新時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革探討

摘 要：檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。經驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展都離不開檔案。文章總結了新時代事業(yè)單位檔案管理工作開展創(chuàng)新與服務模式改革的必要性，并從創(chuàng)新方向以及具體的改革路徑展開詳細探討，希望能給相關從業(yè)人員帶來一些思考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理創(chuàng)新；服務模式；改革

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

“十四五”時期，檔案作為重要的信息資源和獨特的歷史文化遺產，價值日益凸顯，檔案工作對黨和國家各項事業(yè)的基礎性、支撐性作用更加突出，檔案事業(yè)發(fā)展處于重要的戰(zhàn)略機遇期，同時也面臨嚴峻挑戰(zhàn)。檔案管理工作是對各種形式的檔案資料展開系統(tǒng)收集、整理、保管、利用和處置的全過程，記錄事業(yè)單位的發(fā)展歷程和管理活動，也反映社會變遷和行業(yè)動態(tài)。隨著我國信息化進程的不斷加快，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足事業(yè)單位在新時代對檔案管理的高效、安全、精準和便捷的需求。因此，檔案管理工作開展創(chuàng)新和服務模式的改革成為當務之急。

一、新時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的必要性

1.支持事業(yè)單位整體規(guī)劃發(fā)展

在新時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作必須緊密圍繞單位整體規(guī)劃發(fā)展，發(fā)揮檔案管理在支撐決策、服務管理和傳承文化等方面的重要作用。基于檔案管理工作的創(chuàng)新與服務模式的改革，提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，實現(xiàn)檔案信息與單位發(fā)展目標的有機融合，有效助力單位整體規(guī)劃的實施。檔案管理的數字化和信息化建設，使檔案資源的整合與共享更加便捷，推動了事業(yè)單位管理水平的提高，實施檔案資源的集中管理和統(tǒng)籌調度，讓檔案管理與事業(yè)單位的業(yè)務系統(tǒng)深度融合，能夠全面提升單位的綜合管理效能，并起到增強單位職工凝聚力和使命感的效果，為事業(yè)單位整體發(fā)展提供文化引領和精神支撐。

2.為事業(yè)單位人員發(fā)展提供支持

檔案管理工作是事業(yè)單位人事管理的重要工作內容，檔案記錄著職工的教育背景、工作經歷和績效考核等關鍵信息，優(yōu)化與創(chuàng)新檔案管理可以更科學地支持人員管理、選拔和培養(yǎng)等各項工作。檔案數字化和信息化建設，可以實現(xiàn)職工檔案的快速檢索和動態(tài)更新，使人事信息更加全面與準確，有利于單位及時掌握職工的成長軌跡，為后續(xù)的職務調整、培訓規(guī)劃和績效考核等工作提供堅實基礎，幫助單位精準發(fā)現(xiàn)并培養(yǎng)高素質的專業(yè)人才，確保人盡其才和才盡其用。

3.助力事業(yè)單位高效整合信息

傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質檔案為主，主要依靠人工分類、存儲和檢索，操作煩瑣，效率較低，且易受空間和人為因素影響，隨著數字化與信息技術的快速發(fā)展，檔案管理工作正向數字化、網絡化和智能化的方向發(fā)展。新時代檔案管理涵蓋了電子檔案的創(chuàng)建與管理，通過構建檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的集中存儲、智能分類和快速檢索。這種新型模式能夠打破傳統(tǒng)管理中信息分散和資源利用不充分的局限，提高信息整合效率，事業(yè)單位可以將各類檔案信息有機整合，形成綜合數據庫，實現(xiàn)信息的即時共享和動態(tài)更新。

二、新時代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新方向

1.檔案載體創(chuàng)新

以往事業(yè)單位會依托紙張、文件夾和檔案盒等形式對檔案文件存儲管理，這種形式雖然在一定歷史階段發(fā)揮了重要作用，但隨著時代的發(fā)展，特別是在信息化和數字化浪潮的推動下，事業(yè)單位的工作模式發(fā)生了深刻變化。信息技術的廣泛應用使電子文件和數字化信息逐漸成為工作中的主流載體，傳統(tǒng)紙質檔案管理模式在處理大量與復雜的檔案信息時顯得力不從心，難以滿足新時代對高效、便捷和安全管理的要求。因此，檔案載體的創(chuàng)新成為檔案管理工作中不可忽視的方向。檔案載體的創(chuàng)新主要有以下幾個方向：一是數字化轉型。將紙質檔案轉化為電子檔案，實現(xiàn)檔案的數字化存儲和管理；二是檔案載體的多元化。隨著視頻、音頻和圖像等多媒體技術的發(fā)展，檔案形式不再局限于文字材料，單位的檔案管理需要適應新型載體的存儲和管理需求；三是基于云計算的檔案管理。云計算技術的引入使檔案數據的存儲和共享更加便捷和安全，能夠實現(xiàn)跨部門和跨地域的實時信息交流與協(xié)作。檔案載體的創(chuàng)新是對傳統(tǒng)管理模式的突破，也是適應新時代事業(yè)單位信息化發(fā)展的必然選擇，采取數字化、多元化和云計算等創(chuàng)新手段，能夠更好地滿足事業(yè)單位日益增長的檔案管理需求，提升檔案管理工作的整體效能，為單位的發(fā)展提供堅實的信息保障。

2.檔案性質的創(chuàng)新

檔案一詞有據可查最早出現(xiàn)在清代康熙年間的《柳邊紀略》，早在秦朝就創(chuàng)立了從朝廷到縣、鄉(xiāng)的文書檔案官員制度。長期以來，檔案作為事業(yè)單位的獨立職能部門，主要負責文件資料的收集、整理、保管和利用工作，其管理活動相對獨立，與業(yè)務部門深入地溝通與協(xié)作較少。然而，隨著新時代信息化和數字化的深入發(fā)展，事業(yè)單位的管理模式和工作方式發(fā)生了巨大變化，檔案的性質也隨之轉變，從傳統(tǒng)的“后端保存”向“前端管理”發(fā)展，逐步融入單位的整體業(yè)務流程中。檔案性質的創(chuàng)新是基于事業(yè)單位工作模式由封閉走向開放、由單一走向綜合的發(fā)展趨勢，檔案管理必須從“被動保存”轉向“主動服務”，積極參與單位的業(yè)務流轉和信息管理，成為推動事業(yè)單位信息化建設的重要力量。檔案性質創(chuàng)新的關鍵在于打破檔案管理與業(yè)務部門之間的“信息壁壘”，實現(xiàn)檔案信息與業(yè)務信息的無縫對接。在此過程中，需要注意兩個方面：首先，必須加強檔案管理人員與業(yè)務部門的溝通協(xié)作，建立檔案信息在各部門間的共享機制，確保檔案在生成、流轉和保存等各環(huán)節(jié)都能及時與業(yè)務信息相互融合；其次，檔案管理要積極利用現(xiàn)代信息技術，構建智能化和網絡化的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的全生命周期管理，使檔案在信息化環(huán)境中更具實用性。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的主要路徑

1.及時轉變思想，主動更新理念

檔案管理工作不能固守傳統(tǒng)思維，必須與事業(yè)單位的整體運營緊密結合，融入單位的核心業(yè)務流程中，發(fā)揮其在管理與決策中的關鍵作用，思想觀念的轉變需要從管理層到執(zhí)行層全方位推進。

第一，單位領導應樹立檔案工作服務大局的意識，將檔案管理融入單位整體發(fā)展戰(zhàn)略中，明確檔案工作在信息化建設中的重要地位。通過定期開展專題研討和業(yè)務培訓，提升檔案管理人員對新技術和新理念的認識，使其具備適應新時代要求的業(yè)務能力和思維方式。

第二，檔案管理人員應主動打破傳統(tǒng)的封閉管理模式，增強與業(yè)務部門的溝通協(xié)作，保證檔案管理工作與單位的日常運營相互協(xié)調和緊密配合，并建立跨部門的信息共享機制，將檔案管理工作與單位的戰(zhàn)略目標有機融合，使檔案管理工作能夠真正融入事業(yè)單位的發(fā)展大局，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的“資料保管者”向“信息資源管理者”的角色轉變，全面提高檔案管理的服務水平和戰(zhàn)略價值，為事業(yè)單位的長遠發(fā)展提供強有力的支持。

2.優(yōu)化檔案電子采集系統(tǒng)

全面優(yōu)化檔案電子采集系統(tǒng)，能夠更加高效與精準地開展事業(yè)單位檔案管理工作，進一步推動檔案管理的信息化和智能化發(fā)展，提高檔案管理的整體水平。要引入先進的技術使系統(tǒng)能夠自動識別并分類不同類型的檔案，提高檔案采集的效率和準確性。傳統(tǒng)紙質檔案要采取高效的掃描與圖像處理技術，實現(xiàn)批量化的電子化采集，減少人工干預，提升采集質量。同時，針對電子文檔的采集，應加強對多種格式文件的兼容性，保證各類文檔信息能夠無縫接入系統(tǒng)，并保持文件格式和內容的完整性。檔案數據作為事業(yè)單位的重要信息資產，其安全性直接關系到單位的正常運作和信息安全。在優(yōu)化管理系統(tǒng)時，應加強數據加密、權限控制和日志審計等安全措施，并建立健全數據備份與恢復機制，定期對檔案數據備份，確保在系統(tǒng)故障或數據丟失情況下能夠及時恢復，保障檔案數據的安全性和連續(xù)性。

3.建設檔案自動化存儲平臺

檔案自動化存儲平臺是指通過先進的計算機技術、自動化設備和信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案資料的自動化存儲、檢索和管理的一體化系統(tǒng)，建設該平臺能夠提高檔案管理的效率與精準度，還可以對傳統(tǒng)紙質檔案實行數字化處理，并將其與電子檔案統(tǒng)一存儲和管理，實現(xiàn)檔案管理的全程自動化和智能化。應結合單位實際需求，選用可靠性強且性能擴展高的硬件設備，引入具備智能化管理功能的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數據的自動分類、檢索和共享。該系統(tǒng)應支持多種格式的數據存儲和管理，并具備強大的自動識別、數據壓縮、快速檢索和統(tǒng)計分析等數據處理能力。通過該平臺，檔案管理人員能夠實現(xiàn)對檔案資料的全生命周期管理，從檔案的收集、整理、存儲到最終的利用和銷毀，均可通過系統(tǒng)自動化處理，提高工作效率。隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)必須能夠適應新的技術和業(yè)務需求。因此，在建設過程中，應考慮系統(tǒng)的模塊化設計，便于日后升級和擴展，同時系統(tǒng)要能夠與事業(yè)單位現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，讓檔案數據能夠在各個業(yè)務系統(tǒng)間順暢流轉。

4.提高檔案管理人員的信息化水平

在信息技術的快速發(fā)展背景下，檔案管理工作已從傳統(tǒng)的手工操作和紙質管理逐步向數字化、網絡化和智能化轉變，檔案管理人員作為檔案工作的重要執(zhí)行者，必須具有較高的信息化素養(yǎng)，才能有效應對日益復雜的信息管理需求，推動檔案管理工作邁向新高度。事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員開展信息化知識的培訓，開展多層次和多形式的技能提升活動，保證檔案管理人員能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術工具，提高工作效率和質量。在實際工作中，檔案管理人員除了要能夠操作信息化系統(tǒng)，還要能夠根據單位的業(yè)務需求，靈活運用信息化手段開展檔案分類、存儲、檢索和分析等工作。在檔案管理人員的培訓中，要注重培養(yǎng)他們的綜合能力，特別是提高其在信息化環(huán)境中處理復雜事務的能力。信息技術的發(fā)展日新月異，新技術和新工具的不斷涌現(xiàn)對檔案管理提出了更高的要求，檔案管理人員必須有終身學習的意識，保持對新技術的敏感性，及時更新知識結構，適應檔案管理工作的不斷變化。

5.完善檔案自動化管理制度

要完善檔案自動化管理制度，必須明確制度的適用范圍和基本原則。檔案管理工作涉及單位的各個部門和業(yè)務流程，制度內容應涵蓋檔案的全生命周期管理，從檔案的生成、收集到最終的歸檔、利用和銷毀，均應有明確的操作規(guī)范和技術標準。同時，應遵循“規(guī)范化、標準化、信息化”的基本原則，讓檔案管理工作統(tǒng)一標準、統(tǒng)一流程，并充分利用信息技術手段提高管理效率和服務質量。在完善制度的過程中，重點應放在以下幾個方面：第一，建立健全檔案數據的采集和存儲規(guī)范。由于檔案自動化管理依賴于準確的檔案數據。因此，必須制定詳細的數據采集標準，對檔案數據的存儲方式和存儲介質提出明確要求；第二，完善檔案數據的檢索和利用制度。自動化管理系統(tǒng)的核心在于高效的檢索和利用功能，必須制定檔案數據的分類、標引和檢索規(guī)范，讓檔案管理人員和用戶能夠快速、準確地獲取所需檔案的信息；第三，加強檔案管理系統(tǒng)的安全保障體系建設。檔案數據作為事業(yè)單位的重要信息資源，其安全性直接關系到單位的正常運轉和信息安全，制度要明確檔案管理系統(tǒng)的安全措施，制定應急預案，在發(fā)生系統(tǒng)故障或數據丟失時能夠及時恢復數據和修復系統(tǒng)，保障檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。

6.整合事業(yè)單位高質量檔案信息資源

事業(yè)單位檔案信息主要來源于日常行政管理、業(yè)務運作和科研活動等各類工作中產生的文件、數據和圖像資料。由于不同部門在檔案管理中往往各自為政，檔案信息相對分散，有時會出現(xiàn)重復現(xiàn)象，無法形成一個統(tǒng)一、全面的信息資源庫，嚴重影響信息的利用效率和決策的準確性。整合檔案信息資源，可以將各部門、各業(yè)務環(huán)節(jié)中的檔案信息集中管理，形成一個具有系統(tǒng)性和完整性的檔案信息庫，為單位的綜合管理和業(yè)務發(fā)展提供更加全面、精準的信息支持。要實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合，事業(yè)單位內部的各個部門應打破信息壁壘，實現(xiàn)檔案信息的開放共享。在此過程中，需制定明確的信息共享機制，確保各部門能夠在合法合規(guī)的前提下，實現(xiàn)檔案信息的相互調取和使用，通過跨部門的協(xié)同工作，形成檔案信息的集成化管理模式，為單位的綜合業(yè)務提供有力支持。檔案信息作為事業(yè)單位的重要資源，其安全性和保密性直接關系到單位的整體運作，在整合過程中，必須建立健全檔案信息的安全保護機制，保證檔案信息在整合與共享過程中不會發(fā)生信息被泄露的現(xiàn)象。

四、結束語

綜上所述，新時代事業(yè)單位檔案管理工作面臨著數量激增、技術革新和服務多樣化的挑戰(zhàn)，對檔案管理工作開展技術創(chuàng)新以及服務模式的改革，可以明顯提高檔案管理工作的效率，更好地滿足事業(yè)單位和社會公眾對檔案服務的多樣化需求，為我國事業(yè)單位的發(fā)展提供有力支持。

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作者單位：福建省龍巖市永定區(qū)社會科學界聯(lián)合會