事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的難題及對(duì)策建議

檔案工作是保障人民群眾根本利益、維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。在當(dāng)前信息技術(shù)不斷推進(jìn)下，傳統(tǒng)檔案管理迎來了革新契機(jī)。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的發(fā)布，為事業(yè)單位檔案管理革新指明了方向，即進(jìn)一步融入數(shù)字中國(guó)建設(shè)，在檔案工作中更為廣泛地應(yīng)用新一代信息技術(shù)。在這一背景下，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)已成為提高檔案管理水平、優(yōu)化資源利用和增強(qiáng)信息保護(hù)的重要路徑，同時(shí)也是提升單位服務(wù)效能、推動(dòng)管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵舉措。為了更大程度地發(fā)揮檔案數(shù)字化價(jià)值，有必要對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)所遇難題展開深人探討。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值

1.加大信息資源的保護(hù)力度

檔案是歷史的見證，是寶貴的文化遺產(chǎn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存過程會(huì)出現(xiàn)紙張老化、字跡褪色和蟲蛀霉變等情況，無法實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)久保存。檔案數(shù)字化建設(shè)能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，有效避免了物理?yè)p害，加大了信息資源的保護(hù)力度。同時(shí)，數(shù)字化檔案不僅易于存儲(chǔ)、備份，還能借助先進(jìn)的技術(shù)手段設(shè)置加密和權(quán)限，使檔案信息的安全性、完整性得到進(jìn)一步保障。

2.提高檔案資源的利用效率

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，查找和利用檔案需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，且存在檔案丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)字化建設(shè)通過構(gòu)建完善的電子檔案信息資源庫(kù)，或是應(yīng)用智慧管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速檢索、在線瀏覽和遠(yuǎn)程利用，更高效地利用檔案資源，減少人力、物力的投入。并且，能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息資源的共享利用，為事業(yè)單位決策與業(yè)務(wù)發(fā)展提供支持。

3.提高單位管理水平

事業(yè)單位加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的全面、精準(zhǔn)管理，進(jìn)而推動(dòng)整個(gè)單位管理水平的提高。這是因?yàn)閿?shù)字化檔案系統(tǒng)能夠?yàn)楦鞑块T提供便捷、高效的信息服務(wù)，促進(jìn)部門間的溝通與協(xié)作，從而使單位管理更加順暢、高效。同時(shí)，通過數(shù)據(jù)分析與挖掘，有助于事業(yè)單位及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的缺陷，為持續(xù)改進(jìn)和提高管理水平提供有力支撐。

4.有效推進(jìn)服務(wù)型單位建設(shè)

事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)，既是技術(shù)進(jìn)步的體現(xiàn)，又是服務(wù)理念升級(jí)的標(biāo)志。利用數(shù)字化手段，事業(yè)單位能夠更加高效地管理和利用檔案資源，無疑會(huì)顯著提高服務(wù)效率和質(zhì)量。數(shù)字化檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，使得檔案查詢、檢索和利用變得更為便捷，從而縮短了群眾等待的時(shí)間，讓群眾切實(shí)感受到服務(wù)的提升。同時(shí)，檔案數(shù)字化建設(shè)能夠促進(jìn)事業(yè)單位各部門工作規(guī)范化。通過數(shù)字化平臺(tái)，各部門之間的信息流通更加順暢，協(xié)作更為緊密，既提升了工作效率，也使得服務(wù)流程更加透明和規(guī)范。群眾能夠更清晰地了解服務(wù)進(jìn)度和流程，提升了服務(wù)的可預(yù)期性和滿意度。另外，通過加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)挝还ぷ魅藛T從煩瑣的檔案管理任務(wù)中解放出來，將更多精力投入提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量上，從而為群眾提供更加專業(yè)、高效的服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的基本原則

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，為確保工作的有序、高效，必須遵循一些基本原則。

一是重要性原則。由于事業(yè)單位檔案種類繁多，數(shù)量龐大。因此，在數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)優(yōu)先考慮業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化。這類檔案對(duì)于單位的日常運(yùn)營(yíng)和決策有著關(guān)鍵作用。通過分批次、分重點(diǎn)以及分步驟的方式，可以確保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化的優(yōu)先開展，從而更好地滿足社會(huì)的檔案使用需求。

二是長(zhǎng)期性原則。檔案數(shù)字化建設(shè)并非一蹴而就的工作，需要長(zhǎng)期堅(jiān)持和持續(xù)投入，不僅要求數(shù)字化轉(zhuǎn)換老舊檔案，還應(yīng)著手檔案數(shù)字化工作長(zhǎng)效機(jī)制的建立，確保當(dāng)前及未來生成的檔案均能轉(zhuǎn)為數(shù)字化。并且，貫徹長(zhǎng)期性原則，還應(yīng)對(duì)各種數(shù)據(jù)、視頻和音頻等多媒體檔案的全面數(shù)字化，旨在構(gòu)建完整、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案體系。

三是經(jīng)濟(jì)性原則。事業(yè)單位在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須從實(shí)際需求出發(fā)，合理規(guī)劃和使用財(cái)政資金。通過科學(xué)的預(yù)算和內(nèi)控管理，確保每一分錢都用在刀刃上。同時(shí)，也要避免盲目追求高端設(shè)備和技術(shù)，應(yīng)積極探索適合自身實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)路徑。

四是共享性原則。檔案數(shù)字化的一個(gè)重要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享利用。因而，事業(yè)單位在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，需充分考慮檔案的共享性需求。例如，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云平臺(tái)等基礎(chǔ)設(shè)施，滿足用戶多樣化的檢索需求，并提供多種格式的檔案存儲(chǔ)方式，以便更廣泛地使用和共享檔案資源。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的難題

1.數(shù)字化設(shè)備設(shè)施建設(shè)滯后

健全的設(shè)備設(shè)施是事業(yè)單位穩(wěn)步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。但現(xiàn)實(shí)中部分事業(yè)單位在檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施建設(shè)方面存在明顯滯后。主要原因是資金投入不足，導(dǎo)致無法及時(shí)購(gòu)置、更新所需的高性能掃描設(shè)備、穩(wěn)定可靠的存儲(chǔ)設(shè)備以及專業(yè)的檔案管理軟件等關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施，設(shè)備性能不足將直接影響數(shù)字化檔案的質(zhì)量與準(zhǔn)確性。例如，掃描設(shè)備的分辨率和速度直接影響檔案數(shù)字化的效率和圖像質(zhì)量，而存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性和容量則關(guān)系到數(shù)字化檔案的安全、完整。

2.數(shù)字化建設(shè)機(jī)制不健全

其一，部分單位對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)價(jià)值認(rèn)知不深，導(dǎo)致缺乏全局性的規(guī)劃和戰(zhàn)略布局。這種情況下，檔案數(shù)字化工作往往呈現(xiàn)出碎片化、無序化的狀態(tài)，難以形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理流程；其二，缺乏健全的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)章制度，相關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，致使各部門在推進(jìn)這項(xiàng)工作時(shí)各行其是，導(dǎo)致數(shù)字化檔案格式混亂、數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字化的整體效果和利用價(jià)值。

3.數(shù)字化建設(shè)人才培訓(xùn)不到位

人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心要素。然而，目前部分事業(yè)單位的檔案管理人員培訓(xùn)有待進(jìn)一步改進(jìn)。很多培訓(xùn)僅停留在基礎(chǔ)操作層面，缺乏對(duì)數(shù)字化技術(shù)、信息管理和數(shù)據(jù)安全等深層次知識(shí)的傳授。同時(shí)，培訓(xùn)方式上也習(xí)慣采用簡(jiǎn)單的面對(duì)面授課，如此難以取得顯著的培訓(xùn)效果，需要對(duì)方式做進(jìn)一步優(yōu)化。由于人才培訓(xùn)的不到位，導(dǎo)致檔案管理人員自身能力無法良好服務(wù)檔案數(shù)字化工作。

4.數(shù)字化建設(shè)存在安全隱患

檔案數(shù)字化建設(shè)在提高管理效率的同時(shí)，也帶來了信息安全隱患。信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息面臨黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒等威脅。一旦安全防護(hù)措施不到位，可能導(dǎo)致檔案信息被泄露、篡改或損壞。另外，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中也存在信息錄入錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)。這些安全隱患不僅威脅著檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性，還可能對(duì)事業(yè)單位的聲譽(yù)、利益造成嚴(yán)重影響。

5.信息管理系統(tǒng)構(gòu)建不全面

信息管理系統(tǒng)是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心部分。近些年，很多事業(yè)單位積極構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，但其中不少單位的系統(tǒng)構(gòu)建并不全面，無法滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求。這種不全面性主要體現(xiàn)在系統(tǒng)功能的缺失和系統(tǒng)性能的不足上。功能方面，一些信息管理系統(tǒng)可能缺乏必要的數(shù)據(jù)處理、分析功能，或者無法與其他系統(tǒng)有效集成，導(dǎo)致出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象；性能方面，部分系統(tǒng)可能存在響應(yīng)速度慢、數(shù)據(jù)處理能力弱等問題，無法完成大規(guī)模檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

四、推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策建議

1.加大資金投入，強(qiáng)化數(shù)字化設(shè)備設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位不能只是表面正視檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值，需要深刻認(rèn)識(shí)到設(shè)備設(shè)施在其中的基礎(chǔ)性作用。對(duì)此，單位根據(jù)自身發(fā)展需求、現(xiàn)有條件，合理加大資金投入，確保數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置與更新能夠及時(shí)到位。一是優(yōu)先購(gòu)置高性能的掃描設(shè)備，以確保檔案數(shù)字化的效率和圖像質(zhì)量。同時(shí)，應(yīng)選擇穩(wěn)定可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，以保障數(shù)字化檔案的安全和完整；二是購(gòu)買或投資研發(fā)先進(jìn)的數(shù)字化管理軟件，以適應(yīng)不斷發(fā)展的技術(shù)需求，提高檔案管理效率；三是事業(yè)單位應(yīng)重視資金使用的有效性、合理性。可以通過對(duì)預(yù)算計(jì)劃的進(jìn)一步細(xì)化，確保明確的資金使用方向，以免浪費(fèi)資金；四是定期維護(hù)保養(yǎng)設(shè)備，做好這項(xiàng)工作能夠延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命，確保其穩(wěn)定運(yùn)行，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力保障。

2.完善相關(guān)機(jī)制，規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)流程

為了推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化、統(tǒng)一化，事業(yè)單位需注重完善的相關(guān)機(jī)制。一是制定檔案數(shù)字化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，與國(guó)家推進(jìn)檔案數(shù)字化的步伐保持一致，不僅可以確保檔案數(shù)字化工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性，還能使事業(yè)單位在檔案數(shù)字化建設(shè)中保持領(lǐng)先地位；二是建立健全檔案數(shù)字化的規(guī)章制度。這些制度應(yīng)涵蓋檔案數(shù)字化的工作流程、操作標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式、質(zhì)量控制及安全保密等方面，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，有據(jù)可依。例如，可以制定《檔案數(shù)字化工作規(guī)范》《數(shù)字化檔案安全管理辦法》等文件，明確數(shù)字化檔案的制作、存儲(chǔ)、利用、備份及銷毀等環(huán)節(jié)的具體要求。通過制定明確的規(guī)章制度，規(guī)范檔案數(shù)字化的工作流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，確保工作的規(guī)范性、統(tǒng)一性。有效避免因操作不當(dāng)而導(dǎo)致的問題和損失；三是積極學(xué)習(xí)和借鑒其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)，更快地找到適合自己的檔案數(shù)字化建設(shè)路徑，提高檔案管理的整體水平。

3.重視人才培育，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)專業(yè)培訓(xùn)

人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心要素，針對(duì)當(dāng)前部分事業(yè)單位人才培訓(xùn)不到位的情況，可采用如下措施優(yōu)化人才隊(duì)伍。一是定期組織檔案管理人員參加數(shù)字化技術(shù)的專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理人員在參與培訓(xùn)過程中，能夠不斷接觸新的信息管理知識(shí)及數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自身能力的持續(xù)提升，保證能夠?yàn)闄n案數(shù)字化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展；二是適當(dāng)引進(jìn)具備數(shù)字素養(yǎng)、信息素養(yǎng)的專業(yè)人才，通過其帶來的新理念、新技術(shù)，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新發(fā)展；三是不斷鼓勵(lì)檔案管理人員自我提升。可以為檔案管理人員提供專業(yè)發(fā)展的機(jī)會(huì)和路徑，如參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、提升學(xué)歷等，旨在有效激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情和工作動(dòng)力，使事業(yè)單位擁有更多的檔案管理專業(yè)人才。

4.加強(qiáng)安全防護(hù)，提升數(shù)字化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)防控能力

在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)中會(huì)面臨信息安全隱患。為此，事業(yè)單位應(yīng)采取多種措施提高數(shù)字化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)防控能力，強(qiáng)化安全防護(hù)。一是需進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。可以采用先進(jìn)的防火墻技術(shù)和殺毒軟件，有效防止黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入。同時(shí)，定期安全檢查和漏洞修補(bǔ)系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性；二是建立嚴(yán)格的信息轉(zhuǎn)錄核對(duì)機(jī)制。在信息轉(zhuǎn)錄過程中要展開多次核對(duì)和檢查，確保信息錄入的完整、無誤。對(duì)于錄入的信息要定期展開備份和恢復(fù)測(cè)試，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況；三是落實(shí)檔案管理人員的定期信息安全培訓(xùn)。通過培訓(xùn)增強(qiáng)他們的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，提高應(yīng)對(duì)能力，確保能夠及時(shí)采取有效的措施應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)。

5.優(yōu)化系統(tǒng)構(gòu)建，打造全面、高效的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)

針對(duì)信息管理系統(tǒng)在功能和性能上的不足，事業(yè)單位應(yīng)著重優(yōu)化系統(tǒng)構(gòu)建，以打造全面、高效的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)。一是全面梳理現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)的功能缺失，特別是數(shù)據(jù)處理和分析功能的不足。通過引入先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析工具和算法，增強(qiáng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力，使其能夠深人挖掘檔案信息的價(jià)值，為事業(yè)單位的決策提供有力支持。同時(shí)，要加強(qiáng)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，確保檔案信息能夠在各個(gè)系統(tǒng)間順暢流通，打破信息壁壘，提高工作效率；二是針對(duì)系統(tǒng)性能不足的問題，需要全面升級(jí)硬件和軟件。例如，依托性能優(yōu)異的存儲(chǔ)設(shè)備與服務(wù)器，進(jìn)一步提升系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力，確保快速響應(yīng)。同時(shí)，合理優(yōu)化軟件架構(gòu)和代碼邏輯，減少系統(tǒng)運(yùn)行過程中的資源浪費(fèi)，確保系統(tǒng)在高負(fù)載情況下仍能保持穩(wěn)定運(yùn)行；三是重視系統(tǒng)用戶界面的優(yōu)化設(shè)計(jì)，追求簡(jiǎn)潔直觀，降低操作難度，以提升用戶體驗(yàn)。并且，要注重對(duì)用戶反饋?zhàn)龆ㄆ谑占瑩?jù)此助力系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，以滿足不斷變化的檔案管理需求。

五、結(jié)語

總之，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)是事業(yè)單位應(yīng)對(duì)信息時(shí)代挑戰(zhàn)、提升檔案管理效能的有效路徑。針對(duì)當(dāng)前許多單位在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的設(shè)備滯后、機(jī)制不健全、人才不足、安全隱患及系統(tǒng)不全面等難題，需要綜合施策。通過采取加大投入、完善機(jī)制、強(qiáng)化人才培育、加強(qiáng)安全防護(hù)以及優(yōu)化系統(tǒng)構(gòu)建等措施，能夠幫助事業(yè)單位有效解決面臨的難題，推動(dòng)單位檔案管理向現(xiàn)代化、智能化轉(zhuǎn)型，為單位的服務(wù)效能提升和可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李月嬌.大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)療衛(wèi)生檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用探究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2024，40（06）：137-139.

[2]余先梅.企業(yè)檔案管理正逐步走向數(shù)字化[J].中國(guó)商人，2024（06）：156-157.

[3]陸.大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下數(shù)字化檔案創(chuàng)新管理模式與優(yōu)化策略研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（16）：34-36.

[4]劉俊辰.高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)期電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的并行路徑研究[J].造紙信息，2024（05）：87-89.

[5]彭澎，熊行正.黃陂區(qū)：強(qiáng)化數(shù)字化賦能用活紅色檔案資源[J].檔案記憶，2024（05）：50-51.

[6]王玉文.數(shù)字化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（14）：1-3.

[7]郎益榮.基層檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究[J].蘭臺(tái)世界，2024（05）：110-112.

[8]孫惠媛.信息化視角下的國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究[J].辦公自動(dòng)化，2024，29（10）：58-60.

作者單位：中共陜西省委黨校（陜西行政學(xué)院）