信息化背景下加強(qiáng)基層檔案管理工作的策略研究

在信息技術(shù)的推動下，各行各業(yè)都經(jīng)歷了變革，基層檔案管理領(lǐng)域也不例外。信息技術(shù)不僅為檔案管理帶來了新的機(jī)遇，還提出了更高的要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式逐漸暴露出效率低、存儲空間大、易損壞和難以檢索等問題，這些問題在信息化背景下尤顯突出。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了新的解決方案，但如何有效地將信息化手段融入基層檔案管理工作，仍然面臨諸多挑戰(zhàn)。

一、基層單位檔案管理信息化發(fā)展闡述

1.信息化發(fā)展的背景與意義

信息化發(fā)展是現(xiàn)代社會的顯著特征之一，自從20世紀(jì)末以來，計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)和數(shù)據(jù)存儲技術(shù)迅猛發(fā)展，已經(jīng)深刻改變了人們的生活和工作方式。這一進(jìn)程起始于計算機(jī)的普及，直至互聯(lián)網(wǎng)的興起迎來頂峰，之后伴隨著大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)的發(fā)展，信息化逐漸向各個領(lǐng)域延伸。這些技術(shù)的融合與應(yīng)用，讓信息化發(fā)展廣泛普及，而信息化的最大貢獻(xiàn)之一就是極大地提高了產(chǎn)業(yè)的生產(chǎn)力和工作效率。由于傳統(tǒng)工作方式依賴于手工操作和紙質(zhì)文檔，不僅效率低下還容易出錯，信息技術(shù)通過自動化或者人工智能來工作，使得許多重復(fù)性和復(fù)雜性的任務(wù)得以簡化和優(yōu)化。此外，信息化的另一個重要意義在于提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量和客戶體驗，能為人們提供更加個性化和高效的服務(wù)，通過在線服務(wù)平臺和移動應(yīng)用就可以為大眾提供24小時不間斷的服務(wù)，從而滿足人們的信息需求。

2.信息化檔案管理的核心組成

信息化檔案管理的核心組成涵蓋了檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)、檔案安全與權(quán)限管理、檢索與查詢以及用戶培訓(xùn)與支持等多個方面，這些組成部分相互配合，共同實現(xiàn)對檔案的高效、規(guī)范和安全管理。首先，檔案數(shù)字化可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描儀或數(shù)字化設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子文檔，數(shù)字化檔案需要存儲在高效、可靠的存儲介質(zhì)中，所使用的存儲系統(tǒng)應(yīng)具備高容量、高可靠性和數(shù)據(jù)備份的功能，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞；其次，檔案管理系統(tǒng)作為信息化檔案管理的核心工具，主要應(yīng)用于存儲、檢索、分類和管理數(shù)字化檔案，可以為民眾提供友好的界面展開檔案查詢、編輯和管理的服務(wù)，從而達(dá)到提升操作的便捷性和效率的目的；再次，強(qiáng)大的檢索功能是信息化檔案管理的關(guān)鍵特點(diǎn)，需要具備關(guān)鍵字搜索、條件篩選和高級搜索等重要功能，以便用戶快速找到所需的檔案；最后，用戶培訓(xùn)與支持同樣重要，相關(guān)部門需要對檔案管理人員和用戶展開信息化檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，以便更好地為用戶提供技術(shù)支持和幫助，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和用戶的順利操作。

3.建立信息化基層檔案管理工作機(jī)制的意義

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式不僅煩瑣還容易出現(xiàn)誤差，相比之下，信息化手段通過自動化和系統(tǒng)化處理能夠大幅度降低人工操作的時間成本。因此，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的引入，不僅讓檔案的錄入、存儲、檢索和處理工作變得迅速而準(zhǔn)確，還能進(jìn)一步支持基層單位在繁雜的檔案事務(wù)中保持高效的工作節(jié)奏，提高整體工作效率。建立信息化檔案管理機(jī)制，能夠讓基層單位為居民提供更好的服務(wù)，讓用戶可以通過電子系統(tǒng)迅速找到所需檔案，縮短了查找和等待的時間。這種便捷性不僅提高了服務(wù)效率，還改善了用戶的滿意度和體驗感。除此之外，信息化檔案管理提供的數(shù)據(jù)分析功能對決策和規(guī)劃有著重要的支持作用，管理者能夠通過對檔案數(shù)據(jù)的匯總和分析，讓基層單位獲取有價值的信息，為制定科學(xué)的決策和規(guī)劃提供參考。因為信息化系統(tǒng)具備較強(qiáng)的擴(kuò)展性和靈活性，所以能夠根據(jù)用戶需求升級功能和優(yōu)化系統(tǒng)，以應(yīng)對新的挑戰(zhàn)。

二、基層檔案管理工作中存在的不足

1.檔案管理制度不規(guī)范

規(guī)范的檔案管理不僅是日常運(yùn)營的基礎(chǔ)，還是確保信息安全、提高工作效率和支持決策制定的重要保障。但許多機(jī)構(gòu)在檔案管理方面缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)不一致的操作。這是因為不同部門或業(yè)務(wù)單位需要根據(jù)自身情況選擇不同的檔案管理方式，當(dāng)管理制度不規(guī)范時就會造成檔案分類、存儲、檢索和處理上不統(tǒng)一的現(xiàn)象，這種缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的做法不僅增加了管理的復(fù)雜性，還在一定程度上降低了檔案的利用效率。此外，一些單位即使制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但在實際執(zhí)行過程中，如果監(jiān)督和管理不到位，也會導(dǎo)致制度執(zhí)行不力，從而讓管理制度難以落到實處。由此可見，不規(guī)范的檔案管理導(dǎo)致的混亂狀態(tài)增加了檔案查找和處理的時間成本，而不科學(xué)、統(tǒng)一的管理方式會導(dǎo)致重復(fù)勞動和信息孤島，讓員工在檢索檔案時花費(fèi)大量時間，不僅降低了整體工作效率，還會影響檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，進(jìn)而影響管理者決策的科學(xué)性。同時，還對業(yè)務(wù)運(yùn)營產(chǎn)生負(fù)面影響，導(dǎo)致企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展方向偏離。為避免這些負(fù)面影響，需要重視檔案管理制度的規(guī)范化，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，提升技術(shù)支持和加大人員培訓(xùn)力度，以確保檔案管理工作的高效、規(guī)范和安全。

2.信息化建設(shè)步伐緩慢，信息檢索效率低

由于信息化建設(shè)需要大量的資金投入，如硬件設(shè)施、軟件開發(fā)和系統(tǒng)維護(hù)等方面，可是許多組織特別是基層單位在信息化建設(shè)上預(yù)算有限，導(dǎo)致檔案管理相關(guān)技術(shù)和系統(tǒng)難以更新和升級。這種資源上的不足會直接制約信息化進(jìn)程，使得檔案信息檢索效率難以提升。從人員方面來說，信息化建設(shè)需要專業(yè)人員操作和維護(hù)。但是許多組織在信息化系統(tǒng)實施后，缺乏對相關(guān)人員的培訓(xùn)，如果操作人員對新系統(tǒng)的功能和操作方法了解不夠，就會影響系統(tǒng)的有效利用，最終導(dǎo)致信息檢索效率低下。除此之外，部分單位在信息化建設(shè)中會采用多個不同的系統(tǒng)，這些系統(tǒng)之間如果缺乏有效的整合和互操作性，系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸和共享不暢，就會使得信息檢索變得復(fù)雜和緩慢，因而不同系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)孤島問題影響了信息的整合和利用效率。對于服務(wù)型單位，信息檢索效率低會直接影響用戶體驗，進(jìn)而影響用戶滿意度和單位的聲譽(yù)。信息化建設(shè)緩慢也限制了組織在技術(shù)創(chuàng)新和業(yè)務(wù)拓展方面的發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)和系統(tǒng)能夠為組織提供更多的業(yè)務(wù)機(jī)會和創(chuàng)新方案，但是在系統(tǒng)滯后的情況下，導(dǎo)致無法及時抓住市場機(jī)會，從而影響其競爭力和市場地位。因而需要積極推動信息化建設(shè)，注重系統(tǒng)升級和整合，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)管理，以提高檔案信息檢索效率，提升整體工作效果和競爭力。

3.檔案管理安全措施欠缺

部分單位在檔案管理中對安全措施的重視程度不足，通常只關(guān)注檔案的存儲和使用，而忽視了安全管理。這是因為他們對檔案的安全性認(rèn)識不足，且缺乏系統(tǒng)性的安全策略和措施，導(dǎo)致系統(tǒng)安全措施欠缺。檔案管理的安全措施會涉及專業(yè)的技術(shù)和管理知識，部分單位缺乏專門的安全管理人員或團(tuán)隊，使得在設(shè)計和實施檔案安全措施時缺乏專業(yè)指導(dǎo)和支持，影響了安全措施的有效性和全面性。除此之外，在檔案管理方面沒有建立健全安全管理體系，也沒有明確的安全政策、標(biāo)準(zhǔn)和流程，檔案管理安全措施無從落實，最終導(dǎo)致各項安全措施無法統(tǒng)一實施和有效執(zhí)行。由此可見，安全措施的欠缺會直接導(dǎo)致檔案丟失或損壞的風(fēng)險增加，如果沒有備份和恢復(fù)機(jī)制，就會因為系統(tǒng)故障、人為錯誤或自然災(zāi)害而丟失或損壞檔案，不僅會影響組織的正常運(yùn)營，還會造成法律和合規(guī)問題。

4.檔案更新維護(hù)不及時

檔案更新和維護(hù)需要人力、財力和技術(shù)的支持，但是部分組織在檔案管理方面投入不足，導(dǎo)致無法按時更新和維護(hù)，還有一些組織在檔案管理上缺乏系統(tǒng)的管理機(jī)制，沒有建立有效的檔案更新和維護(hù)流程，導(dǎo)致檔案更新工作往往變得零散和隨意，缺乏規(guī)范的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和時間安排，就容易出現(xiàn)更新不及時的情況，不僅使工作人員在查找和處理檔案時困難，還會增加工作時間和成本，降低了工作效率，也增加了處理檔案的負(fù)擔(dān)和復(fù)雜度。所以，在為客戶和合作伙伴提供服務(wù)時，檔案更新不及時會影響其體驗感和信任度，從而影響業(yè)務(wù)關(guān)系和合作機(jī)會。除此之外，隨著檔案信息的積累，未及時更新的檔案越來越多，管理人員需要花費(fèi)大量的時間和精力來處理這些積壓的信息，進(jìn)一步增加了檔案管理工作的復(fù)雜性和難度。

三、信息化背景下加強(qiáng)基層檔案管理工作的策略

1.建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度對于提高組織效率、保護(hù)信息安全以及確保合法合規(guī)運(yùn)營至關(guān)重要。首先，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定檔案管理方針，明確檔案的管理目標(biāo)、范圍和重要性。管理方針應(yīng)該包括檔案的創(chuàng)建、維護(hù)、使用、存儲和銷毀等全過程的管理要求。并根據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)范，明確各級管理人員和相關(guān)部門在檔案管理中的職責(zé)與權(quán)限，確保每個環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，從而形成明確的管理體系；其次，設(shè)計和優(yōu)化檔案管理流程。建立檔案分類和編碼系統(tǒng)，將檔案按照類別、重要性和業(yè)務(wù)流程等展開分類和編碼，便于檢索和管理。還需制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案創(chuàng)建和更新流程，確保每個步驟都符合規(guī)范，避免遺漏和錯誤；最后，還需建立檔案管理培訓(xùn)和監(jiān)督機(jī)制，定期評估和審計檔案管理工作，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況和效果，發(fā)現(xiàn)問題并及時整改和優(yōu)化。

2.引入信息技術(shù)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作通常費(fèi)時費(fèi)力，信息技術(shù)能夠通過建立電子檔案庫，利用智能搜索引擎和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的方式實現(xiàn)快速檢索，檔案檢索時間大幅縮短，提高了工作人員的工作效率和檔案的使用便利性。信息技術(shù)使得檔案管理可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，通過互聯(lián)網(wǎng)，工作人員和用戶可在任何地點(diǎn)訪問和管理檔案，工作模式靈活方便，提高了工作效率。首先，選擇合適的管理系統(tǒng)。要能夠支持電子文檔存儲、檢索、版本控制和權(quán)限管理等功能，還應(yīng)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)相集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和流程自動化操作；其次，數(shù)字化檔案和自動化流程是常見的信息技術(shù)。企業(yè)可以利用智能搜索引擎和數(shù)據(jù)分析工具提高檔案檢索效率和數(shù)據(jù)利用價值，同時使用自動化檔案創(chuàng)建、審批、歸檔、借閱和銷毀等流程，為檔案管理提供巨大的便利；最后，加強(qiáng)對員工和用戶的信息化培訓(xùn)。組織需要為檔案管理人員提供基本功能、操作流程和問題解決技巧等系統(tǒng)操作培訓(xùn)，為用戶提供持續(xù)的技術(shù)支持和維護(hù)，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

3.加強(qiáng)檔案安全與保護(hù)工作

在信息化時代，檔案的安全與保護(hù)不僅關(guān)系信息的完整性和機(jī)密性，還影響相關(guān)單位的合法性和業(yè)務(wù)連續(xù)性。首先，從技術(shù)安全措施來說，可以引入電子檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，不僅能夠提高檔案的檢索效率和管理的便捷性，還可以通過系統(tǒng)權(quán)限管理控制訪問，便于工作人員備份和恢復(fù)，降低了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。對檔案數(shù)據(jù)實施加密處理操作，以確保在存儲和傳輸過程中數(shù)據(jù)的機(jī)密性。

同時，實施嚴(yán)格的訪問控制，設(shè)置不同的權(quán)限等級，確保只有授權(quán)人員能夠訪問或修改特定檔案；其次，從物理安全措施來說，需要確保紙質(zhì)檔案存儲在防火、防潮、防盜的安全環(huán)境中，避免自然災(zāi)害和人為破壞對檔案造成損壞。同時，定期檢查紙質(zhì)檔案，維護(hù)存儲設(shè)備設(shè)施，以確保檔案的安全；最后，從人員方面來說，增強(qiáng)員工的安全意識至關(guān)重要。相關(guān)單位需要定期開展檔案管理培訓(xùn)工作，增強(qiáng)員工對檔案安全和保護(hù)的認(rèn)識。培訓(xùn)內(nèi)容還應(yīng)包括檔案管理政策、操作規(guī)范、數(shù)據(jù)安全和應(yīng)急處理等方面，以確保員工熟練掌握相關(guān)知識和技能。

4.優(yōu)化檔案檢索流程

通過提升檢索速度和準(zhǔn)確性能夠顯著縮短查找信息所需的時間，高效的檢索功能可以快速定位所需檔案，進(jìn)一步減輕了員工在查找和處理檔案的工作量，提高了整體的工作效率。首先，優(yōu)化檔案分類和索引。應(yīng)制定明確的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，以確保所有檔案按照統(tǒng)一的分類體系歸檔，制定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)考慮檔案的類型、主題和使用頻率等因素。可以應(yīng)用智能索引技術(shù)，為檔案內(nèi)容生成關(guān)鍵詞和描述標(biāo)簽，自動提取檔案中的重要信息，建立對應(yīng)的信息索引，提高檢索效率和準(zhǔn)確性；其次，提升檢索功能的準(zhǔn)確性和速度是優(yōu)化檔案檢索的重要途徑。可以通過引人全文檢索技術(shù)來優(yōu)化檢索功能，該功能不僅能夠支持關(guān)鍵詞搜索，還能搜索檔案內(nèi)容中的每一個字，完美解決了復(fù)雜和詳細(xì)信息查找難的需求，在復(fù)雜的情況下也可以提升查找的準(zhǔn)確性；最后，優(yōu)化檔案的維護(hù)和更新計劃也是關(guān)鍵一環(huán)。對于經(jīng)常更新的檔案，可以實施版本控制，記錄檔案的每一次修改和更新歷史，以確保最新版本的有效性和歷史版本的可追溯性。

四、結(jié)束語

綜上所述，基層檔案管理工作是一個動態(tài)的過程，需要相關(guān)部門不斷探索才能逐漸提升工作質(zhì)量。通過科學(xué)的策略和持續(xù)的努力，充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢，實現(xiàn)高效、安全和智能的檔案管理目標(biāo)，為基層單位的現(xiàn)代化發(fā)展提供有力支持。

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作者單位：菏澤市定陶區(qū)天中街道辦事處衛(wèi)生院