新時代公立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的需求與實(shí)現(xiàn)探析

隨著我國公共衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院正在通過先進(jìn)科技和信息化技術(shù)加速向智慧化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出井噴式的增長態(tài)勢。然而還有許多醫(yī)院，特別是基層醫(yī)院，其傳統(tǒng)檔案管理理念與方式已難適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型及數(shù)據(jù)大幅激增的需求。在此背景下，構(gòu)建大數(shù)據(jù)驅(qū)動的信息化、智慧化檔案管理體系已成為深化醫(yī)療體制改革的必然之路。在醫(yī)院供給側(cè)改革的進(jìn)程中，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理平臺的建設(shè)，不僅能夠確保檔案資源在全生命周期的安全監(jiān)管，還能實(shí)現(xiàn)圍繞醫(yī)院各部門的數(shù)據(jù)整合與深度挖掘，進(jìn)一步提高檔案資源的利用效能，為醫(yī)療安全保障、臨床決策和醫(yī)院管理現(xiàn)代化，提供數(shù)據(jù)支持，對推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有舉足輕重的意義。

一、數(shù)字化管理驅(qū)動下的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀

1.醫(yī)院檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

國內(nèi)醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展，使得醫(yī)院對檔案資料管理和檔案價值挖掘的重視程度日益增強(qiáng)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案工作既面臨驅(qū)動創(chuàng)新的機(jī)遇，也遭遇模式滯后的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理迫切需要借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等前沿技術(shù)，推動檔案資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化整合和信息化開發(fā)，依托新型智慧化管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資源的價值轉(zhuǎn)換，發(fā)揮檔案的歷史參考、輔助決策等方面的價值。加快醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進(jìn)程已成為當(dāng)前醫(yī)院管理工作刻不容緩的任務(wù)。

國外醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域高度關(guān)注醫(yī)療信息檔案管理系統(tǒng)，同時，人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，如智能檢索、推薦、識別和共享等也備受矚目。國外眾多機(jī)構(gòu)致力于系統(tǒng)應(yīng)用的探索，如RatibO介紹的醫(yī)院圖片檔案和通信系統(tǒng)平臺，為我們提供了寶貴的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。展望未來，國內(nèi)醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域?qū)⑸罨瘮?shù)字化系統(tǒng)探索，提高資源利用和共享效率，改善研究質(zhì)量，以應(yīng)對當(dāng)前簡要分析、對策建議為主以及引用和下載量不高的現(xiàn)狀。

2.醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

當(dāng)前，部分公立醫(yī)院積極探索并邁出了建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的步伐，然而，在實(shí)際應(yīng)用過程中，這些系統(tǒng)也暴露出諸多問題。一方面，現(xiàn)有的系統(tǒng)功能相對醫(yī)院管理不能實(shí)現(xiàn)完全匹配，甚至僅為其他行業(yè)檔案管理系統(tǒng)的套用產(chǎn)品，只能處理一些較為簡單的檔案管理任務(wù)。在面對醫(yī)院檔案管理中更為復(fù)雜的需求時，如對醫(yī)療科研數(shù)據(jù)展開深度分析以便為醫(yī)學(xué)研究提供有力支撐，以及對不同類型檔案開展綜合管理以提高管理效率等方面就顯得力不從心了，難以滿足實(shí)際需求。另一方面，系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性往往只能建立在醫(yī)院HIS系統(tǒng)的安全框架上。在日常運(yùn)行中，由于可能存在的技術(shù)漏洞或者突發(fā)的意外情況，災(zāi)備基礎(chǔ)薄弱，數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險始終存在。醫(yī)院的檔案資源極為寶貴，一旦丟失，將是巨大的損失。同時，數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險也絕不能忽視。

3.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中主要集中在檔案的存儲、檢索和利用等幾個方面。通過數(shù)字化管理，檔案不再受傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲方式的時空限制，且能更好地抵御自然損壞等風(fēng)險，存儲更加便捷、安全。數(shù)字化管理使得檢索、利用速度得以提升，實(shí)現(xiàn)了通過關(guān)鍵詞等快速定位所需檔案，極大地提高了工作效率。然而，在檔案的編纂、統(tǒng)計(jì)等方面的應(yīng)用還比較有限，對醫(yī)院決策的深度參考、管理數(shù)據(jù)支持等方面，尚不能充

分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)與困難

1.醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的價值與必要性

醫(yī)院檔案是核心戰(zhàn)略資源，在醫(yī)療、管理和教學(xué)等多領(lǐng)域不可或缺。數(shù)字化時代，醫(yī)院檔案室數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)成為必然趨勢，將覆蓋醫(yī)療服務(wù)體系。它能為公立醫(yī)院檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)提供需求、方案與方法參考，通過模塊化規(guī)劃實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)高效對接，確保檔案信息安全與優(yōu)質(zhì)服務(wù)，優(yōu)化信息系統(tǒng)架構(gòu)。推動醫(yī)院檔案室數(shù)字化建設(shè)，可以提高內(nèi)部管理能力，實(shí)現(xiàn)管理職能與檔案管理輔助調(diào)控協(xié)同發(fā)展，滿足檔案使用需求，為查詢、收集和歸檔等服務(wù)提供精準(zhǔn)支持。醫(yī)院檔案涵蓋多方面，數(shù)字化管理有助于整合資源，為醫(yī)院發(fā)展方案制定提供支持。挖掘內(nèi)在價值、完善制度規(guī)范，搭建實(shí)用管理平臺，創(chuàng)新服務(wù)手段、重塑管理模式，使其更規(guī)范、精細(xì)和科學(xué)。現(xiàn)代智慧檔案管理體系對推動醫(yī)院檔案數(shù)字化發(fā)展有重要的借鑒意義，為醫(yī)院管理帶來新視角與效率提升。

2.醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的難點(diǎn)與重點(diǎn)

（1）設(shè)計(jì)符合公立醫(yī)院實(shí)際需求的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

深入研究檔案管理的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保設(shè)計(jì)的系統(tǒng)能夠完全符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化需求。設(shè)計(jì)合理的系統(tǒng)總體架構(gòu)，確保系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可維護(hù)性。設(shè)計(jì)完善的功能模塊，包括檔案管理、查詢、借閱和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，以滿足檔案管理的各種需求。設(shè)計(jì)合理的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和運(yùn)算方案，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和高效性。

（2）確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、集成性和易用性

在安全方面，熟練掌握數(shù)據(jù)加密、防火墻和入侵檢測等信息安全技術(shù)，防止數(shù)據(jù)被非法訪問和篡改，同時設(shè)計(jì)安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，以便在遭受攻擊或故障時能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)和服務(wù)。選擇穩(wěn)定可靠的硬件設(shè)備和軟件平臺，設(shè)計(jì)合理架構(gòu)和負(fù)載均衡策略，定期維護(hù)升級，確保系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。為避免信息孤島，需對醫(yī)院多個信息系統(tǒng)展開兼容性測試和接口開發(fā)。由于不同廠商開發(fā)技術(shù)和數(shù)據(jù)格式各異，投入技術(shù)力量和資源可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)交互與數(shù)據(jù)共享，支撐醫(yī)院信息化建設(shè)的需求。此外，用戶體驗(yàn)也很重要。設(shè)計(jì)簡潔的界面和操作流程，降低學(xué)習(xí)成本和使用難度，提供用戶幫助和在線支持服務(wù)，定期收集分析用戶反饋，優(yōu)化系統(tǒng)功能和界面設(shè)計(jì)。同時，提供技術(shù)支持以符合數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，如OCR識別等，制定安全策略，涵蓋用戶權(quán)限管理等，設(shè)計(jì)合理的運(yùn)維方案，確保系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行且滿足醫(yī)院檔案管理需求。

（3）人才短缺問題

檔案數(shù)字化管理對人才的要求較高，需要既掌握信息技術(shù)又熟悉檔案管理知識的復(fù)合型人才。傳統(tǒng)的檔案管理人員可能對信息技術(shù)的了解有限，難以適應(yīng)數(shù)字化管理的新要求。而信息技術(shù)專業(yè)人員又往往缺乏檔案管理的專業(yè)知識，無法有效地開展檔案數(shù)字化工作。這種人才短缺的狀況給數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行帶來了諸多困難。

三、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的需求與構(gòu)建

1.建設(shè)需求分析

（1）數(shù)據(jù)的安全性

醫(yī)院檔案包含敏感信息，需要采取多項(xiàng)措施確保數(shù)據(jù)安全。首先，運(yùn)用高強(qiáng)度加密算法對數(shù)據(jù)加密存儲和傳輸，防止被竊取或篡改。其次，建立嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理體系。依據(jù)用戶角色和職責(zé)分配訪問權(quán)限，保證只有授權(quán)用戶能訪問特定檔案數(shù)據(jù)。最后，定期備份數(shù)據(jù)。采用多重備份策略并建立災(zāi)備系統(tǒng)，將備份數(shù)據(jù)存于不同物理位置，以防硬件故障或自然災(zāi)害導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。

（2）系統(tǒng)的穩(wěn)定性

為保證系統(tǒng)穩(wěn)定可靠，應(yīng)采用成熟的軟件開發(fā)技術(shù)和框架，展開嚴(yán)格的代碼審查和測試。充分考慮各種異常情況，提高系統(tǒng)容錯能力。構(gòu)建系統(tǒng)監(jiān)控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的動態(tài)監(jiān)控和異常預(yù)警，提供及時解決問題的通道。定期評估和優(yōu)化系統(tǒng)性能，確保高效運(yùn)行。同時，選擇可靠的硬件設(shè)備和服務(wù)器，使其在高負(fù)荷下能夠穩(wěn)定運(yùn)行，并對硬件設(shè)備定期維護(hù)和升級，保證其性能可靠。

（3）操作的便捷性

設(shè)計(jì)簡潔明了的用戶界面，采用直觀圖標(biāo)和菜單，方便用戶快速找到所需功能。提供操作提示和幫助文檔，助力用戶更好地使用系統(tǒng)。優(yōu)化操作流程，減少不必要的步驟和煩瑣的審批環(huán)節(jié)，支持批量操作和自動化處理，如批量導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)、自動掛接和自動生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。還應(yīng)配合使用需求，提供多格式數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出，便于實(shí)現(xiàn)與外部機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)交互。

（4）信息的集成性

建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，與醫(yī)院的OA系統(tǒng)、財(cái)經(jīng)管理系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)和PACS系統(tǒng)等集成，整合內(nèi)部各部門的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動同步和更新以及檔案信息的集中管理和共享，確保不同部門檔案數(shù)據(jù)無縫集成。

2.建設(shè)方案設(shè)計(jì)

（1）系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

采用分層架構(gòu)模式，劃分表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層和數(shù)據(jù)存儲層。表現(xiàn)層用于實(shí)現(xiàn)與用戶的界面交互，業(yè)務(wù)邏輯層處理核心業(yè)務(wù)的邏輯運(yùn)行，數(shù)據(jù)訪問層負(fù)責(zé)與數(shù)據(jù)庫之間的交互，數(shù)據(jù)存儲層集中存儲檔案數(shù)據(jù)。選擇合適的服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定。服務(wù)器應(yīng)具備高處理能力和大容量存儲，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)支持大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲和高效查詢。還應(yīng)考慮預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)接口與拓展空間，支持功能模塊的靈活擴(kuò)展。

（2）功能模塊設(shè)計(jì)

檔案管理模塊：包括著錄、編輯、刪除、組卷、分類、歸檔和打印等功能。支持多種檔案類型的管理，如文書檔案、科研檔案、會計(jì)檔案、人事檔案和病歷檔案等。

查詢模塊：提供多種查詢方式，如全文關(guān)鍵詞查詢、模糊查詢和高級查詢等。查詢結(jié)果應(yīng)支持分頁顯示和排序，方便用戶快速找到所需的檔案信息。

借閱模塊：實(shí)現(xiàn)檔案的電子借閱和實(shí)體借閱管理，包括借閱申請、審批、歸還、電子下載以及水印簽注等功能。

編研模塊：提供檔案編研工具，支持用戶整理、分析和編研檔案。具備分類、排序等功能，支持檔案數(shù)據(jù)深度分析，生成直觀的分析圖表和報(bào)告。

統(tǒng)計(jì)模塊：統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量、類型和借閱情況，具備分析報(bào)表生成，支持導(dǎo)出、打印，為醫(yī)院的管理決策提供數(shù)據(jù)支持。

系統(tǒng)管理模塊：涵蓋用戶管理、用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)，具備系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置等功能，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。

（3）數(shù)據(jù)安全設(shè)計(jì)

采用具有高強(qiáng)度和安全性的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，加密存儲和傳輸檔案數(shù)據(jù)。建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期備份檔案數(shù)據(jù)。通過多因素認(rèn)證方式，嚴(yán)格用戶身份資質(zhì)核驗(yàn)，并結(jié)合權(quán)限分級管理，保障數(shù)據(jù)訪問的合規(guī)性和操作的可控性，防止越權(quán)操作。

（4）用戶界面設(shè)計(jì)

設(shè)計(jì)簡潔明了的用戶界面，采用直觀的圖標(biāo)和菜單，方便用戶操作。界面布局應(yīng)合理，避免信息過載。支持個性化界面定制，兼顧響應(yīng)速度，通過輕量化交互設(shè)計(jì)提升用戶體驗(yàn)。

3.系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

（1）開發(fā)技術(shù)選擇

在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)過程中，技術(shù)選型起著關(guān)鍵作用。需根據(jù)系統(tǒng)的需求和特點(diǎn)，謹(jǐn)慎選擇合適的技術(shù)。選擇合適的開發(fā)語言和框架，如Java、Python、Django等。這些語言和框架具有強(qiáng)大的功能和廣泛的應(yīng)用，能夠滿足系統(tǒng)的開發(fā)需求。采用前后端分離的開發(fā)模式，前端使用HTML、CSS、JavaScript等技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶界面，后端使用服務(wù)器端語言和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)存儲。利用開源的檔案管理軟件和工具，如DSpace、Fedora等，加快系統(tǒng)的開發(fā)進(jìn)度，提升系統(tǒng)的質(zhì)量。

（2）開發(fā)過程

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照軟件工程的方法開展，以確保系統(tǒng)的質(zhì)量和可靠性。需求分析階段應(yīng)深人了解醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求，包括功能、性能和安全需求等。設(shè)計(jì)階段依據(jù)需求分析結(jié)果設(shè)計(jì)總體架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和用戶界面。編碼階段選用合適的工具技術(shù)，注重代碼的規(guī)范性和可讀性。測試階段全面測試系統(tǒng)，涵蓋功能、性能和安全測試等，確保穩(wěn)定性和可靠性。部署階段將系統(tǒng)部署到醫(yī)院服務(wù)器并調(diào)試優(yōu)化。開發(fā)全程要注重代碼質(zhì)量和可維護(hù)性，采用良好的編程規(guī)范和代碼管理工具。

（3）系統(tǒng)測試與優(yōu)化

功能測試主要檢驗(yàn)系統(tǒng)的各項(xiàng)功能是否正常運(yùn)行，如檔案存儲、檢索、利用和編纂等功能是否準(zhǔn)確無誤。性能測試用于驗(yàn)證系統(tǒng)在不同負(fù)載下的響應(yīng)速度與穩(wěn)定性，確保其能夠高效處理醫(yī)院海量檔案數(shù)據(jù)。安全測試著重檢查系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)和權(quán)限管理等安全機(jī)制是否有效，防止檔案數(shù)據(jù)被泄露和濫用。在測試過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問題，并及時展開分析和解決。通過反復(fù)測試和優(yōu)化，確保系統(tǒng)能夠滿足用戶的實(shí)際需求，為醫(yī)院檔案管理工作提供可靠的技術(shù)支持。同時，測試團(tuán)隊(duì)還應(yīng)制訂完善的測試計(jì)劃和測試用例，確保測試的全面性和有效性。

四、結(jié)語

新時代，公立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)是醫(yī)院信息化建設(shè)的重要組成部分。由于建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)對于提高醫(yī)院檔案管理效率、提升檔案利用價值以及保障檔案安全具有重要意義。然而在建設(shè)過程中也面臨著數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)集成和人才短缺等諸多困難和挑戰(zhàn)。因此，需要加強(qiáng)對醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的重視，加大投入力度，不斷探索創(chuàng)新，積極推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)，為公立醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支持。

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作者單位：柳州市柳鐵中心醫(yī)院