人工智能背景下高職院校檔案管理的智能化發(fā)展研究

摘"要：在人工智能技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，高職院校的檔案管理面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。智能化檔案管理系統(tǒng)的引入，極大地提升了檔案管理的效率和安全性，促進(jìn)了資源共享，優(yōu)化了用戶體驗(yàn)。然而，技術(shù)集成難度、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)、專業(yè)人才短缺和資金投入不足等問(wèn)題，仍是智能化發(fā)展的主要障礙。本文從智能化檔案管理的意義、面臨的挑戰(zhàn)以及具體發(fā)展措施三個(gè)方面，全面探討了高職院校檔案管理的智能化路徑，旨在為高職院校提供科學(xué)的指導(dǎo)和實(shí)用的解決方案，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型和高效運(yùn)作。

關(guān)鍵詞：人工智能；高職院校；檔案管理；智能化；數(shù)據(jù)安全

中圖分類號(hào)：G717.24文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-9052（2025）03-0058-03

引言

在人工智能迅速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以滿足高職院校日益增長(zhǎng)的檔案管理需求。智能化檔案管理系統(tǒng)通過(guò)集成自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)、大數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)技術(shù)，提升了檔案管理的效率，還增強(qiáng)了信息安全性和資源共享能力。然而，面對(duì)技術(shù)集成難度、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)、專業(yè)人才短缺等挑戰(zhàn)，高職院校需不斷探索創(chuàng)新路徑，如加強(qiáng)校企合作、深化人才培養(yǎng)、完善法規(guī)政策等，以全面推動(dòng)檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型，適應(yīng)新時(shí)代教育發(fā)展的需求。

一、人工智能背景下高職院校檔案管理的智能化發(fā)展意義

在人工智能技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，高職院校的檔案管理面臨著前所未有的變革契機(jī)。智能化檔案管理能提升管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的快速檢索，還能增強(qiáng)信息安全性，確保檔案數(shù)據(jù)無(wú)虞。

（一）提升管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源快速檢索

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案檢索速度慢、效率低的問(wèn)題普遍存在。手工檢索耗時(shí)費(fèi)力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，難以滿足高職院校對(duì)檔案信息高效利用的需求。智能化檔案管理系統(tǒng)的引入有效解決了這些問(wèn)題，通過(guò)應(yīng)用自然語(yǔ)言處理和機(jī)器學(xué)習(xí)等人工智能技術(shù)，檔案信息得以自動(dòng)化分類和索引，實(shí)現(xiàn)快速檢索^［1］。例如，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別和提取檔案中的關(guān)鍵信息，生成高效的檢索路徑，使用戶能夠在短時(shí)間內(nèi)找到所需檔案。智能化檔案管理系統(tǒng)提高了管理效率，縮短了用戶等待時(shí)間，極大提升了工作效率，為檔案管理部門(mén)節(jié)省了大量人力物力，也為教學(xué)、科研、管理等工作提供了有力支持，促進(jìn)了檔案信息的有效利用。

（二）增強(qiáng)信息安全性，保障檔案數(shù)據(jù)無(wú)虞

智能化檔案管理系統(tǒng)通過(guò)加密技術(shù)、訪問(wèn)控制和異常行為監(jiān)測(cè)等手段，構(gòu)建了多層次的安全防護(hù)體系。例如，通過(guò)數(shù)據(jù)加密，可以有效防止檔案信息在傳輸過(guò)程中的泄露；通過(guò)嚴(yán)格的訪問(wèn)控制，確保只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)檔案數(shù)據(jù)；通過(guò)異常行為監(jiān)測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并阻止?jié)撛诘陌踩{。信息安全是檔案管理的生命線，智能化發(fā)展提升了管理效率，更在保障數(shù)據(jù)安全方面發(fā)揮了不可替代的作用。高職院校通過(guò)采用智能化檔案管理系統(tǒng)，能夠有效抵御內(nèi)外部攻擊，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，增強(qiáng)了師生和社會(huì)各界對(duì)檔案管理系統(tǒng)的信任，為高職院校檔案管理的健康發(fā)展提供了重要保障。

（三）促進(jìn)資源共享，拓寬檔案服務(wù)邊界

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案資源往往分散在不同部門(mén)，形成信息孤島，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。智能化檔案管理系統(tǒng)通過(guò)云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，打破了這種信息孤島現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的跨部門(mén)、跨校際乃至跨地區(qū)的共享^［2］。通過(guò)云存儲(chǔ)技術(shù)，檔案數(shù)據(jù)可以集中存儲(chǔ)和管理，便于不同部門(mén)和學(xué)校之間的資源共享；結(jié)合大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，進(jìn)一步挖掘檔案數(shù)據(jù)中的潛在價(jià)值，為用戶提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)。資源共享是推動(dòng)教育公平、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的重要途徑。智能化檔案管理讓檔案資源“活”起來(lái)，為更廣泛的用戶群體提供了便捷、高效的服務(wù)。

（四）優(yōu)化用戶體驗(yàn)，滿足個(gè)性化需求

智能化檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上注重用戶體驗(yàn)，通過(guò)用戶行為分析、智能推薦等技術(shù)，精準(zhǔn)把握用戶需求。例如，系統(tǒng)可以分析用戶的查詢記錄和行為習(xí)慣，智能推薦相關(guān)檔案資源，提高用戶的檢索效率；通過(guò)檔案預(yù)覽功能，用戶能夠快速瀏覽檔案內(nèi)容，判斷其是否符合需求；通過(guò)在線咨詢服務(wù)，用戶可以隨時(shí)隨地獲取專業(yè)的檔案管理建議。此外，智能化檔案管理系統(tǒng)支持多種終端訪問(wèn)，用戶通過(guò)電腦、手機(jī)等多種設(shè)備隨時(shí)隨地訪問(wèn)檔案資源。良好的用戶體驗(yàn)是提升服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。智能化檔案管理通過(guò)不斷優(yōu)化用戶體驗(yàn)，提高了用戶滿意度和忠誠(chéng)度。用戶在方便快捷獲取檔案資源的同時(shí)，進(jìn)一步激發(fā)了對(duì)檔案資源的關(guān)注和利用，從而推動(dòng)了高職院校檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

二、人工智能背景下高職院校檔案管理的智能化發(fā)展挑戰(zhàn)

盡管智能化檔案管理帶來(lái)了諸多優(yōu)勢(shì)，但高職院校在推進(jìn)智能化進(jìn)程中仍面臨不少挑戰(zhàn)。技術(shù)集成難度和跨領(lǐng)域融合壁壘使得系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和維護(hù)變得復(fù)雜，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)和隱私保護(hù)問(wèn)題愈加突出，需建立健全的安全防護(hù)體系。同時(shí)，專業(yè)人才短缺限制了智能化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，而資金投入不足也成為制約智能化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的瓶頸。高職院校需多方努力，克服這些問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化發(fā)展。

（一）技術(shù)集成難度，存在跨領(lǐng)域融合壁壘

人工智能技術(shù)與檔案管理的深度融合需要解決多種技術(shù)集成難題。首先，不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和接口標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使得檔案管理系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)信息互通。這種技術(shù)集成的復(fù)雜性增加了系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和維護(hù)的難度，導(dǎo)致系統(tǒng)升級(jí)和擴(kuò)展受到限制。此外，檔案管理涉及多個(gè)學(xué)科領(lǐng)域，包括信息技術(shù)、管理科學(xué)和文獻(xiàn)學(xué)等，跨領(lǐng)域知識(shí)的融合應(yīng)用也成為一大挑戰(zhàn)。檔案管理人員通常缺乏信息技術(shù)方面的專業(yè)知識(shí)，而技術(shù)人員對(duì)檔案管理的特殊需求了解不深，二者之間的知識(shí)鴻溝限制了智能化檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新與發(fā)展。可見(jiàn)，技術(shù)壁壘和知識(shí)障礙不僅影響了系統(tǒng)的整體效能，還導(dǎo)致項(xiàng)目推進(jìn)速度緩慢，難以快速響應(yīng)不斷變化的需求和技術(shù)進(jìn)步。

（二）數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，隱私保護(hù)尚需加強(qiáng)

隨著智能化程度的提高，檔案數(shù)據(jù)面臨的安全威脅也變得日益復(fù)雜和多樣化。檔案數(shù)據(jù)在傳輸、存儲(chǔ)和處理過(guò)程中，可能遭受黑客攻擊、病毒侵害、數(shù)據(jù)泄露和篡改等風(fēng)險(xiǎn)，不僅威脅檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性，也直接影響用戶對(duì)系統(tǒng)的信任度^［3］。尤其是在涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案管理中，如何有效保護(hù)這些數(shù)據(jù)成為一個(gè)待解決的重要挑戰(zhàn)。此外，智能化檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)采集和處理過(guò)程中，往往需要收集和分析大量用戶信息，這也增加了隱私泄露的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前，部分高職院校在數(shù)據(jù)安全防護(hù)方面的投入和技術(shù)手段仍顯不足，未能建立起完善的安全防護(hù)體系。因此，如何確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護(hù)，成為智能化發(fā)展過(guò)程中必須面對(duì)的重要挑戰(zhàn)。

（三）專業(yè)人才短缺，技術(shù)應(yīng)用受限

智能化檔案管理需要一支既懂檔案管理知識(shí)又掌握人工智能技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍。然而，目前這類人才相對(duì)稀缺，難以滿足實(shí)際需求。傳統(tǒng)檔案管理人員多為文科背景，缺乏信息技術(shù)和人工智能方面的專業(yè)知識(shí)，而信息技術(shù)人員又對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不夠熟悉，導(dǎo)致智能化檔案管理的實(shí)施和應(yīng)用受限，影響了系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和維護(hù)，還限制了新技術(shù)和新方法的推廣應(yīng)用。復(fù)合型人才的培養(yǎng)需要較長(zhǎng)時(shí)間和大量資源，對(duì)于資金和時(shí)間都相對(duì)有限的高職院校來(lái)說(shuō)，是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。人才短缺問(wèn)題，限制了智能化檔案管理系統(tǒng)的潛力發(fā)揮，也影響了系統(tǒng)效能的提升。由于專業(yè)人才不足，檔案管理智能化的步伐被迫放慢，難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果和目標(biāo)。

（四）資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

智能化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)需要大量的資金投入，包括硬件設(shè)備采購(gòu)、軟件開(kāi)發(fā)和人員培訓(xùn)等費(fèi)用。然而，部分高職院校由于資金有限，難以承擔(dān)這些費(fèi)用，導(dǎo)致智能化檔案管理的發(fā)展受到了嚴(yán)重制約。硬件設(shè)備的采購(gòu)和更新需要持續(xù)的資金投入，而軟件開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)維護(hù)也需要專業(yè)團(tuán)隊(duì)的支持，這些都需要大量的財(cái)政資源。此外，人員培訓(xùn)也是一個(gè)不可忽視的開(kāi)支，只有通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，檔案管理人員才能掌握智能化管理系統(tǒng)的操作和應(yīng)用。然而，現(xiàn)實(shí)中，很多高職院校在財(cái)政預(yù)算上難以滿足需求，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施不完善，技術(shù)升級(jí)步伐緩慢，難以提供高效、可靠的檔案管理服務(wù)。

三、人工智能背景下高職院校檔案管理的智能化發(fā)展措施

為應(yīng)對(duì)智能化發(fā)展過(guò)程中面臨的挑戰(zhàn)，高職院校需要采取如下切實(shí)可行的措施，以確保智能化檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展。

（一）構(gòu)建智能檔案系統(tǒng)，集成先進(jìn)人工智能技術(shù)

高職院校應(yīng)加強(qiáng)與科技企業(yè)的合作，研發(fā)專門(mén)適合高職院校特點(diǎn)的智能檔案管理系統(tǒng)，集成自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)和大數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)的人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化處理和分析。例如，通過(guò)自然語(yǔ)言處理技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文本內(nèi)容的智能識(shí)別和分類，大大提高檔案管理的效率；機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)則可以幫助預(yù)測(cè)和分析檔案使用情況，優(yōu)化檔案的存儲(chǔ)和調(diào)取策略。在實(shí)施過(guò)程中，要注重系統(tǒng)的開(kāi)放性和可擴(kuò)展性，確保系統(tǒng)能夠適應(yīng)技術(shù)的快速發(fā)展和用戶需求的變化^［4］。開(kāi)放性可以保障系統(tǒng)在未來(lái)能無(wú)縫地集成新的技術(shù)和功能，而可擴(kuò)展性則使系統(tǒng)能夠隨著數(shù)據(jù)量的增長(zhǎng)和業(yè)務(wù)需求的變化進(jìn)行靈活調(diào)整。與用戶的溝通同樣重要，通過(guò)收集用戶反饋和實(shí)際需求，確保系統(tǒng)設(shè)計(jì)真正符合用戶的使用習(xí)慣和工作流程，從而提升用戶的滿意度和系統(tǒng)的使用效果。此外，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，需要制定詳細(xì)的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。定期進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題，保障系統(tǒng)的長(zhǎng)期高效運(yùn)行。同時(shí)，積極開(kāi)展系統(tǒng)使用培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠熟練掌握系統(tǒng)的操作，提高工作效率和管理水平。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，完善隱私保護(hù)機(jī)制

在智能化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)是重中之重。建立健全的數(shù)據(jù)安全管理制度是基礎(chǔ)，明確數(shù)據(jù)使用權(quán)限和責(zé)任分工，確保每一項(xiàng)操作都有據(jù)可查，避免數(shù)據(jù)濫用和泄露。采用加密技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制，只允許授權(quán)人員訪問(wèn)相應(yīng)的數(shù)據(jù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。異常行為監(jiān)測(cè)是保障數(shù)據(jù)安全的重要手段，通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)中的異常行為，如異常登錄、數(shù)據(jù)下載量激增等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全威脅。建立多層次的安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)和病毒防護(hù)系統(tǒng)等，全面提升系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。用戶隱私保護(hù)也是數(shù)據(jù)安全管理的重要組成部分。應(yīng)加強(qiáng)用戶隱私保護(hù)意識(shí)教育，提高檔案管理人員和系統(tǒng)用戶的隱私保護(hù)意識(shí)，確保用戶個(gè)人信息的安全。定期評(píng)估系統(tǒng)的安全狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。此外，高職院校應(yīng)加強(qiáng)與網(wǎng)絡(luò)安全管理部門(mén)的合作，及時(shí)獲取最新的安全威脅信息和防護(hù)措施，提升系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。同時(shí)，與法律部門(mén)合作，確保數(shù)據(jù)安全管理符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，保障數(shù)據(jù)安全管理的合法性和合規(guī)性。

（三）培養(yǎng)復(fù)合型人才，推動(dòng)技術(shù)應(yīng)用深化

實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的智能化，需要一支既懂檔案管理又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。高職院校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理與信息技術(shù)學(xué)科的交叉融合教育，培養(yǎng)學(xué)生掌握檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)技能。通過(guò)開(kāi)設(shè)相關(guān)課程，教授學(xué)生檔案管理的基本原理和信息技術(shù)的應(yīng)用方法，提升學(xué)生的綜合素質(zhì)。在現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)方面，則需通過(guò)舉辦培訓(xùn)班、研討會(huì)等形式，提升他們的技能水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括智能檔案管理系統(tǒng)的操作方法、數(shù)據(jù)安全管理知識(shí)和新技術(shù)的應(yīng)用技巧等，提高檔案管理人員的實(shí)際操作能力和問(wèn)題解決能力。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與科研項(xiàng)目和技術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)，通過(guò)參與科研項(xiàng)目，提升他們的研究能力和創(chuàng)新意識(shí)。為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)和交流機(jī)會(huì)，如參加學(xué)術(shù)會(huì)議、訪問(wèn)交流等，拓寬他們的視野，提升他們的專業(yè)水平。此外，高職院校應(yīng)建立人才激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)設(shè)立專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)基金，表彰在智能檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用方面取得突出成績(jī)的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)，營(yíng)造良好的創(chuàng)新氛圍和工作環(huán)境。

（四）加大資金投入力度，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施配置

積極爭(zhēng)取政府和社會(huì)各界的資金支持，加大在智能檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)方面的投入力度，是保障智能檔案系統(tǒng)高效運(yùn)行的基礎(chǔ)。學(xué)校應(yīng)制定科學(xué)合理的資金使用計(jì)劃，確保每一筆資金都能得到充分利用，避免資金浪費(fèi)。優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施配置，采購(gòu)高性能的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保智能檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。且需要建立完善的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，數(shù)據(jù)能夠及時(shí)恢復(fù)，保障檔案信息的完整性和安全性^［5］。同時(shí)，加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的合作與交流，共同推動(dòng)高職院校檔案管理的智能化發(fā)展進(jìn)程。通過(guò)與信息技術(shù)企業(yè)的合作，獲取最新的技術(shù)支持和解決方案；與政府部門(mén)的合作，爭(zhēng)取更多的政策支持和資金投入；與其他高職院校的合作，分享經(jīng)驗(yàn)和成果，共同提升檔案管理的智能化水平。最后，建立檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和更新機(jī)制，確保系統(tǒng)始終處于良好運(yùn)行狀態(tài)。定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。同時(shí)，積極關(guān)注技術(shù)發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)，及時(shí)引進(jìn)和應(yīng)用新的技術(shù)和設(shè)備，不斷提升系統(tǒng)的性能和功能，滿足高職院校檔案管理的實(shí)際需求。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)構(gòu)建智能檔案系統(tǒng)、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理、培養(yǎng)復(fù)合型人才和加大資金投入力度，高職院校可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。智能化檔案管理系統(tǒng)，不僅提升了管理效率和數(shù)據(jù)安全性，還促進(jìn)了資源共享和用戶體驗(yàn)的優(yōu)化，為高職院校的可持續(xù)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的保障。未來(lái)，高職院校應(yīng)繼續(xù)探索和創(chuàng)新，不斷完善和提升智能化檔案管理系統(tǒng)的功能和服務(wù)水平，推動(dòng)檔案管理向更加高效、智能和安全的方向發(fā)展。

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