數字化技術在高校檔案管理中的應用探究

信息時代，高校作為知識傳承與創新的前沿陣地，其檔案管理面臨深刻變革。傳統高校檔案管理是指以紙質文件為主要載體，通過人工收集、整理、分類、編目、保管和利用檔案的管理方式。檔案來源包括教學活動（學生成績單、教學計劃）、科研項目（課題申報書、研究成果）、行政管理（人事檔案文件、會議記錄）等諸多方面。相關管理人員采取手工登記、裝訂等方式，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量，同時浪費大量人力、物力，制約了高校的現代化發展。由于數字化技術可以將紙質文檔轉化為數字化格式，通過計算機和互聯網等信息技術手段實現對檔案信息的全面管理。這種轉變不僅為檔案管理開辟了新路徑，還能為高校決策和發展提供數據支持和依據。因此，在我國經濟和高等教育的快速發展、高校師資力量的不斷完善以及規模日益擴大的時代背景下，傳統檔案管理模式早已不再適用，數字化技術已成為高校檔案管理的新趨勢。在數字化技術的輔助之下，高校檔案管理工作可以化繁為簡，為高校節省資源成本，提高檔案管理效率，并對信息數據的安全提供可靠的保障。

一、在高校檔案管理中應用數字化技術的現實意義

1.提高檔案管理效率及質量

傳統的高校紙質檔案管理大多是人工紙質檔案管理模式，需要大量人力以及存儲空間。高校檔案管理領域引入數字化技術，既為高校資源優化配置開辟了新路徑，又能顯著降低檔案管理成本。一方面，數字化技術搭建起全新的檔案管理架構。高校借助先進的數字化手段搜集檔案信息，能在短時間內精準且全面地整合海量資料，徹底改變了過去手動搜集的低效局面，大幅精簡人力需求，有效壓縮時間成本。同時，大數據分析和挖掘技術能幫助挖掘隱含在檔案數據中的重要信息和價值，提升檔案管理的質量；另一方面，數字化檔案管理模式摒棄了對大面積存儲空間的依賴，以虛擬存儲取代實體占地，既節省了校園用地，又降低了檔案室建設與運維成本，讓檔案室得以從空間桎梏中解放出來，全方位地提高了高校檔案管理的效率與質量，為高校發展奠定堅實基礎。

2.促進資源共享

首先，數字化技術搭建便捷的信息共享平臺。通過掃描、錄入等手段，將大量的學籍檔案、科研成果及校史資料等轉化為數字格式，存儲于統一的數據庫。校內師生憑借專屬賬號登錄檔案管理系統，通過關鍵詞的檢索，能在幾秒內精準定位所需檔案，無論是撰寫學術論文查閱

參考文獻，還是校內活動的籌備，皆可輕松實現。校外合作單位經授權后同樣可遠程接入，跨越地域限制，共享高校珍貴的檔案資源，使高校與社會的聯系愈發緊密。其次，數字化重塑了檔案管理流程，極大地提高了共享效率。一方面，智能分類與編號功能依據預設規則，自動為電子檔案歸類排序，新入庫檔案即時融入系統，時刻保持數據更新；另一方面，借助云計算強大的運算能力，可支持多人同時在線訪問，毫無擁堵卡頓之憂。這意味著不同學科團隊能同步挖掘檔案中的知識富礦，加速科研進程。最后，在數字化技術飛速發展的今天，高校檔案管理與數字技術得以實現高效融合，開創了高校檔案管理資源共享的新局面，為知識的傳播與創新注入了強大動力。

3.推動高校現代化發展

數字化技術的融入為高校可持續發展奠定了基礎，助力其檔案管理能力實現跨越式提升，進而推動高校現代化發展邁向新高度。檔案管理在高校內部管理體系里占據著舉足輕重的地位，其涵蓋范圍廣泛，包括師生檔案資料、教學計劃以及會議成果記錄等，任務量巨大。同時，數字化技術的引入宛如一把“金鑰匙”，開啟了高效管理之門。它不僅能助力檔案管理人員迅速提升數字化實操技能，還能在校園營造濃厚的數字化學習氛圍。此外，隨著高校檔案管理向數字化轉型，相關工作人員及師生也將受其驅動，積極投身于數字化知識的學習浪潮之中，并將所學運用到各自的工作領域，深入探索數字化建設路徑，持續深化數字技術的實踐應用，以此為支點撬動高校在更廣闊的層面上實現全方位的現代化發展，為高校的長遠發展筑牢根基。

二、數字化技術背景下高校檔案管理的局限性

1.高校檔案數字化建設滯后

由于我國高校數字化建設起步較晚，其檔案管理數字化建設還處于起步階段，大多數高校仍然依賴傳統檔案的管理模式，給高校的可持續發展帶來嚴重不便。首先，檔案存儲壓力巨大。近些年隨著高校規模的擴大和各類活動的增多，檔案數量也在不斷增加，且不同載體的檔案有其特定的存儲要求，從而增加了存儲難度。高校在日常運營過程中，檔案的存儲問題同樣制約著檔案管理工作乃至教育事業的發展。其次，信息查詢不便。部分高校雖然將信息技術應用到管理過程之中，但在實際應用過程中仍然存在較多欠缺，眾多先進的設備和技術難以得到高效應用。同時，檔案索引系統不完善，部分高校的檔案索引僅簡單地按照時間或學生姓名排序，缺乏多維度、多層次的分類索引。這種粗放式的索引系統無疑讓查詢工作更加煩瑣困難。最后，數字化建設缺乏科學規劃。許多高校沒有結合自身實際和長遠發展需求，對檔案數字化建設目標沒有明確認識，導致后續工作開展缺乏方向指引。此外，在規劃時較少考慮技術更新換代的因素，沒有預留升級空間，導致類似無法兼容新格式檔案等問題的出現，難以保證數字化建設成果能持續滿足高校發展的需要。

2.數字化檔案管理制度體系不完善

高校檔案管理關乎學生的未來發展，為其升學、就業等諸多人生關鍵節點提供有力支撐，并與學校的長遠布局緊密相連，是衡量學校教育教學質量、管理水平的重要依據。在當今數字化浪潮之下，高校檔案管理邁入新階段，數字化流程相較于傳統模式已然發生巨大變革，在此情形下，構建一套完備且適配的制度體系，作為管理工作的基石與準則顯得尤為緊迫。數字化檔案管理制度體系以其規范化、科學化的要求，精細管理高校檔案信息。令人遺憾的是，當前不少高校在檔案管理實踐中誤入歧途，片面追求技術層面的突破，將大量精力、資源傾注于引人數字化技術、更新硬件設備，卻對制度體系建設這一關鍵環節視而不見，直接導致數字化檔案管理工作陷入混亂，目標模糊不清，流程隨意且松散，毫無科學嚴謹性可言。更有甚者，部分院校還在抱殘守缺，沿用早已與時代脫節的傳統檔案管理制度，其條款陳舊、規定僵化，根本無法為當下復雜多變的檔案管理工作提供有效指導，嚴重制約了高校檔案管理工作質量的提升及其應有價值的發揮。

3.檔案管理人員數字化水平有待提高

在信息技術飛速發展的當下，高校檔案管理人員的數字化能力存在諸多不足，難以滿足時代需求。首先，檔案管理人員對數字化技術的掌握能力較差，僅能掌握基本的文件掃描、錄入等操作，對于復雜的數據庫管理、數據挖掘技術則一知半解。在利用檔案數據為高校教學科研提供決策支持時，無法深度分析數據，挖掘不出有價值的信息，使得檔案資源的潛在作用難以充分發揮。其次，部分檔案管理人員缺乏主動學習數字化技能的意識。他們長期習慣于傳統紙質檔案管理模式，沒有認識到數字化帶來的高效與便捷，對引入的數字化設備缺乏學習積極性，導致軟件功能閑置和更新換代滯后，難以跟上檔案數字化發展節奏。最后，高校針對檔案管理人員的數字化培訓體系不完善。培訓內容往往流于形式，未能結合本校檔案工作實際需求，缺乏系統性和針對性。同時，培訓時間安排緊湊，多為短期集中授課，管理人員難以在短時間內消化吸收知識，無法熟練運用到工作中，培訓效果大打折扣。

三、數字化技術背景下高校檔案管理研究路徑

1.深化檔案管理數字化理念

在數字化技術背景下，高校檔案管理數字化轉型已然成為不可阻擋的趨勢。然而，理念的轉變是推動這一轉型的關鍵引擎，只有從根本上深化高校檔案管理數字化轉型理念，才能使檔案管理工作緊跟數字化時代步伐，釋放檔案管理的巨大潛能。首先，從宏觀層面看，高校管理層需起到帶頭作用，將檔案數字化轉型納入學校長遠發展戰略目標中。高校檔案不僅是記錄歷史的載體，還是推動當下教學、科研以及校園文化建設的有力工具。在制定學校數字化規劃時，需明確檔案數字化建設的資金、技術及人才需求，為下一步的轉型營造良好的政策環境。其次，檔案管理部門自身更是轉型理念的直接踐行者。部門負責人要加強對前沿數字化技術的學習，主動調研本校師生檔案需求特點，制定最契合的數字化應用方案，并引導工作人員掌握數據挖掘與信息整合技術。最后，對于廣大師生而言，增強其參與意識同樣重要。高校可開展檔案數字化宣傳周或知識競賽等活動，普及檔案數字化理念，改善師生對檔案管理的刻板印象。鼓勵師生將個人學術成果、學習資料以規范的數字格式提交歸檔，豐富檔案資源庫，形成全員共建的良好氛圍。當高校各方都能將數字化轉型理念內化于心、外化于行，檔案管理將迎來質的飛躍。數字化檔案的建立對教師打造精彩課堂、科研人員突破創新瓶頸具有重大意義，為高校邁向更高水平的發展注入源源不斷的活力。

2.建立健全數字化檔案管理制度體系

建立健全數字化檔案管理制度體系是高校檔案管理數字化的重要組成部分，不僅關系到學校的歷史記憶和文化傳承，還是提高學校管理水平和服務質量的關鍵。一方面，明確檔案數字化標準規范。高校檔案類型豐富多樣，必須制定統一的數字化流程，如對紙質文檔的掃描分辨率、圖像格式，音頻、視頻的編碼方式及碼率等設定精準參數，保證檔案數字化成果的一致性與通用性，以便于后期存儲與共享。在學籍檔案數字化中，嚴格規定從入學材料到畢業成績單的掃描要求，確保每份電子學籍檔案都完整無缺。另一方面，建立安全管理制度體系。要設置嚴謹的權限訪問制度，依據高校教職工、學生以及校外合作人員的不同需求，劃分層級權限，采用身份認證、數字證書等多重先進驗證手段，確保只有授權人員能接觸特定檔案。在社會的動態發展進程中，高校作為推動各項事業前進的關鍵力量肩負著重大使命，理當與時俱進，敏銳捕捉時代發展趨勢，積極主動地革新管理體系，從而精準契合時代發展的潮流走向。

3.強化檔案管理數字化基礎設施建設

首先，硬件設施的升級換代是基礎所在。高校需要采購大容量、高配置的服務器，以存儲海量的電子檔案，更好地應對逐年增長的數據量。同時，配備先進的高速掃描儀、高拍儀等數字化采集設備，能夠快速將紙質檔案轉化為清晰、明確的數字格式，既保證了檔案的原始性，又提高了檔案轉化效率。針對高校需要歸檔的海量行政文件、教學資料、會議文件以及學生論文等，高性能的設備能在短時間內完成格式化轉化，避免了檔案積壓情況的發生。其次，軟件系統的引入與優化是核心環節。投資購買專業的檔案管理軟件及具有智能檢索功能的系統，相關人員可通過關鍵詞、存儲時間及文件類型等多維度檢索檔案，短時間內精準定位所需文件，避免了人工翻閱的低效。同時，一些帶有數據分析功能的軟件，還可以深度挖掘檔案數據，為高校學科評估和人才培養方案制定提供一定的數據參考。最后，大數據技術的應用勢在必行。利用大數據技術的先進性能夠深度挖掘文檔價值。高校積累了海量的檔案數據，借助大數據可以分析并發現其中規律，依據學生歷年成績、績點及專業書籍借閱記錄等檔案，預測學業發展趨勢，為個性化發展提供依據。還可以分析就業檔案，明確當下市場需求，對各專業適當調整優化。大數據拓展檔案關聯，整合人事、教學、科研以及行政檔案，多維度地展現高校發展軌跡。同時，數字化技術拓展了共享邊界，推動高校融入社會知識大循環。在高校與企業聯合研發時，企業人員可深入了解高校前沿科研檔案，依據彼此需求準確對接，推動科技成果的轉化；文化機構研究地方歷史，可從高校校史檔案里尋得珍貴線索，豐富地域文化內涵。資源共享不再是高校內部的“自娛自樂”，而是成為連接各方、協同發展的紐帶，使高校檔案的價值維度進一步提升，持續為教育發展、文化繁榮及科技騰飛賦能添彩。

4.建設數字化檔案管理專業人才隊伍

首先，優化課程設置，構建完善的課程體系。在檔案管理數字化人才培養進程中，當務之急是搭建一個全方位、系統且極具前瞻性的課程體系。這一體系縱橫交織，深度融合檔案學的基礎理論精髓、信息檔案管理領域的前沿技術以及網絡技術應用要點，確保課程內容扎實且新穎，理論深厚又貼合實踐。課程設置要契合時代發展需求，時刻聚焦行業最新風向，第一時間將前沿數字化技術標準與創新理念引入課堂，讓檔案管理人員時刻與新知識、新技術同頻共振。同時，加大實踐課程的比重，促使檔案管理人員在實操中積累經驗，并將數字化管理、網絡技術及數據分析等課程作為檔案管理人員的必修或選修要點。此外，高校與相關企業還應攜手并肩，依據實際場景定制開發課程，全方位淬煉檔案管理人員實操與問題解決能力。檔案課程體系設計全程要秉持以人為本理念，既關照檔案管理人員個性化成長訴求，又著眼其全面發展藍圖。其次，強化檔案管理人員的在職培訓和人才引進。在職培訓方面，面向在職檔案管理人員定期組織短期培訓和專題研修等，培訓內容包括檔案管理數字化基礎知識、檔案數字化技術標準和檔案數字化管理平臺的操作等，并邀請業內專家剖析數字化的應用、案例實操，通過線上線下相結合的方式，促進檔案管理人員靈活應用和掌握相關知識和技能。同時，建立寬泛的人才引進政策，拓寬引進渠道，加大人才引進的力度，從計算機、信息管理等相關專業招攬人才，為檔案管理的數字化轉型注入新理念和新思路。最后，設立檔案管理數字化人才激勵機制。一是設立專項獎金，用于獎勵培訓后在檔案數字化工作中表現卓越、成效顯著的檔案管理人員；二是將數字化技能掌握程度、培訓成果與職稱評定、崗位普升等緊密掛鉤，在同等條件下，優先考慮培訓表現優秀者，為其提供更廣闊的職業空間，激發管理人員參與培訓、提升自我的動力和學習積極性，持續推動高校檔案管理數字化進程。

5.優化數字化檔案管理系統安全等級與備份

提升數字化檔案管理安全等級意義重大，從信息完整性角度來看，高校檔案涵蓋一定珍貴的資料，承載著學校歷史、科研和教務等關鍵信息，若造成丟失或被泄露，則會給高校的文化底蘊及聲譽帶來不可估量的損失。一方面，提升安全等級是核心任務。在網絡架構上，構建高校專屬“檔案專網”與外網物理隔離，防止外部非法入侵。例如，對重要的學術論文檔案僅限核心團隊與監管部門有權調取。采用先進的網絡加密技術，將檔案傳輸中的網絡通道以及存儲在數據庫的靜態數據皆轉化為密文形式，確保數據的穩定性和私密性。同時，保障檔案可用性同樣關鍵，面對網絡攻擊、系統故障等情況，高級別的安全系統能確保檔案系統迅速恢復正常運行。另一方面，科學、合理的備份策略不可或缺。一是確定備份頻率，其依據檔案更新活躍度而定。頻繁更新的業務檔案，應每日備份才能保證數據完整；而相對靜態的歷史文獻檔案，按季度或半年備份即可；二是選擇恰當的備份方式。全量備份能完整留存某一時刻的全部數據，適用于系統初始化或重要節點。增量備份則僅針對變化數據，節省存儲空間與備份時間，二者結合可兼顧效率與安全；三是存儲介質多樣化。除常用硬盤外，還應采用相應離線存儲，防止單一介質故障導致數據丟失。為切實強化數字化檔案管理的安全等級與備份，需從多方面入手，才能讓高校檔案數字化管理在安全軌道上穩健運行，持續為高校教育的健康發展賦能。

6.強化信息整合與共享

首先，建立數據統一標準。數據統一標準規范的建立可顯著解決分散管理的問題，高校檔案資源往往較為零碎，分散于各個部門，缺乏統一的管理標準，導致檔案資源的利用效率低下，給檔案的統一管理帶來不便。通過檔案數據的有效整合，可以將各部門的檔案資源集中管理，實現數據資源的統一調度和高效利用。同時，大幅提升檔案價值，數據的有效整合有助于檔案信息的深度加工和分析，從而充分發掘檔案信息的潛在價值，為高校的教學、科研及管理活動提供重要支持。其次，構建檔案信息平臺。搭建功能齊全的檔案信息數據庫和網絡平臺，實現檔案信息的快速檢索和共享。該平臺應具備高度的安全性和穩定性，以確保檔案信息的保密性和完整性。同時，高校應建立檔案信息化協調機構，從行政和技術兩方面入手，統一指導和規劃檔案信息化建設。通過制定相關共享政策和標準，推動各部門之間的信息共享。建立強大的中心數據庫，為全校的信息共享和分析決策提供信息服務。該數據庫應集成各類高校檔案資源，為高校師生提供多元化的信息服務。最后，強化數字化高校檔案管理數據整合和共享對于提升檔案管理質量、優化資源配置、促進信息協同和檔案價值的挖掘具有顯著意義。通過標準規范的實施、信息平臺的構建、共享機制以及推廣數據中心管理模式的推廣等舉措，可以有效促進高校檔案資源的整合與共享，有利于高校在學術領域取得更多突破性成果，是高校適應時代發展、提高綜合競爭力的必然選擇。

四、結論

綜上所述，數字化技術已成為現代高校檔案管理領域不可或缺的發展因素，是推動檔案管理模式實現根本性轉型的核心要素。隨著一系列數字化技術手段在高校檔案管理工作中得以廣泛且運用，在一定程度上優化了檔案管理的效率，提高了信息資源的利用率，提升了服務的便捷性，從而引發了檔案管理領域全方位與深層次的變革。然而，在這一變革進程中，也暴露出一些亟待解決的問題，嚴重制約了檔案管理工作的順利開展。高校檔案管理通過對數字化技術的應用以及優化措施的實施，使得高校得以更加妥善地對檔案展開管理與維護，顯著提高了工作效率與質量。隨著信息技術的發展，高校檔案管理必將朝著更加數字化、信息化的方向邁進，最終實現可持續高質量發展的目標，為高校的穩定建設和我國教育事業的長遠發展貢獻更為關鍵的力量。

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作者單位：濱州醫學院