無紙化辦案視域下的人民法院檔案管理難點與方法分析

無紙化辦案是“智慧法院”理念為相關單位提出的新型工作模式，需要相關從業人員利用大數據等新技術搭建信息化與數字化管理形態，以達到提高人民法院整體信息化水平的良好效果，使立案、審判和執行等各項工作內容不斷優化，促進審判體系、審判能力向現代化方向發展，進而全面落實司法為民的工作主線。但從現階段人民法院無紙化辦案效果來看，檔案管理工作人員往往存在信息化能力相對不足的情況，同時無紙化辦案在一定程度上還涉及檔案學術倫理問題，種種挑戰都需要相關從業人員不斷探索相應的解決策略，以使無紙化辦案得到進一步落實。

一、無紙化辦案視域下人民法院檔案管理工作難點

1.檔案管理人員信息素養仍待提升

隨著社會生活水平不斷提高，人們受教育的程度也相應更高，運用法律武器維護自身權益已成為越來越多人的選擇。與此同時，隨著電子立案、線上訴訟相應得以推廣，互聯網法院也相應地得到了逐步完善，傳統意義上的“打官司”已開始逐步打破時空限制。隨著當事人提起訴訟所需承擔的經濟成本顯著減少，加之時間與空間上的限制也極大降低，基層法院所受理的案件數量呈現出迅猛增長的態勢，訴訟檔案管理工作也隨之面臨嚴峻挑戰。

在此背景下，無紙化辦案已成為人民法院的重要發展趨勢之一。在無紙化辦案模式中，人民法院不斷落實在線立案、在線庭審等新型工作模式，有效推動了司法改革工作的進一步發展。與此同時，無紙化辦案也為人民法院檔案管理人員的配備工作、人員信息素養提升等工作提出了更多的要求?！度嗣穹ㄔ簷n案管理辦法》第六條規定：各級人民法院在配備檔案干部時，參考勞動人事部與國家檔案局的相關規定，并結合法院當下實際狀況。以保管一萬卷（件）檔案為基準設置一名專職檔案干部。當檔案數量超出該基準后，每額外增加一萬五千卷，便增配一名檔案干部。但在實際檔案管理工作中，人民法院往往存在專職檔案干部數量不足的情況，大多僅有1＼～2名在編人員負責全部檔案管理，甚至部分檔案管理人員屬于其他部門退居二線的工作人員，他們對計算機等新技術的接受能力相對不足，檔案管理教育背景也相對缺失。在日常檔案管理過程中，檔案管理人員承擔多項重要職責，包括全院訴訟檔案從接收、借閱、查檔、上架到催還等一系列工作任務。還需要同時滿足人民群眾的檔案查詢需求，面臨著極大的工作壓力。

落實無紙化辦案后，檔案管理人員的工作內容進一步增多，需要協助或獨立完成前期紙質材料的整理工作，完成立案材料與過程材料的整理后，需對其逐一掃描，仔細檢查后再歸檔操作。且結案后也要負責接收電子卷宗，并完成相應的歸檔工作。最終完成核驗入庫環節。一整套流程相對復雜，不僅要求檔案管理人員具備較高的職業素養，還要兼具溝通、管理和協調等綜合能力。在此情況下，人民法院檔案管理人員需要進一步強化相關培訓，以提升職業素養，保障無紙化辦案順利落實。

2.檔案學術倫理面臨一定挑戰

從檔案屬性來講，檔案本質上是用于記錄數據的媒介，具備原始記錄的特質。檔案的價值高低直接取決于其本身的完整度，且考慮與實際情況相符的程度。無紙化辦案后，人民法院結案后主要有兩種檔案，即原始性與生成性。其中原始性檔案包括法院在訴訟環節與當事人等交流過程中出現的相關資料。例如，當事人線上報案、在線立案等過程中上傳的各類材料，包括文字、音頻和圖片等資料；此后訴訟期間出現的各類數據文件也屬于原始材料，如U盤與漁船等存儲的文件等；法院自身產生的傳送記錄、電子法律文書等文件也可歸納為原始材料。而過程生成檔案主要為現場提交材料，以紙質為主，也包括郵寄的紙質材料、立案后所補充的紙質材料等，同時也涵蓋法院在案件調查階段形成的紙質材料等。各類紙質材料都將在掃描過程中同步轉化為電子材料。

由《人民法院訴訟卷宗材料排列順序》等文件要求可知，各類材料需要在案件處理過程中依照一定順序歸檔。但由無紙化辦案具體情況來看，電子檔案與紙質檔案難以對應，主要體現為電子檔案覆蓋面更廣，紙質檔案無法真正達到歸檔的效果，使無紙化辦案落實環節面臨困境，且相關歸檔工作在各類規章制度中尚未實現統一化管理。在立案環節，部分法院采取先掃描原件，隨后將原件返還給當事人的做法。尤其北京、廣州、杭州等發達地區依靠互聯網辦案的情況已較為普遍，各類歸檔工作基本擺脫了紙張的束縛。與此同時，其他各地各級人民法院也紛紛投人探索，如山東省的人民法院開始推行電子發票、電子送達、訴訟費發票和電子送達記錄等無紙化工作，各類記錄不再形成紙質材料。但仍有較多地區未更新辦案模式，仍舊采取傳統的卷宗排列順序整理電子材料，歸檔過程中還需要先打印電子材料，再以紙質檔案完成最終歸檔。當下全國各地各級人民法院在無紙化辦公的推進進程中呈現出參差不齊的狀態，導致結案歸檔材料所涉及的內容也存在顯著差異。在此情況下，案件中涉及的原件可能保存在人民法院方，也可能保存于當事人方，無形中為后續推進無紙化辦案造成了一定阻礙。

3.傳統的“雙套制”歸檔模式亟待完善

如尚未推行無紙化辦案，人民法院的歸檔工作需按照“雙套制”模式開展。首先，書記員要梳理涉案的各類材料，此后打印出相應的法律文書。其次，依據既定的規定要求，對訴訟卷宗展開排序、整理以及編寫卷宗目錄。完成相關步驟后再打孔、敲碼以及裝訂操作。最后，由立卷人和審核人在裝訂好的卷宗封底簽字確認，再將其移交至檔案室實行歸檔。檔案室接收卷宗并準備歸檔時，掃描人員需對檔案展開掃描。掃描工作遵循數字加工掃描原則，逐頁細致掃描。倘若在掃描過程中發現電子圖像不符合相關規范，便要展開二次處理，甚至重新掃描，以此確保最終形成的檔案能夠滿足數字化管理的要求。經檔案質量檢測合格后，將掃描后的檔案上傳至檔案管理系統，從而生成電子檔案影像。與此同時，把原本的紙質檔案裝盒、編號，上架存放至檔案庫房。由于相關歸檔工作存在電子檔案與紙質檔案兩套流程，被稱作“雙套制”歸檔方法。

但在無紙化辦案不斷落實后，辦案過程中涉及的各類紙質文檔，均能隨案情不斷推進而實現電子掃描操作，并第一時間上傳至法院互聯網系統。與此同時，電子送達、電子簽章、在線庭審和在線簽名等流程所產生電子材料的效率更為高效，紙質材料的生成時間往往晚于電子材料。在部分郵寄材料、回執單等完成返還時，原始卷宗已普遍完成歸檔，因而面臨拆卷再次掃描新增材料的情況，或可將新增材料單獨立卷成冊。無紙化辦案推行的初衷是節約紙張。但受人民法院長久以來辦案模式的影響，且辦案流程銜接的現實需求以及辦案系統穩定性的要求等諸多因素的共同作用，

現階段仍存在部分人民法院工作人員需要借助紙質材料完成審判，往往仍需打印部分材料用于審判過程中隨時查閱，結案后仍需要交還檔案室。其中涉及的重復打印材料、重復掃描材料等環節并未能使無紙化辦案的目標全面落實，反而增加了業務庭室、檔案室等部門的工作量，給后續歸檔造成了一定的阻礙。

二、無紙化辦案視域下人民法院檔案管理的工作方法

1.厘清工作重點，轉變管理模式

推行無紙化辦案后，由于司法行政人員在法院的比例受制于相關政策，人民法院不能隨意增加工作人員數量，因而需要厘清檔案管理中的核心內容與非核心內容，在此基礎上適當刪減非關鍵內容，重點聚焦檔案管理工作的六項核心任務，具體涵蓋基礎性征集與管理、數字化處理與審核、拓展服務等核心任務。法院將安排在職在編干警負責各項核心任務的相關工作，而檔案管理工作發揮了重要作用。同時，配置相應的外包人員負責輔助管理，在各方人員的共同努力下不斷完善檔案管理工作。

在人民法院無紙化管理工作中，核心內容即紙質材料掃描、中間材料保管等環節可交由第三方專業機構完成。人民法院可適時提前推進原有紙質檔案的數字化工作進程。自立案環節起，對產生的各類材料即刻開展掃描操作，在掃描期間按照一定周期歸檔，將整理好的卷宗裝人檔案盒，依次完成入庫與上架等流程。

在清晰界定核心業務與輔助業務后，檔案管理人員還應對相關工作展開深人研究，踴躍參與檔案管理學領域的各類學術研討活動。在取得研究成果的基礎上積極申報課題并完成論文，同時了解大數據、云計算、區塊鏈和人工智能等新技術，明確各類技術在檔案管理中的運用方法，探索新技術對數字檔案室的整體建設與運行環節造成的影響。借助落實無紙化辦案的契機，將傳統的紙質檔案管理工作逐步轉變為數字化檔案管理工作。

在工作模式全面轉變后，需要進一步與上級法院檔案管理人員溝通，取得來自上級檔案管理者的認可，使人民法院檔案管理工作實現“管辦分離”的效果，促進無紙化辦案與司法改革等工作得到順利落實。

2.完善頂層設計，統一管理標準

在人民法院推行無紙化辦案的過程中，同級檔案行政管理部門與綜合檔案館等雖同樣參與管理，但發揮的作用仍相對較小。因而在無紙化辦案模式中，訴訟檔案也相應地面臨著被忽視的問題。由于不同地區人民法院的實際情況存在較大差距，現階段不宜推行全國統一的人民法院無紙化辦案模式下的檔案管理辦法，應針對人民法院提出相關執行標準，可由區域內最高人民法院與相關管理部門共同擬定并出臺對應的標準規則，為下級人民法院提供有力的頂層制度支撐。在此基礎上，還需要考慮不同地區存在差異的問題，選擇具備代表性的地區，由當地省級法院、省級檔案局等開展聯合指導，最終由國家級人民法院總結各地無紙化辦案下的檔案管理經驗，并依照所總結的內容制定統一標準，使各級人民法院能自上而下地貫徹落實無紙化辦案下的檔案管理制度。

各地區和各級人民法院也需要進一步強化與同級檔案管理部門的溝通力度，法院案件數量呈現逐年增加的趨勢，導致存儲紙質檔案的庫房也面臨空間緊張的情況。無紙化辦案不僅能從根本上緩解庫房空間緊張的問題，還能避免紙質檔案管理中的二次掃描等環節，提高工作效率。由于審判與歸檔環節的滯后性會導致無紙化辦案的推行速度受到一定影響，真正減少紙質材料的效果難以立竿見影，甚至需要至少2＼～3年才能顯效。因此，有關檔案管理工作也需要充分考慮不同地區綜合檔案館在電子檔案入庫、電子檔案移交等方面的需求，確保無紙化辦案過程中所產生的電子檔案與同級檔案館的標準要求精準適配。

3.改善雙套模式，更新歸檔流程

檔案管理中長期使用的“雙套制”已不適應無紙化辦案需求，其中的重復掃描問題與紙質材料數量不斷增加等問題給無紙化辦案造成阻礙，導致書記員在裝卷過程中耗費時間更多，同時影響庫房存儲空間。為改善此類問題，人民法院應積極創新歸檔流程，達成電子卷宗一鍵轉檔的成效，推動傳統“雙套制”模式向“單套制”模式轉變。將結案后產生的紙質檔案當作電子檔案的附件處理，在一定程度上認可電子檔案與紙質檔案存在不同步的情形。

但訴訟檔案轉變為“單套制”模式僅屬于表面性創新，為保障后續創新工作效果和質量，仍需相關工作人員更新檔案管理觀念及工作模式，以確保檔案管理工作能夠由表及里地實現全面更新。可依托社會力量輔助檔案管理工作與審核工作分離，以確保人民法院在人員配備有限的情況下，將工作重心專注于審判與執行業務?？梢栽诜ㄔ涸O置智能云柜等輔助工具，使檔案管理區域劃分為掃描區、裝卷區和轉檔區三個部分，利用智能云柜存儲少量非無紙化案件的各類中間材料，同時利用中間柜存儲大量無紙化案件涉及的紙質材料。在此基礎上，也可與第三方派駐掃描人員溝通，邀請相關人員輔助完成掃描工作，確保人民法院工作的核心依然聚焦于審判職能，防止檔案管理工作占用過多的資源和精力。

三、結語

綜上所述，無紙化辦案已成為人民法院未來發展的重要趨勢，因而做好電子檔案管理工作尤為重要。但從現階段檔案管理整體情況來看，其中仍面臨一定難點，如檔案管理人員信息素養不足、檔案學術倫理面臨挑戰和傳統的雙套制管理模式相對落后等。為改善此類問題，人民法院需要厘清工作重點，轉變工作理念，同時做好頂層設計，促進無紙化辦案模式逐步落實。還應合理改革傳統的“雙套制”模式，使歸檔流程不斷更新，通過高效利用第三方人員的輔助，持續優化檔案管理工作，為無紙化辦案順利落實提供更多保障，也為人民法院信息化建設奠定堅實的基礎。

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作者單位：棗莊市峰城區人民法院