數字化時代背景下加強醫院檔案安全管理的策略

隨著信息技術的飛速發展，促使醫院檔案管理逐漸向數字化、網絡化方向發展，檔案管理效率得到了提高，醫療檔案信息得到了共享與利用。然而，檔案數據安全問題隨之凸顯，成為制約醫院檔案管理高質量發展的因素。因而，加強醫院檔案安全管理具有重要的現實意義。

一、醫院檔案安全管理的現狀

1.檔案電子化進程加速

隨著科技的進步，多數醫院在積極推進檔案的電子化進程，將傳統的紙質檔案轉化為數字檔案，并存儲在電子檔案管理系統中。這一變革顯著提高了檔案管理的效率，使得醫療檔案信息的檢索、存儲和傳輸變得更為便捷。然而，醫療檔案電子化進程并不是一帆風順的。檔案數據格式的不統一成為亟待解決的問題，不同醫院或科室采用的數據格式不同，檔案數據在共享和利用時存在阻礙。

2.系統標準化程度加快

當前，部分醫院檔案管理系統存在醫療檔案標準不一和接口不兼容的問題，對檔案數據的共享和利用造成了顯著影響。由于標準不一和接口不兼容，不同醫院或不同科室間的檔案數據難以實現交換和共享，導致信息孤島現象嚴重。

這些問題使得檔案數據在檢索、分析和利用時變得困難重重，降低了數據的利用效率。因而加快醫院檔案管理系統的標準化進程、統一醫療檔案標準和接口，對于提高檔案數據的共享和利用效率至關重要。

3.檔案管理人員專業能力有待提升

在數字化時代背景下，部分檔案管理人員專業能力不強，學習和掌握的新技術、新方法相對匱乏。他們在面對復雜檔案安全管理問題時，難以采取有效的應對措施。醫院檔案涵蓋了大量的敏感信息，如患者隱私、醫療記錄等，一旦被泄露或篡改，將帶來不可估量的損失。因而檔案管理人員必須不斷提升自身的專業素養，學習最新的信息技術和安全知識，以確保檔案數據的完整性和安全性。同時，醫院也應加強對檔案管理人員的培訓，支持他們提高自身能力，以更好地應對數字化時代帶來的挑戰。

4.安全防護措施不到位

雖然大多數醫院已經意識到檔案數據安全的重要性，并采取了一系列防護措施，如設置訪問權限、加密存儲和安裝防火墻等，但仍有部分醫院在檔案數據安全防護上存在明顯短板。其中，備份策略不完善，一些醫院沒有制訂科學有效的數據備份計劃或者備份頻率過低，導致數據被損壞時無法及時恢復。

此外，還存在數據恢復測試不足等問題。醫院缺乏定期的數據恢復演練，一旦數據丟失事件發生，醫院可能無法迅速有效地恢復數據，給醫療工作和患者信息帶來風險。因而醫院需要進一步加強檔案數據安全防護，完善備份策略和恢復測試機制，確保數據的安全和可靠。

5.檔案管理制度監督和執行效果差

在醫院檔案管理過程中，制度執行不徹底是當前醫院檔案管理存在的主要問題。

第一，監管缺失。部分監管人員沒有按照制度要求認真履行自身職責，制度形同虛設。

第二，執行力度不夠。部分檔案管理人員對制度的重要性認識不足，缺乏應有的責任感，沒有認真執行檔案管理規定。

第三，制度宣傳工作不到位。員工對檔案管理制度理解不深，在執行時，易產生偏差。

第四，獎懲機制不明確。員工在執行制度時，缺乏動力和壓力，影響了制度的執行效果。

第五，執行標準不統一。不同部門或人員的檔案管理存在差異，影響了檔案的統一性和完整性。

第六，反饋機制缺失。醫院領導層無法及時了解制度執行的情況和存在的問題，難以有針對性地采取改進和優化措施。

6.信息化投人與支持不夠

首先，部分醫院在檔案信息化建設方面存在投入不足、資金短缺的問題。由于資金限制，醫院難以采購先進的檔案管理系統和設備設施，導致檔案管理效率和質量低下。

其次，資金短缺還影響醫院培訓檔案管理人員。醫院組織開展信息化知識培訓活動少，檔案管理人員的信息化素養得不到提升，難以適應時代發展的需要，不僅影響了醫院檔案管理的現代化進程，還阻礙了醫院整體信息化建設的發展步伐。

因而加大對醫院檔案信息化建設的投入、解決資金短缺問題是提高醫院檔案管理水平的關鍵。

二、數字化時代加強醫院檔案安全管理的策略

1.建立醫療檔案安全管理制度

建立健全醫療檔案安全管理制度，覆蓋檔案管理的各個環節，確保檔案管理工作的規范化、科學化和標準化。

第一，界定檔案管理部門及各崗位人員的責任與權限，確保檔案管理工作有序開展，防止職責不清導致的管理漏洞。

第二，詳細規定檔案收集、整理、存儲、利用和銷毀等全生命周期的管理流程，確保每一步操作都有據可依，完成閉環管理。

第三，強調檔案信息的保密性。對涉密檔案實施嚴格的權限管理和訪問控制，防止醫療檔案信息被盜取和非法利用。

第四，建立檔案安全管理工作的監督機制。定期檢查和考核檔案管理人員的工作，確保檔案安全管理制度的有效落實。

2.構建多層次、全方位的安全防護體系

為了有效應對安全風險，醫院應構建多層次、全方位的安全防護體系。

第一，采用先進的加密技術處理醫療檔案數據，確保醫療檔案數據在傳輸和存儲過程中的安全。即使檔案數據被非法獲取，也不能被輕易解密。

第二，建立防火墻和入侵檢測系統，及時發現并阻止外部攻擊行為。

第三，對存儲重要檔案數據的服務器、存儲設備等設施實施物理隔離和加密保護，防止被非法訪問和物理破壞。

第四，建立完善的安全審計和監控機制，記錄并分析檔案管理系統的操作日志和安全事件，及時發現并處理潛在的安全風險。

綜合運用多種技術手段，醫院能夠顯著提高檔案數據的安全防護水平，有效抵御外部攻擊，確保檔案數據的完整性和可用性。

3.建立專用數據庫

為了實現醫院檔案的高效管理和安全保護，建立專用的檔案數據庫是必然選擇。專用數據庫具備高可靠性、高可用性和高擴展性等特點，能夠滿足醫院檔案長期保存和快速訪問的需求。

第一，專用數據庫具備高度的安全性。通過采用先進的加密技術、安全認證機制和訪問控制等措施，可以確保檔案數據在存儲和傳輸過程中的安全性和完整性。同時，定期開展數據庫安全檢查和漏洞掃描，可以及時發現并修復潛在的安全隱患。

第二，專用數據庫具備高效的數據管理能力。專用數據庫能夠支持海量數據的快速存儲和檢索，能夠提供豐富的查詢和分析功能，滿足醫院醫務人員多樣化的檔案數據需求。

第三，專用數據庫具備良好的可擴展性。專用數據庫能夠隨著醫院業務的發展而靈活擴展容量和功能。

第四，專用數據庫與醫院其他信息系統實現無縫對接。專用數據庫具備同其他信息系統統一的數據交換接口，可以實現檔案數據與其他業務系統的數據共享和協同工作，不僅能夠提高醫院的工作效率和管理水平，還能夠促進醫療數據資源的優化配置和整合利用。

建立專用數據庫，醫院能夠實現檔案數據的高效管理和安全保護，為醫院的運營和發展提供數據支持。

4.加強人才隊伍建設

在數字化時代，醫院檔案的安全管理不僅依賴先進的技術手段，還離不開高素質、專業化的檔案管理人才。醫院應充分認識到人才隊伍建設的重要性，把其作為提高檔案安全管理水平的重要抓手。

首先，醫院應建立科學的人才選拔機制。確保檔案管理人員具備扎實的專業知識、良好的職業素養和高度的責任心。嚴格考核和選拔程序，確保檔案管理隊伍人員的整體素質和能力水平。

其次，醫院應建立檔案安全管理激勵機制。激發檔案管理人員的工作熱情和創造力。醫院應設立獎勵制度，完善檔案安全管理人員職稱評定等方式，表彰在檔案安全管理工作中表現突出的個人和團隊，增強其歸屬感和榮譽感。

5.加強安全教育與培訓

由于檔案數據安全不僅關乎患者隱私，還影響醫療服務的公信力。因此，將安全教育與培訓納入醫院日常管理是保障檔案數據安全不可或缺的一環。

首先，醫院應定期開展檔案安全專題教育與培訓活動，確保每位員工都能充分認識到檔案安全的重要性。培訓內容應包括檔案安全基礎知識、相關法律法規解讀、行業最佳實踐分享以及應急處理流程演練等。通過系統化的學習，檔案安全管理人員能夠深人了解檔案安全管理的各個環節，掌握必要的防護技能和應對策略。

其次，安全教育與培訓應注重實踐操作和案例分析。通過模擬真實場景，提高員工的應急反應能力和問題解決能力。

安全教育與培訓是醫院檔案安全管理工作的重要組成部分。通過持續的教育和培訓，醫院能夠確保檔案信息的完整性、保密性和可用性，為患者提供更加安全、高效和優質的醫療服務。

6.建立健全考核與監督機制

建立健全考核與監督機制是保障醫院檔案安全管理制度和技術防護措施得到有效執行的關鍵。

第一，醫院應設立專門的考核與監督小組，定期檢查和評估檔案管理工作的各環節。包括檔案管理制度的執行情況、技術防護措施的落實狀況及員工對安全規定的遵守程度等。通過嚴格的考核與監督，醫院管理層可以及時發現并解決存在的問題，防止隱患的積累和擴大。

第二，醫院應嚴肅處理違反安全管理制度的行為，確保每一位員工都能嚴格遵守安全規定，共同維護醫院檔案數據的安全。

第三，醫院應建立反饋機制，鼓勵員工積極提出改進建議和意見，不斷完善檔案安全管理體系，推動醫院檔案安全管理工作順利開展。

7.定期開展安全審計

安全審計是醫院檔案安全管理體系中不可或缺的一環。通過全面審查檔案系統，評估安全措施的有效性和合規性，能夠為醫院提供重要的安全風險評估和改進建議。

醫院應定期邀請專業的第三方安全審計機構或具備資質的審計團隊，開展全面的檔案系統安全審計。審計內容包括系統配置的安全性、訪問控制的嚴密性、傳輸安全以及監控系統的有效性和程序的執行情況等。通過全面的安全審計，醫院可以及時發現潛在的安全漏洞、違規操作行為以及不符合安全標準的配置，及時采取改進措施。審計結束后，醫院應認真分析和研究審計報告，針對發現的問題，制訂具體的整改計劃和時間表，并明確相關責任人。同時，要跟蹤整改措施的落實情況，確保問題得到及時解決，安全漏洞得到有效彌補。

8.建立應急響應與備份機制

面對潛在的數據被盜取和系統突發故障等情況，醫院應建立應急響應與備份機制。

第一，制定詳盡的應急預案，明確應急流程、責任劃分及操作步驟，確保檔案安全管理人員在任何緊急情況下都能迅速、有序地采取行動。應急預案應覆蓋數據恢復、系統重啟和服務遷移等多個方面，以全面保障醫院業務的連續性。

第二，醫院應建立嚴格的數據備份制度，定期備份核心數據。備份的數據應存儲在物理隔離、防火、防水且具備加密保護的存儲設備設施上，以防止未經授權的訪問和受到自然災害的破壞。同時，可以考慮采用云備份等技術，實現數據的遠程存儲和快速恢復，增強數據的安全性和可用性。

第三，在應急響應方面，醫院應組建專業的應急團隊，以應對緊急情況下的檔案安全管理工作。團隊成員需要接受過專業培訓，熟悉應急預案和操作流程，具備快速發現問題、恢復數據和提供檔案安全管理服務的能力。

第四，醫院應與第三方服務提供商建立合作，以便在自身力量不足時，獲得及時的技術支持和援助。

建立健全應急響應與備份機制，醫院可以有效提升自身抵御風險的能力，提高檔案業務保障水平，確保在突發事件發生時能夠迅速恢復數據和服務，保障患者的診療需求和醫院的正常運營。

三、結語

在數字化時代背景下，醫院檔案管理面臨前所未有的機遇和挑戰。本文通過分析當前醫院檔案管理現狀，提出了通過建立醫療檔案安全管理制度、構建多層次、全方位的安全防護體系、建立專用數據庫、加強人才隊伍建設、加強安全教育與培訓、建立健全考核與監督機制、定期開展安全審計及建立應急響應與備份機制等策略，可以有效幫助醫院全面提高檔案安全管理水平，從而促進醫療事業的健康發展。

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作者單位：山東省公共衛生臨床中心