公路工程檔案收集工作存在的問題及對策研究

公路工程檔案是在公路建設各環節形成的具有保存意義的歷史記錄，涉及多種載體與形式，包含不同階段的文件，真實記錄公路工程項目的所有環節，包含較多的內容。公路工程項目具有一些顯著的特點，如建設規模大、建設時間長、投資高以及參與建設的單位多等，檔案收集范圍廣、數量大及類型多，工作難度大，要想提高檔案收集工作的效率，需要從不同方面著手，制定有效的措施。

一、公路工程檔案收集工作的重要性

收集公路工程檔案，必須清楚工程檔案都有哪些內容。公路工程檔案大體分三個方面：一是審批階段設計及有關文件。包括工程管理性文件、工程變更文件、計量支付、上級部門下發的文件以及工程竣工驗收文件等。二是施工檔案。包括施工過程中形成的各種原始記錄和竣工圖表等。三是監理檔案。包括合同管理文件、計劃進度管理文件、工程技術規范及管理文件、質量控制文件和監理工作會議記錄等。收集時要按照“誰形成，誰負責”的原則，保證工程檔案質量，確保工程資料收集齊全、整理規范、分類科學及組卷合理。

第一，公路工程建設包含較多的階段，所有階段均會產生大量的數據信息。準確、真實地記錄信息，可以監督工程建設質量，保證相關工作依據規范落實。

第二，公路工程檔案是歷史資料，可以為之后的優化、評估和學術研究提供參考。分析檔案數據信息，能夠歸納經驗和找出問題，為后續工程設計及施工提供依據，有利于提高公路工程建設水平，促進技術創新。

第三，數字化能夠為檔案查詢、共享和分析提供便利，不斷優化公路工程建設，有效配置社會資源。比如，某市公路部門在一個大中修項目中共形成竣工檔案144卷，其中立項審批4卷，審計審批6卷，工程管理文件4卷，監理資料21卷，施工資料81卷，交工驗收文件1卷，工程招投標及合同文件11卷，資金管理7卷，廉政及其他文件9卷。檔案資料合格，能夠滿足項目檔案的利用需要。

二、公路工程檔案收集工作中存在的問題

1.檔案信息的準確性和完整性欠缺

公路工程建設規模較大，建設時間較長，參與建設的單位和人員數量較多，信息傳遞不流暢，使得收集的檔案資料質量受到影響，無法確保準確性及完整性，導致檔案不能真實體現工程情況，無法發揮其應有的作用。除此之外，相關單位制定的檔案管理標準存在差異，導致檔案資料格式和內容不同，影響檔案使用、整理和查詢等工作的開展效率，加大了工作的難度。

2.工作方式滯后

信息技術及公路工程建設技術在快速的發展中，檔案收集及管理方式落后，沒有及時更新，影響了工作質量。通常運用傳統的管理方式，導致工作效率較低，易受一些因素影響，無法確保檔案的安全性及完整性。一些單位雖然在管理工作中運用數字化技術，但仍存在一些問題，如安全性和兼容性問題等。除此之外，作為檔案收集及管理的落實主體，檔案管理人員的業務能力關系到工作開展的效率和質量，一些人員的專業性不足，檔案管理工作由非專業人員負責，影響了工作質量。有的公路部門忽視檔案管理工作，在資金及技術方面的投人有限，無法及時引入及應用最新的技術和工作方法，影響了工作的高效性以及檔案質量。

3.有關法律法規不夠完善

現階段，公路工程檔案管理方面的制度不夠健全，一些法律法規不夠具體，使得執行力度及效果受到了影響，無法為檔案管理工作實踐提供依據和約束。

4.公路工程建設時間較長，施工主體較多公路工程建設規模較大，存在轉包和分包的情況。

施工單位一般是外來企業，由于人員素質水平、企業實力存在差異，企業只看重工程建設，忽視了檔案工作，影響了檔案收集和整理。公路工程一般是分標段施工，一個標段完工后，或是一座橋梁建設結束后，施工隊伍會離開現場，很多檔案資料被帶走或者丟失。因為是逐層分包，施工單位來自不同的地方，很難全面地跟蹤指導及監督，無法確保檔案資料的完整性。

5.缺乏完善的制度，檔案意識較弱

一些公路工程項目沒有將檔案收集工作納入日常工作，沒有制定清楚的管理要求和制度，未將這項工作滲透到工程的各個階段，使得工作效果不理想。部分工程技術人員對檔案收集缺乏正確的認知，只關注峻工資料以及上級文件等，忽視了在相關工作中形成的檔案信息，如勘測記錄數據等，沒有將這些信息交給檔案管理人員，無法確保檔案信息的完整性。

三、公路工程檔案收集工作措施

1.提升工作的規范化及標準化

要想解決管理中的問題，需要提升檔案管理工作的規范性及標準性，制定一致的收集流程及標準，保證在所有階段相關方均能依據標準記錄及整理檔案資料。通過這樣的方式，可以構建統一的管理標準，促進檔案管理工作有序開展。工程單位的檔案收集及管理方式不同，使得檔案格式、質量及內容存在差異，基于構建統一的標準，為提升檔案的可用性，各類文檔要按統一的格式及質量要求操作。在檔案管理工作中，相關的部門整理收集各種數據，要展開有效分析，確保其準確性、完整性和及時性。例如，可以采用抽樣調查的方法，評價相關項目檔案收集標準的落實狀況，提升工程檔案的完整性。還要監督施工的各環節并評價，健全審核及反饋制度，保證相關方均能依據標準開展工作，如果發現違反標準的人員或單位，必須追究相應人員的責任，并督促其采取有效的糾正措施整改。比如，在某公路工程建設中，制定了統一的檔案管理標準，工程的相關信息均被準確記錄，促進了工程建設的有序開展，為后期維護工作提供了依據。可見，提升工作的規范化及標準化程度，不僅可以保證工程建設質量，還能減少運營風險。

2.促進檔案管理數字化轉型

信息技術已經在檔案管理工作中得到有效運用。數字化轉型屬于工作發展以及時代發展的要求，其重點是運用信息技術，將紙質檔案轉為電子檔案，便于管理、存儲和共享。在工作實踐中，要想提升轉型效果，應該先分析當前檔案數字化程度，對其展開評估。現階段，很多公路工程仍然是以紙質檔案管理為主，運用電子化檔案的項目較少，要想提升工作的現代化程度，應該積極開展檔案數字化轉型工作，建立電子檔案數據庫。除此之外，還要注重檔案管理軟件的開發及運用，軟件應該包含多種功能，如備份、索引、安全保護和搜索等，提高檔案的安全水平。通過運用先進的軟件，可以提升檢索的高效性。比如，某公路工程建設中應用數字化檔案管理系統，除了及時記錄不同階段的檔案資料之外，還能為有關部門的維護及管理工作提供依據。可見，檔案數字化轉型具有重要的作用，能夠提升檔案管理工作效果，確保工程建設質量，提高建設效率。

3.強化人員培訓

要想提高檔案收集的效率及質量，需要強化檔案管理人員的培訓，不斷提高其業務能力。對此，公路部門應該定期組織培訓活動，采取多元化的培訓形式，提升工作人員對檔案工作的重視度，同時提高其知識水平和業務能力。還要注重人才引入，設置較高的準入門檻，全面考查應聘者的綜合素質，選擇符合要求的檔案工作人員，從根本上提高檔案管理隊伍的水平。很多公路工程的檔案管理人員專業性不足，使得檔案質量無法得到保障，工作效率較低，需要提高其業務能力。在培訓中，應該幫助檔案管理人員掌握檔案收集及管理的技巧和方法，豐富其專業知識，提高其技能水平，確保其適應檔案工作發展要求，提升工作的準確性及高效性。

4.加大投入，引入及運用先進的技術

要想提高檔案收集工作的效率，應該加大檔案管理工作方面的資源投入，主要涉及技術及資金方面，應持續對檔案管理系統更新和升級，引入最新的備份和存儲設備等。還要積極地運用新技術，提高檔案管理工作的現代化水平。影響檔案管理工作效果的因素較多，而技術及資金投人不足是重要的因素之一。有關部門應該合理地加大資金投入，為檔案管理工作的轉型提供物質保障，提高檔案管理數字化及智能化水平。目前，由于資金不足，很多公路工程檔案管理工作中依然運用以往的紙質檔案管理系統，應加大資金投入，采購最新的掃描設備、先進的管理軟件和存儲設備等，以提升檔案存儲的安全性，優化管理效果。另外，還要重視技術方面的投入。在信息時代背景下，不斷產生新的管理方法與技術，只有加大資金投人，應用最新的技術，才能提高檔案管理工作效率及智能化水平。比如，某省級高速公路管理部門因為資金充足，引入了檔案數字化處理系統，包括數據庫管理軟件和先進的掃描設備等，將紙質檔案轉換成電子檔案形式，保證了檔案數據的安全。同時，還加強檔案管理人員的培訓工作，使其能夠準確地應用各種設備和軟件。

5.完善相關制度，全面貫徹執行

為了提升工作的規范性，需要建立健全有關的管理制度，對工程材料的收集、移交和歸檔等環節制定明確、具體的要求及標準，為相關工作的開展提供依據，以免檔案資料分散流失。公路部門應該重視檔案管理工作，將其和工程建設放在同樣重要的位置。在簽署相關合同時，應該針對檔案工作制定明確的要求。在檢查工程建設質量和進度時，還要檢查檔案收集及整理狀況。在檢查和評價單位、分部分項工程質量時，還應檢查應歸檔的文件材料是否歸檔，以保證檔案資料的完整。有關部門需要清楚地劃分責任，包括檔案管理、收集和應用等環節，嚴格監管及規范相關的工作行為，若發現違反規定的行為應當及時處理，保證工作的規范性。建立健全有關的制度，可以為工作實踐提供依據和約束。規范管理流程，增強相關人員的責任感，促進檔案管理工作有序開展。第一，分析已有的制度，找出其中的不足，及時補充和完善。有些地區的公路工程檔案管理制度不完善，如執行不到位、規定模糊等，需要及時修訂和補充，以便能夠正確地指導檔案收集及管理工作。第二，清楚劃分相關方的義務及責任。涵蓋監理單位、建設單位和設計單位等工作人員，清楚規定其在檔案管理工作中的責任，讓相關方均能依據規章制度收集及管理檔案，保障檔案質量。

6.加強相關部門之間的協同合作與信息共享

公路工程建設規模大，包含多個單位及部門，每個部門在工作中的角色各異，要想高效地開展檔案管理工作，要從共享檔案信息開始，加強部門之間的溝通與合作，從而保障檔案的準確性和完整性。第一，在檔案管理工作中因為信息傳遞的遲緩，相關部門在檔案信息收集工作中面臨效率和質量的雙重挑戰，不僅容易導致信息遺漏，還可能出現信息重復收集的問題，需要構建有效的協調機制，促進合作融洽從而提高工作效率。對此，需要構建信息共享平臺，及時共享檔案信息，保證檔案信息的質量，提升時效性。第二，提高遇到緊急情況的應對能力。在遇到緊急情況時，應在最短的時間內獲取檔案信息，以便為決策制定提供依據。同時，加強相關部門之間的信息共享及合作，確保能夠及時調取有關檔案信息，從而高效地制定應對措施。比如，在某公路重建工程中，建設團隊構建檔案信息共享系統，有關單位能夠及時上傳工程檔案信息，互通共享信息，提高了管理工作的效率和效果。

7.強化法制建設

為了促進公路工程檔案收集工作有序開展，需要加強法律建設，從法律方面提供保障。各地方結合有關立法和檔案管理規范標準，制定適應地方情況的管理規定，相關單位需要將檔案工作加入整體發展規劃，同時加入有關制度中，將工作成果和分管領導以及有關人員的利益結合。設置單獨的檔案管理部門，安排專門的人員收集、整理工程檔案資料，并且將其歸檔。只有將檔案工作放在重要的位置上，才能提升相關人員的重視度，促進工作高效開展。

8.加強重點收集

要想完整地收集公路工程檔案，應采取列出重點科室、重點收集其檔案資料等多樣化的方式。而對于重大的工程項目，要側重于重要階段及環節的檔案資料收集。管理人員需要積極地溝通及協調參與工程的各個環節，及時了解最新的資料。構建完善的管理制度，跟蹤管理相關單位，側重于收集工程建設之前的文件資料，避免重要資料丟失。清楚劃分分管領導及部門的職責，安排專業的管理人員，也可以引入兼職人員，建立高效的檔案管理體系。

9.規定簽字手續

制定崗位責任制，采取目標管理方式，將公路工程檔案的相關工作加入施工工作目標范圍，和有關人員的利益掛鉤。為了便于財務部門的審核以及工程款項撥付的及時，要先檢查檔案的完整性，并再次簽字確認。檔案的完整性需要采取監督工程進度款、竣工資料保證金及竣工資料監理職責等行政手段。要想提升施工單位對檔案收集的重視度，可以將檔案資料的規范性、完整性和單位資金結合。

四、結語

綜上所述，公路工程建設具備諸多顯著特點，工程檔案收集工作在其中起到重要的作用。然而，在實踐中仍然存在較多的問題，影響了檔案收集工作的效率和質量。因而應認真分析問題，積極采取有效措施加以改進和解決，從而不斷地提高公路工程檔案的管理水平。

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作者單位：煙臺市公路事業發展中心