住房公積金業(yè)務檔案規(guī)范化管理策略探究

隨著社會經濟建設蓬勃發(fā)展，眾多城鎮(zhèn)職工的薪資水平與購房所需資金之間存在著較大差距。在此情形下，住房公積金作為政府面向各單位職工設立的一項基本福利性住房保障制度，其運作成效備受社會各方關注。鑒于住房公積金在繳存、提取以及個人住房貸款等業(yè)務流程中會產生海量信息，且制度的成熟與完善需以規(guī)范管理為基石，作為住房公積金的管理者必須充分認識到住房公積金業(yè)務檔案的重要價值。通過實施規(guī)范化的檔案管理舉措，切實維護住房公積金繳存者的合法權益，為住房公積金制度的穩(wěn)健運行提供有力支撐，推動其在解決職工住房困難和改善居住環(huán)境等方面發(fā)揮更為關鍵的作用，適應社會發(fā)展對住房保障領域提出的新要求與新期待。

一、住房公積金業(yè)務檔案的特點

1.檔案形成主體較多

住房公積金業(yè)務檔案作為辦理公積金相關業(yè)務過程中形成的原始記錄，受到我國住房公積金管理制度的影響，很多檔案在形成過程中涉及的主體通常較多。

首先，中央和地方的住房公積金管理中心作為公積金歸集、運作及管理的關鍵責任部門，日常工作會產生大量核心管理數(shù)據。

其次，各單位和基層職工作為公積金的繳存者與使用者，其業(yè)務辦理時生成的原始記錄亦為檔案的關鍵構成。

最后，住房公積金是強制儲蓄金形式的福利制度，具有顯著互助性與保障性，使得委托銀行和擔保公司等相關委托機構在工作中也會產生后續(xù)公積金服務質量的數(shù)據。

在這樣的檔案生成背景下，各方主體都應重視檔案資料的規(guī)范管理，明確各自的責任，優(yōu)化管理流程，運用信息化手段提升檔案管理的安全性與科學性，以保障公積金業(yè)務的順暢開展，切實維護繳存者權益，推動住房公積金制度在住房保障領域發(fā)揮更有效的作用，適應社會發(fā)展需求，助力職工解決住房相關問題，讓住房公積金的福利效能得以充分釋放。

2.檔案的形成與管理過程較為動態(tài)

目前，很多普通檔案由于業(yè)務的時間跨度較短，工作人員通常會等到業(yè)務辦理完結后才開始相關記錄與數(shù)據的整理。但對住房公積金業(yè)務的開展流程分析可以發(fā)現(xiàn)，由于住房公積金的設立、繳存與使用等環(huán)節(jié)會跨越較長時間，業(yè)務檔案的形成與管理過程通常具有較強的動態(tài)化特點。例如，在職工提出貸款申請后，會自動生成住房公積金貸款檔案，但繳存者的貸款還款會持續(xù)較長時間，在整合住房公積金貸款檔案時，工作人員通常要對繳存者的貸款還款情況以及公積金繳納變更情況等展開全面收集，直到繳存者完成住房公積金的還款后才能判定貸款工作以及檔案整理工作的完成。

3.留存資料的內容較為一致

近年來，隨著我國住房公積金制度的不斷完善，由于其本身具有較強的福利性特點。因此，住房公積金的設立、繳存與提取等流程也更加規(guī)范。在開展檔案管理工作時，很多工作環(huán)節(jié)的不同主體產生的檔案資料基本一致。

比如，當職工因個人購房資金不夠而提取住房公積金時，其需要提交的資料均為購房合同以及身份證明等；又如在開展住房公積金貸款業(yè)務時，職工不僅需要提供基礎的身份證明與購房證明材料，還需要根據房屋性質提交商品房買賣合同、房屋維修收據和房屋預付款發(fā)票等。雖然整體的住房公積金業(yè)務檔案資料種類較多，但是相同業(yè)務檔案中收納的資料基本上較為一致，在后續(xù)的檔案使用過程中也能夠更加輕松地查找到需要的信息與數(shù)據。

4.檔案資料的保密度較高

對我國現(xiàn)階段住房公積金各項業(yè)務的開展情況分析可以發(fā)現(xiàn)，很多業(yè)務在開展過程中形成的檔案資料通常會涉及較多職工的個人信息。若因管理不當而導致資料丟失與損壞，不僅容易對職工的日常生活造成嚴重的影響，還會使得住房公積金部門后續(xù)工作的開展效率較低。面對這一情況，較高的保密性也是住房公積金業(yè)務檔案的主要特點。例如，當職工申請各項住房公積金業(yè)務時，服務人員要加強對職工身份信息的保護，并且，當完成對住房公積金業(yè)務相關檔案信息的收集后，要注重對檔案室的管理，提高住房公積金業(yè)務檔案的完善性，并確保其能夠更加有效地運用于后續(xù)的住房公積金業(yè)務活動中。

關服務中產生的檔案資料，部分單位鮮少對工作中產生的各類檔案資料開展統(tǒng)一管理和合理利用，最終導致各種住房公積金業(yè)務檔案的實用價值無法得到充分發(fā)揮。

2.檔案資料收集環(huán)節(jié)的安全風險較大

在住房公積金業(yè)務檔案的管理工作中，由于檔案是各項服務工作產生的原始資料。因此，檔案資料收集的準確性始終是提高檔案管理效率的重要前提。對現(xiàn)階段住房公積金業(yè)務檔案管理模式分析可以發(fā)現(xiàn)，在工作中通常會直接對各種紙質文檔開展信息化采集，容易因采集過程中文檔格式的變化而直接影響檔案資料的原始性，同時紙質文檔能夠被隨意修改的特點也容易對檔案資料的真實性產生一定的負面影響，給住房公積金業(yè)務檔案管理工作埋下了較為嚴重的安全風險。

二、住房公積金業(yè)務檔案開展規(guī)范化管理的重要意義 3.檔案管理制度有待完善

住房公積金業(yè)務檔案作為各項住房公積金業(yè)務開展過程中形成的原始記錄，是確保我國住房公積金相關管理部門日常服務工作正常開展的重要前提。

首先，隨著我國住房公積金業(yè)務量的不斷增加，在加強對相關檔案的規(guī)范化管理后，當出現(xiàn)經辦人調整、繳存用戶記憶模糊或貸款流程存在嚴重違規(guī)等問題時，管理部門就可通過對相關檔案的調查，及時明確問題所在，并以此為依據，制定更加科學的處理方法。

其次，作為最基礎的社會保障體系之一，很多檔案數(shù)據能夠較為直觀地體現(xiàn)當前市場的房價發(fā)展趨勢以及區(qū)域內居民的收人情況。可以幫助其他社會保障體系的工作人員從更加直觀的角度了解區(qū)域內職工的生存情況，最終實現(xiàn)整體社會保障體系的不斷完善。

最后，分析相關歷史資料可以發(fā)現(xiàn)，我國落實住房公積金體系的根本原因是切實解決城鎮(zhèn)區(qū)域職工的住房問題。在加強對住房公積金業(yè)務檔案的規(guī)范化管理后，各項數(shù)據能夠直接反映住房公積金管理機構的服務水平，幫助繳存用戶保障自身利益，更加輕松地監(jiān)督住房公積金管理部門的工作效率，并確保相關工作人員自覺提升服務質量。最終通過住房公積金體系整體建設目標的達成，為我國和諧社會建設目標的達成打下更加堅實的基礎。

三、住房公積金業(yè)務檔案管理中存在的不足

1.對住房公積金業(yè)務檔案管理不夠重視

在現(xiàn)階段的住房公積金管理工作中，由于很多業(yè)務需要與繳存部門、職工直接溝通。因此，部分單位在日常的管理工作中，通常會將更多的精力放在對服務質量的優(yōu)化上。雖然能夠在一定程度上提高群眾對住房公積金管理工作的認可程度，但是由于對內部檔案管理工作的重視程度不足，導致單位內部整體的檔案管理氛圍通常較為散漫，各部門的工作人員會根據自身的習慣裝訂相

住房公積金作為我國從20世紀90年代才開始推行的社會保障體系，雖然隨著社會整體建設工作的推進，其整體的管理制度進行了較大的調整，但由于該體系的落實與各地區(qū)實際的經濟發(fā)展水平以及房地產市場的發(fā)展情況間存在較為緊密的聯(lián)系。因此，各地區(qū)住房公積金的管理制度并未得到統(tǒng)一。在開展住房公積金業(yè)務檔案管理工作時，由于很多跨地區(qū)的檔案資料與本地區(qū)的住房公積金檔案管理制度并不匹配，不僅工作人員的檔案管理效率很難得到有效提升，很多檔案內容還也很難為后續(xù)檔案公積金管理工作的優(yōu)化提供準確的依據。

4.檔案管理人員的綜合素質參差不齊

隨著各地區(qū)住房公積金業(yè)務量的不斷增加，很多單位出現(xiàn)了檔案專業(yè)管理人員缺失的問題。有的單位雖然聘請了檔案管理人員，但其綜合素質很難得到有效保障。一方面，某些單位雖然聘用了一些檔案管理技能較強的工作人員，但由于住房公積金業(yè)務檔案管理工作與一般檔案管理工作間存在較大差異，僅通過簡單的入職培訓，極容易導致其開展檔案管理工作時出現(xiàn)對部分專業(yè)知識認知不夠準確的問題。另一方面，隨著社會整體科學技術水平的提高，加強對信息化檔案管理手段的運用已經成為住房公積金業(yè)務檔案管理的重要改進方向。但由于部分工作人員的創(chuàng)新意識較差，在檔案管理工作中很難有效靈活應用各種信息化的檔案管理手段，不僅導致住房公積金管理部門實際的檔案管理效率較差，嚴重時還會直接影響后續(xù)管理工作的正常開展。

四、住房公積金業(yè)務檔案規(guī)范化管理的科學策略

1.提高工作人員對住房公積金業(yè)務檔案規(guī)范化管理的重視

對我國各地區(qū)住房公積金業(yè)務管理部門的工作模式分析可以發(fā)現(xiàn)，各種業(yè)務檔案中的基本數(shù)據與資料均是從各項基礎工作中產生的。因而想要實現(xiàn)住房公積金業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，加強全體工作人員對檔案管理工作的重視程度始終是極為重要的基礎與前提。

為了實現(xiàn)這一工作自標，一方面，住房公積金管理部門的高層管理人員要通過對《住房公積金管理條例》、各年度全國住房公積金報告等文件的全面分析，提高對住房公積金業(yè)務檔案管理的重視程度，從根本上實現(xiàn)部門整體管理重點向著檔案規(guī)范化管理工作的有效調整。另一方面，針對住房公積金管理中心的基層工作人員，可以通過多元化的宣傳途徑幫助其認識住房公積金業(yè)務檔案規(guī)范化管理的重要意義，如在主題會議中引導基層職工學習與討論住房公積金相關文件，或者聘請專業(yè)的檔案管理人員為其講解提升住房公積金服務檔案管理質量對優(yōu)化自身工作效率的重要影響，確保住房公積金管理中心內部形成更加積極的檔案管理工作氛圍。

2.借助制度優(yōu)化檔案資料的歸檔效率

在落實住房公積金業(yè)務檔案的規(guī)范化管理策略時，由于各種業(yè)務檔案中涉及的資料較為多元化。因此，提升檔案存檔工作的規(guī)范性始終是提高檔案管理效率的重要前提。鑒于各類業(yè)務檔案資料通常需要由各環(huán)節(jié)工作人員先行初步整理與核對，管理中心的決策人員可圍繞《住房公積金管理條例》中的相關規(guī)定以及本單位的具體工作情況，落實較為完善的檔案管理工作責任制度。要求各部門工作人員在開展相應業(yè)務活動的過程中，按照統(tǒng)一標準收集各種資料，并在開展歸檔操作前，反復核對資料內容是否完整與準確。考慮到某些檔案資料的時間跨度較長，檔案管理人員可以先根據業(yè)務檔案的種類以及相關資料的產生時間對其編碼處理，允許某些部門將一些檔案資料完成編碼，使用頻率較高的檔案資料可臨時保管，但在使用這部分檔案資料時，各部門工作人員需要確保原有卷冊的完整性。針對某些特殊的檔案資料，檔案管理人員可以根據實際情況選擇對其重新整理。在條件允許的情況下，各部門可以單獨設置檔案管理崗，要求其監(jiān)督部門工作人員的檔案歸檔工作，并與單位的檔案管理工作人員全面配合，通過檔案歸檔責任的落實，為后續(xù)住房公積金業(yè)務檔案的規(guī)范化管理打下更加堅實的基礎。

3.落實更加完善的住房公積金業(yè)務檔案管理制度

在我國的住房公積金業(yè)務開展過程中，由于很多工作中產生的資料與數(shù)據對后續(xù)業(yè)務活動的高效開展具有十分積極的影響。因此，在落實住房公積金業(yè)務檔案的規(guī)范化管理策略時，最終目標并非將各種資料與數(shù)據存檔，而是通過對相關檔案資料的高效管理與查閱，確保其為后續(xù)業(yè)務的開展注人更強的動力。面對這一情況，在實際的檔案管理工作中，住房公積金管理中心的負責人應結合本單位的實際情況，落實更加完善的檔案管理制度。一方面，決策人員要結合本公積金管理中心的一般業(yè)務流程，明確檔案管理中的各種標準，具體到檔案中相關資料的格式以及歸檔期限等細節(jié)。另一方面，決策人員也要根據各部門的業(yè)務內容為其制定針對性較強的檔案管理任務，并將檔案管理任務完成情況納人績效考核制度，確保住房公積金管理中心的檔案管理人員及其他相關工作人員均能自覺、高效地完成相應的住房公積金業(yè)務檔案管理工作。

4.借助信息技術提高住房公積金業(yè)務檔案的管理效率

隨著社會發(fā)展，廣大城鎮(zhèn)職工對公積金繳納的重視也使得住房公積金管理中心日常業(yè)務的數(shù)據量更大，為了確保對檔案數(shù)據的清晰梳理與輕松運用，相關工作人員可結合社會整體的大數(shù)據發(fā)展背景，靈活運用檔案管理技術。通過分析各種檔案數(shù)據主題，對其科學分類，并在完成相關檔案數(shù)據的收錄后，直接分類存儲，不僅可以有效提高住房公積金業(yè)務檔案的利用效率，在發(fā)現(xiàn)非法利用檔案信息問題時，還可以第一時間辨別其對住房公積金管理中心業(yè)務開展產生的影響。在有效提高住房公積金業(yè)務檔案管理規(guī)范化的同時，實現(xiàn)檔案管理工作安全性的實質性提升。

5.推動住房公積金業(yè)務檔案管理統(tǒng)一標準的落實

在現(xiàn)階段的住房公積金業(yè)務開展過程中，由于住房公積金管理中心需要面對的繳存單位與職工較多，且不同業(yè)務需要的證明材料之間存在著一定的差異。因此，檔案資料歸檔標準與管理標準的統(tǒng)一性始終是有效落實管理制度的主要途徑。一方面，從檔案內容來看，住房公積金管理中心在辦理各項住房公積金業(yè)務時，要明確告知繳存主體相關資料的固定格式，必要時還可要求繳存單位和個人填寫相應的業(yè)務申請表。另一方面，考慮到人員的流動導致住房公積金管理中心出現(xiàn)檔案轉出與轉入等問題，各地區(qū)的住房公積金管理中心應加強與其他單位的交流與合作，通過對彼此公積金業(yè)務開展情況的分析，制定統(tǒng)一的檔案管理標準，并結合彼此檔案管理流程間存在的差異展開交流與討論，從根本上實現(xiàn)檔案管理效率的共同提高。

6.加強對信息化檔案管理手段的運用

隨著科學技術水平的不斷提高，加強對信息技術的運用已經成為住房公積金管理中心各項業(yè)務的重要改進方向。在這樣的背景下，考慮到住房公積金業(yè)務檔案管理人員需要處理的數(shù)據與信息量較大，管理中心可以通過對相關信息設備與軟件的引入，搭建本中心的電子檔案管理系統(tǒng)，在開展檔案信息歸檔處理操作時，相關工作人員可將各種紙質檔案通過掃描等方式，并按照明確的分類上傳至電子檔案管理系統(tǒng)中，不僅可以有效提升檔案資料管理的安全性，還可以有效避免因材料限制而產生的時間浪費等問題。

另外，住房公積金管理中心可以通過各種宣傳活動，引導繳存單位與個人通過某信小程序App等線上途徑，自主完成各項業(yè)務的申辦。在自主申辦過程中，運用人工智能技術判定其相關資料的完整性，并收集關鍵的檔案數(shù)據與信息。通過充分發(fā)揮各種信息化手段的優(yōu)勢，有效規(guī)避人工在檔案管理工作中可能出現(xiàn)的各類細節(jié)問題。

7.加強對檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升

在住房公積金業(yè)務檔案管理工作中，由于工作難度較高，檔案管理人員作為各項管理工作的核心執(zhí)行者，其綜合素養(yǎng)通常會直接影響檔案管理的工作效率和質量。面對這一情況，作為住房公積金管理中心的決策人員，應根據國家相關政策的具體要求，積極組織本單位的檔案管理人員開展相應的培訓活動，重點強調對其專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。

首先，考慮到我國住房公積金業(yè)務檔案數(shù)據通常具有較高的保密性，要注重對檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)，確保其圍繞社會主義核心價值觀，激發(fā)對檔案管理事業(yè)的深厚熱愛，在工作中，始終以高度的思想覺悟來嚴格規(guī)范自身的行為。

其次，隨著各種先進技術在各行業(yè)中的運用，加強對大數(shù)據和人工智能等技術的運用，已經成為住房公積金檔案管理工作的必然改進方向。對此，應加強對檔案管理人員扎實專業(yè)能力以及創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，確保其以服務人民為核心目標，更加創(chuàng)新地解決自身檔案管理工作中存在的各類問題，并確保住房公積金管理中心的檔案管理工作始終與社會整體發(fā)展趨勢保持同步。

五、結束語

當前，我國社會保障體系日趨完善，住房公積金中心的服務質量愈發(fā)受到繳存職工的廣泛關注。在此形勢下，有效管理住房公積金業(yè)務檔案能夠留存業(yè)務的原始記錄，助力業(yè)務質量的提升，各地住房公積金管理中心應重視規(guī)范化檔案管理的開展。一方面，提升工作人員對檔案管理的重視程度，構建明確的責任與管理制度。另一方面，借助信息技術，統(tǒng)一管理標準，運用信息化手段，并積極開展人員培訓活動，不僅能增強住房公積金業(yè)務檔案管理的安全性，還能切實維護繳存職工與單位的合法權益，推動住房公積金事業(yè)在規(guī)范和有序的軌道上穩(wěn)健發(fā)展，更好地服務于廣大繳存群體，為社會住房保障事業(yè)添磚加瓦。

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作者單位：山東省棗莊市住房公積金管理中心