新形勢下疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理的難點及重要性探析

干部人事檔案管理是國家干部管理工作的重要組成部分，對于干部隊伍建設和人才培養(yǎng)具有重要意義。干部人事檔案記錄了干部在成長、工作、學習以及晉升等方面的全程信息，反映了干部的思想作風、業(yè)務能力和工作表現(xiàn)等，是推動干部隊伍建設和提高人才培養(yǎng)效果的基礎性工作。在新時代背景下，疾控系統(tǒng)作為國家公共衛(wèi)生防控的核心機構(gòu)，干部人事檔案管理工作顯得尤為重要。2018年11月，中央辦公廳修訂頒布了最新的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），對干部人事檔案管理工作提出了更加明確和嚴格的要求。《條例》從應秉持的原則、日常管理以及內(nèi)容分類等方面完善了管理制度，使得干部人事檔案的管理更加規(guī)范化和科學化。檔案信息的運用效率已成為衡量干部人事檔案管理工作質(zhì)量的重要標準之一，科學和高效的檔案管理能夠為干部選拔、職務普升和考核評估等提供可靠依據(jù)。

一、疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理的特點

疾控系統(tǒng)的干部人事檔案管理具有獨特的特點，這些特點源自疾控系統(tǒng)的職能要求和干部人事管理的特殊性。

一是檔案管理具有較強的現(xiàn)實性。疾控系統(tǒng)作為公共衛(wèi)生的前線機構(gòu)，干部選拔、調(diào)動以及任用等人事變動都需依據(jù)檔案資料中記錄的干部思想作風、工作能力和歷史表現(xiàn)。干部檔案的真實性和及時性對選人用人至關重要，直接影響疾控系統(tǒng)人力資源的合理配置。

二是干部人事檔案的保密性要求極高。由于疾控系統(tǒng)干部的檔案中涉及個人隱私和工作敏感信息，必須嚴格遵循保密規(guī)定，確保檔案信息不會被泄露或不當使用。

三是疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理具有明顯的動態(tài)性。干部職務的變動、科研成果的積累、進修和培訓情況的更新等，都導致檔案內(nèi)容不斷增加和調(diào)整。為了準確反映干部的最新情況，檔案管理必須具備靈活性和及時性，能夠動態(tài)更新各類信息。

四是疾控系統(tǒng)的檔案管理正逐步向信息化和數(shù)字化方向發(fā)展。

二、新形勢下疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理的難點

1.信息化建設滯后

盡管數(shù)字化檔案管理的必要性在疾控系統(tǒng)中已被廣泛認可，但在實際操作中，信息化進程進展緩慢。尤其是在基層疾控中心，許多人事檔案管理部門的信息化意識較弱，未能充分認識到現(xiàn)代化技術對于提高檔案管理效率和準確性的價值。由于技術設備的老化，現(xiàn)有的技術設備更新速度較慢，無法適應疾控系統(tǒng)對數(shù)據(jù)管理和人力資源調(diào)配的需求。許多疾控中心的財政撥款有限，檔案管理部門無法獲得足夠的資金用于采購先進的設備和軟件，導致干部人事檔案的收集、整理和存儲等工作仍主要依賴手工操作，使檔案查詢、更新和調(diào)取效率低下。當需要檢索信息時檔案管理人員常常需要親自到檔案室翻找紙質(zhì)材料，耗時耗力且容易出現(xiàn)錯誤。

2.重視程度不足

許多疾控中心錯誤地認為人事檔案管理僅僅是對資料的收集和整理，忽視了其對干部選拔、職務晉升以及科研評估的重要作用，檔案管理在整體工作中處于邊緣化地位，未能得到足夠關注。此外，檔案管理人員的責任意識較為薄弱，對檔案管理的責任感和使命感不足，檔案信息更新速度慢，檔案利用率低，未能實現(xiàn)對檔案信息的實時更新和有效利用。許多檔案管理人員未能主動適應時代的發(fā)展要求，依舊沿用陳舊的管理方式，檔案管理體系僵化，難以為疾控中心的人力資源調(diào)配和業(yè)務發(fā)展提供有效支持。

3.制度和規(guī)范建設不足

盡管《干部人事檔案工作條例》已經(jīng)為檔案管理提供了明確的框架，但在實際操作中，各級疾控中心的檔案管理制度建設參差不齊，執(zhí)行力度不足，導致管理工作的隨意性較大。一些地區(qū)的檔案管理制度不完善，缺乏明確的檔案收集、整理、審核和歸檔的標準，檔案管理工作常常流于形式，缺乏科學和系統(tǒng)的制度保障。檔案管理的規(guī)范化程度不高，主要體現(xiàn)在檔案材料的歸檔標準不統(tǒng)一，審核機制不嚴謹，檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性無法得到充分保證。同時，缺乏有效的監(jiān)督機制，檔案管理過程中的違規(guī)行為難以受到及時處理，檔案管理工作在實際操作中存在一定隨意性，嚴重影響檔案的可靠性和權威性。干部檔案的更新和維護也缺乏有效的制度支持，檔案信息常常滯后于實際情況，檔案無法全面反映干部的最新情況。此外，檔案管理與其他人事管理部門之間的協(xié)調(diào)不足，限制了檔案在干部選拔、晉升等方面的參考作用。

4.專業(yè)人才培養(yǎng)不足

檔案管理涉及高度專業(yè)化的知識和技術，包括檔案的收集、整理、歸檔、維護以及信息化管理等環(huán)節(jié)，信息技術的發(fā)展對檔案管理人員提出了更高的要求，他們不僅需要熟練掌握檔案的基礎管理技能，還需要具備數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)管理以及信息安全等新興技術的能力。然而，現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，尤其是在基層疾控單位，許多管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識和技能，難以應對現(xiàn)代化檔案管理的要求。許多疾控單位也未能定期為檔案管理人員提供相應的培訓，導致他們的知識和技能無法與時俱進，難以適應信息化檔案管理的需求。此外，頻繁的人事變動和培訓機制的缺失使得檔案管理工作難以持續(xù)性和規(guī)范性地開展，檔案管理的傳承和經(jīng)驗積累受到影響，檔案管理水平停滯不前。

三、強化疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理的策略

1.完善管理體系建設

（1）健全檔案歸檔內(nèi)容

健全檔案歸檔內(nèi)容是提升疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量的關鍵一步。檔案內(nèi)容必須涵蓋干部的全面信息，既包括個人基本情況、任職經(jīng)歷、考核結(jié)果以及獎懲情況等，也應囊括干部的思想作風、科研成果以及培訓經(jīng)歷等重要信息。這樣能夠為疾控系統(tǒng)在人事選拔、職務晉升以及干部調(diào)動中提供全面、準確的依據(jù)。檔案歸檔還應具有系統(tǒng)性和一致性，按照統(tǒng)一的規(guī)范來收集、整理和歸檔，保證檔案數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一，便于信息的存儲、檢索和共享。另外，還應加強檔案歸檔的實時性和動態(tài)更新機制。隨著干部的職務變化、工作表現(xiàn)和學習培訓情況的不斷變化，檔案內(nèi)容也需要及時更新，以確保檔案信息與實際情況一致。

（2）嚴格審核歸檔

嚴格審核歸檔制度是確保疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理規(guī)范化和有效性的重要保障。審核歸檔制度的核心在于明確關鍵鑒別點，確保檔案內(nèi)容的準確性、真實性和完整性。在歸檔過程中，工作人員應特別關注干部檔案中涉及的學歷、職務以及工作經(jīng)歷等重要信息，并注重信息的連續(xù)性和一致性。在審核歸檔過程中，應重點識別和處理可能出現(xiàn)的檔案內(nèi)容缺失或信息錯誤的情況。當發(fā)現(xiàn)檔案材料不全或信息不準確時，檔案管理人員需要對照相關記錄，如干部的履歷、學歷學位、入黨入團情況以及職務變動等，及時核對并實行必要的補充和修改。同時，歸檔審核制度還應確保所有歸檔材料符合歸檔標準，對于不在歸檔范疇的材料，應實行適當處理，不得隨意歸檔。

2.加大資金和技術投入

（1）推進檔案數(shù)字化，建立智能化管理平臺

推進檔案數(shù)字化是疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。為了應對檔案管理中存在的效率低和數(shù)據(jù)分散等問題，必須加大資金投入，推動檔案的全面數(shù)字化建設。檔案數(shù)字化不僅能有效提高檔案管理的效率，還能簡化資料的存儲、檢索和共享流程，提升信息查詢和調(diào)取的準確性和時效性。通過構(gòu)建智能化管理平臺，疾控系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案信息的實時更新和動態(tài)管理，確保每一份檔案資料都能準確和快速地反映干部的最新狀況。在智能化管理平臺，檔案管理人員能夠更加便捷地開展信息錄入、歸檔以及審核等操作，減少人為失誤。同時，智能化平臺能夠通過大數(shù)據(jù)分析技術挖掘檔案中隱藏的潛在信息，幫助決策者更好地評估干部的能力和潛力。智能化管理平臺還可以實現(xiàn)檔案信息的跨部門和跨地區(qū)共享，為干部的選拔和調(diào)動提供更加科學的數(shù)據(jù)支持。

（2）建立完善的信息安全系統(tǒng)

在推動檔案數(shù)字化的同時，建立完善的信息安全系統(tǒng)至關重要。干部人事檔案涉及大量敏感的個人信息和工作記錄，安全性必須得到高度重視。疾控系統(tǒng)需要通過加大資金投入，引人先進的信息安全技術，建立完善的檔案加密和數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。檔案管理應遵循不同保密級別的原則，對不同級別的檔案展開相應的加密處理，以防止未經(jīng)授權的人員訪問敏感信息。通過加密和權限分配，可以有效保護檔案內(nèi)容的安全性，確保檔案數(shù)據(jù)不會被泄露或濫用。此外，檔案系統(tǒng)還應定期實行備份，確保在突發(fā)事件或系統(tǒng)故障時檔案數(shù)據(jù)能夠迅速恢復，保障檔案的完整性和可用性。信息安全系統(tǒng)不僅要關注數(shù)據(jù)的存儲和傳輸安全，還要重視對網(wǎng)絡病毒和黑客攻擊的防范。疾控系統(tǒng)需要進一步加強計算機系統(tǒng)的維護和防護能力，定期更新防火墻、殺毒軟件，確保系統(tǒng)處于最優(yōu)狀態(tài)，避免因網(wǎng)絡攻擊導致檔案信息被泄露或丟失。

（3）完善基礎設施建設

在干部人事檔案管理中，基礎設施建設的完善是檔案管理工作的堅實保障。疾控系統(tǒng)應加大對檔案庫房、閱檔室等基礎設施的建設投人，確保檔案的物理存儲環(huán)境符合《干部人事檔案工作條例》的要求。庫房的建設必須按照“六防”標準實行，即防火、防盜、防潮、防塵、防光以及防蟲，確保檔案資料能夠在安全的環(huán)境中長期保存。根據(jù)《條例》要求，檔案管理區(qū)域應合理規(guī)劃，檔案庫房、閱檔室和辦公室應分開設置，以避免交叉使用導致檔案管理的混亂和安全隱患。庫房內(nèi)應配備先進的環(huán)境控制系統(tǒng)，如恒溫恒濕設備，確保檔案資料不受環(huán)境變化的影響而發(fā)生霉變或損壞。同時，還需完善監(jiān)控設備和安防措施，實時監(jiān)控檔案庫房的狀況，確保檔案資料的安全。除庫房建設外，疾控系統(tǒng)還應加強檔案管理設備的更新?lián)Q代，應投人資金購置現(xiàn)代化的檔案管理設備，如高效掃描儀、檔案管理軟件等，進一步提高檔案管理的自動化和智能化水平。

3.加強管理人員培訓

（1）提升責任心和專業(yè)技術素養(yǎng)

由于干部人事檔案管理不僅涉及檔案的收集、整理和歸檔，還要確保檔案內(nèi)容的準確性和安全性。因此，檔案管理人員的責任心至關重要。疾控系統(tǒng)可以通過建立完善的激勵機制來增強管理人員的工作熱情，肯定他們在檔案管理中的重要作用。同時，還可以通過定期的職業(yè)培訓和崗位輪換等方式，提升管理人員的專業(yè)技術素養(yǎng)，讓他們熟悉各部門的崗位職責和工作流程，成為復合型檔案管理人才。通過輪崗制，檔案管理人員能夠全面了解各部門的工作職能，更好地理解檔案管理對疾控系統(tǒng)整體業(yè)務的支撐作用。此外，還應加強對技術技能的培訓，特別是數(shù)字化檔案管理的相關技術，如檔案管理軟件的操作、大數(shù)據(jù)分析和信息檢索技能等。通過提高檔案管理人員的技術水平，疾控系統(tǒng)能夠更加有效地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，確保檔案管理的準確性和高效性。檔案管理工作具有高度的政治性、原則性和保密性，管理人員必須具備強烈的責任心和職業(yè)道德，確保檔案內(nèi)容的準確性和保密性，從而維護干部人事檔案管理的權威性和有效性。

（2）提升法治化素養(yǎng)

在實際工作中，檔案管理人員不僅需要熟悉檔案管理的基本操作，還需要對相關法律法規(guī)有深人了解，以確保在檔案管理中不出現(xiàn)違規(guī)行為。疾控系統(tǒng)應通過培訓讓管理人員深人學習和理解國家有關檔案管理的法律法規(guī)，掌握人事檔案管理的相關法律法規(guī)要求，減少操作中的法律風險。培訓重點應放在防止違規(guī)使用或盜用檔案信息的相關法律法規(guī)上，管理人員需要清楚認識檔案管理中的權限分配與使用邊界，防止因不當操作導致檔案被泄露或違規(guī)使用。此外，培訓應幫助管理人員梳理以往檔案管理工作中可能存在的漏洞，增強其法律意識和敏感度。疾控系統(tǒng)還應根據(jù)國家最新的法律法規(guī)要求不斷更新檔案管理的相關制度和流程，緊跟法律政策的變化，確保檔案管理工作符合國家的最新規(guī)定和要求。

4.強化信息共享，構(gòu)建人才檔案共享平臺

構(gòu)建有效的人才檔案共享平臺是優(yōu)化疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理的關鍵策略之一。疾控系統(tǒng)應確保干部人事檔案管理部門與干部管理部門之間的數(shù)據(jù)信息共享，使得檔案信息能夠最大限度地被開發(fā)和利用。在此基礎上，疾控系統(tǒng)還需要加強各干部人事檔案管理部門之間的數(shù)據(jù)共享。通過構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息平臺，實現(xiàn)跨部門和跨區(qū)域的檔案互通互聯(lián)，確保不同部門能夠根據(jù)權限合理獲取檔案信息。此外，還要合理運用大數(shù)據(jù)技術開展檔案數(shù)據(jù)分析和挖掘，深人挖掘和分析檔案中的潛在信息，為干部的能力評估、崗位適配等提供更精準的數(shù)據(jù)支持，推動檔案管理工作智能化和精細化，為干部人事管理提供更科學的信息支撐。

四、結(jié)論

綜上所述，完善管理體系、加大資金與技術投入、加強管理人員培訓以及構(gòu)建信息共享平臺的優(yōu)化策略，不僅有助于提高檔案管理的科學性、規(guī)范性和現(xiàn)代化水平，還能確保檔案更好地服務于干部選拔、職務普升和突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應對。未來，隨著信息技術的進一步發(fā)展和國家政策的不斷完善，疾控系統(tǒng)的干部人事檔案管理將朝著更加智能化、精細化和規(guī)范化方向發(fā)展，為我國公共衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)進步提供堅實的人力資源保障。

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作者單位：濟南市疾病預防控制中心