商業地產租賃業務的內部控制相關問題研究

摘"要：針對商業地產租賃業務的內部控制問題都值得深入探討。基于此，首先分析商業地產租賃的定義與特點，揭示內部控制在商業地產租賃業務中的核心重要性。其次，對當前商業地產租賃業務內部控制存在的諸多問題進行了詳細剖析。最后提出建立健全內部控制制度、加強租金收入的確認與計量流程、完善合同管理制度等一系列改進措施，有助于優化商業地產租賃業務的內部控制體系，提高企業的運營效率和風險管理能力，確保企業資產的安全與完整，以促進商業地產行業的健康穩定發展。

關鍵詞：商業地產；租賃業務；內部控制

中圖分類號：F275"文獻標志碼：A"文章編號：1673-291X（2025）07-0100-04

商業地產租賃業務在房地產市場中占據重要地位，它不僅是企業穩定收益的重要來源，也是城市經濟發展的關鍵驅動力。然而，隨著市場競爭的日益激烈和商業環境的發展變化，不少地產企業在商業地產租賃業務內部控制中遇到了諸多挑戰，需要積極采取措施進行優化與完善，保障企業資產的安全與完整，提高企業的運營效率，促進企業戰略目標的實現。

一、商業地產租賃業務與內部控制

商業地產租賃業務作為商業領域的重要組成部分，不僅承載著物業的商業價值和使用功能，更涉及多方利益的復雜博弈與協調。為了深入理解這一領域，需要先明確商業地產租賃的內涵，進而探討內部控制如何在這一業務中發揮作用。

（一）商業地產租賃的定義與特點

商業地產租賃強調的是地產的商業價值和使用功能。與住宅租賃不同，商業地產租賃更多地關注物業的商業潛力和投資回報率。這是因為商業地產的核心價值在于它能夠為租戶提供經營場所，進而產生經濟效益。因此，在商業地產租賃中，物業的地理位置、交通便利性、配套設施以及市場潛力等因素都顯得尤為重要。就商業地產租賃而言，租賃對象大多是商場、辦公樓、酒店等具有商業價值的物業，這些物業的租賃不僅周期長，租金穩定，而且通常涉及多方利益的博弈與協調。長周期性使得租賃雙方需要建立長期穩定的合作關系，共同應對市場變化；而租金的穩定性則在一定程度上保證了出租方的經濟收益，讓商業地產成為投資者眼中的優質項目。

然而，正是這種長期性和穩定性，使得商業地產租賃在管理和運營上顯得尤為復雜，它不同于簡單的物品租賃，而是涉及了物業管理、租金調整、合同履約、風險控制等多個方面。尤其在市場經濟環境下，各種不確定因素層出不窮，這就要求租賃雙方不僅要有敏銳的市場洞察力，還需具備強大的風險抵御能力。

（二）內部控制在商業地產租賃業務中的重要性

商業地產作為企業的重要資產，其安全性直接關系著企業經濟利益與長期發展。企業通過建立健全的內部控制機制讓資產得到妥善保管，有效規避潛在的損失風險。例如，在租賃過程中，內部控制要求嚴格的合同管理和租金收取流程，這不僅能夠確保租金的及時回籠，還能避免因管理不善而導致的資產流失。同時，通過內部控制對資產進行定期盤點和檢查，企業可以及時發現并解決存在的問題，保障資產的完整性和價值。

在商業地產租賃過程中，遵守相關法律法規是企業穩健經營的基礎。內部控制通過制定和執行一系列合規性政策及程序，確保企業在租賃活動中始終按照法律法規的要求，維護企業的法律聲譽，避免因違規行為而引發的法律風險，為企業贏得租戶和合作伙伴的信任，為企業的長期發展奠定堅實基礎[1]。

在商業地產租賃業務中，高效的運營是企業獲取競爭優勢的關鍵。在內部控制的優化下，企業能夠簡化流程、明確職責，從而提高工作效率。例如，內部控制要求建立完善的租戶信息管理系統，從而更好地了解租戶需求，為他們提供個性化服務。另外，通過內部控制對業務流程的監控和分析，企業可以及時發現并改進運營中的問題，進一步提升業務的運營效率。

二、商業地產租賃業務內部控制的問題

商業地產租賃業務在帶來豐厚收益的同時，也面臨著諸多內部控制方面的挑戰，這不僅關乎業務的規范性和風險的可控性，更直接影響到企業的經濟效益和市場競爭力。

（一）內部控制制度的不完善

在商業地產租賃業務中，一個健全且完善的內部控制制度是確保各項操作規范、風險可控的基礎。然而現實中，有些企業雖然建立了內部控制制度，但制度設計缺乏精細化和實操性，往往停留于理論層面，難以有效指導實際業務操作，使員工在執行過程中容易遇到模糊地帶，難以準確把握合規邊界，進而導致操作風險。此外，內部控制制度的執行力度薄弱，存在有制度不遵循、有規定不落實的情況，制度形同虛設，無法發揮其應有的風險防控作用，導致商業地產租賃業務中潛在的風險點未能得到有效識別和控制。

（二）租金收入的確認與計量流程不規范

商業地產的租金收入是主要的盈利來源，因此對租金收入的確認與計量至關重要。然而，在實際操作中，由于財務人員專業技能的參差不齊或信息系統功能的局限，租金收入的記錄常常出現偏差。漏記、錯記或延遲記錄等現象，不僅影響了企業財務狀況呈現的準確性，還可能因數據不一致而觸發稅務審計，增加企業的稅務合規成本。同時，租金收入的監控機制缺失也是一大問題，這意味著企業無法實時掌握收入動態，難以對異常情況進行及時響應和處理，從而增加了財務風險和法律糾紛的潛在可能性。

（三）合同管理制度的缺失

合同是租賃業務的核心法律文件，它規定了租賃雙方的權利和義務，是保障雙方利益的重要依據。但是，一些企業尚未建立完善的合同管理體系，合同的起草、審核、簽署、執行及終止等關鍵環節缺乏標準化流程和嚴格的監督機制，導致合同存在內容漏洞及條款表述不明確的問題，給后續的合同履行埋下隱患。即便企業建立了合同管理制度，但在實際操作中，由于審查不嚴、監督不力，合同執行過程中的違規行為難以被及時發現和糾正，給企業帶來了合同違約、法律訴訟等風險，影響企業的信譽和經濟效益[2]。

（四）信息化水平的不足

在數字化時代，信息系統的有效運用是提升管理效率、降低風險的關鍵。然而，部分企業由于資金投入不足或技術更新滯后，信息系統功能單一，無法滿足復雜多變的租賃業務需求，加之數據更新不及時，導致管理層難以獲取最新、最準確的信息以做出決策，影響了企業的戰略規劃和市場響應速度。信息共享程度低也是普遍存在的現象，這在一定程度上造成了企業內部資源的浪費，阻礙了部門間的有效溝通和協作，使得企業內部控制措施難以在全公司范圍內有效執行。

三、商業地產租賃業務內部控制的改進措施

面對日益復雜的商業地產租賃業務環境，加強內部控制成為了企業穩健發展的關鍵，企業必須從多個維度出發，對內部控制體系進行全面優化。

（一）建立健全內部控制制度

企業要確立內部控制的核心目標，也就是要著重考慮租賃業務的合規性、資產安全的保障、財務數據的真實性以及業務運營的高效性，它們是企業內部控制體系的基石，對于企業的穩健運營和長遠發展至關重要。在此基礎上，企業要遵循全面性、重要性、制衡性、適應性和成本效益原則，建立并完善包括風險控制、業務流程、信息溝通與監督等方面的完整的內部控制制度體系。具體到租賃業務，這一內部控制體系需覆蓋從客戶洽談、合同簽訂，到租金收取、物業服務等各個環節，讓每一環節都有明確的操作規范和風險控制措施。例如，在客戶洽談階段，要建立明確的客戶篩選標準和洽談流程，從而有效降低潛在的風險。

制度的生命力在于執行，因此，對于企業來說建立健全的內部控制執行機制顯得尤為重要。為了推進內部控制制度的落地執行，企業要對各部門和崗位的職責進行清晰界定，避免出現職責不清、權限不明的情況。各部門和崗位之間既要有明確的分工，也要有緊密的協作，從而確保整個內部控制體系的順暢運轉。同時，企業還要設立專門的商業地產租賃內部審計機構并指定專人負責內部控制的監督和評價工作，他們需要具備專業的審計知識和技能，能夠獨立、客觀地開展審計工作，及時發現并糾正內部控制中存在的問題和不足，不斷完善和優化內部控制制度。除了內部審計，引入外部審計機構進行獨立審計也是提升內部控制質量的有效途徑，他們能夠提出更為客觀和公正的評價意見，幫助企業更全面地了解自身內部控制的實際情況，進而有針對性地進行改進[3]。

（二）加強租金收入的確認與計量流程

在商業地產租賃業務中，首要任務是建立并完善的租金收入確認與計量制度。該制度需詳細規定租金收入的確認時點、條件以及具體的計量方式，這不僅涉及基本的租金計算，還包括如何處理提前解約、租金調整等復雜情況。此外，制度中必須包含定期復核租金收入的規范，通過內部審計或其他獨立驗證機制，定期檢查租金收入的完整性和準確性，及時揭露并更正誤差。對于政策變動導致的租金減免、經濟環境影響引發的租金逾期等特殊情況，企業有必要預設相應的處理準則，需要涵蓋如何記錄、分類和報告這些非標準交易，從而保證即使在異常情況下，租金收入也能得到真實、透明的反映。

為了確保租金收入的完整性和準確性，企業需要專門設立內部審核機構對租金收入的確認與計量過程進行嚴格把關。這一內部審核流程需要全面而細致，將租賃合同的詳細審查、收款記錄的核對以及賬務處理的合規性檢查都包含在其中，審核人員需逐一核查每份租賃合同，確保合同條款與實際收款情況保持一致，有效避免出現漏收或錯收的情況。同時，收款記錄的審核也是必不可少的一環，通過比對銀行流水、收據等原始憑證，可以驗證租金收入的真實性和準確性。在審核過程中，審核人員還需特別關注租金收入是否存在異常波動，例如突然的大幅增長或減少可能是潛在舞弊行為的信號，通過及時發現并調查這些異常情況，企業可以有效防范和打擊舞弊行為，讓租金收入的安全性與完整性得到充分保障。

信息技術的飛速發展，企業要積極擁抱技術變革，引入先進的信息系統來實現對租金收入流程的自動化管理。企業可以采用專業的租賃管理信息系統，實時跟蹤租賃合同的執行情況，包括合同起止日期、租金支付方式、租金調整條款等各項關鍵信息。系統能夠自動根據合同條款計算每期應付租金，并在收款后自動確認租金收入，從而極大地提高工作效率和數據準確性。此外，這些信息系統通常還配備強大的數據分析功能，能夠生成多維度的租金收入報告，企業通過這些報告可以清晰地了解租金收入的結構、增長趨勢以及異常情況，為管理層提供科學的決策支持。例如，通過對比不同區域、不同類型商業地產的租金收入情況，企業可以更加精準地調整租賃策略，實現資源配置的優化[4]。

（三）完善合同管理制度

在商業地產租賃業務中，完善合同管理制度對于加強內部控制至關重要，而建立標準化的合同管理流程是實現這一目標的關鍵環節。為此，企業需要制定詳盡的合同管理操作手冊，其中要清晰規定合同的起草、審批、簽署、執行以及歸檔等各個環節的具體職責和操作流程，以推進合同管理工作的有序進行，并減少因流程混亂或職責不清而導致的問題。同時，企業可以設計并推廣使用統一、規范的合同模板，保證合同條款的合法性和合規性，避免因條款表述不清或不合法而引發潛在風險。此外，建立合同審批的分級授權機制也是完善合同管理制度的重要一環。企業應根據管理人員的層級和職責設定不同的審批權限，讓各級管理人員在合同審批過程中各司其職，既防止權力過度集中，又能夠形成有效的內部制衡，從而進一步保障合同審批的公正性和透明度。

為了實現有效的合同履行監控，企業可以設立專門的合同管理部門，負責合同的日常跟蹤、執行情況的監督以及風險預警。部門成員需要定期與租戶進行溝通，通過面對面的會議、電話或電子郵件等方式，主動了解租戶的經營狀況、租金支付情況以及其他合同約定的履行事項。當租戶提出變更或解除合同的請求時，合同管理部門可以按照企業既定的程序，并結合法律顧問的意見對請求進行審慎評估，確保所有的決策都符合相關法律法規，并最大化地維護企業利益。同時，建立合同履行情況的定期報告制度也是必不可少的，它要求合同管理部門定期匯總并分析所有租賃合同的履行數據，形成報告提交給企業管理層，從而能夠讓管理人員全面了解合同履行的整體狀況，為企業的戰略規劃和決策提供有力的數據支持。在這種情況下，企業可借此更主動地管理合同，降低風險并提高商業地產租賃業務的運營效率[5]。

（四）提升內部控制的信息化水平

在商業地產租賃業務中，提升內部控制的信息化水平是確保業務高效、準確運行的關鍵。為此，構建一個集成化的信息管理系統是至關重要的，它不僅能實現租賃合同的便捷錄入、實時跟蹤與全面管理，還能打通財務、法務及運營等多個核心部門的信息壁壘，實現跨部門的數據整合與流程協同。借助先進的數據庫技術，該系統能夠確保數據的結構化存儲和高效檢索，讓各類租賃信息一目了然，便于管理人員隨時查詢和調用。同時，云計算平臺的引入進一步保障了數據的實時更新與跨地域共享，團隊成員無論身在何處都能及時獲取最新的租賃業務信息。更為關鍵的是，系統內置的數據分析和挖掘工具能夠深入挖掘租賃數據中的價值，幫助管理層洞察市場趨勢，精準把握租戶偏好，從而制訂更具針對性的租賃策略和營銷方案。這樣一來，不僅內部控制更加得心應手，企業的市場競爭力也將得到顯著提升。

在商業地產租賃業務中，數據處理和文檔管理的煩瑣程度不言而喻。傳統的處理方式往往耗費大量人力和時間且容易出錯，自動化工具的引入使得這一狀況得到了顯著改善。具體來說，OCR"技術的應用使得紙質文檔能夠快速轉化為可編輯的電子文檔，極大地提高了數據錄入的效率。此外，智能數據填充功能更進一步簡化了數據錄入流程，員工只需輸入少量關鍵信息，系統便能自動填充其余內容，從而大幅減輕工作負擔。此外，機器學習和人工智能技術的引入為租賃合同的智能審核提供了可能，它們能夠對合同內容進行深度分析，快速識別出潛在的風險點和問題所在。例如，系統可以自動檢測合同中的矛盾條款、不明確的責任界定等，及時提醒管理人員進行修正，從而進一步提高合同審核的效率，更在一定程度上增強企業的風險防控能力，為商業地產租賃業務的穩健運營提供堅實的技術支撐[6]。

四、結束語

內部控制在商業地產租賃業務中的重要性不容忽視，它不僅關系到企業的穩健運營和風險防范，還直接影響到企業的競爭力和市場地位。然而，當前商業地產租賃業務的內部控制還存在一些不足之處，需要建立健全內部控制制度，加強租金收入的確認與計量流程，完善合同管理制度，并著力提升內部控制的信息化水平，從而有效確保商業地產租賃業務的持續健康發展。

參考文獻：

[1]"張美琴.論商業地產租賃業務的內部控制[J].中國商論，2018（26）：175-176

[2]"李昂芷.MT房地產企業租賃業務內部控制問題研究[D].沈陽：遼寧大學，2022

[3]"毛雨石.RD公司房屋租賃業務內部控制問題研究[D].長春：吉林財經大學，2019.

[4]"魯金校.國有房產經營企業租賃業務管理研究[D].泉州：華僑大學，2015.

[5]"陸泓含.A地產公司內部控制管理優化研究[D].蘇州：蘇州大學，2022

[6]"金迪.商業地產企業內控中全面預算管理的應用研究[J].天津經濟，2023（7）：91-93.