案法X中華人民共和國網(wǎng)絡安全法》等法規(guī)制定信息安全管理規(guī)范，明確數(shù)據(jù)分級標準、應急處置流程與違規(guī)追責機制，為信息安全管理提供制度支撐[5]。通過技術防護、管理優(yōu)化與制度約束的協(xié)同作用，高校可構建“預防-控制-恢復”的信息安全生態(tài)，為檔案管理信息化建設提供堅實保障。

4結束語

數(shù)字化時代，高校檔案管理信息化建設既是高校數(shù)字化轉型的重要抓手，也是實現(xiàn)檔案資源高效利用的必然選擇。當前，雖然部分高校在基礎設施建設、檔案數(shù)字化加工等領域取得了顯著成果，但專業(yè)人才匱乏、資金投入不足等問題仍然制約著檔案管理信息化建設。未來，隨著5G、邊緣計算等技術的深度應用，高校檔案管理將向數(shù)字化、智能化方向演進，形成覆蓋檔案全生命周期的智慧服務體系。因此，高校有必要加強對檔案管理信息化建設的投入，提升檔案管理信息化建設水平，實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，為學校高質量發(fā)展注人新動能。

主要參考文獻

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