海南自由貿易港背景下高校檔案管理工作數字化轉型的實踐路徑

在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出，要加快檔案資源數字轉型，繼續做好“存量數字化”，全國縣級以上綜合檔案館檔案數字化率要達到 80% 。2024年3月1日施行的《中華人民共和國檔案法實施條例》中規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強檔案信息化建設，積極推進電子檔案管理信息系統建設。《海南自由貿易港建設總體方案》中強調，要充分發揮“互聯網 + ”、大數據和區塊鏈等現代信息技術作用，通過政務服務等平臺建設規范政府服務標準、實現政務流程再造和政務服務“一網通辦”，加強數據有序共享。

當前，海南正加快推進“數字政府”“智慧海南”建設，為海南高校的檔案管理工作全面數字化轉型和智能化發展提供了良好的政策支撐。高校檔案作為學校歷史、文化和學術成果的重要載體，其數字化轉型有助于提高檔案管理效率，強化高校檔案管理部門與其他業務環節的相融互通，拓展高校檔案資源利用范圍，從而充分發揮高校檔案在高校教學科研、教育管理等工作中的價值。因而研究海南自由貿易港背景下高校檔案數字化轉型的實踐路徑具有重要的現實意義和理論價值。

一、海南高校檔案管理工作數字化轉型的意義

1.檔案數字化轉型是創新發展現代檔案服務管理方式的重要基礎

在自貿港建設背景下，檔案信息資源的開放與利用、收集和保存面臨著新的變革和挑戰。高校檔案館的主要職能從原來的以保管為主、利用為輔，逐漸演變成以利用為主、保管為輔，檔案管理的模式也從以往的勞動密集型服務模式，向技術密集型服務模式轉變，檔案數字化轉變了檔案部門傳統的對紙質檔案的管理，逐漸轉向檔案內容管理。檔案管理的數字化轉型是改革檔案管理模式和革新檔案服務方法的重要基礎。

2.檔案管理數字化轉型是提高檔案信息資源利用率的有效途徑

社會信息化進程的加快使得高校師生挖掘和獲取知識的能力不斷提高，對檔案信息的利用意識也日漸增強，檔案信息資源得到了更加廣泛的關注。數字化將檔案內容與載體相互隔離，使檔案信息的內容不再受限于某一時空，從而擴大了使用范圍，有利于實現信息資源的共享。同時，數字化的檔案信息具有易檢索、易操作和易加工等優勢，檔案管理的數字化轉型使得檔案信息資源的利用更便捷、更高效，是提高檔案信息資源利用率的有效途徑。

3.檔案管理數字化轉型是檔案工作融入政府數字化轉型的堅實保障

檔案資源是重要的信息資源，可為數字政府提供豐富的內容，檔案管理數字化轉型后，高校檔案館信息資源共享利用平臺對接政府信息資源共享利用平臺，可以不斷地提高數字政府公共服務事項的網辦率、材料電子化比率、跑零次比率、即辦率和掌辦率等指標，是檔案工作融入政府數字化轉型的堅實保障。同時，通過強化高校公共服務平臺數據歸檔功能建設要求，完善高校公共服務數據歸檔機制，切實推進高校公共服務數據歸檔，可以真實記錄海南自貿港建設歷程，為自貿港建設提供高效、便利和安全的檔案服務。

二、海南高校檔案管理工作數字化轉型面臨的挑戰

1.保障方面的挑戰

一是制度保障方面。海南高校對檔案利用還停留在傳統的人工查檔模式，檔案管理人員找出紙質檔案后向用戶反饋查詢結果，根據用戶需要再決定是否掃描，檔案查詢利用的時效性、自主性相對較低。目前，各高校對檔案數字化轉型工作重視程度不夠，檔案數字化轉型需要的制度保障還不夠完善，沒有與海南自貿港政策有機結合，沒有主動融入數字政府建設以及智慧校園的發展規劃中。二是經費保障方面。海南高校檔案數字化轉型需要投入大量的資金。在硬件設備方面，檔案數字化需要購置掃描儀、高拍儀等設備；在軟件系統方面，數字化檔案管理系統的開發以及系統的后期運行維護需要較大的資金投入。若后續經費不足，可能無法及時更新和維護系統，影響數字化檔案的安全性和可用性。

2.技術方面的挑戰

一是檔案數字化標準化問題。檔案數字化需要制定統一的標準和規范，以保證數字化后的檔案具有良好的可讀性和可識別性，便于管理和利用。由于檔案種類繁多、格式各異，制定統一的標準和規范存在一定的難度。二是檔案數字化技術問題。檔案數字化需要采用先進的數字化技術，如高清掃描、OCR識別和圖像處理等技術，以保證數字化后的檔案具有良好的質量和效果。檔案工作人員需要掌握不同的數字化技術的應用，還需要考慮檔案的不同類型和特點運用不同的數字化技術，在實際工作中存在一定的難度。三是檔案數字化產生數據的存儲和管理問題。由于在檔案數字化后，需要采用先進的數據存儲和管理技術，以保證數字化后的檔案能夠長期保存和利用。這需要配備高性能的服務器、大容量的硬盤存儲。因此，為了保障服務器正常運行也會面臨技術挑戰。

3.安全方面的挑戰

一是數據安全問題。檔案數字化后，存儲在計算機系統中的數據容易受到各種安全威脅，如病毒、木馬和黑客攻擊等。如果這些安全威脅得不到有效的控制和防范，就容易導致檔案數據被泄露、損壞或丟失，給檔案管理帶來嚴重的損失。二是訪問控制問題。由于在檔案數字化后，需要對不同類型的檔案設置不同的訪問權限，以保證檔案的保密性和安全性。由于檔案數量龐大、種類繁多。因此，實現有效的訪問控制存在一定的難度。三是數據備份和恢復問題。由于在檔案數字化后，需要對檔案數據展開有效的備份和恢復，以保證檔案數據的完整性和可用性。由于檔案數據量龐大、備份和恢復操作復雜。因此，實現有效的數據備份和恢復存在一定的難度。

4.人才方面的挑戰

一是檔案管理人員的認知和態度問題。檔案數字化需要檔案管理人員轉變傳統的管理觀念和方法，采用現代化的管理和維護技術。由于一些檔案管理人員對數字化技術的認識和理解不足，或者對數字化技術持懷疑或抵觸態度，也給檔案數字化的推廣和應用帶來一定的難度。二是技能和知識更新問題。檔案數字化技術不斷更新和發展，需要檔案管理人員不斷地學習和更新知識和技能，以適應數字化時代的需要。由于檔案管理人員的專業背景和知識結構不同，他們對數字化技術的掌握程度也不同，給檔案數字化的普及和推廣帶來了一定的難度。三是專業人才缺乏。由于檔案數字化需要專業的人才來管理和維護，如檔案數字化技術、數據存儲和管理技術、網絡安全技術等方面的專業人才。由于檔案數字化是一個相對新興的領域。因此，專業人才的缺乏已經成為制約檔案數字化發展的重要因素。

三、海南自由貿易港背景下高校檔案數字化轉型的實踐路徑

1.加強檔案數字化轉型的頂層設計，提高保障工作能力

一是明確檔案數字化轉型的目標。結合各高校的定位和發展制定本校檔案數字化轉型戰略規劃，與數字政府規劃、智慧校園建設等深度融合，明確高校各部門在檔案數字化轉型中的職責，為檔案數字化轉型提供制度保障。明確檔案數字化轉型的目標和需求，充分利用海南自由貿易港有利政策，與海南自由貿易港“五自由便利一安全有序流動”的政策以及航天、深海和種業等重點產業有機結合，明確檔案數字化的范圍、對象、內容和形式等。緊密結合高校實際情況開展檔案數字化需求分析，包括數字化的目的、用戶需求、數據量、數據質量以及數據安全等方面。二是制定檔案數字化的工作規范。建立各高校檔案數字化規章制度，明確檔案數字化的技術要求，包括分辨率、格式和壓縮比等。明確檔案數字化的存儲要求，包括存儲介質、存儲方式、備份和恢復等。明確檔案數字化的管理要求，包括權限管理、數據安全和數據保密等。明確檔案數字化的利用要求，包括檢索、瀏覽、下載和打印等。明確檔案數字化的質量要求，包括圖像質量、數據準確性以及數據完整性等。同時，廣泛征求檔案管理人員、研究人員、教師和學生等的意見和建議，以確保標準規范的可行性和實用性。三是加大檔案數字化轉型的經費投入。為檔案管理部門購置必需的掃描儀、高拍儀等設備。采取購買服務的方式，聘請專業團隊，對檔案館現有檔案資源展開數字化轉化。在各高校現有的檔案管理系統的基礎上建設檔案數字化平臺，邀請專業團隊確定平臺的前端技術、后端技術、數據庫技術以及網絡安全技術架構，設計平臺的數據模型，開發檔案數字化、檔案管理、檔案利用以及檔案統計分析等功能。充分考慮平臺的安全性，設立嚴格的權限管理制度，采用先進的加密技術保障檔案信息的傳輸和存儲安全。同時，與本校在線辦公平臺、教學平臺等互聯互通，打破“數據壁壘”。持續收集反饋，不斷優化和改進數字化檔案管理系統，提高系統的實用性和用戶滿意度。四是建立高校檔案數字化轉型持續改進和優化的機制。不斷收集用戶反饋和意見，及時調整和優化數字化轉型方案和措施，提高數字化轉型的效果和滿意度。同時，不斷學習和借鑒國內外先進的數字化轉型經驗和成果，提高數字化轉型的水平和競爭力。

2.為檔案數字化提供技術支撐

一是數據采集技術。數據采集是高校檔案數字化轉型的基礎。可以通過采用先進的掃描儀、高拍儀等設備采集數據，同時需要采用OCR、圖像識別等技術展開數據的自動識別和提取，提高數據采集的效率和準確性。比如利用OCR技術將紙質圖書的文字轉化為可編輯的數字文本，將高校檔案館的珍貴歷史紙質檔案數字化，可以有效解決珍貴歷史遺留檔案保護與利用的矛盾。二是數據存儲技術。數據存儲是高校檔案數字化轉型的關鍵。可以選擇成熟穩定的企業級數據庫管理系統作為數據存儲引擎，實現高校檔案的數字化存儲、管理和利用。同時，利用云計算技術，實現檔案數據的集中存儲、管理和共享，減輕本地存儲壓力，提高檔案管理的效率和安全性。三是數據展示和利用技術。數據展示和利用是高校檔案數字化轉型的最終目的。在各高校的檔案數字化轉型平臺，設計檔案查詢、對比和分析等功能模塊，利用數據可視化技術、數據分析技術等，實現檔案數據的高效展示和利用。依托機器學習、深度學習等人工智能技術，實現高校檔案的自動分類、自動標簽及自動提取關鍵詞等功能，提高檔案管理的智能化水平。

3.為檔案數字化提供安全環境

一是制定檔案數字化安全管理制度和應急預案。根據本校實際情況建立完善的檔案數字化管理制度，明確數據備份、數據恢復、數據安全以及數據保密等制度要求，確保檔案數據的安全和保密。明確各級人員的職責和權限，規范檔案的收集、整理、存儲、使用和銷毀等流程，確保檔案管理的規范化和標準化。建立數據安全、系統安全和網絡安全等方面的安全措施和應急預案，明確檔案數字化安全事件的預防、響應和恢復機制，定期組織開展檔案數字化安全評估和審計，及時發現和解決存在的問題，確保檔案管理系統始終處于最佳狀態。二是加強網絡安全保障。落實《關鍵信息基礎設施安全保護條例》要求，強化檔案管理系統網絡安全通報管理、缺陷管理、系統入網管理、事件管理、應急管理以及問責管理機制，采用先進的防火墻和入侵檢測系統，加強本校網絡巡查監控，定期展開安全漏洞掃描和修復，保護網絡免受攻擊。運用區塊鏈、云計算等技術手段提高檔案的安全性，利用區塊鏈技術確保檔案的不可篡改性，云存儲技術提供數據備份和災難恢復的解決方案，人工智能技術用于自動識別和防范潛在的安全威脅。同時，各高校應加強與省委網信辦、省公安廳等部門的合作交流，建立健全檔案數字化安全保障體系，共同打擊泄露檔案數據等違法犯罪活動。三是增強網絡安全意識。增強本校教師、職工和學生的網絡安全意識，完善網絡安全問責及審查機制。加強檔案管理系統網絡安全運營團隊管理，明確團隊準入要求和職責權限，強化團隊能力建設，提升網絡安全人員專業技能以及應急處置實戰能力。

4.打造檔案數字化專業人才隊伍

一是轉變檔案管理工作人員的認識和態度。建立本校檔案館工作人員、各部門檔案管理人員交流平臺，鼓勵工作人員之間的交流和討論。檔案管理部門領導應加強與工作人員的溝通交流，了解他們對檔案數字化的顧慮和疑問，并及時給予解答和支持，形成對檔案數字化的共同認知和積極態度。安排檔案館工作人員、各部門檔案管理人員參與實際的檔案數字化項目，從掃描、錄入到檢索和利用，全程參與其中，親身體驗數字化帶來的便利和效率提升。同時，建立激勵機制，對積極參與和推動檔案數字化工作的檔案館工作人員、各部門檔案管理人員給予獎勵。二是組織開展專題培訓。組織檔案館工作人員、各部門檔案管理人員開展檔案數字化專題培訓，讓工作人員熟練使用檔案數字化所需要的軟件和硬件，培養一批具有數字化轉型所需知識、技能和經驗的人才。定期開展網絡安全培訓，增強工作人員的網絡安全意識，確保他們了解如何正確處理和存儲數字檔案，避免因操作不當而導致信息被泄露或損壞。組織開展內部的經驗分享會，邀請參加檔案數字化培訓的工作人員分享他們的經驗和心得。三是加大人才引進力度。高校根據自身發展的實際情況，在人才引進中加大計算機專業人才引進力度，可以在檔案館設立專門的數字化轉型機構，負責數字化轉型的規劃、實施和管理，確保數字化轉型工作的順利開展和高效推進。

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作者單位：海南醫科大學（海南省醫學科學院）