關于醫保局檔案管理工作的策略分析

摘 要：檔案是醫保局業務開展和改革發展的集中體現，是了解醫保局發展歷程和推動醫保局發展的重要資料。加大檔案管理工作力度，多維度和多層次地開展檔案管理創新，優化和完善檔案管理體系有助于提高檔案管理工作效率和質量，推動醫保局改革落實和創新發展。文章從增加內容、提高要求和創新技術三個方面，闡述醫保局檔案管理工作面臨的新形勢。基于新形勢分析醫保局檔案管理工作策略，包括轉變工作理念、融入信息技術、聚焦管理技能、優化管理制度、多項融合并用及新興技術應用，旨在加強重視檔案管理、創新管理方式、提升綜合素養、加強檔案保密以及提高管理效率，為醫保局檔案管理創新注入動力。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；人工智能；管理方式；管理制度

中圖分類號：G217 文獻標識碼：A

檔案在醫保局發展過程中起到重要的賦能作用，特別在醫療改革關鍵時期，創新檔案管理方法，優化檔案管理流程，注重科學技術應用，構建高質量人才隊伍，有助于促進檔案管理工作創新。隨著醫保局創新發展，檔案管理也要優化和升級。由于檔案管理工作創新歸根結底是人才升級、技術升級和設備升級。因此，檔案管理創新應緊緊圍繞人才、技術和設備三個方面開展。

一、醫保局檔案管理工作面臨的形勢

1.檔案管理內容增加

醫保局在我國社會主義現代化建設過程中發揮了重要職能。新時期，醫保局作為我國行政單位，為促進經濟社會發展全面綠色轉型，應順應國家發展趨勢實行改革。醫保局在改革發展過程中不斷拓展業務以及優化業務結構，檔案資料的種類和數量不斷增加。第一，醫保改革發展需要借助原始資料，檔案管理人員需要整理歷史檔案，包括種類劃分、內容整合和編輯歸檔等。隨著檔案管理方式和模式變化，歷史檔案分類界定是大問題，給檔案整理、編輯和歸檔工作造成影響，使得檔案管理工作量增加。第二，由于醫保局改革發展需要調用歷史資料和近期資料，檔案資料在醫保局改革中發揮重要作用，醫保局尤為重視檔案管理工作。因此，檔案管理工作由宏觀走向微觀，管理模式由粗糙轉變為細致，導致檔案歸集類別不斷增加。目前，新增加的檔案種類有黨建工作檔案、業務項目檔案和民生檔案等。第三，醫保局改革拓展多項業務，導致檔案內容不斷增加，給檔案管理人員增加了工作難度。

2.檔案管理要求提高

由于檔案在醫保局改革過程中發揮賦能作用，所以對檔案管理工作要求不斷提高，強調檔案工作要標準化、規范化、信息化和智能化管理。醫保局改革出現處室合并與拆分，旨在通過組織架構重組，加強處室工作流程銜接，提高工作效率。然而，處室的合并與拆分，導致其檔案資料需要重新劃分和歸檔。檔案管理人員要根據各業務處室的業務情況，充分梳理、整理、分析、存儲和歸檔檔案資料，對檔案管理工作技能提出更高的要求。隨著我國醫療改革不斷深入，國家和醫療管理部門對醫療改革尤為重視，如支付方式、醫保基金管理以及職工醫保門診共濟保障機制等，形成大量的數據信息。同時，數據信息是推動醫保局改革的重要基礎資料，對檔案安全、數字化建設和智能化管理方面提出新的要求。

3.檔案管理技術創新

2023年是我國技術發展的關鍵年，大數據技術、人工智能技術和云技術紛紛涌現，在社會各行各業發展中發揮了重要的作用。醫保局在數字化、信息化和智能化發展過程中，檔案管理工作要注重新技術的應用，促進檔案管理更加科學、智能和高效。隨著新技術的發展和應用，檔案管理信息化、數字化和智能化建設提上日程，也是檔案管理的必然趨勢。檔案管理融入新技術，既能提高檔案管理工作的效率，也能降低檔案管理成本。醫保局在改革和發展過程中需要運用大量的檔案資料，檔案共享管理成為工作重點。因此，檔案共享管理要規范化和標準化。大數據、人工智能和互聯網技術的應用，可以輔助檔案管理人員加強檔案管理規范化和標準化開展，提高檔案的利用率和共享效果。鑒于檔案的重要性，對檔案安全管理提出更高的要求。高科技時代網絡安全管理工作至關重要，在檔案保管、儲存和轉遞環節需要運用高新技術，以加強檔案信息的安全性。

二、醫保局檔案管理工作的有效策略

1.轉變工作理念，重視檔案管理

轉變檔案管理人員工作理念、加強檔案管理重視程度，是提高檔案管理工作效率和質量的重要路徑。管理層應加強對檔案管理的重視，認識檔案管理工作的重要性，讓檔案管理人員在思想上正確認識和重視檔案管理工作，以意識形態引領實際行動，積極開展檔案管理工作。同時，將檔案管理工作能力、綜合素養和業績融入績效考核，注重檢查和審核檔案管理工作，對于檔案管理工作中出現重大問題的人員，取消其每年度的績效考核，使其重視檔案管理工作的重要性。此外，大力開展檔案管理培訓和檔案管理專題會議、優化以及完善檔案管理制度，提高檔案管理工作效率。

2.融入信息技術，創新管理方式

信息化時代醫保局檔案管理信息化發展是大趨勢，信息技術的融入與應用能夠改變傳統檔案管理方式，節約工作時間，提高工作效率和工作質量。檔案管理信息化建設要注重信息化設備配置，包括計算機、存儲設備、掃描儀、網絡系統以及電子檔案管理所需要的各種軟件。配齊、配好信息化設備，是推動檔案管理信息化發展的基礎，是提高檔案管理工作效率和質量的關鍵，醫保局要結合檔案管理信息化發展的實際情況，適當引進信息化設備。同時，信息化建設要構建新的檔案管理信息化系統或者升級原有的系統。檔案信息化管理系統有助于檔案管理人員指向性地開展檔案管理工作。檔案管理部門要開展信息化管理系統專題學習培訓，邀請檔案管理信息化系統供應商或相關技術人員作為講師，從功能、應用、注意事項和問題解決等多方面詳細講解，提升檔案管理人員的信息素養，高效運用信息化系統開展檔案管理工作，提高工作效率。

3.聚焦管理技能，提升綜合素養

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，為提高檔案管理工作效率和質量，應注重培養檔案管理人員的管理技能，提升其綜合素養。醫保局應提高檔案管理崗位招聘的要求，選擇工作技能硬、綜合素養高的復合型人才進入檔案管理工作團隊。在學歷、工作能力和工作經驗等方面設定明確要求，保證入職的檔案管理人員，專業知識扎實、工作經驗豐富以及專業技能高超，為檔案管理部門注入新動力。新入職人員的實習期，檔案管理部門負責人和人力資源管理部門應做好監督和考核工作，包括工作態度、實際工作能力、遵守規章制度以及按照工作流程開展工作等，重點在于能夠利用人工智能或大數據等先進技術開展檔案管理工作。同時，開展相關培訓工作，提高檔案管理人員的工作技能和綜合素養，工作技能重點培訓內容為信息技術及信息化系統的運用，或者是運用信息技術開展工作時遇到的問題，旨在提升檔案管理人員的信息化素養。綜合素養培訓注重融合思政元素，可以邀請企業政工師開展聯合培訓工作，深化檔案管理人員的工作認識，加強檔案管理工作能效認同感，促進員工積極投入工作。

4.優化管理制度，加強管理引領

管理制度是推動檔案管理規范化和標準化建設的基礎，是提高檔案管理工作質量和效率的支點，檔案管理部門要根據實際工作情況和發展趨勢，優化檔案管理制度，發揮檔案管理效能。首先，明確工作崗位職責，根據工作崗位明確崗位職責和工作任務，做到檔案管理工作落實到個人，工作失誤抓到個人。細化檔案管理工作流程，融合連接檔案管理每個工作流程，確保檔案管理工作開展的流動性和順暢性，做到檔案管理工作有據可依和有章可循；其次，檔案管理人員應加強與其他部門的交流和溝通，了解醫保局各部門工作所形成的檔案種類和內容，有助于檔案管理人員做好提前準備工作，包括檔案分類、文件編碼和文件索引等，提高工作效率和質量；最后，完善檔案管理監督機制。檔案管理部門負責人員落實監督主體工作，嚴格核查員工是否按照管理辦法、工作流程和管理制度開展工作，是否每日保質保量地完成本職工作，將員工實際情況納入績效考核中，加大檔案管理監管力度，提升檔案管理工作的質量。

5.多項融合并用，加強檔案保密安全

檔案保密是檔案安全管理的重要路徑，科學化、等級化和立體化開展檔案保密工作，能夠有效提升檔案管理工作的質量。隨著檔案管理信息化建設的不斷深化，醫保局大部分檔案以電子文檔、視頻等形式存儲和管理。由于電子檔案流通性較強。因此，加強電子檔案保密工作至關重要。

首先，加強網絡安全建設。檔案安全管理與其他安全管理不同，醫保局可以設立安全監管部或者與信息技術部門聯合，加強網絡安全建設，做好電子檔案保密工作。檔案管理人員根據電子檔案重要程度劃分等級，對于保密級別較高的電子檔案可以采用安全監控系統監控管理，防止因網絡癱瘓或黑客攻擊造成檔案損壞或丟失。電子檔案保密工作要落實到個人，監管人員做好監督和系統檢測工作，確保網絡監控系統處于工作狀態。

其次，樹立檔案安全意識。人是加強檔案保密工作的主體，通常出現檔案被泄露或丟失，主要是人為因素引起。因此，增強檔案管理人員的安全意識極為重要。檔案管理負責人要做好宣教工作，通過會議和交流等方式深化檔案管理人員的安全意識，使檔案管理人員認真開展保密工作，按照管理制度、工作流程和操作技巧展開工作，防止因人為導致的電子檔案安全問題。

最后，重視電子檔案管理流程。對于保密級別較高的電子檔案要專人負責，嚴格按照管理制度工作，包括電子檔案搜集、整理、分類和存儲等。電子檔案借閱要嚴格按照工作流程開展，必須有相關負責人簽字，并經過層層審核通過后，方可接觸密級電子檔案，并應規定檔案歸還日期。

6.應用新興技術，提高管理效率

（1）數據挖掘技術的應用

數據挖掘是大數據技術之一，在數據管理和應用中發揮重要作用。數據挖掘主要包括檔案分類、信息提取與關聯分析、異常檢測與預測分析以及個性化推薦四個方面。

一是檔案分類。檔案信息化管理系統雖然有檔案分類存儲功能，但是需要人為逐步點擊操作，信息化能力較低的工作人員難以高效正確地應用信息化系統開展檔案分類工作。數據挖掘技術嵌入信息化管理系統后，可以自動分析文件名或文件內容，根據信息化管理系統對檔案分區分類，減少工作人員逐個檔案分類的工作，提高檔案分類工作的效率。

二是信息提取與關聯分析。信息提取之前需要對檔案展開分析。數據挖掘技術與傳統檔案搜索功能的本質區別是能夠快速掃描檔案，并找出與輸入關鍵詞相關聯的檔案，有效杜絕逐個文件搜尋現象，為檔案管理人員開展檔案服務工作提供方便。

三是異常檢測與預測分析。電子檔案長時間存儲容易出現異常情況，數據挖掘技術通過數據異常檢測，可以梳理出異常的數據檔案。同時，數據挖掘技術根據數據異常情況預測分析，指出導致數據異常的原因，為檔案管理人員解決數據異常提供思路和方法。

四是個性化推薦。數據挖掘技術能夠記錄信息化管理系統瀏覽的路徑，通過數字化分析了解檔案管理人員經常查找的檔案，數據挖掘技術可以推薦常用的檔案，提高檔案應用效率。

（2）人工智能技術應用

人工智能技術提出較早但應用較晚，自Chat GPT軟件問世，意味著人工智能技術普遍性運用。目前，人工智能技術應用到各個領域，如教育領域、醫療領域和金融領域等，醫保局要抓住人工智能紅利，融入檔案管理工作。目前，普遍運用的人工智能技術包括自然語言處理技術、圖像識別與處理技術和數據清洗技術，在檔案管理中起到重要作用。

一是自然語言處理技術。自然語言處理技術是語言分析和需求反饋的組合。自然語言處理技術依據信息化管理系統，檔案管理工作人員輸入語言指令，自然語言處理技術自動分析語言指令，明確語言指令的需要，再結合大數據技術展開數據搜索，呈現給檔案管理人員。總之，自然語言處理技術通過語言分析，可以滿足工作相關的要求，實現人機對話，提高工作效率。

二是圖像識別與處理技術。電子檔案中存在大量圖片類檔案，尋找某一類的圖片檔案，需要工作人員點擊進入瀏覽查找。運用圖像識別與處理技術，信息化管理系統根據管理人員輸入的關鍵詞，自動掃描圖片檔案，尋找與關鍵詞相關聯的圖片檔案。

三是數據清洗技術。電子檔案中存在大量的年久失修、模糊失真的電子文檔或圖片，肉眼難以辨識電子檔案內容，給醫保局檔案應用造成影響。數據清洗技術可以篩選出年久失修和模糊失真的電子文檔，并清晰修復，提高電子檔案內容辨識度。

三、結束語

綜上所述，醫保局檔案管理從人、技術和設備三個方向升級，構建高質量人才隊伍和搭建信息化檔案管理平臺，有助于檔案工作人員全面開展檔案管理工作，能夠自主開展檔案搜集、處理、分類、存儲、解讀以及檔案修復等工作，提高檔案管理工作效率和質量，為醫保局創新發展提供支點。

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作者單位：山東省鄄城縣醫療保障局