大數據技術在提高學校檔案管理效率中的應用研究

隨著信息技術的飛速發展，各行業正積極探尋借助大數據技術以優化工作模式及服務質量的途徑。作為知識傳承與創新的重要場所，學校檔案管理也迎來了嶄新的發展機遇與挑戰。傳統檔案管理模式存在信息更新滯后、資源使用效率不高以及檢索效率低下等問題，已難以適應現代學校發展的要求。在此背景下，大數據技術為學校檔案管理提供了新的視角與實踐方法。通過搜集、存儲和分析與應用海量檔案數據，大數據技術能夠實現檔案信息的高效檢索、精確歸類以及深度探索，進而提高檔案管理的整體效率與質量，為學校的決策提供強有力的支持。

一、大數據技術的基本原理與特點

1.大數據技術的基本原理

大數據技術是面向大規模數據處理的一種高級技術，其核心機制涉及數據采集、數據存儲、數據處理以及數據挖掘等關鍵步驟。數據采集階段通過傳感器、網絡爬蟲和數據庫等多元途徑獲取海量信息；數據存儲環節則是將收集到的數據安全地保存在分布式存儲系統內，確保數據的安全性與靈活性；數據處理部分涵蓋了數據清洗、轉換和整合等一系列操作，為后續的分析工作提供高質量的數據基礎；數據挖掘過程則利用各種算法對經過處理的數據實施深度分析，揭示隱藏于數據中的規律與模式。

2.大數據技術的特點

一是數據量大。相較于傳統數據庫，大數據技術能處理的數據量呈指數級增長，常可達千兆字節（PB）乃至艾字節（EB）級別；二是數據類型多。大數據技術適用于處理多樣化的數據，涵蓋結構化數據、半結構化數據以及非結構化數據等多種形態；三是數據處理效率高。大數據技術具備實時或近乎實時的數據處理能力，以滿足對數據即時響應的需求；四是數據價值高。通過對大數據實施深度挖掘與分析，可揭示隱藏的價值信息，為決策過程提供有力的支持。

二、大數據時代學校檔案管理的現狀分析

1.紙質檔案數字化進程緩慢

雖然大數據技術為學校檔案管理引入了高效與智能化的解決方案，但是很多學校將紙質檔案轉向數字化的過程中仍面臨挑戰，進展相對滯后。這一狀況不僅制約了檔案信息的快速檢索與有效利用，還加劇了檔案信息共享與協同管理的難度。同時，紙質檔案長期保存過程中所面臨的物理損害、信息遺失等問題日益凸顯，迫切要求學校加快數字化進程，以提升檔案管理的安全性與便利性。

2.數據孤島現象嚴重

在大數據時代背景下，學校檔案管理領域仍普遍存在數據孤島現象。各個部門與系統的檔案數據未能實現統一管理和有效整合，數據流通與共享受限，給檔案信息的完整性與精確度帶來影響。同時，增加了教師教學、科研活動以及學校日常管理的難度。如何消除數據隔閡，推動檔案數據的全面整合與高效應用，成為當前學校檔案管理亟待解決的關鍵挑戰。

3.智能化管理水平有待提高

雖然大數據技術能夠促進學校檔案管理的智能化升級，但在實際操作中，很多學校檔案管理智能化程度仍顯不足，如智能檢索與智能分類等先進的功能并未得到廣泛應用，直接導致檔案管理效率的滯后。由于大數據技術的深度挖掘及分析能力未能得到有效發揮，限制了檔案信息在教學、科研以及日常管理中的效用最大化。因此，提高檔案管理的智能化水平，成為大數據時代實現學校檔案管理高效、智能化運行的基礎。

三、大數據技術在提高學校檔案管理效率中的應用

1.數據智能分類，提高歸檔效率

大數據技術憑借其強大的分析能力，對學校檔案數據實施深度挖掘和智能分類，不僅加速了檔案的歸檔，還能展開趨勢預測分析。通過全面的數據分析，學校管理者能夠直觀理解學生學習進展的情況，識別每位學生在各學科的進步趨勢及其面臨的挑戰。大數據技術還能量化教師的教學效果，揭示更受學生歡迎的教學手段與需改進之處。對于整個教育質量的評估，大數據提供了一個全面且公正的評價體系，包括課程設計的適宜性、學生綜合能力的提升幅度等核心指標。由此生成的數據成果，為優化教育決策提供了堅實的科學基礎，促使管理者依據數據反饋調整教學策略，實現教育資源的精準分配與高效運用。

2.跨平臺數據整合，實現信息互通

大數據技術憑借其強大的數據處理能力，能夠輕松打破各種平臺與系統的界限，實現學校檔案數據的全方位跨平臺融合。通過這項技術的應用，學校得以集中、高效地組織和管理各類檔案信息，包括學生的個人資料、學習成績以及教師的教學履歷、課程規劃等，全部集成于統一的管理平臺之中，不僅確保了信息流轉的順暢無阻，還極大地提升了檔案管理的便利性和協同性。教師、管理者乃至學生家長均能借此系統迅速獲取所需信息，實現高效的信息交流與合作，共同促進學校教育的不斷進步和發展。

3.強化數據安全，保護隱私信息

在學校檔案的管理過程中，大數據技術借助于高級的數據加密方法與嚴格的訪問權限管控體系，極大地提升了數據的安全防護級別，構筑了一道牢不可破的屏障，有效遏制了數據外泄及非授權訪問的情況。這些策略確保了檔案數據在存取、傳遞以及處理環節的完整性和機密性。此外，大數據技術對保護學生個人信息尤為重視，通過細致的權限分配機制與去標識化處理等手段，嚴格限定學生敏感信息的使用范圍，僅在合法合規的前提下允許訪問，全面保障了學生個人隱私的安全。

4.智能檢索功能，提升查詢速度

大數據技術在小學檔案管理系統中集成了一套高級智能化檢索機制，充許用戶利用關鍵詞、時間區間以及多元定制化條件，快速而精確地查找所需的文檔資料。該功能提高了檢索效率，使學校管理者與教師能在極短的時間內獲取核心信息，并大幅減少了傳統人工檢索過程中產生的誤差，保證了信息的準確性和可靠性。智能檢索系統的引人，為學校的日常行政運行、教學規劃制定以及教育質量評價等關鍵工作提供了強大的技術支持，推動學校實現更為高效、精準的管理與教學模式。

四、案例分析

1.背景介紹

膠州市第六實驗小學在發展過程中，檔案管理工作是一項既復雜又重要的任務。學校每年產出大量的文件、資料、圖表、照片、錄音和錄像等檔案材料，內容涉及教師個人檔案、學生檔案、教育科研檔案、基建檔案、設備檔案、財務檔案和人事檔案等多個方面。傳統的檔案管理模式面臨諸多挑戰，包括檔案查找不便、資源利用率低以及信息安全風險等問題。為提高檔案管理效率，保障檔案安全與高效應用，學校決定采用大數據技術，推動檔案管理實現數字化與智能化轉型。

2.大數據技術的應用

（1）檔案數據整合

學校需要對大量的檔案數據實施整合，利用大數據技術，數據交換平臺將數據無感知地從源端高效傳輸到目標端，并根據標準對數據實施清洗，確保目標端數據的完整性、實時性和精確性。表1展示了檔案數據整合的部分示例。

（2）檔案數據預處理

在數據整合階段，學校不僅開展了簡單的數據遷移和清洗，還引入了數據預處理算法，以提高后續分析的準確性。設檔案數據集為 ，其中 表示檔案編號， 表示第 i 個檔案的數據量（以某種度量單位表示，如MB）。數據清洗后的數據集為 。定義數據清洗效率為清洗前后數據量的比值與清洗時間乘積的倒數，即數據清洗效率公式如下：

上式中： n 為檔案總數， 為第 i 個檔案的清洗時間（s）。假設有5個檔案，其原始數據量 分別為{5.7382，12.3648，3.8765，2.1357，7.4921}（MB），清洗后數據量分別為丨5.3750，12.3576，3.8730，2.1340，7.4900}（MB），清洗時間 分別為320.56，687.42，245.89，156.34，412.78}（s）。則數據清洗效率為： E≈0.0019 （單位：1/s）。

（3）檔案數據挖掘與分析

在數據挖掘階段，學校采用了基于機器學習的算法，對檔案數據實施深度分析。設檔案特征向量為 ，用戶行為特征向量為 ，其中 表示檔案編號， j 表示用戶編號。采用余弦相似度來衡量檔案與用戶之間的相似度，相似度計算公式如下：

上式中： m 為特征向量的維度， 和 分別表示第 i 個檔案和第 j 個用戶的第 k 個特征值。基于相似度矩陣 s ，采用K近鄰算法為用戶推薦檔案。設用戶 j 的推薦列表為 ，則 在前K個最大值中}。假設有3個用戶和5個檔案，特征向量維度 m=3 ，特征值隨機生成（為簡化計算，這里使用小數表示）：

計算用戶1與所有檔案的相似度，得到：

類似地計算其他 $S_{＼mathfrak{p}}$ ，假設 K=2 則用戶1的推薦列表為{1，4}（因為 和 是前兩個最大值）。

（4）可視化展示與檔案利用

依托大數據檔案管理平臺，學校成功實現了大數據的可視化統計與分析，建立了一個面向檔案館領導及各科室管理人員的一體化決策支持中心。該中心通過運用豐富多樣的儀表板、圖表和數據地圖等視覺元素，生動展示了各類檔案業務與數據指標，從而便于用戶直觀地監控檔案管理情況。此外，學校堅持以用戶需求為導向，優化檔案服務流程，致力于實現檔案資源的精準應用與高效利用。

3.效果分析

膠州市第六實驗小學在引入大數據技術后，檔案管理工作有了以下幾方面的突破：一是工作效率提升。借助大數據技術，學校檔案管理的工作效率實現了質的飛躍，特別是數據清理與挖掘效率的提升，大幅縮減了檔案檢索的時間。相較于傳統的檔案檢索方法，耗時費力，而今通過關鍵詞搜索，僅需數秒即可精確定位所需文檔。例如，在教師備課時，能夠便捷地查閱歷年來的優質教案及教學成就，從而為教學活動提供豐富的參考資料；二是信息安全性得到強化。大數據技術不僅優化了檔案管理流程，還提升了信息的安全性。通過設定訪問權限來保護電子檔案的真實性、可靠性與完整性，確保電子檔案庫的安全穩定運行；三是數據價值深度挖掘。通過對檔案數據實施深人加工處理，學校成功提煉出大量具有高價值的信息，如學生學習成績的分布特征、教師教學成果的量化分析等，這些信息對學校的教育、科研工作起到了關鍵性的支撐作用。利用用戶與檔案之間的相似性分析，學校能更精準地理解用戶需求，進而提供個性化的檔案推薦服務；四是經濟收益顯著增長。以表2的數據為例，對比了引入大數據技術前后學校的經濟收益變化情況。結果顯示，引入大數據技術后，學校在檔案檢索速度、人力成本節省、檔案遺失率降低以及檔案利用率提高等方面均取得較大進步，整體經濟收益實現顯著提升。

五、結語

綜上所述，利用大數據技術，能夠優化小學檔案管理工作模式。借助檔案數據的自動化收集、存儲以及分析，大數據技術提高了檔案管理工作的效率，同時，確保了檔案信息的精確度與安全性得到增強。大數據技術還能深入分析檔案數據，為學校的教育、科研及日常運營活動提供強有力的數據支撐。展望未來，隨著大數據技術的進一步發展，學校檔案管理也將步人一個更加智能化與高效化的嶄新時代。因而學校應緊跟大數據時代的步伐，積極推廣檔案管理中的大數據技術應用，加速推進學校檔案管理的數字化改革與智能化升級進程。

參考文獻：

[1]吳藝慧.大數據時代學校檔案管理工作的革新研究[J].活力，2023（10）：109-111.

[2]嚴淑玲.大數據背景下如何提升學校檔案數字化管理水平[J].黑龍江檔案，2022（05）：219-221.

[3]楊麗華.大數據背景下學校檔案管理模式的優化[J].黑龍江檔案，2021（05）：182-183.

[4]宋維薇.論大數據背景下學校檔案管理的信息化建設[J].信息記錄材料，2021，22（02）：166-167.

[5]李敏.大數據對學校檔案管理帶來的啟示[J].城建檔案，2021（01）：48-49.

[6]遲海濤.基于大數據的學校檔案管理信息化建設[J].信息與電腦（理論版），2019（05）：223-224.