專審視角下的公共衛生機構干部人事檔案工作優化策略

干部人事檔案是指記錄干部個人基本情況、工作經歷、考核評價、獎懲情況、職業素質以及工作業績等信息的重要檔案，詳細反映了干部的成長經歷和工作履歷。隨著公共衛生機構的快速發展，干部人事檔案在人員管理、績效評估和決策支持中的作用日益顯著，因而確保干部人事檔案的真實性、完整性、有效性和可用性至關重要。通過干部人事檔案專項審核，清查和規范檔案質量，有效保障檔案的“四性”，提升干部管理決策的科學性和規范性，是干部管理工作不可或缺的關鍵環節。然而在當前公共衛生機構干部人事檔案專審工作中，檔案材料部分缺失、材料不規范和材料前后記載不一致等問題仍然頻出。為解決這些問題，探尋問題形成背后的深層管理根源很有必要。通過深入分析專審中檔案管理問題的根源，提出有針對性的干部人事檔案管理優化策略，提升專審效率和準確性，提高干部人事檔案規范化管理水平，以助力干部人事管理的科學決策，促進機構可持續發展。

一、公共衛生機構干部人事檔案專審中存在的問題

根據政策文件要求，干部人事檔案專項審核工作的核心內容包括對“三齡二歷一身份”、任職資格、家庭主要成員及重要社會關系等信息的重點審核。公共衛生機構干部人事檔案專項審核工作基于傳統的紙質檔案，仍然存在檔案材料部分缺失、材料不規范和材料前后記載不一致等問題。

1.檔案材料部分缺失

干部人事檔案專審仍是通過人工審核傳統紙質檔案，紙質檔案材料的完整性依賴于人工收集歸檔，檔案材料歸檔缺失的現象時有發生，主要體現在以下兩個方面：

一是最新檔案材料尚未及時歸檔，如當年的年度考核表、崗位聘用認定登記表、崗位薪級晉升工資變動表和干部任免審批表等，這些材料有的存放于個人檔案散材料袋中尚未裝訂入冊，有的則完全未歸入檔案。或是人員在職期間所取得的學歷學位材料，因未及時移交而歸檔遺漏。

二是年代相對久遠的檔案材料缺失，如黨團相關材料中，入團志愿書和入黨政審材料因時間較為久遠，缺失較為普遍，僅由單位出具相關丟失說明作為補充材料。此外，在涉及工作調動的干部檔案中，常有工作調動登記表和調動介紹信缺失的情況，影響干部工作經歷時間的準確認定。部門干部人事檔案中參工關鍵材料缺失，如分配證、報到證、轉正定級工資表和聘干表等，導致干部身份的認定存在困難。

2.檔案材料不規范

在檔案專審中，材料不規范問題包括材料形成、審批手續和分類三個方面。

一是材料形成不規范。目前大部分檔案材料仍采用紙質檔案手寫形式，存在紙張規格不符、格式不標準、使用鉛筆或圓珠筆填寫、書寫潦草、隨意涂改和關鍵信息填錯等問題，造成檔案材料填寫不規范，導致檔案信息難以辨認和準確認定。

二是審批手續不完備。部分材料缺少上級審批機關意見、相關負責人簽字和審批印章，常見于干部試用期滿考察材料缺少考察人手寫簽名和黨委印章、年度考核表缺少負責人簽章等，此類檔案常因負責人、考察人退休或調離，導致無法整改，形成不規范的檔案材料。此外，部分材料在形成時已存在錯誤，因審批程序不嚴格，材料加蓋了當時的公章后存檔，如工資變動歸檔表。但由于年代久遠，當時的公章早已變更，難以修改補正，最終造成檔案材料不規范的問題。

三是檔案材料分類不規范。除了因管檔人員對干部人事檔案歸檔標準理解出現偏差，導致檔案材料歸類錯誤外，歸檔標準的變更也可能造成此類問題。例如，在公共衛生機構中，絕大部分工作人員屬于醫護專技類人員，在此前的檔案專審中，專技人員的崗位聘用認定登記表均要求歸檔至4-2類中。然而隨著專審標準的更新，要求將專技人員的崗位聘用認定登記表歸類與管理人員一致，歸入9-2類，使得原本的檔案分類不再符合新標準，亟須重新整理和規范。

3.檔案材料前后記載不一致

檔案材料前后記載不一致的問題主要體現在“三齡二歷”上，即記錄干部的出生年月、參加工作時間、入黨時間、工作經歷和教育經歷等關鍵性材料。此類檔案信息的前后不一致，可能導致檔案邏輯混亂，甚至出現相互矛盾的情況，因而成為干部人事檔案專審中的重點。尤其是出生年月的記錄，由于涉及的檔案材料種類繁多，問題最為突出。常見的原因包括陰歷（陽歷）混淆、填寫筆誤以及因入學、入伍、入黨或參加工作年齡限制等原因，為自的性得利而有意修改，導致不同材料的出生年月填寫記錄不一致。在公共衛生機構，專業技術人員占較大比例，很多人員選擇在職期間提升學歷或繼續深造。因此，教育經歷中出生年月的修改和以往教育經歷的篡改現象也較為常見。此外，參加工作時間記載不一致問題常見于關鍵性材料出現涂改，或因工作經歷存在交叉，或因干部本人認定參工時間與機構認定時間有偏差，導致填寫錯誤。相比之下，入黨時間前后不一致的問題相對較少，主要原因在于干部本人填寫的入黨日期，未以接收預備黨員支部大會的時間為準。少部分是因為有些黨員的預備期情況比較特殊，或因入黨志愿書中填寫的日期與實際召開接收預備黨員支部大會的時間出現偏差，導致人黨時間記錄出現不一致。

二、專審問題背后深層的檔案管理問題剖析

干部人事檔案專審中暴露的問題，雖為檔案本身的缺陷，但實際上反映了當前公共衛生機構檔案管理中存在的深層問題，這些問題主要源于檔案材料形成部門人員、管檔人員和干部本人等相關人員的檔案意識薄弱、檔案標準和規章制度有待完善以及相關部門的協調共治不足等因素。

1.相關人員檔案意識薄弱

當前，公共衛生機構的干部人事檔案專審工作仍基于紙質檔案材料開展。由于這些紙質材料通常由各部門生成或由干部本人提交，再由管檔人員歸檔管理。因此，干部人事檔案的真實性、完整性和安全性在很大程度上取決于檔案材料形成部門人員、管檔人員和干部本人。然而，當前相關人員的檔案意識薄弱，導致檔案材料出現不規范、部分缺失和前后記載不一致等問題。一方面，對于干部本人而言，部分紙質檔案材料由干部本人填寫生成，如果檔案意識薄弱，為了在教育深造或工作升遷中得利，干部可能會篡改出生日期、教育經歷或工作經歷，導致檔案材料前后記載信息不一致；另一方面，某些檔案材料，如在職教育的學歷學位檔案、援疆援藏等工作鑒定和醫護職稱評定材料等，往往交予干部本人移交至機構，若對人事檔案的內容結構、歸檔范圍和材料標準缺乏基本認識，不知何種材料必須歸檔，選擇自行保存，最終可能導致干部人事檔案完整性缺失，甚至出現檔案材料丟失難以查補的情況。檔案形成部門人員對檔案重要性認識不足、檔案意識薄弱可能會導致檔案材料形成不規范，使得檔案材料的填寫內容、格式制式和審批手續不符合歸檔要求。許多公共衛生機構的檔案管理人員非專職人員，大多數是由行政人員兼職管理，其缺乏檔案專業背景，通常忙于行政事務，對檔案管理工作不夠重視，也缺少檔案專業技能培訓，檔案意識和管檔素質難以提升。

2.標準規章制度有待完善

標準規章制度的不完善是公共衛生機構干部人事檔案專審中發現問題的主要原因之一。一方面，部分公共衛生機構對干部人事檔案管理工作重視不足。缺乏對政策和規章制度的傳達解讀，導致干部本人對檔案工作認識不到位、參與程度不高。相關規章制度未能得到充分理解，也使檔案形成部門和管檔部門人員難以有效落實執行，從源頭上難以把控干部人事檔案的規范性；另一方面，當前公共衛生機構干部人事檔案專審標準尚未完全統一。干部人事檔案專審標準通常來源于《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》及后續細化的政策文件等。由于實際審核過程中檔案情況復雜多變，各公共衛生機構往往根據每年上級的檔案審核情況及標準執行，一旦審核標準發生變動，檔案的歸類可能出現不規范的情況，對后續整改造成很大困難。

3.相關部門協調共治不足

干部人事檔案自生成至歸檔整個流程涉及多部門、多人員，一旦缺乏協調共治，會直接影響檔案的完整性、準確性和管理效率，其主要體現在各部門歸檔職責不明確、檔案信息共享不暢以及管檔部門對檔案形成部門的指導力度不足三個方面。

一是各部門間歸檔職責不明確。公共衛生機構各部門通常根據自身的業務需求決定如何開展檔案管理，由于缺少統一協調與溝通，出現歸檔職責的互相推諉。比如，為期兩個月以上的人員培訓、學習和進修等檔案材料需要歸入干部人事檔案，然而由于各部門歸檔職責不明和歸檔范圍不清，檔案中往往會出現期限不符合要求的培訓進修檔案材料，影響檔案材料的規范性。

二是檔案信息共享不暢。各部門協調共治不足，檔案形成部門與管檔部門間缺乏有效的溝通交流，對檔案的及時移交歸檔和信息更新造成影響，或因不明確歸檔期限導致檔案形成時間過晚，或因檔案材料移交不及時導致歸檔缺失，或因最新任免經歷、家庭主要成員及重要社會關系、獎懲情況等重要信息難以及時更新，導致檔案中填寫的信息出現偏差。

三是管檔部門對檔案形成部門的指導力度不足。管檔部門往往對干部人事檔案的歸檔標準、范圍和期限等政策更為熟悉，但因指導力度不足，導致檔案材料形成不規范。例如，最新干部任免審批表關鍵信息需要與專審專用干部任免審批表保持一致，如果格式或信息不正確，需要花費大量時間返工整改，嚴重影響檔案專審工作的效率。

三、專審視角下的公共衛生機構干部人事檔案工作優化策略

通過深入剖析干部人事檔案專審中發現的問題及其背后的管理問題，當前公共衛生機構干部人事檔案管理工作亟須優化，結合上述問題和公共衛生機構工作實際，提出專審視角下的公共衛生機構干部人事檔案工作優化策略。

1.推動跨部門協作與信息共享

優化公共衛生機構干部人事檔案工作，需要推動跨部門協作與信息共享。

一是制定統一的干部人事檔案標準和規章制度。明確各部門歸檔職責分工，防止歸檔工作出現交叉或管理混亂。明確檔案形成、歸檔和管理標準，確保歸檔材料的內容符合標準規范，減輕后續整改的工作壓力。

二是建立良好的溝通協作機制。管檔部門應通過協調和有效溝通，強調干部人事檔案的重要性，將干部人事檔案最新標準、政策和規章制度及時傳達至各部門和干部本人，并積極解讀政策，及時指導和加強反饋，鼓勵和督促各部門及干部本人共同參與干部人事檔案管理，形成合力，實現檔案信息的快速更新和檔案材料的及時歸檔，保障干部人事檔案的完整性。

2.加強檔案人才隊伍建設

加強檔案人才隊伍建設對于提高干部人事檔案的管理水平至關重要。

一是加大檔案專業培訓力度。目前，公共衛生機構管檔人員和檔案形成負責人員多為非專職和非專業人員，日常工作常被繁雜的行政事務占據。針對此類人員，需定時定期開展檔案相關知識和專業技能培訓，采取專題和實例教學的形式，分享檔案管理中特殊案例的處理方法，積極組織經驗交流，推廣優秀管檔經驗，從實際出發指導工作。同時，應編纂干部人事檔案管理專業化參考書籍或文件匯編，作為檔案中關鍵信息認定的參考依據，協助高效完成檔案工作。

二是建立管檔人員激勵機制。公共衛生機構應完善職稱評審、薪酬管理和崗位激勵等多元化績效考核激勵機制，確保兼職管檔人員有充足的工作時間，提供學習、進修和晉升的機會，打造良好的職業發展平臺，從而激發管檔人員的內生動力。

3.推進檔案管理信息化建設

目前，公共衛生機構干部人事檔案的專項審核仍然依賴于傳統紙質檔案和人工審核，人工操作難免存在錯誤和偏差，亟須借助信息技術，推進檔案管理信息化建設，以提升檔案管理質量。為此，必須加大資金和技術的投入，積極推進干部人事檔案信息化進程。一是應配備高性能的硬件設備，避免因設備更換頻繁導致的數據遷移困難、丟失或損壞等問題。二是要開發完善的干部人事檔案管理系統，內部需配置安全保障技術，確保電子檔案的憑證性和法律效力。三是應建立信息化系統安全風控機制，及時備份電子檔案數據，防止數據丟失或損壞。

四、結語

公共衛生機構應根據干部人事檔案專審中發現的問題，從專審視角入手，挖掘當前檔案管理中的薄弱環節，總結經驗，推動跨部門協作與信息共享，加強檔案人才隊伍建設，積極推進檔案管理信息化建設，通過多種措施不斷優化干部人事檔案管理工作，為公共衛生機構干部人事工作和機構的高質量可持續發展提供強有力的支持。

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作者單位：武漢市急救中心