大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案數(shù)字化安全管理與隱私保護(hù)研究

doi： 10.3969/j.issn.1673-0194.2025.16.067

［中圖分類號(hào)］G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A [文章編號(hào)]1673-0194（2025）16-0203-03

0 引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)字化作為檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵，能夠促進(jìn)檔案存儲(chǔ)、傳輸與處理效能提升。但技術(shù)發(fā)展也帶來安全隱患，如數(shù)據(jù)泄露、隱私邊界消解等。在跨部門協(xié)同治理和數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘需求日益增長的背景下，如何保障檔案數(shù)字化安全與隱私不泄露成為亟待解決的問題。因此，研究檔案數(shù)字化安全管理與隱私保護(hù)十分重要。

1 檔案數(shù)字化概述

大數(shù)據(jù)時(shí)代的縱深發(fā)展驅(qū)動(dòng)著檔案管理范式的系統(tǒng)性重構(gòu)，檔案數(shù)字化作為信息資源治理體系現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的核心環(huán)節(jié)，通過將傳統(tǒng)物理載體檔案轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)了檔案資源在存儲(chǔ)、傳輸、處理等維度的效能躍升[]。這一進(jìn)程不僅體現(xiàn)為技術(shù)層面對(duì)光學(xué)字符識(shí)別（Optical CharacterRecognition，OCR）、分布式存儲(chǔ)、智能標(biāo)引等數(shù)字技術(shù)的集成應(yīng)用，還蘊(yùn)含著檔案開發(fā)模式與管理邏輯的深層次變革。在實(shí)踐層面，檔案數(shù)字化突破了傳統(tǒng)管理場景的時(shí)空局限，通過構(gòu)建多源異構(gòu)數(shù)據(jù)資源的整合平臺(tái)，顯著提升了檔案檢索效率與共享能力，為跨部門協(xié)同治理與數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘提供了基礎(chǔ)支撐。然而，技術(shù)賦能也帶來了復(fù)雜的安全風(fēng)險(xiǎn)問題：數(shù)據(jù)全生命周期的完整性保障面臨分布式存儲(chǔ)架構(gòu)下的控制難題，多節(jié)點(diǎn)傳輸過程中的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)呈現(xiàn)指數(shù)級(jí)增長，而智能化處理技術(shù)帶來的深度數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)可能引發(fā)隱私邊界的消解風(fēng)險(xiǎn)。這種安全與效率的張力迫使檔案管理主體必須重新審視數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的內(nèi)生性風(fēng)險(xiǎn)，既要應(yīng)對(duì)黑客攻擊、系統(tǒng)漏洞等技術(shù)性威脅，也要警惕權(quán)限濫用、數(shù)據(jù)壟斷等制度性隱患。當(dāng)前，檔案數(shù)字化實(shí)踐已超出單純的技術(shù)應(yīng)用范疇，演變?yōu)樯婕胺蓚惱怼⒓夹g(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織機(jī)制等多維要素的系統(tǒng)工程。其安全管理和隱私保護(hù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)亟須建立技術(shù)防護(hù)與管理機(jī)制，在確保檔案資源開放共享的同時(shí)，維護(hù)數(shù)據(jù)主權(quán)與個(gè)人隱私保護(hù)的平衡。

2檔案數(shù)字化安全管理與隱私保護(hù)的策略

2.1實(shí)施分級(jí)管理，優(yōu)化數(shù)據(jù)分類策略

在人事檔案數(shù)字化進(jìn)程中，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分級(jí)管理與分類是提高檔案安全管理與使用效率的核心路徑。人事檔案涵蓋身份信息、職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲記錄等不同敏感層級(jí)的內(nèi)容，企業(yè)需要根據(jù)數(shù)據(jù)價(jià)值、隱私風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)用場景構(gòu)建多維分類體系。首先，企業(yè)應(yīng)基于檔案內(nèi)容的敏感性與關(guān)聯(lián)性建立分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)劃分為核心隱私層、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)層及公開信息層。核心隱私層聚焦身份證號(hào)、家庭住址等直接關(guān)聯(lián)個(gè)人身份信息，企業(yè)必須嚴(yán)格限制訪問權(quán)限并納入最高防護(hù)等級(jí)；業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)層包含職務(wù)晉升、考核評(píng)價(jià)等與組織管理密切相關(guān)的數(shù)據(jù)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)部門職能設(shè)置差異化訪問規(guī)則；公開信息層則涵蓋職稱、榮譽(yù)等可公開內(nèi)容，企業(yè)在確保完整性的前提下可以適度開放共享[2]。其次，企業(yè)需要結(jié)合數(shù)據(jù)生命周期動(dòng)態(tài)調(diào)整分類策略，如在檔案生成階段，企業(yè)可以通過元數(shù)據(jù)標(biāo)記明確初始密級(jí)；在流轉(zhuǎn)階段，企業(yè)可以根據(jù)接收方權(quán)限自動(dòng)適配數(shù)據(jù)開放范圍；在歸檔階段，企業(yè)可以根據(jù)檔案的時(shí)效性重新評(píng)估數(shù)據(jù)敏感度并更新分類標(biāo)簽。為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，企業(yè)可引入基于數(shù)據(jù)血緣關(guān)系的追蹤技術(shù)，通過圖譜化分析，明確數(shù)據(jù)衍生路徑與權(quán)限繼承邏輯，避免跨層級(jí)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，企業(yè)需要構(gòu)建自適應(yīng)分類模型，利用自然語言處理技術(shù)對(duì)非結(jié)構(gòu)化檔案文本進(jìn)行語義識(shí)別，自動(dòng)識(shí)別敏感字段并匹配相應(yīng)密級(jí)，降低人工干預(yù)的主觀性與滯后性。在訪問控制層面，企業(yè)應(yīng)建立與分類結(jié)果聯(lián)動(dòng)的動(dòng)態(tài)授權(quán)機(jī)制，如通過屬性基策略引擎實(shí)時(shí)解析用戶身份、操作意圖及環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)，動(dòng)態(tài)調(diào)整數(shù)據(jù)解密閾值與展示粒度。此外，企業(yè)需要設(shè)立分級(jí)審計(jì)機(jī)制，針對(duì)不同密級(jí)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)差異化的日志記錄規(guī)則與審計(jì)頻率，確保高敏感操作全程可追溯。值得注意的是，分類策略須與法律規(guī)范及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同更新，企業(yè)可以參照《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》（以下簡稱《個(gè)人信息保護(hù)法》）中“最小必要”原則細(xì)化數(shù)據(jù)采集類別，依據(jù)組織管理需求優(yōu)化分級(jí)顆粒度，從而實(shí)現(xiàn)安全管理與業(yè)務(wù)效能的有機(jī)統(tǒng)一。通過構(gòu)建科學(xué)的分級(jí)體系與動(dòng)態(tài)分類機(jī)制，人事檔案可在數(shù)據(jù)價(jià)值釋放與隱私風(fēng)險(xiǎn)防控之間實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)平衡[3]。

2.2推進(jìn)隱私脫敏，保障信息匿名處理

在人事檔案數(shù)字化管理中，隱私脫敏與信息匿名化是調(diào)和數(shù)據(jù)利用價(jià)值與個(gè)體權(quán)益保護(hù)的關(guān)鍵技術(shù)路徑。針對(duì)人事檔案中姓名、身份證號(hào)、家庭成員關(guān)系等直接標(biāo)識(shí)符與間接敏感信息交織的特征，企業(yè)必須構(gòu)建覆蓋數(shù)據(jù)生成、共享、存儲(chǔ)全流程的脫敏機(jī)制。在數(shù)據(jù)生成階段，企業(yè)應(yīng)通過動(dòng)態(tài)脫敏技術(shù)實(shí)現(xiàn)敏感字段的實(shí)時(shí)遮蔽，如采用基于上下文的脫敏規(guī)則引擎，根據(jù)訪問場景自動(dòng)選擇部分遮蔽、格式保留加密或語義替換策略，這樣既可以保留數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)可用性，又可以切斷身份關(guān)聯(lián)鏈條。對(duì)于需要跨部門共享的檔案數(shù)據(jù)，企業(yè)可引人同態(tài)加密與差分隱私相結(jié)合的混合脫敏模型，在密文狀態(tài)下完成統(tǒng)計(jì)分析任務(wù)的同時(shí)注入可控噪聲，確保輸出結(jié)果無法逆向推導(dǎo)個(gè)體信息4。在非結(jié)構(gòu)化檔案文本處理中，企業(yè)需要運(yùn)用自然語言處理技術(shù)識(shí)別隱含的敏感內(nèi)容，如通過命名實(shí)體識(shí)別模型定位職務(wù)變動(dòng)記錄中的潛在隱私點(diǎn)，并采用泛化、擾動(dòng)等方法實(shí)現(xiàn)語義保留型脫敏。針對(duì)人事檔案特有的縱向時(shí)序數(shù)據(jù)特征，企業(yè)需要設(shè)計(jì)動(dòng)態(tài)匿名化算法。例如，基于 k- 匿名模型的改進(jìn)方案，通過自適應(yīng)聚類將原始記錄與相似群體數(shù)據(jù)融合，確保任一查詢條件下的返回結(jié)果均滿足最低群體規(guī)模閾值，避免通過數(shù)據(jù)交叉比對(duì)實(shí)現(xiàn)身份重識(shí)別。此外，要建立去標(biāo)識(shí)化數(shù)據(jù)的追蹤溯源機(jī)制，利用區(qū)塊鏈技術(shù)將脫敏操作日志、匿名化參數(shù)及數(shù)據(jù)血緣關(guān)系固化存證，確保脫敏過程可驗(yàn)證、可審計(jì)。在技術(shù)實(shí)現(xiàn)層面，應(yīng)重點(diǎn)解決高維稀疏數(shù)據(jù)的匿名化難題，如通過分布式匿名處理框架對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分片計(jì)算，結(jié)合本地化差分隱私機(jī)制平衡數(shù)據(jù)精度與隱私強(qiáng)度。值得注意的是，隱私脫敏須與法律規(guī)范深度耦合，企業(yè)應(yīng)依據(jù)《個(gè)人信息保護(hù)法》中“去標(biāo)識(shí)化”與“匿名化”的法定標(biāo)準(zhǔn)，明確脫敏后數(shù)據(jù)的法律屬性與使用邊界。例如，對(duì)達(dá)到匿名化標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)豁免知情同意要求，而對(duì)去標(biāo)識(shí)化數(shù)據(jù)仍需要保留訪問控制與再識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)開發(fā)殘留風(fēng)險(xiǎn)檢測工具，利用對(duì)抗生成網(wǎng)絡(luò)模擬攻擊者行為，動(dòng)態(tài)評(píng)估脫敏數(shù)據(jù)的重識(shí)別概率并優(yōu)化匿名化參數(shù)配置。通過構(gòu)建‘技術(shù)-法律-風(fēng)險(xiǎn)三位一體的隱私保護(hù)體系，人事檔案可在釋放數(shù)據(jù)價(jià)值的同時(shí)筑牢隱私安全防線，為企業(yè)決策與公共服務(wù)提供合規(guī)高效的數(shù)據(jù)支撐。

2.3制定應(yīng)急預(yù)案，提高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力

人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)的復(fù)雜性與開放性使其面臨持續(xù)性安全威脅，構(gòu)建全鏈條應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制是抵御未知風(fēng)險(xiǎn)的核心保障。針對(duì)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)竄改等潛在威脅，企業(yè)需要建立“預(yù)防-監(jiān)測－響應(yīng)-恢復(fù)”四維聯(lián)動(dòng)的應(yīng)急預(yù)案體系。在預(yù)防階段，企業(yè)應(yīng)基于威脅建模技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行脆弱性掃描，結(jié)合歷史攻擊特征與業(yè)務(wù)邏輯設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)圖譜，識(shí)別核心數(shù)據(jù)庫訪問接口、身份認(rèn)證模塊等高危節(jié)點(diǎn)，并預(yù)設(shè)隔離區(qū)與流量清洗策略。在監(jiān)測層面，企業(yè)需要部署具備自適應(yīng)能力的入侵檢測系統(tǒng)，通過行為分析算法建立用戶操作基線，實(shí)時(shí)捕捉非常規(guī)數(shù)據(jù)導(dǎo)出、高頻異常訪問等風(fēng)險(xiǎn)信號(hào)，并利用數(shù)字孿生技術(shù)構(gòu)建虛擬仿真環(huán)境，對(duì)攻擊行為進(jìn)行動(dòng)態(tài)推演與影響評(píng)估。當(dāng)安全事件觸發(fā)響應(yīng)機(jī)制時(shí)，企業(yè)必須啟動(dòng)分級(jí)處置流程：一級(jí)響應(yīng)針對(duì)局部數(shù)據(jù)泄露實(shí)施沙箱隔離與權(quán)限熔斷，二級(jí)響應(yīng)應(yīng)對(duì)系統(tǒng)級(jí)癱瘓啟用分布式災(zāi)備節(jié)點(diǎn)接管服務(wù)，三級(jí)響應(yīng)則聚焦大規(guī)模數(shù)據(jù)污染啟動(dòng)全鏈數(shù)據(jù)指紋校驗(yàn)與版本回滾[5]。在恢復(fù)階段，企業(yè)需要采用增量備份與日志溯源相結(jié)合的方式，通過數(shù)據(jù)清洗引擎剔除受損記錄，并基于區(qū)塊鏈存證技術(shù)確保修復(fù)過程的可驗(yàn)證性。為提升預(yù)案實(shí)效性，企業(yè)應(yīng)建立動(dòng)態(tài)演練機(jī)制，通過紅藍(lán)對(duì)抗模擬高級(jí)長期威脅（AdvancedPersistentThreat，APT）攻擊、勒索病毒等復(fù)合型威脅場景，利用壓力測試驗(yàn)證系統(tǒng)承載閾值與恢復(fù)時(shí)間目標(biāo)（Recovery Time Objective，RTO）的匹配度，并基于演練結(jié)果優(yōu)化應(yīng)急決策樹與資源調(diào)度模型。同時(shí)，企業(yè)需要構(gòu)建跨部門協(xié)同響應(yīng)框架，明確檔案管理部門、技術(shù)運(yùn)維團(tuán)隊(duì)及第三方安全服務(wù)商的職責(zé)邊界與協(xié)作流程。例如，建立威脅情報(bào)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)攻擊特征庫的實(shí)時(shí)同步；依托安全編排與自動(dòng)化響應(yīng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)急處置流程的標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行。值得注意的是，應(yīng)急預(yù)案須與法律法規(guī)深度銜接，企業(yè)應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》中關(guān)于事件報(bào)告與責(zé)任追溯的要求，設(shè)計(jì)合規(guī)的響應(yīng)時(shí)間窗與信息披露機(jī)制，并通過智能合約固化電子取證、損失評(píng)估等法律動(dòng)作的執(zhí)行邏輯。此外，企業(yè)需要開發(fā)殘余風(fēng)險(xiǎn)管理工具，對(duì)應(yīng)急處置后的系統(tǒng)進(jìn)行攻擊面收斂與權(quán)限收斂，利用對(duì)抗性機(jī)器學(xué)習(xí)檢測潛在后門程序，并通過數(shù)據(jù)血緣分析明確受影響檔案的擴(kuò)散范圍，實(shí)施精準(zhǔn)化修復(fù)。唯有構(gòu)建閉環(huán)式應(yīng)急管理體系，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)在動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境中的彈性生存與快速復(fù)原，確保組織核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)的安全。

2.4加強(qiáng)教育培訓(xùn)，增強(qiáng)全員安全意識(shí)

人事檔案數(shù)字化安全管理的長效性不僅依賴技術(shù)體系與制度規(guī)范，還需要通過系統(tǒng)性教育培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)安全意識(shí)的普遍內(nèi)化與行為范式的根本轉(zhuǎn)變。針對(duì)檔案管理鏈條中決策層、運(yùn)維人員、普通員工等多元主體的認(rèn)知差異，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建分層次、場景化的安全教育體系。對(duì)于檔案管理專職人員，企業(yè)應(yīng)聚焦數(shù)據(jù)生命周期中的操作風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)計(jì)涵蓋隱私保護(hù)法規(guī)、數(shù)據(jù)倫理準(zhǔn)則、安全操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化課程，通過案例分析、沙盤推演等方式，強(qiáng)化其對(duì)敏感信息泄露路徑、社會(huì)工程攻擊手段的識(shí)別與防御能力。面向非技術(shù)崗位員工，企業(yè)應(yīng)以“最小化接觸原則”為基礎(chǔ)開發(fā)輕量化培訓(xùn)模塊，利用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)模擬釣魚郵件、權(quán)限濫用等高發(fā)風(fēng)險(xiǎn)場景，通過沉浸式體驗(yàn)建立行為反射機(jī)制，避免錯(cuò)誤操作引發(fā)次生風(fēng)險(xiǎn)。在組織管理層，應(yīng)通過政策解讀與戰(zhàn)略研討提高其對(duì)安全投人與業(yè)務(wù)發(fā)展辯證關(guān)系的認(rèn)知水平，將安全意識(shí)納入組織文化基因，形成自上而下的安全治理共識(shí)。教育培訓(xùn)的實(shí)施需要突破傳統(tǒng)單向灌輸模式，引入動(dòng)態(tài)評(píng)估機(jī)制，如通過對(duì)抗性演練測試員工在突發(fā)安全事件中的應(yīng)急決策能力，利用知識(shí)圖譜技術(shù)跟蹤個(gè)體認(rèn)知盲區(qū)的演變趨勢(shì)，并基于自適應(yīng)學(xué)習(xí)系統(tǒng)推送定制化補(bǔ)充內(nèi)容。此外，企業(yè)應(yīng)建立安全意識(shí)量化評(píng)估模型，結(jié)合日常操作日志與模擬測試結(jié)果，構(gòu)建涵蓋知識(shí)掌握度、風(fēng)險(xiǎn)敏感度、合規(guī)執(zhí)行力的三維評(píng)價(jià)體系，為培訓(xùn)效果優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。值得注意的是，教育內(nèi)容須與技術(shù)進(jìn)步保持同步，如企業(yè)需要將聯(lián)邦學(xué)習(xí)、區(qū)塊鏈存證等新興技術(shù)原理轉(zhuǎn)化為通俗化教學(xué)案例，幫助員工理解技術(shù)防護(hù)邏輯與自身行為責(zé)任的關(guān)聯(lián)性。同時(shí)，企業(yè)必須強(qiáng)化法律與倫理教育的融合，通過對(duì)《個(gè)人信息保護(hù)法》《中華人民共和國檔案法》等法規(guī)的深度解讀，明確個(gè)體在人事檔案管理中的權(quán)利邊界與責(zé)任義務(wù)，尤其需要重點(diǎn)闡釋知情同意、目的限定等原則在具體業(yè)務(wù)場景中的應(yīng)用規(guī)范。為提升教育持續(xù)性，企業(yè)可構(gòu)建線上線下一體化學(xué)習(xí)平臺(tái)，集成微課學(xué)習(xí)、智能問答、同行評(píng)議等功能模塊，形成知識(shí)共享與經(jīng)驗(yàn)沉淀的協(xié)同生態(tài)。通過構(gòu)建覆蓋全員、貫穿全程、多維聯(lián)動(dòng)的安全教育體系，人事檔案數(shù)字化管理將實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)防御到主動(dòng)治理的范式升級(jí)，為數(shù)據(jù)安全生態(tài)的可持續(xù)發(fā)展奠定人文基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

檔案數(shù)字化的安全治理不僅是技術(shù)命題，還是涉及法律倫理、組織文化、社會(huì)信任的系統(tǒng)工程，急需通過跨學(xué)科研究打造可持續(xù)發(fā)展的數(shù)字檔案治理生態(tài)。研究系統(tǒng)論證了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字化安全治理的復(fù)雜性與必要性。實(shí)踐證明，技術(shù)防護(hù)必須與制度規(guī)范形成閉環(huán)，通過動(dòng)態(tài)分類策略抑制數(shù)據(jù)濫用風(fēng)險(xiǎn)，借助隱私增強(qiáng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)“可用不可見”的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，最終實(shí)現(xiàn)安全邊際與治理效能的帕累托最優(yōu)。然而，人工智能技術(shù)的快速迭代將持續(xù)重塑安全威脅圖譜，未來研究應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注聯(lián)邦學(xué)習(xí)、區(qū)塊鏈存證等新興技術(shù)的適用邊界，探索跨域協(xié)同治理機(jī)制與動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型。

主要參考文獻(xiàn)

[1］劉璐.做好備份工作守護(hù)電子檔案安全：《電子檔案管理辦法》解讀之三［J].中國檔案，2025（1）：32-33.

[2]許立峰.文秘工作與紙質(zhì)檔案信息安全管理的融合實(shí)踐[J].造紙裝備及材料，2025（1）：111-113.

[3]任雪會(huì).“互聯(lián)網(wǎng) + ”背景下檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)路徑［J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2024（35）：43-45.

[4]陳萍，張宏斌.區(qū)塊鏈技術(shù)在公共資源交易檔案管理中的應(yīng)用［J].遼寧師專學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2024（4）：43-45，108.

[5］楊鴻.大數(shù)據(jù)時(shí)代電力工程電子檔案安全管理措施［J].辦公室業(yè)務(wù)，2024（18）：93-95.